集团公司通讯工具管理办法.doc

集团公司通讯工具管理办法第一章 总则第一条 公司为降低成本提高效益，本着节约也是效益的原则，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。第二条 本为法所指的通讯工具为所有公司承担费用的通讯工具。第二章 固定电话管理第三条 公司总部固定电话配备1、公司总部根据实际情况配置电话，以确保公司业务的正常进行，原则上要确保管理人员两人一部固定电话。2、如需移动电话机位置或改变电话分机号码，须报企管稽查部信息管理中心，由企管稽查部信息管理中心安排进行调整，不得私自更改；企管稽查部信息管理中心变更或新增号码后于第二日下班前报人力资源部备案。第四条 分公司固定电话配备1、 分公司原则上按一个部门配备一部固定电话。2、 分公司固定电话号码变更或新增时，需在第二日报人力资源备案。第五条 公司总部固定电话使用方法1、自查本分机号：在本机上直接按1600即可查询。2、拔打：(1) 市话：拔0+电话号码； (2) 长途：拔0+区号+电话号码。3、接听：(1) 转机：转接其他分机号码，按弹簧键或闪断键后在本机上按所转接的分机号；(2) 转接来电：若有别的分机来电而无人接听的，可在本机上按155+无人接听的分机号，进行转接来电； (3) 内部分机的使用：若要内部通话，只需直拔对方分机号即可。第六条 固定电话使用要求1、接听电话礼貌亲切、简洁明朗，接听时须先称“您好，合肥中建”。2、严禁因私事拨打国内、国际长途电话、声讯台服务电话；工作时间接打私人电话应控制在三分钟内，下班后不得使用公司电话聊天。3、不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊、娱乐、收听信息等一切与本职工作无关的事宜。4、员工应在电话铃响三声内接起电话，如因事不在座位上，附近他人应及时帮忙接听，记录相关事由，在本人回来之后应转告接听内容。5、使用人为话机的保管人，电话机不得私自拆卸、移动，人为的损坏由责任人维修赔偿。 6、公司总部固定电话的使用监督部门为总务部，并由总务部进行固定电话费的审核与分摊。 7、分公司固定电话的使用监督部门为分公司行政财务部，原则上要求每月打出通话详单，并由行政财务经理负责寄至企管稽查部审计稽查科，企管稽查部审计稽查科每月进行抽查。第三章 手机管理第七条 公司所有员工手机均由个人自行购买。第八条 公司所有员工在试用期满后，在各部门管理文员处领取并填写手机话费申请单，向其主管申请报销其额定手机费用，核定后上交人力资源部及财务部。第九条 通讯费用公司统一采用限额标准，在限额内据实报销。通讯费用公司统一采用限额标准，在限额内据实报销。公司允许报销手机话费单上的人名与报销人员姓名不一致，但号码与公司人员通信录中的手机号码一致的手机费，如号码更改，应及时通知人力资源部，否则财务应拒绝报销。第十条 公司总部管理类人员根据各岗位情况由各部门领导核定手机费报销标准，并由分管领导审批后，报人力资源部和财务部备案。第十一条 分公司各岗位手机费报销标准为：1、经理级： (1) 职务工资1011级 700元/月(1) 职务工资89级 600元/月(1) 职务工资67级 550元/月2、主管级： (1) 职务工资34级 500元/月 (1) 职务工资2级 450元/月 (1) 职务工资1级 400元/月3、员工级： (1) 销售 基础工资911级 400元/月 基础工资68级 300元/月 基础工资35级 250元/月 基础工资1级 200元/月(2) 服务 基础工资5级以上 300元/月 基础工资4级 250元/月 基础工资3级 200元/月 基础工资1级 100元/月(3) 配件 基础工资5级 200元/月 基础工资4级 150元/月 基础工资3级 100元/月 基础工资1级 50元/月4、行政财务经理每月报销200元，分公司其他管理类员工每月报销50元。第十二条 在公司大规模展示会期间，分公司销售人员（含分公司经理）、服务人员：手机通讯费提高至平时报销额度的2倍；会务组及其他参会人员的手机通讯费按照实际发生额度，经分管领导核准后给予报销。第十三条 为加强管理，自2005年12月1日以后进入公司，在公司报销通讯费的所有销售、服务人员的手机户名一律为公司户名(合肥本地为公司户名，外地手机为当地分公司或办事处户名)。第十四条 为杜绝私倒信息行为，所有人员只允许有一个手机号码(如特殊需要，经分公司经理、分管领导同意并报人力资源部备案后，允许在限额内报销使用双号码)，原则上不允许打电话给集团以外从事与公司业务相关的人员，公司将严惩将信息泄露给竞争对手的人员。每月销售、服务人员报销手机费时要附通话详单(不附通话详单者一律禁止报销手机费，总部集团统一付费的员工可以书面形式委托人力资源部统一打印通话详单)，分公司行政财务经理每月将销售人员电话详单寄至企管稽查部审计稽查科(已委托人力资源部统一打印的除外)，企管稽查部审计稽查科进行核查。第四章 手机集团彩玲管理第十五条 公司除法务人员以外，其他所有员工手机必须加入公司集团彩铃。第十六条 所有新分配至各分公司、办事处的人员，各分公司行政财务经理、办事处主任必须在人员到岗后的五天内将人员的手机号码报备至人力资源部并将号码加入公司集团彩铃，在合肥办理的手机号码统一报送总务部，由总部统一办理加入集团彩铃。第十七条 所有分公司、办事处人员需更改号码时，各分公司行政财务经理、办事处主任必须在新号码办理后的第二天将新号码报备至人力资源部，且必须在新号码办理好的五天内将新号码加入公司集团彩铃。第十八条 所有分公司、办事处离职人员，各分公司行政财务经理、办事处主任必须在离职人员办理离职手续的当天，取消公司集团彩铃，若手机卡是以公司名义办理则必须在离职人员离职的当天收回手机卡，离职人员名单及号码也必须在当天报备至人力资源部。第十九条 人力资源部每月29日将本月新进人员与离职人员名单及号码报送至总务部，属于合肥号码的由总务部办理彩铃取消和加入的具体事宜(对于总部新增和离职人员，应由人力资源部于到岗或离职当日报总务部，并由总务部在二日内办理完彩铃取消和加入的具体事宜)。第二十条 每月30日总务部将对各分公司、办事处的铃声进行抽查。第五章 附则第二十一条 违规情况1、严禁因私事使用公司电话拨打长途及信息台，公司企管稽查部不定期检查，如发现未落实的单位和部门，除追回责任人应承担的费用外，还要追究单位和部门负责人的责任，并对公司分管领导、部门负责人和责任人处以每人200元的成长赞助金。2、各分公司、办事处的员工铃声凡属于以下情况时：(1) 员工号码已变更但未在规定的时间内向人力资源部报备；(2) 员工已离职，但未在规定的时间内办理取消集团彩铃；(3) 员工的集团彩铃内容是旧版彩铃内容。属于以上情况，各分公司行政财务经理、办事处主任将交纳200元/人的成长赞助金。3、由于总部具体办理彩玲的相关责任人未按上