人事副档管理规定V2.0(国美-人资-人事003).doc

国美人资人事003 人事副档管理规定2008-02-01版本号：V2.0附件数：4密 级： 机密撰写人：张红霞审核人：决策委员会审批人：黄光裕人事副档管理规定V2.0目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责25.管理制度25.1总部全体员工及大区和分部授权在总部人员副档的管理25.2大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档的管理35.3案卷内容35.3.1卷内目录35.3.2招聘资料35.3.3入职资料35.3.4在职资料35.3.4调职调薪资料35.3.5职务任命文件35.3.6异动文件45.3.7考核、评定工作中形成的有关材料45.3.8奖惩材料45.3.9离职资料45.3.10其他应归档的资料45.4员工副档归档时间45.5归档材料的要求45.6人事副档的借阅55.6.1借阅制度55.6.2借阅手续55.6.3借阅注意事项66.工作流程67.注意事项68.附件61.目的 为进一步规范员工个人副档的管理，为公司各级单位提供开展工作的基础依据，特制订本规定。2.范围2.1适用范围：国美电器总部各中心；各大区；各分部。2.2发布范围：国美电器总部各中心；各大区；各分部。3.名词解释人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。4.职责4.1公司各级人力资源部门应为每位员工个人建立副档，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论副档内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布副档内容。4.4人事副档的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立副档交接台帐（附件8.1）。对不能亲自交接的人事副档，必须封好并加盖人事专用章后再邮寄至对方，不得由员工本人或他人代交。4.5大区/分部人事副档必须由人力资源部门派专人负责保管。5.管理制度5.1总部全体员工及大区和分部授权在总部人员副档的管理总部全体员工副档、大区和分部授权在总部人员（即：大区经理级（含部门第一负责人）及以上人员及分部经理级（含部门第一负责人）及以上人员（不包括门店店长）的副档由总部人力资源中心统一保管。大区/分部人力资源部门应按时将经理级人员的副档转交总部。对于大区经理级（含部门第一负责人）及分部经理级（含部门第一负责人）以上人员的副档，大区及分部需留存复印件。5.2大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档的管理大区副经理级及以下、分部门店副经理级及以下人员副档，由大区和分部人力资源部统一保管。5.3案卷内容5.3.1卷内目录国美员工人事副档明细（附件8.4）。5.3.2招聘资料包括面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。5.3.3入职资料包括员工登记表、一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在员工登记表相应位置上）；查询函或离职证明或个人声明、担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）、背景调查（经理级及以上人员）、经员工本人签字确认的员工手册确认书、录用通知书、岗位薪资确认单和保险通知函，健康检查材料。各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。入职培训后进行的考试和规章制度学习确认单。5.3.4在职资料员工本人签字确认后的劳动合同文本；员工转正、结束代理期审批表及相关材料。5.3.4调职调薪资料工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批表，批复等材料。5.3.5职务任命文件审批、考核及通知文件。5.3.6异动文件申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细的“工作交接单”）。5.3.7考核、评定工作中形成的有关材料5.3.8奖惩材料5.3.9离职资料辞退材料、辞职审批、离职审计、离职或离任工作交接清单等材料等。5.3.10其他应归档的资料5.4员工副档归档时间5.4.1对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。5.4.2其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。5.4.3大区/分部新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档邮寄至总部人力资源中心，大区/分部留存复印件以备查考。5.4.4对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原人力资源部门在十五个工作日内，视情况将异动员工副档（原件、或复印件）邮寄至所到总部人力资源中心/大区和分部人力资源部。5.4.5对于大区/分部经理级离职人员应做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件原件邮寄至总部人事服务部归档。5.5归档材料的要求5.5.1归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。人事副档管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事副档的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。5.5.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。5.5.3人事副档材料的载体和字迹要求。5.5.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。5.5.4人事副档组卷首页以国美员工人事副档明细为目录，应如实填写，标识副档号码后归档。5.5.5人事副档案卷编号规则，大写拼音字母（不超过三位） + 三位数字（如Z001、LZ001、ZJ001等）。鉴于各总部、大区/分部、各子公司的具体情况，在不违背档案编号规则的前提下，按照方便查找和检索的原则，自行编号。5.5.6总部员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），总部员工应在变更当日以书面形式上报人力资源中心，大区/分部经理级(含)以上级别人员信息发生变化的，应由所在大区/分部人力资源部门统一时间集中上报总部，以便总部人力资源中心调整花名册和副档台帐记录。5.6人事副档的借阅5.6.1借阅制度人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须登记人事副档借阅台帐。5.6.2借阅手续5.6.2.1总部经理级(含)、大区及分部行政总监及以上级别人员，确因工作需要，可提出副档借阅申请，但须填写借阅副档联络函，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经人力资源部门授权领导审核批准后，在人力资源部门登记人事副档借阅台帐，档案管理人员方可办理借阅手续。5.6.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。5.6.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。5.6.3借阅注意事项5.6.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持副档的整洁。5.6.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。5.6.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事副档材料。如确需要，必须经人力资源部门授权领导批准后，由人力资源部门人员进行相关内容的摘抄、复制，摘抄