机制和流程在企业管理中的作用.doc

机制和流程在企业管理中的作用机制是什么所谓机制，原指机器的构造和工作原理。现已广泛应用于自然和社会现象，指其内部组织和运行变化的规律。机制有什么作用在任何一个系统中，机制都起着基础的、根本性的作用。有了良好的机制，可以使一个系统接近于一个自适应系统，即在外部条件发生不确定变化时，能自动地迅速做出反应，调整原定的策略和措施，实现优化目标。流程是什么所谓流程，是指一个或一系列连续有规律的行动。这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现。流程有什么作用流程能够使企业成为企事业界的“能人”。对企业“能办事、办好事”，对客户“会来事”、企业活得比别人舒畅。能够有效地凝聚经验、指导新人、提高工作效率，最终带来企业竞争力的提升。为什么要建立机制和流程在此用一个实例来加以说明：前年，公司在外地设立了分公司，员工也是从当地招聘的，所有的一切都是新的。大家十分努力地认真工作。但时间一长，就感觉出了一些问题。问题一：客户来后，没有人招呼，也没有人倒水，要临时喊人过来倒水。问题二：大家一上班，就都忙自己的事，办公室卫生没有人负责。问题三：下班的时候，经常可以看到一些人的桌子上乱七八糟。问题四：有的人外出时间较长，计算机不关。问题五：办公室钥匙没有管理，出现因为拿钥匙的人来得晚而进不了门的情况。问题六：一些物品如抹布、装机器的纸箱等随意乱放。.开始时，是发现一件事就说一件事。但这个人注意了，那个人还会犯。于是考虑建立管理制度以及与此相配套的机制和流程。机制和流程建立的出发点以前看到过一篇文章，其中提到社会主义和资本主义建立制度的不同出发点而导致的不同结果。以前苏联和中国为代表的社会主义国家，认为人民是国家的主人。同时中国传统文化中的“人之初、性本善”又把人认定为生来就是善良的。在这个前提下，规章制度的重点就放在把要求人们应该做什么和不应该做什么的条款列出来。其出发点是认为既然人是善良的、人民是主人，所以一定会自觉遵守。但不遵守怎么办？违反了又怎么办？没有相应的机制和流程来保障。而信奉基督教或天主教的西方资本主义国家，认为人生下来是带有原罪的，人的天性是懒惰的、对自己的行为是不加控制的。只要失去监督和管理，人就不由自主地会自我放松，出现懈怠和偷懒。在这个判断的前提下，他们制定规章制度时，除条款外，还会加上如何监督、如何管理、如果违反了将会受到什么样处罚的机制以保障制度落实。从实用角度建立机制和流程为此，在建立办公室管理制度以及保障机制和流程方面，主要从以下几个方面入手：一是指定负责人员。让工作量相对不饱和且一般情况下经常会在办公室工作的员工负责行政管理工作。二是建立办公室管理制度。把办公室值班规则、接待规则、计算机管理规则、办公室钥匙管理规则、电话拨打和接听规范、空调管理使用规定等制度建立起来，并将其作为新员工培训的内容这一。并且对 行政负责人提出要求：即不要总等我来发现问题，而应自主发现问题并提出建议，经过我认可后追加到制度中去。三是建立检查监督机制。第一级的负责人是行政管理人员，第二级的负责人是我。我们两个人不管是谁，只要发现了问题，就要一追到底有的问题如违反了已有的管理制度，就会追到人。有的问题是制度中没有的，就要完善并追加到制度中，并公之于众。四是建立处罚机制。负责行政管理工作的人，在每月的绩效考评中，就有这个考核项，由我负责打分。每次打分时，我都要进行绩效谈话，告诉他这项分数得了多少分，被扣了多少分，扣分的原因是什么。通过此，使他知道他在这方面存在的问题及应如何改进。而其他员工在这方面的表现，也会有相应的分数。在考核表上，列在“文化理念”中的“公司制度执行”项中，由培养人负责打分。这样，员工只要是违反了办公室管理制度被行政管理人查问，就知道这个月肯定是要被扣分的，从而引起注意不再重复犯错。在公司物品管理上，建立了以下机制和流程：一是计算机管理。让行政管理人员逐台计算机进行登记，不仅登记数量和种类，还要登记鼠标和键盘以及主机内各个板卡的配置和型号，以防止有人更换里面的东西。其管理流程为：新员工入职分配计算机并核对配置本人签字交付使用员工离职本人填写离职登记表行政管理人核对计算机配置并签字本人签字主管签字二是车辆管理。通过管理机制避免公车私用。其管理流程为：用车申请人申请用车填写出车地点车辆管理人审批时填写大概里程数出车前司机记录出发时里程数出车回来后司机登记里程数里程数结果报给车辆管理人。司机申请加油统计上次加油以来行驶的总里程数车辆管理人员核对加油三是传真机管理。凡是收发传真，都要由使用人在登记本上进行登记，行政管理人员进行不定期的监督和检查。四是电话管理。因为涉及到要与总公司和客户沟通，难免会有长途电话。为了加强管理，把长途功能全部锁定。如果因工作需要打长途电话，当事人要在行政管理人员那里领IP卡并履行登记手续。如果因业务需要，经常要使用长途电话，则可领用IP卡。对于与总公司沟通频繁的人员，则给他们配麦克风，通过语音进行工作沟通。五是办公用品管理。所有采购，哪怕是最简单的签字笔和笔记本，也要先入帐后领用。六是打印机管理。打印人先在登记本上登记要打印或复印的名称、数量，并登记姓名。之后在行政管理人员处领取相应数量的纸张。通过这种管理机制，也可有效避免公物私用。机制和流程建立的效果规范建立起来后，效果十分明显：只要有客户进来，行政管理人员马上就会站起来招呼并倒水。如果他不在，会计就会起来，如果会计也不在，出纳就会主动迎上去。总之给客户的感觉是他进来后，公司一定会有人热情地接待。客户走后，他们会马上过来收拾客户用过的一次性水杯，把烟缸收拾干净，以备下一个客户来时使用。每天上班下班，员工就会按照值班顺序做当日应该做的一切事。早上第一个过来开门；打开总电源开关；打开窗户；打扫办公室卫生；下班后检查窗户关闭情况；检查员工桌面和电脑情况；最后关闭总电源。每天上午下午各两次，负责行政管理的人要巡视办公室秩序，对有问题的地方进行处理。对放置不合适的物品要清除或移位；对外出忘刘关闭的计算机上去关掉，并对该员工进行提醒等。在冬天和夏天，行政管理人员会根据室内温度表显示的温度情况，决定是否开空调。如果需要，他会主动去开。如果不需要，即便有人提出来，他也会告知对方，温度还达不到要开机的程度。办公室秩序的建立和规范，使得一切都显得井然有序。无论谁什么时候到公司来，看到的都是干干净净，整整齐齐，大家都在默默地认真工作。更没有人乱窜位置或两三人聚在一起闲谈。机制和流程在企业管理中的作用一是规范运营、有章可循。一般来说，只要是企业，不管大小，都会有大大小小的制度或者是规定、要求等。但这些制度是否能够得到执行、是否可以执行到位，全靠机制在起保障作用。有了一套好的制度和保证制度正常运转的机制，才可能使企业的运营和管理进入良性循环。即便出现了问题，机制也可以迅速发挥作用，及时地纠错和弥补，以最大限度地减少企业的损失和损害。二是树立形象、建立品牌。一个建有良好制度、机制和流程企业，对外给客户的感觉是企业很正规，容易取得信任，容易达成合作。对内给员工的感觉是企业做事有章法，对公司前景抱有希望，可以极大地增加凝聚力和向心力。三是管理有序，降低成本。有了完善有序的机制和流程，可以大大地降低企业管理成本，实现充分授权。使得各级管理者责权利相符。有利于新员工的快速成长，也有利于到新的岗位上的员工很快适应工作。建立机制和流程要注意的问题一是着眼于面向未来。之所以要建立机制和流程，是为了保证制度的顺利实施。制度不能顺利实施的原因，是执行过程中出现了问题。问题出来后，一般来说会有两种处理办法：一是对当事人进行责任追究，二是对制度进行完善。在些过程中，要把重点放在面向未来，所有的检讨和回顾，都应是出于“完善制度、建立机制、规范流程、避免重复犯错”的原则进行。只有这样，才能使各方面都能够心平气和地就问题来谈解决方案，使得公司走上“面向问题、面向管理、自我纠错”的良性循环轨道上来。二是直对漏洞和问题建立有效的机制和流程。不能一味地生搬生硬套别人的机制和流程，不能为建机制流程而建机制流程 ，一定是要针对漏洞和问题而建。只要发现问题，就从制度上、机制上和流程上找原因，及时补充和完善。这样随着企业的发展，使得企业管理越来越走向正规。通过这种方法建立的机制和流程，才会更适合自己企业的现状和发展需要。三是对已经建立的机制和流程进行优化。时间长了，机制和流程多了，难免会造成相互之间的矛盾和制约。要针对出现的问题，适时进行流程再造。实施时既可以由最