项目公司技术澄清管理办法初稿.docx

武夷山一体化项目公司 发布2014-04-16实施2014-04-12发布项目公司技术澄清活动管理办法 Q/TC TCD-WYS-000(V1.0)武夷山一体化项目公司管理制度1Q/TC TCB-QG-002(V1.0)目 录前 言I文件修订历史II一目的：1二适用范围1三总体要求和活动原则1四澄清活动流程2五附件35Q/TC TCC-ZY-009(V2)前 言本文件由武夷山一体化项目公司提出；本文件由武夷山一体化项目公司归口；本文件由武夷山一体化项目公司起草并负责解释；本文件主要起草人：吴涛；本文件起草部门审核人：吕勇；本文件批准人：王伟；本文件为首次发布，版本号为V1.0。文件修订历史版本状态修改条款增加（A）或删除（D）修订内容项目公司技术澄清活动管理办法一目的：规范项目公司技术澄清过程管理，提高项目技术团队对外交流活动效率和活动信息再利用价值，特制订项目公司技术澄清活动管理办法。二适用范围本办法适用于武夷山一体化项目公司技术澄清过程的管理，主要适用项目进程中发现的初设问题、施工图问题、施工过程中存在技术歧义问题，需要项目公司技术人员向业主或原设计单位以及其他项目相关方（项目相关方包括勘察设计单位、咨询单位、联合体、分包方、业主方）进行正式澄清的活动过程。三总体要求和活动原则3.1总体要求在项目进程中发生需要与项目相关方发出正式澄清时，均需按本办法规定执行。3.2澄清活动原则3.2.1批准原则：即项目公司正式技术澄清的提出均需要技术经理批准。3.2.2经办人主办原则：即针对每一次正式澄清的提出由一人经办到底，正式澄清前的基础联络、正式澄清函的发出与催办、发出澄清后回函信息的收集、传递、等均由经办人负责，避免多人经办造成混乱。3.2.3有效追溯原则：项目公司技术澄清活动的主要信息均要完整保存，实现对经办人、澄清过程时限、技术澄清内容等能够追溯。3.2.4澄清函档号编码原则：WYXM-工程代号（QJGDCZTXXHGACHJDTCGPDJQT）-年月（年月用两位）WYXM-代表武夷山项目组为方便澄清函件归档和后期查阅，澄清函档号编码以工程代号进行。QJ-代表区间工程范围内的澄清；GD-代表轨道工程范围内的澄清；CZ-代表车站工程范围内的澄清；TX-代表通讯工程范围内的澄清；XH-代表信号工程范围内的澄清；GA-代表供电工程范围内的澄清；CH-代表车辆段与综合基地工程范围内的澄清；JD-代表机电设备安装工程范围内的澄清；TC-代表通风、采暖与空调工程范围内的澄清；GP-代表给排水工程范围内的澄清；DJ-代表电力监控工程范围内的澄清；QT-代表上述范围之外的澄清；四澄清活动流程项目公司需要向项目相关方提出技术澄清时，经办人在确认好对方负责人的情况下，填写纸质澄清函交业务组长审核、技术经理批准。批准后经办人到办公室资料管理员处登记项目公司技术澄清发、收函登统台账，同时将纸质澄清函交办公室资料员留存备案。（澄清函模板见附件1；技术澄清发、收函登统台账见附件2）4.1发出澄清函。经办人做好以上工作后即以传真方式向相关方发出澄清函，发出澄清函后，经办人应及时通报澄清函接收人办理澄清函回执，收到澄清函回执后交办公室资料员存档。4.2澄清过程催办。经办人应视澄清事项的急缓程度，适时向接收单位了解回函情况，催促接收单位按时间节点办理回复。预计可能造成不良后果时要及时向上级领导汇报，以便必要时可以高层次催办。4.3收到对方回函的处理。经办人收到回函后应将原件进行备份，原件备份后，将原件交办公室资料员登记、归档、保存，备份文件的电子文档传递给项目公司相关人员阅办，对于需要公司领导阅批的重要回函，经办人需将备份回函的纸质文档交公司领导阅批。4.4技术澄清资料保存。办公室资料员按一次澄清活动，对发出的澄清函、澄清函回执和澄清回函原件合并保存，具体保存管理执行项目公司项目资料管理办法。五附件附件1：澄清函模板致To填接收单位法人全称日期Datexxxx年xx月xx日收件人Attn填联系确认好的接收人档号Ref.按办法规定填发件人From填注册的项目公司法定名称传真Fax实际用的传真机号关于Re.填澄清函涉及的主题词页数Page按实际页数填数量澄清函致xxxxx院/xxxxxx公司： 我公司针对xxxxx事项需要贵方给予澄清，具体内容如下，请贵方予以回复支持。一、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；二、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；三、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；X、X、澄清函回执注：收到此函后请务必按下列格式签字盖章确认并回传此页至：区号-传真号或邮箱收函单位 （盖章）签 收 人签 名日