公司企业会议管理制度范文.doc

编写者：审核人：批准人：签名（日期）：XXX2016-10-19签名（日期）：签名（日期）：目 录第一章 总则2第二章 会议管理部门2第三章 会议召集与通知2第四章 会议实施3第一节 会前准备3第二节 会间管理3第三节 会后管理3第五章 考核细则4第一节 会议考核4第二节 乐捐用途4第六章 附则42 考核细则第一章 总则第一条 目的为规范会议管理制度，提高会议管理效率,保证会议质量，更好地提升公司经营管理水平，特制定本办法。第二条 适用范围适用范围：适用于XXXXXXX有限公司（以下简称“公司”）组织的会议。第三条 责任部门1 人力资源部负责本办法的制定和完善、会议组织的监督；2 各部门：按照本办法要求执行；3 总经办：对本办法审批；对公司性会议档案存档管理。第二章 会议管理部门第四条 根据会议性质和组织方不同，会议管理部门也不同：1 公司高管、公司例会、总经办组织会议的管理部门均为总经办，责任人为总经理助理；2 其他部门组织的公司范围、部门内会议，管理部门均为组织部门，责任人为该部门负责人第五条 会议组织部门的主要负责：1 会议的牵头组织工作；2 会议议题确定、议程、会议通知；3 会议纪律、会议服务、会议效果评价和会议组合调整等工作；4 负责会议精神的宣传工作；5 负责对会议室及相关道具使用申请、用后6S整顿。第六条 会议管理部门为总经办，直接责任人为总经理助理，主要负责：1 对使用部门申请的调配处理；2 负责会议道具、会议室设备的保管；3 例行会议体系的设计、管理和调整;4 做好会议室使用管理台账第七条 各会议组织部门负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等；相关跨部门会议议题、会议材料、会议纪要等报总经办助理处备案。第八条 例行会议管理体系的设计和调整：1 由人力资源部负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整，各部门应严格按照公司设置的例行会议方案安排相关会议；2 会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;3 会议时间原则上不作调整，若因特殊原因需调整后续例行会议的时间、人员的，由会议组织部门提前向总经办提报，总经理助理及时做出调整(固定性会议每半度更新会议安排表,同时在公告栏上发布)（参见附件1、2）。提报通过后，组织方须对调整的当期例会人员事先通知和说明。第三章 会议召集与通知第九条 会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：1 例行的固定性会议，不进行召集通知，各与会岗位人员按时参加；2 临时性会议由组织者自行召集并确定出席及列席人选；3 凡涉及多个部门负责人参加的各种临时性会议，均须于会议召开前二天通知与会方。第十条 会议通知的内容包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人员、需准备资料，以及通知方法和途径；重要会议应以书面通知的方法传达。第十一条 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议组织方需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。第四章 会议实施第1节 会前准备第十二条 会议通知及会议议题征集：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员, 根据会议类别提前14天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题（适合临时性会议，有固定议题的例会不用征集）。（参见附件3）第十三条 会议人员准备: 为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关部门或人员准备好会场，提前协调好会议主席（会议把关点评）、主持人（议程串联）、纪律员（纪律监督）、计时员（时间监督）、记录员（会议记录）。第十四条 会议内容准备：包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。第十五条 会议其他准备：会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由会务组织方负责，会前会后保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常及结束后正常归整。第2节 会间管理第十六条 会议开始主持人须做会议议程宣讲，介绍会议各分工责任人，并对各发言人之间发言进行串联，征求点评人意见。第十七条 计时员须对各发言人发言时间进行控制和提醒。第十八条 记录员记录所有发言人及点评人会议发言事项。第十九条 纪律员监督会场纪律情况，并跟进处罚。第二十条 会议纪律：1 参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织部门和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。2 与会人员应提前2分钟到会，到会后不得喧哗及来回走动，不得无故迟到、早退。如有特殊情况延时到会或要提前离会，应提前向会议召集人阐明情况方可。3 迟到、中途离席者应轻声入、出席，不得干扰会议进行；与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态（中途不得随意接看、打电话），禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。4 与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第二十一条 涉及到秘密事项的会议，与会人员负有保密义务，禁止外泄。人资部/总经办负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。第二十二条 会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。（参见附件4）第3节 会后管理第二十三条 会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目; 会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关部门和人员.有关会议纪要格式见（参见附件5）。第二十四条 会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期存档（跨部门及公司会议由总经办助理处归档），归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要、签到表等。第二十五条 会议宣贯: 会议结束时，组织部门应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作。第二十六条 会议决议事项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向检视人/会议组织部门及项目指令人反馈；检视人/会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。(有关会议决议项目调度反馈单格式见附件6)第五章 考核细则第1节 会议考核第二十七条 不按公司统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，且组织方未提前通知修改日程的，各与会方可拒绝参会，同时会议组织负责人乐捐日清C/次。第二十八条 因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次会议组织部门乐捐日清C/次。第二十九条 参会人员特殊原因不能参会或延时时，应向会议主持人及组织部门请提前请批，有未提前申请而迟到者(15分钟）或中途离席者/提前离会者乐捐日清C/次，旷会者乐捐2倍日清C/次。第三十条 会议期间未关闭通讯工具或调为静音的，视为扰乱会议秩序，乐捐日清C/次。第三十一条 会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，责任人乐捐日清C/次，并责令限期完成，继续延误的则日清C/天。第三十二条 与会者与会资料准备不充分、言谈举止不当、无故打断他人的发言、对发言者吹毛求疵、不尊重会议纪律或不符合员工日常行为规范的乐捐日清C/次；会见挑衅、批判他人者，乐捐2倍日清C/次。第三十三条 泄露涉及到秘密事项的与会人员，乐捐日清C/次，若给公司造成损失的，全额索赔。第三十四条 会后清理工作未按规定要求执行，会议组织方责任人乐捐乐捐日清C/次第三十五条 为便于管理，各部门应严格按本次会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者责任部门领导乐捐乐捐日清C/次。第三十六条 以上考核标准详见绩效管理制度。第2节 乐捐用途第三十七条 会议所有乐捐均纳入公共活动基金中，不作为公司对员工的惩罚。第六章 附则第三十八条