南广电子有限公司订货受理管理规定.docx

南广电子有限公司订货受理管理规定1.目的为规范本公司销售订货的受理程序方式，以使订货受理作业有据可循，特制定本规定。2.适用范围本公司销售事前调查及订货受理的业务，均依照本规定处理。3.调查3.1事前调查销售人员对于对方的付款能力等，应做好事前调查工作，并衡量本公司的生产能力是否能满足对方的订购要求，再决定是否受理订货。3.2调查事项销售工作人员应随时做好下列四项调查工作，并及时将内容报告给所属主管：(1)下订单单位的概况。(2)与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对象的同业者。(3)下订单单位与本公司的关系及以前的订货实绩、付款情况。(4)如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月交税能力及交易能力、有无与本公司的同业竞争者交易、业务内容等进行调查。4.订货要求4.1订货方式(1)电话与传真的订货。(2)货款已到与货款未到的订单。4.2“估价单”在提出“估价单”时，应先取得所属主管的裁决认可。4.3严格遵守价格及交货期间在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期间外，对于下列规定也应确实遵守：(1)品名、规格、数量及合同金额。(2)具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、付款方式。(3)除特殊情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以3个月为限。(4)交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。(5)安装、运转及修理等所需技术派遣费的协定。4.4合同如前述条件已具备，应将“订货报告书”连同“订购单”及“合同”等证明订货事实的资料，一起提交给所属的主管。4.5注明新旧客户(1)“订货受理报告书”须注明订购者是新客户还是已有往来的客户。(2)如果是旧客户，应依据交货日期注明目前的未付款项余额。另外，尚须注明交易前或交易中是否有意外事故发生。4.6在受理订货或订立合同时，应依照下列条件选择交易公司，确定付款条件：(1)对于以往一向忠实履行合约的旧客户，可依照惯例认可本交易，但必须规定在3个月内收回货款。(2)与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。(3)即使是旧客户即已往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取直接与其签合同的方法。(4)对于过去曾发生过支票不兑现或不信守合同行为的客户，一概不接受代理除收款以外的订货方式。4.7免费追加补货交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加物品的话，须事前提出附有说明的相关资料并经总经理签核。4.8报告销售人员应定期提出下列报告：(1)每日的活动情况(每日)。(2)每个月的订货受理内容报告(每月最后一天)。(3)收款计划(每月最后一天)。4.9报告的检查根据前项提出的报告，业务主管进行检查后，设立3个月的营销方针计划，并对成果进行追踪。5.订单受理表单5.1业务部在确定订货已成立时，应将工厂生产及出货的必要事项记入订货受理表单中，发函给相关单位。其规定如下：(1)“一般订货受理表”。本表乃受理一般性订货时填写，通常印制成三份，一份由本人留存，一份交给业务部保管，一份交给主管或制造部。(2)“特别订货受理表”。本表主要适用于大量生产的商品或订有长期契约的商品。本表必须记明商品名称、规格、数量、单价、金额、交货日期、决裁条件、交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。(3)“预估生产委托表”。营销部在进行委托生产标准品的预估或其他产品生产预估时，应填写本表。本表须记明商品名称、规格、数量、希望完成日及其他必要事项。本表得到总经理的认可后，交给生产部门。5.2所有业务电话、外部销售或来函的订货受理，皆由受理订货的负责人填写本订货受理表。5.3订货确认、变更通知(1)生产部门针对生产能力进行评估，再依据“订货受理报告书”中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认。(2)负责受理订货的人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人协商，使订货条件能配合本公司的生产条件。5.4业务部须每月制作下列资料，配发给相关的单位：(1)上月底的订货受理余额。(2)本月份的订货受理额。(3)本月份的交货量。(4)上月底预估生产委