行政人事部职能(顾德版).doc

上海新顾德机械制造有限公司行政人事部职能 文件编号：GD-XZ-ZN-001上海新顾德机械制造有限公司行政人事部职 能 文件编号: 编制/日期: 审核/日期: 批准/日期: 生效日期: 拟稿:行政人事部职责权限：负责公司行政管理、物资后勤管理及人力资源管理和协调工作。行政人事部岗位配置架构图办公用品与员工福利日常事务与会务票务新产品试验协助内外协调与突发事件保卫安全与卫生绿化食善员工关系与规划招聘考核绩效与培训行政人事部行政组人事组后勤组协调组1、 行政组1、 制定工作计划，起草文件、报告、总结规划、决定、及以公司名义发出的行政公文；2、文秘支持、公关接洽、票务等行政事务的处理与规划与每月、每周的总经理办公会议及其他各种会议并确保按时召开及负责企业各类会议安排、通知、记录和会后总结工作3、公司物资设备的采购、调配与管理；4、协助财务部门制定预算并保障预算执行；5、根据公司规定行使费用审批权；6、 制订公司员工福利政策并管理和实施；7、 日常工作，组织、安排公司会议，做好记录，检查决议落实情况与促检查各部门工作计划的落实情况与规章制度的执行情况。8、 负责公司的机要管理与保密工作；档案管理工作（各类档案资料的内部收集、整理和归档）。9、 负责各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报，传阅、催办，并做好整理归档工作10、 负责组织企业文化建设工作，包括公司庆典、年会安排、会务组织、文体活动安排2、 人事组1、配合各部门做好人员定岗、定编及人才储备等方面工作与制定各部门岗位职责说明书，报批后监督并执行；2、制订部门和人员岗位职责，配合公司各部门架构的设置、变更等管理；3、公司各管理人员的考察、聘任、考核、沟通与解聘管理；4、员工考勤处理及相关考勤报表的制作；5、员工招聘、入职引导、培训、任用、考核、调动、离职管理；7、公司员工的人事档案、劳动合同签定与管理，员工入/退保险人员名单收集、确认；7、制订公司薪酬/绩效政策及体系，每年度组织各部门的调薪工作；8、员工投诉管理、劳工关系等相关法律事务处理。3、 后勤组1. 负责企业食堂管理2. 负责网络及电话费用的结算3. 负责维护企业的办公环境，开展绿化和保洁工作4. 负责企业的安全管理工作，定期开展安全检查和巡逻4、 协调组1. 督促公司每年的新产品开发与试验工作2. 负责组织商议外协加工定价审核3. 确保各部门沟通顺畅与突发事件的处理4. 监控公司网站、程控电话、视屏监控、局域网等系统的运行，并及时排除运营隐患；5. 维护、修复各个系统，排除故障，确保网络设备处于良好备用状态；6. 负责网站的策划、数据上传及更新任务；7. 开展网络和设施安全保护的具体实施工作，包括防止外部攻击和内部信息泄露，并对网络重要数据进行备份，防止出现安全事故；8. 协助组织各类办公操作系统知识培训，提升员工的计算机操作水平。部门质量目标1、 招聘达成率70%2、 新进员工留任率80%3、 培训达成率90%4、 用膳满意率80%质量目标考核方法1、 招聘达成率=实际招聘达成人数/计划招聘人数*100%2、 新进员工留任率=新员工留任人数/新进总人数*100%3、 培训达成率=实际培训次数/计划培训次数*100%4、 用膳满意率=员工用餐满意人数/员工总数*100%（人事专员）职务说明书岗位名称人事专员岗位定员（1） 人所属部门行政人事部职系管理职系直属下级无工作汇报对象行政人事部经理设置目的：通过人力资源六大模块的职能运作，不断的提升人员工作效率，降低人力成本；促进公司总体业绩目标达成。工作职责：每天：1、进行招聘网站的更新与维护，筛选符合要求的简历，预约面谈，记录应聘人员汇总表；2、根据面试安排，负责应征人员简历填写，进行初面，符合岗位基本要求安排复试；3、对简历筛选，符合要求简历，进行电话约谈，形成约谈记录，转发给用工部门主管/部门经理，并确定是否进一步面谈，如需面谈则协助通知约面；4、接听人事相关电话咨询及员工问题解答，临时性事务处理及交办事项；每周：1、新进员工（入职一周、一月、二月）约谈，了解员工试用期各方面状况，相关问题点及时反溃，并形成书面资料；入职培训：企业文化、5S、公司制度2、办理新入职员工手续，档案整理，劳动合同签定；3、离职员工面谈并记录，相关手续协助办理，重要问题进行汇总，做为后续分析依据；4、人事档案管理，根据员工动态进行档案维护（入/离职、异动、升迁、调薪、合同续签等）；5、员工试用期转正考核管理，转正前10-15天与主管了解试用情况，并与员工进行面谈，试用期通过提前一周由员工本人填写转正申请；每月：1、每月30日前完成月度工作总结及下月工作计划的拟定；2、招聘计划的拟定及上月招聘达成率统计；3、月度考勤报表的汇总及核实，8号前发财务核算工资（书面档签核）；每年：1、人事相关流程及制度的规划与修改（人力资源规划、招聘、培训、薪酬/绩效、员工关系）；2、拟写年度调薪方案，组织与实施年度薪酬调整；3、协助部门经理完成年度组织架构的调整与人员编制计划，职务说明书每年进行修改完善；4、招聘渠道的建设与完善，储备人才招募计划实施；考核指标：职责一职责描述：人员招聘与合理配置（招聘成达率70%）权重百分比：30 %工作任务招聘渠道的开发与维护，根据人员配置表制定招聘计划根据招聘计划，组织与实施招聘（信息发布、组织进行结构化面试）通过新员工培训及入职后辅导，保证新员工留任率职责二职责描述：新进员工管理（新进员工留任率80%）权重百分比：20 %工作任务新进员工入职当天组织安排新人培训、负责企业文化、公司制度培训入职7天、1个月、2个月进行一对一跟踪约谈（含工作技能/知识掌握，对公司的融入，有无需要支持的地方），将信息反馈给直属主管并了解主管的评价，如无法胜任岗位工作，在试用期内做出不胜任事项收集，并通知其本人离岗转正前进行面谈填写新员工评估表，将新员工问题点进行汇总分析职责三职责描述：培训发展与规划（培训达成率90%）权重百分比：20 %工作任务根据各岗位能力分析及各部门培训需求，制定月度培训计划根据培训计划组织实施，并跟踪培训效果组建公司内部讲师团队，部门主管为当然讲师职责四职责描述：薪酬核算资料汇总（缺失件数为0）权重百分比：15 %工作任务当月入/离职员工的统计、定薪调薪表、考勤汇总表，每月5日前完成核对，打印书面档签核每月8日前将电子档书面扫给财务职责五职责描述：工作计划达成（未达成件数1件）权重百分比：15 %工作任务每月1号前，根据部门工作安排及要求完成下月工作计划；每月底将当月工作计划完成情况进行总结；计划与当月计划实施情况电子档报给部门主管工作协作关系：内部协作财务、销售、生产、售后及办事处、其它相关人员外部协作招聘网站、招聘会组织方、各大专院校就业办或院系老师、奉贤区劳动与人力资源保障局使用工具设备：电脑、打印机、扫描仪、复印机、网络、邮箱、电话、投影仪任职资格部分：教育水平大专以上学历，能力优秀可放宽至中专学历年龄要求22-35岁专业人力资源、行政/工商管理或其它性别要求不限必备训练人力资源整体战略、劳动合同法、薪酬绩效管理、招聘技巧培训、机械行业产品知识培训经验从事人力资源岗位1年以上工作经验知识熟悉国家及地方相关法律法规、对人力资源各模块能熟练掌握运用技能技巧招聘面谈技巧、熟练操作办公软件、具备规划能力、文书撰写能力、组织协调力个人特质要求良好沟通与表达能力、亲和力、责任心、团队协作、创新能力、执行力、学习能力工作机密性：（行为、数据等是否需要保密）员工个人信息（含书面档案）需保密、员工薪酬资料需保密决策责任（管理职位者填写）决策产生的影响其它：审核（部门经理）： 拟写：（行政助理）职务说明书岗位名称行政助理岗位定员（1） 人所属部门行政人事部职系管理职系直属下级无工作汇报对象行政人事部经理本职：协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。职责与工作任务：职责一职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划工作任务协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划协助编制公司年度工作计划职责二职责表述：协助行政人事部经理保证公司内部管理体系的完整和平稳运行工作任务协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性职责三职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议工作任务协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。协助总经理的工作，提供决策支持。督办总经理交与的其他任务职责四职责表述：负责公司形象推广、公关活动工作任务协助公司形象设计和推广实施。负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。协助组织并协调公司的公关危机处理。协助公司网站的建设与更新。职责五职责表述：公司企业文化建设工作任务协助组织公司内部员工活动。建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。公司员工福利的设计及实施。职责六职责表述：公司员工的出差管理和支持工作任务员工出差计划和预算审核协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理出差旅程纪录审核、报销费用审核职责七职责表述：依据印章管理规定实施印章管理职责八职责表述：负责办公用品和固定资产采购职责九职责表述：行政人事部经理交办的其他工作权力：根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力与媒体接触的权力评估公司管理水平并提出改进建议的权力审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力印章使用的审核权收集员工意见并向总经理反馈的权力工作协作关系：内部协调关系公司各部门，行政人事部经理、总经理外部协调关系上级单位、兄弟单位、新闻媒体等任职资格：教育水平大学专科以上专业企业管理或相关专业经验2年以上相关工作经验知识具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧技能技巧熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识个人素质具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间，根据需要加班所需记录文档通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：制度建设完善性、企业文化建设成就、会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能备注：审核（部门经理）： 拟写：行政人事部经理职务说明书岗位名称行政人事部经理岗位定员（1） 人所属部门行政人事部职系管理职系直属下级行政助理，人事专员，后勤组长工作汇报对象总经理本职：全面负责公司内、外的各种辅助性支持工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助总经理，参与公司经营管理与决策工作任务协助总经理组织制定公司发展战略规划，组织并参与公司人力资源、财务、行政等职能战略的制定组织并参与制定公司年度经营计划、预算方案负责监督公司战略规划的实施过程，随时关注内外变化，提出战略调整方案参与公司财务、人事、行政、业务等重大问题的决策向管理高层和总经理提供各种财务、人力资源、行政管理及外部政策等各方面信息，为高层决策提供依据和建议职责二职责表述：领导制定企业行政、财务、人力资源、企业规划等工作的工作计划，实现工作目标工作任务领导分管部门制定年度工作计划，并组织实施组织制定分管部门重大任务阶段工作计划，并监督实施职责三职责表述：负责公司的内部管理系统正常运行工作任务领导制定完善的公司管理制度体系，建立完善的内部文书、档案管理体系负责督促、检查各部门工作计划完成情况与总经理办公会决议执行情况负责组织监督、检查公司管理制度落实情况，维护办公秩序负责组织公司对外形象宣传，代表公司与外界有关部门和机构保持良好公共关系负责组织公司重要会议、重大活动的筹备工作；接待公司重要来访客人负责公司内部企业文化建设工作职责四职责表述：领导公司行政事务工作，保障后勤支持工作任务负责组织公司保卫、消防工作，确保公司财产安全负责组织固定资产、办公设施、办公用品管理与维护，保证办公条件，支持公司经营管理活动负责组织公司办公环境的建设与维护负责组织公司车辆管理，满足经营管理活动中用车需求职责五职责表述： 领导人力资源管理工作的实施，为企业发展提供充足的人才供给和良好的人才环境工作任务领导和督促人力资源部开展招聘、培训、考核舆奖惩、薪酬、制度建设等工作参与公司重大的人力资源调整，发掘、培养管理骨干和业务骨干职责六职责表述： 领导开展公司的会计核算、财务管理、对外投资和内部审计工作任务组织实施公司财务预决算，核算、监督和控制各部门及公司总的成本支出负责根据公司业务发展合理筹措资金，为业务发展提供资金保障的同时提高资金的运作效益负责公司的投资机会寻找、可行性分析和操作领导展开对各部门和下属企业的审计工作，提高公司的运作效率，降低公司运作风险职责七职责表述：负责分管部门的组织管理工作工作任务负责分管部门的员工队伍建设，提出和审核对下属各部门的人员调配、培训、考核意见主持行政、人力资源、财务等系统管理制度的制定，检查执行情况负责协调分管部门内部、分管部门之间、分管部门与公司其它部门间关系，解决争议监督分管部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导职责八职责表述：完成总经理交办的其他工作任务权力：公司重大决策建议权在董事长、总经理授意下，代表公司参加外事活动权对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权对各部门工作计划执行情况的检查权对各部门防火安全与保卫隐患有限期整改权对员工的人事裁决权和对管理层的人事裁决建议权对各部门管理制度和运作效率的监督