总部会议管控制度(2014年版).doc

发行日期2014年10月05日会议管控制度分类编号 制定日期2014年9月30日版次1 第 6 页 共 8页总 部 会 议 管 控 制 度（2014年10月第一版）第一条、根据公司章程规定和精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。第二条、会议要求：一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。 四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主办方负责人请假，同时指定专人代为参会。第三条、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如周例会、经管会会议、月评会、专题会、季度总结会议等。第四条、公司各类会议及其安排如下：一、周例会（一）会议时间： 公司部门工作例会每周召开一次，原则上定于每周一下午三点，如遇节日或特殊情况则推迟至下一个工作日。（二）与会人员： 公司各部门负责人参加。会议由行管部主持。（三）会议程序： 1、与会部门负责人汇报上周会议任务执行落实情况，上周部门工作完成情况，本周部门工作计划； 2、与会人员集中讨论、解决各部门的协调问题、疑难问题，拟定事项形成会议任务决议； 3、本周各部门工作布署。（四）注意事项： 1、各参会人员不得迟到早退，否则捐献50元/次； 2、周会由行政专员通知、记录和整理纪要，经行管总监审核签发。二、经管会会议（一）会议时间：在周一周会后召开或不定期召开，由总经理根据需要决定召开。经管会议题由公司各部门负责人提出。（二）与会人员：部门负责人参加。研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关人员参加。会议由总经理或行管总监主持。（三）经管会议讨论决定公司重大事项，主要内容：1、讨论公司的发展战略、中长期规划，提出项目投资建议，讨论对外合作项目，制定年度计划；2、讨论公司年度财务预决算；3、 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；4、 审议通过公司重要规章制度（公司绩效考核、薪酬分配方案和基本工资制度等）； 5、 研究决定公司经营和管理中的重大问题；6、 研究公司重大改革方案及其他问题。（四）经管会议定事项形成经管会会议纪要，由行管部根据会议记录起草，行管总监签发。（五）经管会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。（六）经管会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行管部妥善保存归档。查阅会议材料、记录、纪要须经行政总监批准。三、月评会（一）会议时间：每月召开一次，与月初的周会合并召开（二）与会人员：总部全体人员参加。会议由行管部主持。（三）会议程序： 1、与会部门负责人汇报上月月评会议任务执行落实情况；上月部门工作完成情况，本月门工作计划； 2、集中讨论、解决各部门的问题、协调跨部门问题，各部门存在的问题及困难，形成会任务决议； 3、本月各部门工作部署。（四）注意事项： 1、周会由客服专员通知、记录和整理纪要，经行管总监审核签发。四、专题会公司专题会议是指公司各部门各项目组提出并承办的关于本部的专题会议。原则上每半年各部举办一次。（一）会议主持：部门分管领导（二）与会人员: 各部专线成员及公司各职能部门的相关负责人参加。（三）会议议程：1、分析、研究近期经营管理、项目管理、成本管理、预算管理、人资及行政管理、质量管理、营销客服管理等方面存在的突出问题，提出解决办法；2、明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。3、会议要求：1）专题会议由公司所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，行管部协调安排会议室；2）专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经会议主持人审核签发后执行，同时报送行管部备案。五、季度总结会季度总结会是对公司季度经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议的目的是检视总结计划实施的推进情况，下一阶段工作思路调整及措施安排。会议针主要对各部门存在的问题分析原因，明确责任部门和责任人，提出解决办法和措施，落实改进方案，责成相关部门按照会议要求完成规定的任务。（一）会议时间：每季度的下一个月中旬召开。每年第二季度和第四季度分别为半年和全年总结计划会。（二）会议主持：行管总监（三）与会人员：公司全体人员参加。（四）会议程序：1、各部门负责人汇报当季度工作总结和下季度（半年或下一年）工作计划；2、行政总监汇报公司季度工作总结及布署下季度（半年或下一年）工作计划；3、讨论公司目前存在的主要问题和困难并落实解决方案。5、会议要求：季度总结会会由行管部通知、记录和整理纪要。第五条、 会议管理一、会议批准1、临时召开的公司级内部小范围会议须经部门负责人批准，公司级大型会议须经行管总监批准；2、本制度已列出的会议按照规定程序批准；3、涉及公司多个部门共同召开的会议，由会议主要牵头部门与行管部联系，备案会议情况；需行管协调安排的，由行管部统一安排。二、会议组织会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要等。三、会议通知1、会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式（微信）通知；大型会议需至少提前三个工作日书面或微信通知；2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。四、会议的准备1、做好会议通知。确保应到人员按时参会；2、做好会场的落实和安排；3、做好参会人员的引导和组织；4、重要会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、公共活动等安排；5、会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。五、会议纪律1、参会人员必须按照会议通知的时间准时到会，无特殊原因不得迟到、缺席。请假必须提前向直接上司及会议召集部门请假。会议开始三分钟内不计迟到，从第四分钟开始每迟到一分钟现场捐款10元作为会议活动基金，50元封顶；未有效请假而无故缺席者每次减发当月绩效奖金100元；2、各参会人员务必将手机等调至振动，不得影响会议顺利进行。确因工作原因须暂离会场者，必须说明原因，轻声退出，否则减发当月绩效奖金50元/次；3、参会人员须自带纸笔，记录会议要点；4、会议内容有关保密内容的，与会人员必须遵守保密纪律，如查实泄露每次给予责任人扣减发当月绩效奖金3200元和口头警告处分，两次以上则加倍减发；5、参会者必须将应传达的内容传达到位并保持与会议精神的高度一致，对传达不力者予以批评，对发表于会议精神相违背意见者予以每次减发当月绩效奖金200元以上和书面警告处分，连续两次则外加除名处理；6、会议任务负责人未在执行期限内完成工作，无减发当月绩效奖金100元/项，延迟减发当月绩效奖金50元/项。六、会议资料管理1、每次会议须有专人负责记录整理，重要会议记录由会议主持人和主要与会人员签字认可。2、会议形成决议或决定需要各部门组织学习、执行的，行管部应编制会议纪要，下发各部门。3、专题会、季度或年度总结计划会：会人员做好书面发言稿，并提前两天将电子版上交到行管部，相关会议上交资料也一并提前两天上交。4、重要会议材料，如记录、照片、录像、题词等，由行政部及时归档保存。第六条、会议控制及决议督办1、会议控制（1） 会议主席或主持： 做会议主持； 了解上次会议以来各人的工作情况； 各项会议事项的决议； 各人目标计划的执行与控制； 了解各人工作的饱和度，会议上做出明确会议决议； 跨部门事项尽量在会议众解决。（2） 行政专员/秘书： 会议通知及会议准备； 做会议纪要及送达； 填写办公例会任务追踪表，做会议决议事项追踪； 会议相关数据、信息、资料整理及归档。2、决议督办（1）会议议定事项（会议决议任务）由行管总监负责督办相关部门落实办理。（2）办结事项及时向有关领导反馈，并按周做出总结报告，在周例会/月评会上汇报公布。（3）重要事件可分多次反馈，使领