金蝶KIS年结步骤及注意事项.doc

金蝶KIS年结步骤及注意事项2.1金蝶KIS产品年结简介由于KIS产品使用的数据库是Access数据库，并采用了每年的数据独立保存的方法来管理帐套数据，因此到年底时需要执行年结操作，年结过程的实质是把本年的年末余额（即本年12月的期末余额）结转到下年的年初。所以每年的年结，就成了与平时进行期末结帐所不同的工作。2.2 年结的意义由于KIS系列产品所采用的数据库是微软的access数据库，而该数据库是一个小型的应用数据，无法容纳大量的数据，同时随着数据的增大，数据库的性能也会受到影响。故金蝶的该系列产品在年底结帐的时候是将生成一个只含有下个年度的年初数据的新账套，从而实现各个年度数据的分割，以避免由于数据量的增大而造成的对数据库使用性能的影响。2.11.1年结前的准备工作！年结时，一定要注意数据备份，尤其是在年结的过程中，一定要按系统提示做好年终帐套数据的独立备份。年结数据建议做双备份，以备特殊原因造成的数据恢复。1、 12月份固定资产已经计提折旧；2、 12月份所有的凭证都已经过帐。3、 如果有外币业务，已经完成调汇工作；4、 本年的损益已经结转，损益类科目没有余额；5、 利润已经分配，本年利润科目没有余额；以下两点为有启用出纳系统模块的用户需注意的操作事项：6、 如果使用了出纳系统，必须对出纳系统已经执行了年末轧帐；7、如果启用了出纳系统，一定要在年结之前进行出纳业务的年末扎帐。并且在进行出纳年末扎帐之前，需要检查：系统维护-帐套选项中“帐套选项_税务银行”中设置的“是否进行银行对账”选择是。如果不勾上，进行年末结帐时系统不会检查出纳数据。一定要勾上，否则年结后可能会没有出纳数据。8、如未启用出纳系统，在年末结账前请到系统维护-帐套选项中“帐套选项_税务银行”中设置的“是否进行银行对账”选择否。9、进行帐套修复（压缩），进行碎片整理。处理后再进行年结。2.3 年结的处理方式（此文档只介绍通用的年结方式）直接年结利用软件自身提供的结账功能，在年末进行正常的年结是最好的也是数据保存连续性最后的办法。除非特别情况，都建议使用直接年结的方法。步骤：直接点击账务处理-期末结账。在年结过程中，要进行大量的数据交换，程序需要较大的系统资源在程序进行年结时，如果进行操作其他的事项，有可能出现类型假死机的现象。因此建议在程序进行年结的过程中，不要运行其他的程序或进行其他的操作，以免影响程序运行。根据帐套数量的大小，需要的时间长短不一，如果有固定资产数据和存货数据，耗时可能更长一点。建议在系统空闲时进行年结。2.11.3年结时的备份工作结帐前系统会提示备份帐套，强烈建议不要跳过备份，备份的帐套可以存放在硬盘、优盘或是刻录在光盘上，如果是软盘备份，建议做双备份。作为一种简便的备份方法，我们可以在结帐前，在打开帐套的窗口中直接复制帐套文件的副本，这样可以省去备份和恢复的步骤，具体步骤为：1、 单击打开帐套按钮，出现打开帐套窗口，在帐套文件名金蝶软件2010.AIS上单击鼠标右键，出现弹出式菜单，选择“复制”，在该窗口的空白位置单击鼠标右键，出现弹出式菜单，选择“粘贴”，如下图：2、 当前窗口中将出现复件 金蝶软件2010.AIS，在帐套文件名复件 金蝶软件2010.AIS上单击鼠标右键，出现弹出式菜单，选择“重命名”改为：金蝶软件2011.AIS该帐套含有2010年的全部帐务资料，用软件打开此重命名的文件金蝶软件2011.AIS进行年末结账，如下图：正常结帐完成后，系统还会在当前帐套所在的目录下生成一个帐套的副本，文件扩展名有字母A和表示年份的两位数组成。结帐完成后，目录“D:金蝶帐套”下会产生一个新文件金蝶软件2011.A10（此帐套含有2010年度的全部账务数据）。如图：2.11.2执行年结通常12月份的帐务处理结束后，我们需要使用软件“期末处理”中的“结帐”功能执行年结，这个过程和月结的差异不大，只是提示信息稍有不同，如下图：2.5年结的注意事项1 12月结帐即年结前，一定要全面检查数据的正确性。特别是检查固定资产折旧表，确认每一期都有折旧、各期新增的固定资产都正确有效；总账和明细账是否相符；总账和进销存账表是否相符。如果发现异常情况，请及时联系当地的技术机构进行处理。检查出纳系统期数据是否正常，是否与总帐核对符。等等。2 年结前一定要对帐套进行手工备份，并检查备份文件是否有效。可以将帐套备份到软盘、硬盘上或刻录到光盘中（建议做双备份），以避免不必要的损失。3 年结后会在帐套所在的目录中生成一个名为账套名.Axx的账套副本文件。建议将该文件同备份一并保留。该文件可以实现