采购部门工作职责.doc

采购部工作手册 CN/SPG/SZ-65-01采购部工作手册CN/SPG/SZ-65-01拟制：采购部审核： 日期： 2007年1月3日批准： 日期： 2007年1月3 日1 部门职责1.1 负责对供方的调查、评价、选择，建立合格供方档案，对合格供方的管理与控制；1.2 负责所有原材料的打样、请购、跟催及品质跟踪、应付款的安排；1.3 编制采购计划，并对外购及委外件的进货进行确认。2 人员分工2.1 采购经理（1人）：2.1.1 根据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维护供方关系，组织进行供方的调查、评价、选择，审批合格供方名录，并负责对合格供方的管理与控制；2.1.2 批准采购订购单；2.1.3 根据品管部对供方产品验收、使用后，对不合格的处置意见进行批复；2.1.4 对进货物资的质量进行监控，及时协调供应关系；2.1.5 批准供应商应付款的支付；2.1.6 实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术；2.2 采购主管（1人）:2.2.1 据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维护供方关系，在采购部经理的领导下组织对供方的调查、评价、选择工作，建立合格供方档案，并负责对合格供方的管理与控制工作；2.2.2 根据“物料需求计划”编制采购计划，并组织实施；2.2.3 保证采购物料的正确性，控制采购物料的发放及收回；2.2.4 跟踪供方生产情况，及时跟催交货，保证按时完成采购计划；2.2.5 根据品管部对供方产品验收、使用后，不合格的处置意见进行处置；2.2.6 对进货物料的质量进行监控、统计，及时协调供应关系；2.2.7 核对供应商的账款、发票、付款工作；2.2.8 实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术；2.2.9 协助采购经理进行日常行政管理工作,汇编采购统计资料,撰写采购报告；2.3 采购员（2人）:2.3.1 根据经过审核、批准的“物料需求计划”下发“订购单”，并对订单的执行状况进行跟催、控制，保证订单的正常执行；2.3.2 负责对供应商资料整理，对其物料的品质、交期状况进行整理与统计；2.3.3 保管采购部的文件、记录；2.3.4 负责配合物控做好到货统计和分析；2.3.5 负责验证到货物料的记录和统计；3 工作流程3.1 合格供方的调查、选择和评定：3.1.1 采购员及采购主管收集相关的供方资料，填写“供方调查表”，由采购部、品管部、工程部及生产总监组成评审小组进行供方评审，采购部经理批准“合格供方名单”。3.1.2 需有安规认证之合格供方，其资质每半年审查一次。3.2 编制采购计划3.2.1 采购主管根据“物料需求计划”和“订购单”进行采购；3.2.2 采购的供方，必须在合格供方名录中选取，并明确技术质量要求；3.2.3 采购员在接到供应商的报价后，根据物料的市场行情、物料的品质、工程的工艺要求及自身的采购经验等条件和供应商谈好合理的单价,关键是物料的信价比要合理、可靠。物料单价经采购主管审核，采购经理批准后有效。3.2.4 采购部所采购之物料（特殊物料除外）需有最少两家或两家以上供应商报价。所有“报价单”经相关负责的采购员确认价格及付款条件后，交采购部主管审核，采购部经理批准（若采购经理不在公司，则由副总批准），此份报价单方可正式生效。“报价单”一份转财务部成本会计，原件由采购部归档。3.2.5 “订购单”上必须注明价格，无价格的采购单不能做为正式订单。“订购单”经负责相关物料的采购员初审、采购主管审核，采购经理批准后（采购经理不在时，由副总批准），方可生效。一份交财务部成本会计，原件采购部归档。3.3 订单的管理和执行：3.3.1 采购员在接到批准后的“物料需求计划”后，在2-3天内根据供应商以往的供货能力、单价、质量、结款帐期、售后服务等下达“订购单”。一般来讲:A级供应商的订单量占总请购量的70-80；B级供应商的的订单量占总请购量的20-30；专用物料或只有一家供应商的物料，订单量就是请购量。在供应商供货能力达到要求，同等质量的前提下，订单重点下在单价较低，结款帐期较长的供应商。3.3.2 采购员将“订购单”及时传真给供应商，并在48小时内跟催“订购单”的回传状况，如果供应商回传的日期及交货情况和订购单一致，可直接纳入“订单跟催”表进行日常的采购跟催。如果供应商回传的信息和订单不一致，需及时反馈给采购主管，由采购主管和物控部、生产部协调后调整采购信息，将双方认可的采购信息纳入“订单跟催”表，进行日常的到货及品质跟踪。3.3.3 采购员将每天的到货情况填入“订单跟催”表，在每天9：30前及时提供给仓库收料组（临时急料由采购口头通知收料组，后补“订单跟催”表），以方便仓库收料员收料。收料组需在每天18：30前将实际的到货情况反馈给采购部，包括当天的“送货单”、“材料入库单”的供方联以及“委外加工材料出库单”交到采购部。采购员根据实际的到货情况分析原因，统计到货及时率以及未到物料的跟催。3.3.4 物料到货后，由采购员盖章确认是否和订单要求一致，并跟踪该批物料的品质，合格物料在3-5天内及时跟催仓管员办理入库手续，不合格物料在接到品质部的“不合格进料检验单”的当天或接到不合格信息的第一时间及时通知供应商，并根据采购部、物控部、生产部以及其他相关部门的要求及时处理意见，紧跟该批不合格物料，直到产品合格办理入库手续，采购订单执行完毕。3.4 生产计划的执行：3.4.1 采购在当月11号，提供所有物料截止到当月10号的采购在途数；物控在当月11号提供所有物料截止到当月10号的库存数；生产部在当月11号提供上月未完成的所有生产指令数。3.4.2 物控员根据销售订单安排生产总计划，在当月11号前根据生产部提供的上月未完成生产指令数以及采购提供的采购在途数、物料库存数和生产总计划制定物料需求计划。3.5 委外加工及委外损耗3.5.1 仓库所有委外物料的发出及退回数量由仓库来核实，采购部监督。采购部收到物控部提供的“委外申请”后注明其相关订单编号和委托厂商，并下达“订购单”给厂商。3.5.2 委外加工损耗委外类型物料名称损耗率粘网网布5网架5喷油塑胶大件1%丝印大件物料1%烤漆1%SMT外加工电阻、电容5二极管、三极管3贵重物料（IC、PCB板等）无3.5.3 委外物料不良品的退回，经品管部检验后，若属来料不良，仓库应给予一对一的不良换货。3.6 付款作业3.6.1 采购员在每月26日-次月08日内将当月的采购量和供应商做好月结对帐工作，由采购主管审核并交财务部核准，无误后统一做当月采购发生额汇总，并报采购经理及财务总监。3.6.2 现金付款：总金额超过1000.00元人民币时，采购部提前3天填写“付款申请单”经采购经理及副总批准后,转交财务总监安排货款。3.6.3 供应商根据确认无误后的对帐单以及报价时的税率，在到期货款的前一个月开好准确的发票。采购部确认发票无误后，转交成本会计，根据发票做当月的应付货款，并由采购经理统一安排付款计划。4 相关记录：4.1 供应商资