2012学术部制度规划.doc

团委学生会 华中师范大学文学院 学术部部门制度建设规划2012届起草人： 涂皓宇1、 制度规划概要(目录做好看一点)二、活动建设1、 活动规模及相关的参与人数2、 活动准备事项（宣传、调查等）3、 活动经费处理4、 活动部门分工及人员调配5、 征文活动评委的邀请工作及征文整理6、 其他部门活动的参与及互助三、干事培养1、 招新表格及面试相关2、干事要求3、评分标准4、干事分工5、相关表格及附件四、会议制度及各系各班联系1、会议制度要求（每次会议填写表格，后交给负责写总结的干事） 会议分工及过程 会后工作分配及总结情况2、会议召开频率及参会人员1、 制度规划概要 本制度规划适用于华中师范大学文学院学术科研部，目的是为了规范学术部日常工作及提供行为参考，本规划主要包括三大方面：、本部门活动组织注意事项、工作要求及其他部门活动的参与协助；、干事的招进及培养，以最科学的方式锻炼干事的办事能力及承担部门责任；、会议的召开、内容制定，以及与文学院内各系各班的学习部长、学习委员的联系。希望本制度规划能够给学术科研部的工作事宜提供标准及问题处理措施，帮助学术部更好的服务于团委学生会。二、活动建设1、活动规模及相关的参与人数 由于校级，院级以及各系各班的活动规模有所差异，故本部门针对不同规模的活动需进行合理的人员分配，避免人事冗杂或人手不足。以下为正式分配制度。（校级活动由于承办对象不同，所以需与校学生会讨论后再决定参与人数）校级活动：迎新活动、晚会、讲座等（视文学院参与情况进行分配） 校级运动会（全体干事及部长均需参与相关工作） 篮球赛、“超级新生”、菊花笔会等文体活动（主要进行本部门工作，如校会需要则酌情分配1至2名干事帮忙）院级活动：详见其他部门活动参与计划各系及各班活动：中文系：师范生技能竞技周（本学期作为本部门重要活动， 全体干事必须协助工作）,新生篮球赛等 语言系：我身边的语言学、语言学系宣传周 试验班：文字大赛，园游会等，待补充2、活动准备事项（宣传、调查等） 每一次大型活动开始前一个月，中小型讲座、活动前一星期至半个月。需着手进行活动宣传或讲座调查问卷发放。 大型活动展板23块，海报910张；讲座海报大致45张；调查问卷100份左右，可交由各系学习部长进行分发。（海报打印地点见附件） 教授礼品及活动选手奖品应于一星期前准备好。3、活动经费处理 在开学招新工作完成后，第一次部门会议应公布本部门财务管理事项，由每名干事借出50元，部长两人每人100元。将其作为下一次活动开支储备款，总金额由部长或（由你负责经费保管）副部长保管，如需为活动购买活动用品或奖品，负责干事应提前向部长申请（两人都须同意，然后你进行一个备案）借出一定金额的资金用于活动并记录。每个月根据干事资金使用情况进行归还（这项改为每学期末，报账一向在学期末统一进行），并于每个月第一次部门会议进行资金缴纳，保证基金内有一定金额以供使用。(详细内容级表格见单独章）4、活动部门分工及人员调配 针对本部门干事组成结构及数量，需对不同活动进行合理的人事调配。 会议：全体干事必须准时到开会地点，每周由固定一名干事负责会后总结，每名干事需在会议中填写部门会议事务总结表（见附件），每名干事在会议中应积极参与讨论并发言，提出自己的想法与改进方案。部长及副部长在会议结束后进行本星期干事评分内容。会后总结应于当天晚22:00之前交到部长处。 各系精品活动：了解各系的精品活动，对于与学术部有较大联系的活动提供相关帮助，干事可自行帮助本系活动举行，如需人手或其他需要，可酌情添加干事帮忙，前提是应首要保证学术部的正常运作。 文苑讲坛：前五期尽量保证每名成员都能来，以了解讲座流程及相关工作程序。其后如干事有能力保证讲座的顺利进行，可每期讲座由两名干事负责，每期轮换，并以每期讲座的各项要求（如：现场秩序、意外情况处理、电脑茶水的准备情况、现场音响设施的准备情况等）列入干事评分标准。调查问卷的整理由所有干事共同协作完成，最后由部长或副部长选定。 其他部门大型活动：本着互帮互助的原则，其他部门活动准备及举办时应根据该部门人手需要程度提供帮助，两位部长应积极提供机会，在互帮互助、增进部门信任的同时从更多方面锻炼干事，在不影响本部门工作的前提下尽量全体参与其他部门大型活动的准备。 本部门大型活动：所有干事必须参加，活动前积极进行准备工作及材料礼品购买工作，活动中努力保持活动的顺利进行，维持秩序并协调活动参与人员的上场等。活动后应主动提出本次活动的亮点及不足，并总结个人的任务完成情况。每次大型活动的表现均作为重要的评分参考标准，切记5、 征文活动评委的邀请工作及征文整理 每次征文活动征集时间过后，应给每名干事分配一定量的征文（调整删减之后的），由一至两名干事负责邀请指定评委进行选评，干事要提前打印出征文，并将纸质版及时交到每名评委的邮箱中或将电子版发到评委的电子邮箱。该工作应在一星期内完成。征文评比结果揭晓后负责干事（1至2名）应及时准备奖状并通知获奖选手。2名干事负责赛后宣传，并可适当制作若干张海报扩大征文比赛影响力，提高本比赛层次。6、 其他部门活动的参与及互助 由于不同部门的活动人数规模会有不同，所以可参考各部门下学期主要活动策划进行人手分配。具体活动规模详见其他部门活动参与计划（由于其他部门可能会有调整及创新，故本计划为临时版）三、干事培养1、招新表格及面试相关 学术部招新如期与其他部门同时举行，共分四个阶段： 9月3日9月15日，在新生军训期间，两位部长应积极了解新生情况并多加观察，以全面、提前了解新生状况。 9月16日至19日，全院学生会招新初步开展，部长在整理完学术部招新表格后，进行第一轮面试，考核干事的表述能力及部门计划方面的能力。 9月20日至23日，第一轮面试结束后，短信通知入选新生，进行第二轮笔试，考核新生活动的细致策划能力及突发情况处理能力。 9月24日至25日，人选决定，确定学术部干事并发放学术部干事手册（时间删掉，这个时间为主席团统一决定后对各部门进行通知。）2、 干事要求 学术部干事为六人，女生四位，男生两位（男女上建议不限定，唯才是举）。 学术部干事选举要求对本部门有一定的了解，对本部门的工作有较强的工作热情。有正确的服务精神，能处理好与部长及其他干事的关系。工作细心，有想法，勇于指出不足之处并积极参与改善，态度谦虚。懂得处理突发情况，能够调动有用资源高质量完成任务。重视部门工作，积极接受并完成任务，不随便请假早退或拒绝任务。手机应该随时保持畅通，以保证任务的分配及汇报及时完成3、 评分标准 为了提高学术部干事任务完成率及共享工作处理能力，激发干事的工作积极性，本学期学术部采用评分制标准，每一次任务分配及其后完成效果、活动参与度、工作积极性、工作态度、会议表现均算入【学术部干事评分标准】中。（表格详见附件） 干事考核共分为三个内容：会议部分、活动部分、综合素质。另有附加项，包括：干事互评分数、部门意见及建议价值、工作任务完成情况。都会根据干事表现情况进行相应审核。4、 干事分工 根据学术部活动的规模及平常会议召开的流程，需要对每名干事进行细致分工，以实现每名干事能力的最大发挥及活动、会议的顺利进行。 会议方面：每周指定一名女干事负责会议总结，第一周可让所有干事执行以了解干事的总结能力，其后固定为一名干事，在会议进行的当天晚22:00将会议总结发送至部长邮箱中，标题固定为学术部第 周会议总结，每个月每名干事均需完成一份学术部第 月总结，其中包括干事任务记录、学术部整体计划执行度，本月开支、活动（讲座）具体名称及参与干事等，下月规划。其余待添加。 活动方面：活动宣传，可指定两位女干事进行海报打印、张贴，并在部门QQ群及人人主页中进行活动宣传。（如遇横幅需要悬挂等事务，两位部长及男干事则必须参与帮助）活动器材，道具，设施准备期间，男干事及部长应做好器材道具搬运工作，保证活动现场的设施完善且顺利进行。评委邀请及礼品购买工作：由三名女干事及一名男干事负责，礼品购买时需注意发票的报销类型，买回后汇报资金使用情况并由副部长负责记录。活动当天进行之前及现场：一名女干事负责收集活动现场资料（照片，视频等）；三名女干事负责评委及嘉宾的茶水工作，分数统计，奖品准备等；部长掌握整个活动进行流程的检测，以免出现突发状况，在前台把握活动进行速度；副部长负责活动设施调用及上下催场，注意维持现场秩序；两名男干事分别负责现场两大区域，维持秩序，劝阻在场人员不要随意走动，并及时反映现场情况，台上设施搬运等工作。 其他时间：干事在其他时间可自由调配，但如遇部门紧急事件应及时响应部长通知，以部门利益为重。5、 相关表格及附件 包括干事招新问卷、干事空余时间表、团委学生会通联单、讲座教授老师及相关事务负责人通联单、文苑讲坛调查问卷、学术部会议事务总结表模版、各班学习委员空余时间表、各系学习部长空余时间表等。以上为干事需使用表格，具体内容参见附件部分。四、会议制度及各系各班联系1、会议制度要求（每次会议填写表格，后交给负责写总结的干事） 例会每周例会定于每周三中午1：00在文学院一楼大厅召开，所有干事及部长均需准时到场，迟到早退均计入干事评测。 会议流程：全体成员到会议现场后，首先由部长归纳上周部门任务完成及结果。其次由副部长简述干事任务分配情况及完成效果并公开上周部门基金使用情况。每名干事按顺序简述自己上周工作内容及完成情况，并可以针对活动、讲座、会议中出现的问题进行指出及提出一定的解决方案。部长及副部长及时记录并参考干事建议进行评分。部长简述下周工作任务，并提出相关工作要求。副部长大致根据下周工作进行任务分配（细致分配据具体情况进行）。可以在最后设定一个学术部的口号或打气动作，以增强部门的整体性及鼓励干事的工作完成。负责会议总结的干事于当晚完成总结并由部长进行完善上交学生会。 特：月总结则安排在每月第一次周例会中，月总结则需更全面的回顾本月部门工作及下月展望，其余流程不变。 会议现场要求： 每个部门成员均需穿着得体，尽量不要出现拖鞋、背心等穿着（如无特殊情况，不允许）。 会议过程中手机需关闭声音，以保证会议的正常进行。如遇急事可先示意部长，得到允许后可暂时离场。 会议过程中减少交头接耳，态度应认真，不要出现懒散、抱怨、消极的心态。 认真进行会议记录，在学期末的最后一次例会应公开展示自己的会议记录情况，并算入干事评测中。 会议过程中尊重其他干事，如有建议或需要发言应在自己陈述阶段或他人结束发言后示意。 会议结束后及时明确个人任务，避免反复询问。 各系各班会议 每个月召开一次各系各班学习会议，初步定于每月中旬的星期六（具体时间需参考下届学习部长空余时间），如遇大型活动可适当推迟。（时间最好在周五晚，大二大三周末会有辅修） 本会议初步定为“文院学习情况会议”，会议参与人数包括：各系学习部长，本部门干事负责记录等。（干事不必全体参加）。每次会议召开前一星期，各系学习部长应在本系点名或其他活动中与本系各班学习委员进行开会或单独交流，了解各班学习状况并记录同学提出的学习建议。 会议流程：部长首先陈述一下上次记录的各系各班学习情况以及同学们建议的完成程度。然后由各系学习部长开始陈述本月自己系的学习状况以及同学对学习方面的建议（如选课问题，老师科目选择，讲座要求，复习指导等）。各系学习部长及学习部部长可互相进行讨论，提出帮助某系学习情况的建议以及完成同学建议的措施。由本部门干事负责记录可行方案。各系部长记录本次会议内容，并将建议部分公布在本系QQ群或人人主页上。学术部着手进行建议内容完成计划，分配任务给各系或由本部门直接处理。 每学期末进行一次总结，回顾列举学习方面的帮助及建议处理情况。2、会议召开频率及参会人员周例会每周三1:00于文院一楼召开，部门全体