村级社区文书档案新《规则》整理方法.doc

村级、社区文书档案新规则整理方法一、确定归档文件的整理单位按新规则整理，就是以“件”为整理单位进行整理。“一般以每份文件为一件”，整理单位为“自然件”。如：文件正本与定稿为一件，成套报表、名册、登记表、图册等一册（本）为一件，会议记录每年度为一件，本村、社区向上级机关的去文与这些机关的复文各为一件。需要注意：“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条目录。建议村、社区平时把这些“为一件”的两个或两个以上的文件放在一起并装订好，以减少集中整理时的工作量。二、分年度和分期限（一）分年度判定文件所属年度，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，对于计划、总结、规则、统计报表以及规章制度等内容涉及不同年度的，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件的所属年度。（二）分期限。分别对照村级、社区档案保管期限表划分。三、文件的装订具体装订方法：（一）对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去掉文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠。（二）两份或两份以上文件为一件，必须进行排序，一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理签（单）的，也要放要前面作为首页。（三）装订方式：所有归档文件均采用左下侧对齐。直接用钉书针装订；过厚的文件可采用三孔一线的装订方法。四、归档文件的排列村、社区的排列顺序：镇（乡）党委名义的镇（乡）政府名义的镇（乡）属单位乡镇企业村（社区）支委名义的村（社区）行政名义的。在同一层次内，有文号的按文号顺序排列。五、归档文件的编号（一）盖归档章归档章加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。千万不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章交叉。归档章的格式（我县统一由县档案局制定）全宗号保管期限年度室编件号馆编件号（二）填写归档章项目包括全宗号、年度、保管期限、件号1、全宗号：村、社区不填全宗号。2、年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如二OO一年表示为“2001”。3、保管期限：村、社区档案只有长期、短期两种。用汉字填写全称，不能用代号。4、件号：指文件的排列顺序号，只填写“室编件号”，每年按长期、短期分别从“1”开始编制流水号。比如，XX村2003年长期的文件有35件，那么，将排列好的这35份文件，从第一个文件的件号为“1”编至第35个文件件号为“35”，短期的文件又从“1”开始编件号。六、归档文件的编目归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。（一）件号（即室编件号）件号是指室编件号。（二）责任者责任者是指制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时应使用全称或通用简称，注意不能使用“本乡”、“本村”等（三）文号文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序所编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如莲府发200215号。填写文号时必须照实抄录，不能有任何省略。（四）题名题名即文件标题，完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，填写题名有下列几种情况：1、文件只有一个题名，填写目录中题名项时照实抄录。2、会议记录由于每年度为一件，应加制封面，并用标题揭示内容。其题名应为单位名称年度会议记录的类型，如：村2003年度支部会议记录。3、报表、名册每年同类型的为一件。如：村2003年党员名册。5、来文与复文、去文与复文，填写题名时，应批注“附来文”或“去文”字样。（五）日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2001年1月15日，标注为“20010115”；2001年3月，标注为“20010300”。实际填写目录时，为避免日期影响其他项目的填写，可将表示月日的数字加行填写，即填为两行标注为： 2001 0115（六）页数页数填写一件文件的总页数。（七）备注可不填写。（八）归档文件目录应单独装订成册并编制封面，长期、短期各为一册。归档文件目录封面设置有全宗名称、年度、保管期限等项目，其中全宗名称栏填写立档单位的全称或规范化简称，年度用数字、保管期限用汉字照实填写。村、社区的全宗名称为“云阳县XX 乡（镇）XX村（或XX社区）”。归档文件目录按年度分期限装订成册，不能分别在档案盒中放置。七、归档文件的装盒（一）装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、填写档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。装盒时，应注意：1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内。2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒内。（二）备考表备考表放在盒内所有归档文件之后。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名、以明确责任。检查人：填写负责人检查归档文件整理质量的人员姓名。（三）档案盒封面、盒脊项目的填写1、封面项目及填写要求封面项目设置有全宗名称、即在封面上的双横线上填写立档单位的全称或规范化简称，全宗号、年度、保管期限、室编起止件号、馆编起止件号等项目。全宗名称应字体较大醒目。村、社区的全宗名称为“云阳县+乡镇名+村（或社区）名”，如“云阳人和镇龙泉村”，“云阳县双江镇黄金包社区”。年度填写数字，如“2003”。保管期限用汉字全称表示，如“长期”、“短期”，室编起止件号填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1