要事优先与时间管理.doc

首届中国彼得德鲁克高层管理论论坛六：要事优先与时间管理论坛主持：黄建东彼得德鲁克管理学院 CDE培训总监 (北京光华管理研修中心) 资深讲师对话嘉宾 刘家雍 趋势科技全球副总裁、趋势科技亚太区总裁向松祚博士，华友世纪通讯有限公司创始董事长向炳伟 西安企业家联谊会主席、陕西伟志集团总裁黄建东：谢谢主持人的介绍！我觉得刚才主持人的介绍里面好像有一条和上午刘总说的不大一样，上午刘总讲的是成功的企业家关注的过去，成熟的企业家关注的是未来，刘总上午刚做了一个关注未来的演讲。我是老师出身，我说今天的主人是各位嘉宾，我想先请出我们的刘家雍总裁，上午都见过了。今天我们的对话嘉宾中间还有一位在他创办的公司在纳斯达克上市了这位嘉宾公司的名称叫做华友世纪，是向松祚博士，向博士学位很多。另外，姓向的人好像并不太多，很有意思的我们今天第三位嘉宾也同样姓向，伟志集团的向炳伟董事长，他同时还兼任了中国服装协会的副会长。可见他的公司生意做到什么程度。我们今天请来了三位嘉宾要讲到的要素优先和时间管理，说起来这个道理简单的不能再简单了，可是恰恰根据我们这两天的主讲嘉宾，对德鲁克研究了28年的这位教授，他觉得要事优先和时间管理是做到卓有成效的两大支柱。哪怕你有再多的资源，哪怕你有再多的钱，再好的人，你管理者忙的整天晕头转向，不知道干什么好，或者说你总是在埋怨自己的时间不够用的话，你的管理就出现了很大的问题。所以，我想请问我们一下在座的三位老总，你们在自己的企业的管理中间或者在自己的学习中间，向博士我想问一下在你学习回国创业以及在经营你的业务过程中间你觉得你的时间够不够？向松祚：时间够不够？从绝对意义上是不够的，从相对意义上来讲是够的。黄建东：够是为什么，不够是为什么呢？向松祚：我非常同意德鲁克先生他讲的经济学家也是这样讲的，我认为从时间稀缺性的角度来看，企业和个人是不太一样的。我们知道企业经营最重要的条件也是时间，因为我们今天讲你要枪战先机，如果你的公司是公关公司，在发布财务报告的时候你要有预期，预期能不能达到这是一个非常重要的时间概念，如果你预期达不到投资者对你非常失望，会影响你的企业的形象。所以我觉得时间对于企业来讲它的约束是很多层面的，投资者对你有约束，员工对你有约束。在创业的初期企业没有盈利的时候，首先是我每个月能不能给员工发出来工资，这是非常麻烦的事情。从投资者的角度你能不能达到投资者对你的希望，我们知道现在的风险投资，投资你的企业都是有所谓的叫做就是说我占你多少股份，不是我今天谈定就谈定的，今天谈30%，如果你还没有我可能要占你35%或者40%，所以这个时间的约束我觉得对企业的约束非常大。第二个体会我们现在经常讲执行力，什么是执行力？我觉得所谓的执行力就是你能不能按时间实现你的结果，你能不能按时把你的结果实现，你能不能实现投资者对你的希望，能不能实现员工对你的希望。我们在分解我们公司的职能，我们有很多部门，比如说每一个部门能不能实现你的目标，我觉得体会执行力了体会是你能不能按时实现你的目标。黄建东：时间对于管理者本身讲起来，刘总我想你很有体会，从你上午做关注未来的管理者的演讲中间我发现你对德鲁克的那些书是读的很透的，尽管刚才詹文明先生在问读了多少遍的时候，我看你读了很多的样子。刘家雍：当然你提关于管理者对于时间的问题，我想时间是非常稀缺也是永远不够的问题。但是我觉得这是一个相对的概念，怎么说呢？当然我们想要做的事情永远比现实要大得多，时间管理对我来讲它是一个取舍的问题，大部分的管理者，越是做到资深的，越是野心很大梦想很大的人他越容易犯一个错误，就是说舍不得，什么事情想法很多。比他的员工、比他的同事想的快、想的多，更积极更有原创力。但是有一个问题，这么多的事情，你的部署，你的同事，你的员工他不见得跟的上，这么多业务方面、战略方面、人的沟通问题，到最后是一个取舍问题。但是我觉得最后这是一个取舍问题，你是不是能够放下心来自己忍住，你是最好的，工程师出身的，你自己往上走的时候你把自己授权方下去，让一些新主管冒这个险，让他经历，如果你一旦掉这个误区里面的话永远有事情做不完。第二，就算是你已经做好的取舍，你把该放的放，该给的给，自己站在一个超然的立场管理的时候，我觉得是纪律的问题。这个纪律的问题要是考验管理者自我管理的能耐，通常这是人性的弱点，很多事情讲得很好也坚持，晚上回去的时候也反省，我今天又插手了我部署的事情，我很累，可是这个纪律怎么样能够非常严谨的贯彻呢？遇到你的演讲时候，你说我不去，这个客户拜访我不去，让他去做，这个纪律自我控制对于一个管理者来讲是卓有成效的方向里面是非常大的考验。为什么德鲁克的书读很多遍，因为他会不断的提示你看看这些基本的原则是不是都贯彻了，我认为这是对管理者最大的提示。黄建东：刘总刚才已经触及到了，我们老说，来，填个表格，这是重要的，这是不重要的，这是顶级的，这是不顶级的。德鲁克在这里讲到的要事优先，究竟要遵循什么样的原则来决定哪一个是重要的呢？咱们向总是白手起家的创业家，也是企业家，而且也是对德鲁克的书已经到了深入学习有点痴迷的程度了，最近重新翻译出版的德鲁克在管理方面第一本谈企业战略的书，叫成果管理。这本书的中文本的推荐序言就是向总写的。向炳伟：我是受黄教授安排做了一个补台王总的角色，我这个补台我发现也弥补了整个会议的缺憾。为什么呢？因为这次演讲嘉宾个个都非常精彩，犹如光彩夺目的美女，但是缺乏一个丑女来做衬托。其实我是一个时间管理做得不好的管理者，为什么说呢？第一，从我们企业的结果来看，96进入全国服装百强，但是到现在还是百强还没有进入前十位，这是第一点。第二，我想原因是什么呢？有我经历的原因，我是四年农民，七年泥瓦工，自己受教育少，以前读管理书少，以前也没有接触过德鲁克的书籍，是以自己的工作生活环境养成许多对时间管理不科学的一种习惯而导致。那么，为什么还坐在这里呢？我想可能有两点：1，我是以勤补拙。2，发挥别人的长处，用别人的优势弥补我自己的弱势。我找助手的时候首先是他的时间管理的比我好。通过读了德鲁克的书我现在有一点体会就是有两个：第一，要分分秒秒注意节省时间，自己讲话的时候一定要节省每一秒钟。第二，在所有的会议当中如果别人浪费了时间，无论他是副总裁还是什么，你就马上指出来，以前给面子，在咱们给中国给面子是非常习惯的，开始不习惯，后来就习惯了。还有一个经验分享。就是跟刚才刘总讲的一样，就是对所有来的事情先要判定一下这个事情的轻重，是不是该你表态和带你参加，因为现在太多的下属都是习惯请示上级，所以我现在经常说一句话就是这个事你决策，这个事我不懂。那么这样就会节省很多时间，谢谢！黄建东：谢谢向总，向总从整个自己企业的成长经历看到要做什么事情，哪些事情需要管理者自己做，哪些事情可以不自己做让别人做或者是授权下去做。刚才刘总讲的也好，向总讲的也好，都讲到了在时间管理上很重要的一个东西就是要事优先，就是把最重要的事情先做。我们，特别是高层的管理者面对的事情非常多，你凭哪些原则来决定哪是一个要事，哪是一个非要事呢？刘总你读了德鲁克的书，你觉得德鲁克给我们的教导中间，他教我们在确定事情的优先顺序的时候要遵循什么样的原则为好呢？刘家雍：照德鲁克的说法，其实在这两天大家都谈了。第一，他认为要着重于未来，而不是过去。第二，重视机会而不是重视问题。第三，要有自己的特色追求的目标，而不是盲目的跟从，认识自己、了解自己公司的专长。最后，要有很高的目标，就是追求要比较高远，这样的话才能够推陈出新，我想这是他在对于制订优先顺序四个大的原则。黄建东：谢谢刘总，四个原则。确定优先顺序看来是有原则可循的。头两个我印象比较深因为上午刘总刚刚讲过，我们经常写报告给上级。写报告的时候很容易报告问题，老总检查工作的时候也经常问有什么问题。为什么我们企业的管理者往往会犯这样的错误，把时间花在解决问题上，而不是去把时间花在关注未来上呢？这又是什么原因呢？既然知道时间的要紧，既然知道要确立优先顺序要注重未来而不是注重问题。可是我们恰恰做的时候经常有这样的事情发生，什么原因呢？向总，你是蒙代尔的学生，又是张五常经济学的传播者，又学了管理，你对这方面根据你对德鲁克书的理解，你觉得为什么会出现这样的问题呢？向松祚：我认为德鲁克先生讲的怎么样确立优先的顺序非常一般化，当然我要讲一点不同的声音，我觉得有些东西他讲的非常的一般，没有办法照他去做。我觉得对于一个管理者特别是在时间上我觉得要谈具体的人，因为每一个人对于自己的时间管理是非常不一样的，但是我愿意跟大家分享我经常思考非常有名的人的例子，当然都是伟大的人物。比如说衡量一个管理者或者衡量一个管理者的时间管理是否有效呢？你怎么能说你的时间管理有效呢？先撇开这个人的天生智力有差别以外，我愿意跟大家分享的几个例子，一个是我们的邓小平先生，我最近写过一个文章我认为有效的管理者，当然我们学德鲁克先生的著作是必要的，当然我们更应该总结我们自己国内的中国的很多伟大人物他们的经验，比如说小平先生的成就我相信没有一个人可以否认的，小平同志在他最忙的时候其实他才工作半天，他跟周恩来总理两个人的正好相反，每天下午小平办公桌上什么文件都没有，周恩来桌上的文件是堆积成山。为什么他后来能发动改革开放能够彻底改变一个民族命运呢？如果他没有深入的思考，他哪有时间思考呢？所以我认为他的经验，他是怎么管理时间，他怎么运用时间怎么取舍这是非常了不得。第二，大家都知道曾国藩，他平定过天平天国，当过非常高的官员，他在文学、艺术思想方面的成就我相信不亚于任何一位大学者，他做什么呢？他下围棋，谈天说地，这做到的呢？所以我认为时间的管理是非常个性化的，是非常受文化传统，受个人哲学思想的影响。一个外国人物我最研究的就是美国的（英文）在他晚年快要死的时候他说好像是上帝教我这么做的，他活了98岁，50岁以后他就退休了，他说50岁我是赚钱，50岁以后我怎么花钱。所以我觉得作为一个有效的管理者我觉得怎么样管理好时间或者怎么好利用时间，我个人觉得很难有一般性的原则，我认为是非常难的。我跟大家愿意分享的我们应该看看这些取得重大成就的人他是怎么做的，他的日常细节是怎么安排的，因为衡量一个人的时间是否有效，我现在说我的时间管理有效你怎么相信呢？黄建东：谢谢向博士给我们举了几个大家很熟悉的人物，而且像邓小平，我们的总设计师我们都很敬佩的人物。向博士提出这个问题实际上恰恰跟德鲁克讲的内容差不多，为什么说差不多？向博士从这个角度去看，为什么邓小平，中国改革开放的总设计师，能够腾出时间来去思考中华民族如何在世界民族之林站立起来，如何取得这么一个地位的问题。他如果说也像一般的不懂得怎么管理时间的人去做的话，恐怕他没有那么多时间去想中国整个中华民族的问题了。这恰恰说明邓小平同志在这个问题上面做的很好，也许向博士不大同意这一点，但是你举的例子正好佐证了时间要管理，而且特别是对越高层的管理越需要管理时间。刘家雍：回到我们平凡一点的人对时间管理的挑战，我在想为什么我们在优先顺序上常常没办法遵照一般的道理呢？我自己一个感受就是在一般的生活里面，我们在当然很多的管理都做的不够到位，环境不成熟，不管是新创还是突破的要创新的，你常常知道什么是重要的，你知道什么是影响深远的。但是却没办法避免，你的员工、你的客户、你的产品，一切的事情都会被击破，这些事情没有人可以解决。所以我觉得在事物上面来讲我们每天遇到的都是重要的，所以到最后大家都会天天都在处理急的事情，而把重要的事情放在后面，这是生活上面最常碰到这样的事情。黄建东：谢谢刘总，确实是这样的，像这样的事情可能我们生活中间大家都能够碰得着。实际上在时间管理过程中间也应该学会说“不”这个字。如果什么时候你都把大门敞开，也许你不要说八个小时一天不够了，咱们的老总们一天12个小时也不够了，总会有人来找你。我不知道向总是不是在你的生活中间、工作中间碰到过这个事情。向炳伟：差不多每天都要碰到。我自己从企业管理的角度，你必须要做的事，在管理过程中发生的事这个是最难以做好的。我个人的一个体会比较深的是，一定要根据企业不同时期与不同的环境、不同的事然后去决定自己该选择做什么事优先顺序和重要与否。比如像我们有时候也会到市场去调研，当营业员，也就是说要开发、研发产品，你做一个开发员。那么这只是很小的事，但是也有时候要做一个广告一次花300万，这是一个大的决策，对广告如何在哪儿投放，怎么投放我不懂。从管理上来讲这个都应该我去做决策，我就交给那些专业人员这个事我不懂，你的决策能力比我强，这是一个。最重要的其实是选择哪个事情在前，哪个事情在后。我们这几年一直遇到一个问题，我们的企业发展了19年了，我已经在回顾自己和分析自己的企业。要使企业发展的更快、更好，要想实现自己的一个愿景，但是没有战略。我们的愿景是在2015年销售收入达到50个亿，远的想做到中国最受尊敬的企业。这里我们遇到一个问题是订战略还是找总裁的问题，我们的董事认为是先订战略，我认为是应该先找总裁。为什么呢？因为我虽然有愿景，但是没有战略。订战略，即使我们找最优秀的咨询公司他也需要根据企业内部的人力资源等条件以及内部人员我们的选择能力来确定战略。如果我们的总裁班子有能力的话，那么我们订下来的，首先我认为自己在决定战略的时候能力有一部分的缺陷，所以还是坚持要先找总裁。黄建东：谢谢。又回到上一个论坛的内容上来了，确实是，你要管理时间你把有些时间事情交给别人做，肯定有用人的事情。我们当然都不是伟人。德鲁克说组织的功能是什么，组织的功能就是平凡的人在一起做出不平凡的事情来。既然我们在一起做出不平凡的事情来，既然作为一个管理者。特别是高层的管理者，时间那么紧张，也不能借，可是时间没有了你向谁要，管理时间有没有办法，是不是有几个步骤可以管好自己的时间呢？这个我想几位老总在学习德鲁克的卓有成效的管理者第二章“时间管理”的时候，可能老总们有体会，因为其他地方德鲁克也同样讲到了关于时间管理的东西。向博士您觉得刚才已经是举了几个伟人的例子。如果说这作为你自己来讲，你怎么管时间呢？向松祚：我觉得时间管理对于企业和对于个人最一般的原则是完全相同的，首先确定这个战略，对于企业来讲当然要确定战略。我觉得最麻烦的问题是我们怎么知道哪一件事是要事，我认为这是困扰我们最麻烦的事情，所以人生决定这个事情是最重要是赌博，这就是一种赌博。但是不管你是赌博也好是不确定也好，你要决定你做什么，你这个公司进入哪个行业，你一定要定下来。我认为这是对企业、对个人来讲都是最重要的，你这个人到底要干什么，你是要经商还是要当官还是要做学问，你是要经济学问还是做什么，在一个领域里面必须要定下来。第二个原则是专注，中国的哲学家、中国的修道的人反复讲人生要取得一点点成就关键是恒心，你定下这个事以后能不能坚持下去，能不能坚持在这一点上做好世界的最好水平，我认为我比不上我认识很多的美国的学者，教我的教授，我认为我做不到他们。所以你能不能排除干扰，再一个能不能坚持我认为这是最重要的。黄建东：谢谢向博士，如果说有秘诀的话怎么样来集中精力把重要的事情先做好。我们都知道韦尔奇，也都知道通用电气，咱们都知道韦尔奇提出的数一数二的提法。他自己在讲到通用电气公司数一数二的提法的时候说，“数一数二的思路来源于德鲁克提出的两个非常尖锐的问题。第一个问题是，如果你从来没有进入这个行业，那么你今天会进入这个行业吗？如果答案是否定的，那么再问问自己，对此你打算做些什么？”这个数一数二的韦尔奇的思路，他说是来自于德鲁克这两个尖锐的问题。德鲁克在评论到韦尔奇数一数二的思路的时候说，“杰克韦尔奇意识到，在他接任首席执行官的时候，通用电气公司要做的事情并非是他想要进行的海外夸张，而是放弃那些在行业中不能数一数二的业务，不管这些业务带来的利润有多么巨大。”这么说起来的话，看来还是要决定优先顺序。刚才刘总总结了几条原则，而且刘总上午做一个关注未来的管理者讲的很清楚要关注未来。那么在管理时间中间究竟有没有几个可以遵循的步骤呢？怎么样来管好自己的时间？我想请刘总跟大家分享一下，你学习德鲁克那些著作的体会。刘家雍：其实当然他在书上讲的很多，要记录时间，要一次只做一件事情或者说专注这些。这个原则我想大家都清楚，但是我刚才在听向博士在谈的时候你要知道你在做什么，结果是把它很清楚的列出来一个目标，结果我觉得我们大部分的人不知道你常常要什么。我想到一个以前我听过的笑话，但是对德鲁克稍有一点点不敬，他讲有一个某开发中国家的外经贸部长遇到了问题，他遇到失业率、经济增长缓慢、农业的问题、工业的问题一大堆，他把德鲁克请来以后开始报告我们这边有失业率的问题、教育的问题，讲了半天以后老先生说你讲了这么多问题你想干吗呢？这个部长一听他说我讲了这么多问题我到底要干吗？结果他回去把这些问题好好的整理一遍，他说现在我们从18个问题减到了这么少，我怎么办呢？德鲁克老先生说你到底想干吗呢？他说对呀，我到底想干吗呢？第三次问题已经浓缩到三项了，他想这下子可以请大师帮我解决了，德鲁克大师说你到底想要干吗呢？这个问题问完以后他大彻大悟。这里面我觉得有一个很关键的问题，他不断的在测试你的底线，你可以放弃什么，不可以放弃什么。我觉得这是一个哲学层面的问题，你到最后还是只能选一两样要做的事情。我觉得你选择一件事情，当然隐含着取舍和价值的判断，你对事业的理解，你对自己优先顺序的判断，不断的问自己我到底要什么，也许没有答案，但是到最后目标会越来越清楚。黄建东：谢谢刘总讲的这个故事，就是说我们在管理时间的过程中间，因为德鲁克书里面说得很清楚，要记录时间，然后要找出浪费时间的那些活动，有没有浪费时间，我现在出一个小问题给各位嘉宾们提出来也给各位来宾们提一提，这个问题实际上很简单，如果说现在在你面前有你的老板在，你的老板说让你赶快到我的办公室把戏票拿过来，而你现在手头上做的事情是老板要求你必须在下班前完成的事情，这个时候你怎么选择呢？怎么各位嘉宾会有什么选择？向炳伟：继续完成手头上的工作，因为工作重要。这样对工作负责，如果去拿戏票给老板的话那是得老板个人负责有讨好老板之嫌。黄建东：所以向总宁可对企业贡献。向松祚：如果拿戏票的时间很短也不影响我们的工作。黄建东：如果是很长时间就不行了，这里面有两个事情。它肯定有一个轻重的选择，究竟哪一个更重要。回到德鲁克在卓有成效的管理者里面说到的那样，究竟我对企业的贡献在什么地方。这是我们第二个论坛里讲到的东西。我们可以想办法把自己浪费自己时间的那些活动找出来。，我讲一个笑话，有一位老总几乎每天都要收到很多请柬，不是请去吃饭，就是请去演讲，或者出席一个什么典礼。老板呢挺高兴，那么多单位，那么多事件都来请我出席，看我多么重要啊！后来，有一次也是去出席一个晚宴，结果主人在迎接的时候说，我真想不到你还真能来。实际上主人根本没有指望这个老板能来。很多事情在做的时候恐怕是形式上的。我不给你发请柬不好，但是你来不来对晚宴并不重要。这就看我们在管理者在管理自己时间的时候敢不敢说一个“不”，刚才拿戏票也是一个例子。除了敢于说“不”以外，在管理时间时，要找出那些浪费时间的活动，然后不去做那些事情浪费时间的活动。我们要找一找，有没有这样的活动，有没有这样的事情在我们企业里面，刘总和向博士有没有什么样的经历或者是体会跟大家分享一下。向松祚：就是说这个活动你很难判断这些活动你应不应该参加，我前面讲了时间管理者对于一个企业、对于个人、对于一个国家来讲，对于总理、对于总书记其实是一样的，你要专注就意味着你要排除无为的干扰，大家知道你要请别人吃饭，别人要请你吃饭，或者说这个人我要不要请他吃饭，大家知道在中国做企业吃饭和应酬是花很多时间的，哪些饭你该吃，哪些饭你不该吃要判断一下。你要专注如果你深刻的思考、慢慢的思考最后你发现其实这些活动我根本没有必要参加，什么演讲、什么研讨会我参加干什么呢？为什么一个学者的大部分时间应该去做调研，应该研究文献，如果你把时间大部分拿去接受电视的采访和媒体的采访，你怎么做出世界级的贡献呢？我想中国人经常讲的定力，你能不能经得起诱惑的考验。黄建东：向博士提出了一个很关键的东西，我坚持什么，可去可不去的按照一般的说不去的话时间就省下来了。刘家雍：做主管的人很多时间是被人家决定的，并不是你自己可以决定的。比如说我常常出差到我自己所属的国家，在我还没有去之前当地的员工已经把你的时间定了，这确实是浪费时间。我常常想这个怎么样解决呢？后来我的心得就是说，如果他们不知道你的优先顺序，如果你的同事你的员工在占用你的时间，他们不知道你的尺度和顺序的话，你的时间被他浪费也没有办法。因为做主管的都希望你拜访他们的客户，人力资源希望你给员工做培训，工程部门希望你去工程部门打打气，或者了解开发的问题，因为你既然占据了那个位置，你就承担了这个责任。大家抢的时候，你必须把这个话讲清楚。这样的话当你的其他跟你互动的同事甚至客户，我想这样的一个事情就预知的话，可能一方面不会得罪人，你自己有操控。另外一点我们做主管的常常浪费