员工档案管理规则

1 / 5 员工档案管理规则 1. 目的 了规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程中的动态跟踪管理。 强对员工的管理，建立有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等事项的资料，特制定本办法。 2. 适用范围 司所有员工的档案管理工作均应遵照本办法执行。 司员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部负责。 司员工的管理档案，必须是部门经理或副经理（含）以上的领导在其所 属部门员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方可有权调阅。 司员工内部档案 事类档案，包括：员工入职资料、劳动合同、培训记录、岗位异动、奖励与处分、晋升与降职等档案。 司员工外部档案 工干部介绍信及档案的托管（市人力资源交流中心）。 2 / 5 5、员工档案管理的内容 司员工内部档案 工管理档案的建立 工档案应在员工入职当天建立 。由人力资源部负责将员工入职资料收集完整，整理建档，并用于公司三级安全培训，待员工经三级安全培训完成后，各部门将员工档案返回人力资源部存档。 力资源部对已归档的资料进行审查，以确保员工档案的真实与完整。 工档案建立后，人力资源部相关负责人应在档案上详细填写员工姓名、部门及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 力资源部相关负责人应将档案资料分类存放、严 格保管。 工档案的健全及更新 司员工教育培训等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理并提交相关资料。 力资源部相关负责人在对收集上来的各项资料审核无误后，应按规定归档。 力资源部本着对员工负责的态度，定期整理、归档员工资料。 3 / 5 工档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。 司员工外部档案。 员工本人申请，公司领导审批同意 ，人力资源部相关负责人协助员工办理人事档案调动相关事宜。 力资源部有义务提供员工人事档案调动相关信息的咨询。 6、员工档案的借阅 工档案查阅、借阅及复印管理 下列情形之一时，方可查、借阅员工档案： 解所属员工基本情况。 工晋升、降职。 工奖惩。 工调动。 、借阅及复 印员工档案： 阅员工档案 A、须查阅员工档案时，需经人力资源部经理同意后，由人力资源部相关负责人提供所要查阅的资料。 B、查阅人不得进入档案室，不准将有关资料私自带出或复印。 阅员工档案 A、须借阅员工档案时，借阅人需填写申请单，经人4 / 5 力资源部经理批准后，方可到档案室办理借阅手续。 B、员工档案的借阅期限，一般为五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证员工资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。 C、借 阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源部相关负责人有责任进行追索。 D、归还档案时，人力资源部相关负责人应检查档案资料的完整性，确认无误后注明归还日期。 7、离职人员档案的处理 司内员工档案由公司存档保管，员工离职不予退还。 司外员工档案。 职员工应于离职手续办理完成前，填写珠海市个人委托人事代理审批表，交人 力资源部盖章后，办理人事档案个人代理。 力资源部人事专员有义务 协助离职人员就珠海市个人委托人事代理审批表进行盖章。 职人员的员工档案应做离职标志，并注明离职日期和原因。 8、档案的统计、清点 力资源部应及时将员工信息归档，及时记录，及时录入电脑，保证实存档案信息与电脑存储信息一致。 5 / 5 力资源部次月 5 日前统计上月员工档案清单及汇总。 年年初，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、离职人员档案总数、在岗人员档案数等数据，并与电脑存储数据校对，要求二者一致。 事 管理档案保存期限： 办理离职手续的员工，其员工档案保存期为五年。 办理离职手续但实际已离开公司的人员，其员工档案保存