征集档案进馆规定.docVIP

收集、接收、征集档案进馆规定一、县档案馆收集、接收、征集本区域内机关、团体、企业事业单位以及其他组织和个人，具有历史凭证作用和科学研究、工作查考价值等各门类和各种载体形态的档案。具体范围 是：（1）县级机关、团体、企事业单位、各乡镇具有永久保存价值的档案。（2）撤销、合并单位及所属部门和转产企业形成的全部档案。（3）属于本县和上级主管部门双重领导的单位和本县范围内的上级直管企业形成的档案。（4）征集或代存本县著名人物、知名人士和合作经营企业、民营企业档案，以及县域及其他地方特色的档案、资料。（5）本县的革命历史档案和历史资料。（6）本县的旧政权档案、资料。 二、进馆档案必须符合案卷质量规范标准。（1）必须保持档案全宗的完整。（2）按照统一方法分类。（3）档案材料必须齐全完整。（4）案卷质量符合要求。立档单位应对进馆档案逐卷、逐件进行检查，不符合质量要求的及时按规范标准整理加工，经档案馆验收合格后方可移交。 三、建立移交进馆档案的案卷目录、文件级机读目录备份盘及纸质文件目录一式两份，连同立档单位档案全宗介绍、档案分类方案、立档单位大事记、组织机构沿革、档案利用效果汇编等一并移交县档案馆。四、交接双方必须根据移交目录清点移交档案，核对无误后，交接双方在交接书上签名盖章。交接文据一式二份，交接双方各保存一份。五、每年七月至九月，定期接收立档单位保存满10年的档案进馆。经县档案馆鉴定，县档案馆随时接收立档单位移交档案后发现的零散文件。 六、凡列入县档案馆接收档案范围的单位，反映其主要职能活动、历史面貌的各种形态的档案必须进馆。七、对于违反中华人民共和国档案法等有关规定，拖延或不移交应进馆档案的单位和个人，进行宣传教育。对拒不移交者，依照中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和云南省档案条例等有关规定追究法律责任。进馆档案质量标准一、 全宗完整1、凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有科学历史研究价值和参考价值，需要永久和定期保存的全部档案，均应收集齐全，规范整理。2、进馆档案包括文书档案、科技档案、统计档案和按规定应移交的专项档案。2002年起，要移交一套与纸质文件相配套的电子文件。3、撤销单位的档案，从撤销之日起6个月内完成移交。4、其他形式与载体的档案材料也应按规定移交。二、鉴定准确1、按照国家档案局公布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，准确判定档案文件的价值，区分永久、定期30年、定期10年三种保管期限。2、 进馆档案必须是经过整理、鉴定，具有永久保存价值的档案。三、装订结实1、归档文件的装订以“件”为单位，一般以每份文件为一件。实体装订时：文件正本与草稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册一册（本）为一件，复文与来文为一件。排列的顺序是正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原稿在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文本在后。不同文字的文本，如无特殊规定，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件前面。2、归档文件装订前，必须去除原装订文件用的金属物和易锈蚀物，对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制。应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。对大于A4纸型规格的报表、图样等档案材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。3、需永久、30年保管的文件用不锈钢订书针装订，10年保管文件可用日常使用的订书针装订。较厚的文件采用传统的“三孔一线”方式装订。装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压掉字迹，不妨碍阅读。四、分类清楚1、 一个全宗（立档单位）应按统一的分类方案进行分类，不能随意变动，必须保持前后一致。2、 一般要求按年度组织机构（或问题）保管期限分类。专业档案按有关规定执行。3、类别设置符合本单位档案形成的实际情况，各类之间界限清楚，类与所属类别层次分明、归类准确。同一层次上的分类应有逻辑性。五、排序合理同一年度、同一问题、同一保管期限归档文件的排序应以“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，一般要求以问题特征为主，灵活运用时间、名称、责任者、通讯者、地区特征，并按照文件的不同价值、数量进行组卷，便于保管和利用。具体要求是：1、 同一类型的文件，如一个问题、一宗事件、一次会议、一起案件所形成的文件要作为有机联系的一个整体立卷。密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件、来文与复文应立在一起，不得分开。2、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。3、 本单位形成的文件和外来文件原则上要分开组卷，但紧密相连的应放在一起；文件和电报要按其内容的联系，统一进行组卷；照片和声像档案整理按有关规定执行；绝密文件单独组卷；会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列；同一事由和不同事由的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列；上级来文集中排列在本级文件之前，下级集中排在其后。六、编号规范1、卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的文件材料，在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右上角编写页号，背面在左上角编写页号。2、每件归档文件均应在首页上端正中空白处加盖标准格式的归档章。归档章中全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（或问题）等项目，除馆编件号留空外，都应按要求认真填写。其中全宗号按县档案馆统一给定的编号填写。馆编件号待档案移交时，经鉴定后统一编制。编号要求字迹工整、整洁、准确。填写时应使用阿拉伯数字标注；最低一级类目的室编件号每年从“1”开始按照归档文件分类方案和排列顺序逐件流水编号；机构（或问题）简称的使用要规范。3、文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4、照片档案应装入国家标准的照片档案册中。5、录音、录像档案在录音带、录像带的盒面左下角粘上档案标签即可。七、编目清楚1、以年度为主要特征分类组卷档案，每一年度编制一本案卷目录。2、进馆档案必须按要求统一使用计算机编制并打印出归档文件目录，其内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注七项。（1）件号专指室编件号。（2）责任者指文件的发文单位或署名者，可使用规范化简称，但不能标成“本厅”、“本公司”、“本校”等。联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者多于三个时可适当省略。上下栏不同件号的文件责任者相同的不得省略或打点。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可打印领导人姓名。未署明责任者的文件，编目时应考证清楚填写。（3）文号一般由单位代字、年度、顺序号三部分组成，要照实打印，不能省略。（4）题名即文件标题，应将责任者、问题、文种三部分照实打印。正题名能反映文件内容时，副题名一般无须打印；并列题名在需要时与正题名一并打印；文件没有题名或题名含义不清，不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“ ”号，重要的会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间、次数和主要内容；重要的附件题名也应打印，外加“（）”号，以防漏检。（5）日期指文件的成文日期。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字标明年度，月、日各用2位数字回行打印。（6）页数指一件文件的总页数。（7）备注用于打印归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多，备注栏难以打印时，可在备注栏中加“”号，将具体内容填入备考表。（8）归档文件目录用纸为A 4型格式，统一规定为横式，每页目录为10行，行的宽度应一致。要求一式三份，其中一份随归档文件放入档案盒内，另自存1套，移交1套，同时还应一并移交存有归档文件目录的软盘1套。（9）案卷卷末放置卷内备考表，填写有关卷内文件材料的情况说明，签具立卷人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。八、装盒美观1、必须使用标准规格的无酸纸档案盒。2、将不同类别的归档文件，按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中。装盒时，以不使文件弯曲受损为宜，文件少时选择薄档案盒，文件多时选择厚档案盒，一盒装不完时依次装入另外的档案盒。案卷厚度一般在2厘米左右，最厚不超过3厘米。3、档案盒封面全宗名称为单位规范化全称，盒脊各检索项应准确，书写应整齐美观。4、盒号一般分保管期限，按照档案装盒、上架排列顺序流水号用铅笔编制，待档案移交进馆时再用黑色笔书写。盒号以400为限一断号，即从400开始断号。5、每一盒归档文件应设置标准规格备考表，并认真填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。6、书写案卷封面和盒脊规范、整洁。九、编写档案进馆文件1、编写全宗介绍。全宗介绍的编写应参照国家全宗指南编制规范的要求，以文字叙述形式介绍立档单位成立时间、原因，撤销时间与原因，机构的性质、任务、职权和隶属关系及其演变，内部机构和直属机构的设置及其演变，机关负责人姓名等。2、编写立卷说明。以文字叙述的形式说明全宗内档案种类的划分，每种档案的分类编号原则和方法，各期限档案的数量以及档案完整情况、整理情况、鉴定情况、档案有无损坏变质情况