l高校档案管理的价值和意义.doc

l 高校档案管理的价值和意义高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的归档保存备查的义字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。档案管理在高校T作巾具有重要价值和意义主要体现在以下几个方面：一是领导决策的参谋。档案巾记录了大1i前人的认识，包括教学、党政管理等方面的信息。学校领导要傲iJI科学的决策，就要进行溯禽研究，就要以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。学校处理好各种问题，必须切实掌握有关档案材料才能提高办事效率。档案是过去学校工作的原始记录可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明，我们通过查阅学籍档案和有关资料，就可得到真实的情况。i是宣传教育的素材。档案翔实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。档案部门可利用档案编写校史，举办各种展览，介绍本校艰苦奋斗、发展壮大的过程，对广大师生进行爱国主义和革命传统教育具有强烈的说服力和感染力。2民办高校在档案管理工作中存在的问题 随着我国高等教育改革的不断深人民办高投获得了蓬勃的发展但其档案管理lT作与公办高校相比仍然存在较大的差距。现有民办高授建立的悄案蜜其梢案管理jI：作也只是停留在收集、整理档案的阶段档寨的利用价值也只是日常的文件矗询与档案保管等基本功能。日前民办高校的档案管理。I：作已不能很好地适应民办高校改革发展的要求其存在的问题突出表现在以下几个方面： (1)民办高校悄案管理巾存在着臂理人员倘案意识不强，档案资料丢失严重等问题。民办高校作为高等教育的一种新尝试开办初期处于摸索阶段，从机构设置、人员定编到规章制度、年度计划的制订处处谨慎行事。在学校建设、业设置、教学管理、学生T作、人事任免、联合办学等过程巾郁经历了发生、运作和结束等一系列过程反映在义件材料上有计期、执行过程、来往文件、会议记录、合同协议、总结、表彰、处分、照片等但是由于是民办机制人员编制紧张加上不少的民办高校领导档案意识比较浚薄只囊税上级的红头文件、轻视民办高校f身形成的文件。使大量反映学授进程的义件材料都做落存各职能部门的负责人或具体的操作人员手巾没有及时归挡档案丢失废象严盂。而民办高校建投时间短基础建设任务繁重。动辄投资上干万元有的甚至达几亿元但有些民办离校南于部门负责人没有归档意识或人员流动较顿繁造成一部分基建档案材料傲失也给后期簏工和维修带来种种不便甚至造成重大损失。(2)民办高校对教学档案缺乏明确具体的规定，管理力度不够。有Hj为了应对教学评估材料归栏i搞临H寸突击导致不齐全、不完整、准确不高。特别是课堂教学与吏践教学、实验室建设、各级教学检查和评估材料等的收集缺乏及时性、完整性和持久性。(3)多数民办高校的系、部、处室没有专职档案资料管理人员大多数是教学秘书或行政秘书兼任，他们既有日常教学行政事务性_J：作又瑟兼职收集、整理、归档、保存档案等。他们肖巾的绝大多数人员因T作繁忙、-r：作显大而不愿意从事这项T作。有的单位是归档目于才随便抓人或频繁换人。FlI于这些人员业务不熟悉给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。3 民办高校加强档案信息化管理的必要性在民办j自i校数量和规模迅猛发展的今天快速挺升以信息化和网络化为主要特点的档案信息化速度最大限度地实现档案管理丁作的价值具有很强的现实意义。其必娶性主要体现在：一是民办高校自身发展的需要。新时期，我国高等教育管理体制改革已取得突破性进展民办高校建设迅速发展使高校档案数量急剧增长且内容日渐丰富。另外，计算机、网络技术的飞速发展以及在高校的广泛应用有力地推动了高等教育佾息化、现代化的进程。与此同时也使各种新型档案载体不断涌现，亦使文梢一体化和罔书、情报、挡案管理一一体化的趋势日益明显。急劂增长和日益丰富的挡案需要科学高效的管理方法；新型戴体档案文件需要特定的保管条件、保管技术和到J|J手段；高校快速发展的各项工作需要有与其协调发展的先进、科学、高效的档案管理。二是社会不断发展的需要。随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化民办高校在整个高校甚至是国民经济发展巾所占的地位日渐提高。作为重要信息资源的民办高校档案其价值越来越被t会所认同其服务领域也ftI原来的民办高校内部j百I步向社会诸多领域扩展。民办高技梢案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利川者的强烈要求I!II社会发展急切需要民办高校加速以数字化、信息化、社会化建设为主轴的档案管理的现代化进程。i是档案侑息化本身的优越性。档案侑息化和网络化这种通过计算=机I爨作及网上管理的方法突破了时问和空问的限制一方面极大地提高了梢案的使朋效率，另一方面也大大提高r捅父lT作人员的T作效率使档案臂理在服务手段、服务质垃和挺供信息的广度、深度上都有了质的跃。比如民办高校内部管理对象众多且具有较大的流动性像学生的入学档案、学籍管理、毕业就业统计及欺职1：聘、剃离与ili体等想娶准确地统计、了解这些动态的情况按传统的管理方法必须经过“归档”后才能利用现在通过网络管理的数字化档案就能随时知道当前的情况。4加强民办高校档案管理的对策(I)领导高度重视加大资源投入。高校挡案T作是为教学、科研、党政机荚服务的离不开学牧领导的重说与支持。这种重视与支持不能只是耩神层面的号召而是要求学校领导能在软件、硬件建设上给予大力的支持。在人力上配备技术过硬、思想觉悟高的档案争业_T作人员；在财力、物力上划援必要的经费购买相关的软件和硬件设备配备配套的办公自动化系统设施等。(2)创新工作机制做好“利用。文章。民办高技档案部门要建立创新的_T作机制。突出服务这条主线，积极进行梢案利朋_T作的探索围绕本单位的巾心工作，紧紧抓住。利用”这一环节做好“利用”文章。档案部门应积极主动地做好学校各类档案的接收、分类、编日、归梢和实体装盒编号、排架入库等T作同时加强投局域网建没探索文书“立卷”改革和运Jj档案计算机管理并指导和协助各单位做好各类档案的整理组卷和电子文件归档工作以提高挡案服务和利用效率。定期编写各种档案信息资料。充分发挥档案资源的利用价值。栏i案部门应成为本单位的档案保管利用中心学校耍公布开放档案目录介绍挡案工作动态提供挡案信息检索与查询服务以满足学校和师生的要求井主动接待投内外人员来档案部门矗阅挡寨。(3)建章立制规范管理。民办高校档案工作婴根据学校自身的特点抓好拦i窠工作的制度建设促进档案工作的规范管理。没有一个严格的规章制度很难保证学校档案工作的顺利开展。学校应制定一些如档案-T二作人员职责档案借阅、查阴制度)等管理制度对挡案工作实行规范化管理。在挡案建章立制、规范管理巾。要始终把捎案制度建设放在重要位置从T作的实际出发制定一系列档案管理细则建立健全档案接收、保管、利用、保密、库房管理、立卷归挡流程等多项制度同时要明确各部门负责人和兼职档案员的岗位职责并将对他们的考核纳入工作程序作为考核干部工作实绩的内容之一从制度上促进档案管理工作标准化和规范化。(4)加强档案干部队伍建设。民办高校必须把培养和使用好人才加强队伍素质建设作为搴关学校档案事业发展全局的大事来抓。学校的档案工作是一项政治性、争业性很强的工作不论是专职或兼职的档案管理人员部必须具有较高的政治觉悟能够忠于职守遵纪守法具备较强的责任心和良好的服务意识。学校应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能督促梢案管理人员不断提高自己的业务水平要采取有效措施抓耍f档案管理人员的培训教育工作尽快提高他们的学历层次全面更新他们的知识纺构提高他们的整体素质。每年都要对专、兼职档案员进行业务培训改善挡案人员的知识结I和学历结构提高其综合业务能力。(5)加强业务建设。提高管理水平。档案基础工作是档案部门各项工作的根本是发挥挡寨作用的腑提。无论在什么时候、什么情况下档案部门郁不能放松档案基础业务建设。良好的基础条件是实现高校档案管理工作科学化和现代化的物质基础加强挡案基础业务1：作应在建立科学的检索体系上下T夫。充分利用计算机这种现代管理工具提高档案管理水平。同时。要开展挡案的编研T作，力求多角度、深层次、全方位地开发档案信息资源使挡案管理步人规范化轨道。各类挡案均要有科学的编号并相应配有专门的管理软件耍加快实现梢案从手T检索向计算=机检索的全面过渡加强档案数据库建设、网络建设。编制文用、系统的检索工具。逐步建立完善的检索系统不断提高档案管理的信息化水平。(6)积极拓展挡案服务工作的广度和深度。以与时俱进、开拓创新的精神积饭拓展档案服务工作的广度和深度丰富服务的形式。改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务。档案部门应有选择、有日的地开展档案编研工作。为学校中心二f=作服务。挡案部门应充分发挥其宜传、教育功能要抓住校庆、教学评估、学士学位评估等机遇配合学校建立校史陈列室编写校史、大事记、年鉴、重要文件、名人录等专题汇编，使其成为学校对外宣传的一个窗口。为了拓展档案服务工作的广度和深度加强校际联系促进控际交流每年至少要开腰两次以上学习交流活动以提高自身的素质。5结语总之，民办高投档案事业作为学校建设大系统中的一个子系统是学校不可分割的重要组成部分它必须融入学校的各项活动之巾，我们必须充分认识民办高校档案丁作的档案价值、地位、作用。民办高校梢案建设和管