供电局存货清查专项报告.doc

海南电网物质公司物资清理专项报告信会师报字（2011）第 号海南电网物质公司：我们接受海南电网物质公司委托，于2011年8月1日至2011年8月31日协助海南电网物质公司有关人员对截止2011年7月31日的 “原材料”和“工程物资”进行清查，以便于海南电网物质公司按照南方电网的要求上新系统时进行初始数据录入及进行账务处理。建立健全内部控制制度、保护资产的安全和完整，按照海南电网公司2011675号关于开展库存物资清理工作的通知文件的要求进行物资清查，保证会计资料和清查资料的真实、合法、准确和完整是海南电网物质公司管理当局的责任。我们的责任是按照中国注册会计师审计准则的规定，在海南电网物质公司进行物资清查的基础上，对海南电网物质公司资产清查结果进行专项审计，出具物资清查专项审计报告。在审计过程中，我们按照独立、客观、公正的原则，实施了包括检查支持各项资产的证据、对各项资产进行客观评判等我们认为必要的审计程序。我们相信，我们的审计工作为发表意见提供了合理的基础。现将清查核实情况及结果报告如下：一、物资清查工作范围本次物资清查以2011年7月31日为清查基准日，按照海南电网公司关于开展库存物资清理工作的通知的要求，结合海南电网物质公司物资管理和账务处理的实际情况，本次物资清理核对工作主要是清理海南电网物质公司的物资，具体包括原材料和工程物资，物资部门的物资明细账和物资清单（验收入库单和出库单），清理期间为期2008年1月1日至2011年7月31日。清理前截止2011年7月31日财务账与物资账差异情况如下表：日 期类 别财务账面余额库存物资台账余额账账差异金额2011-07-31工程物资18,242,688.67 13,969,011.71 4,273,676.96 原材料6,412,345.44 29,682,865.98 -23,270,520.54 合 计24,655,034.11 43,651,877.69 -18,996,843.58 二、物资清查的相关依据1、海南电网公司关于开展库存物资清理工作的通知。2、中国南方电网公司、海南电网公司和海南电网物质公司的相关规章制度。3、海南电网物质公司财务部提供的2008年1月1日至2011年7月31日 “原材料”和“工程物资”明细账。4、海南电网物质公司财务部提供的自2008年1月1日至2011年7月31日的会计记账凭证、原始凭证等。5、海南电网物质公司物资部提供的2008年1月1日至2011年7月31日的物资手工账及电脑账。6、海南电网物质公司物资部提供的2008年1月1日至2011年7月31的所有物资验收入库和出库的物资清单。7、企业会计准则及其他相关资料。三、物资清查方法及实施过程 （一）物资清查人员组织和时间安排海南电网物质公司成立以物资所长、副所长、财务副主任为首物资清查工作小组。具体包括物资所所长：云剑；物资副所长：孙阳山；财务副主任：许红丽；会计：何燕；物资仓库负责人：叶志锋；仓库保管员冯菊容、冯跃坚、潘声波。另外配备了杨媚、李传柏、林玮、李叶伟、孟东、蔡蕊、王小娜、王小妮、黎忠9名工作人员协助数据录入和实物盘点工作。具体分为两组，其中由物资所长、副所长、仓库保管员及三名助理人员组成实物盘点小组，由财务副主任、会计及6名助理人员组账务核对小组。事务所由三名人员参员协助和指导、监督盘点和账务核对工作。实物盘点时间为2011年8月4日至2011年8月20日，财务核对时间为2011年8月1日至2011年8月25日，2011年8月31日出具清查报告初稿，2011年9月30日前出具正式报告。 （二）实物盘点实施过程和方法 1、2011年8月1-3日制定盘点计划，将盘点人员分成三个小组，打印盘点表样并进行连续编号，制定并张贴物资卡片，对外单位存放的存货单独挂牌，准备计量工具（主要是磅秤）和吊运机械，整理仓库。2、2011年8月4日9：00组织全部参与盘点人员召开盘点工作会议，布置盘点工作，发放区位布置图，告知各组盘点范围和步骤及提醒盘点过程中需注意的事项。4、 发放盘点表单，进行实物盘点工作。5、 对盘点截止日前出、入单据进行处理，对寄存在外的存货发出询证函。6、 盘点结束后进行汇总、分类并倒轧至2011年7月31日，与财务账面进行核对，写出盘点小结。事务所人员全过程监盘，并做好抽盘记录，抽盘金额不少于库存金额的50%。 （三）账账清查核对实施过程和方法由于本次物资清理核对工作时间长、工作量大，在进行物资清理核对时，主要是以海南电网物质公司财务“原材料”、“工程物资”明细账、物资部的物资明细账和物资料单为依据逐笔进行核对，找出财务账和物资部的物资账形成物资账面差异的原因，最后结出物资截止2011年7月31日物资账面结存余额；具体操作方法如下： 1、根据财务部提供的2008年1月1日至2011年7月31日的“原材料”和“工程物资”明细账，分年度统计财务部“原材料”和“工程物资”的账面入库（借方）和出库（贷方）的发生数，计算出每年度财务账面物资发生金额和余额；并与财务账面实际结存的余额进行核对。2、海南电网物质公司物资部2010年1月1日开始使用“海颐”物资系统，同时使用“远光”物资系统对小部分一进一出的物资进行开单，这小部分物资不影响库存物资余额。对2010年1月1日至2011年7月31日的“海颐”软件的物资台账，分年度统计物资部物资的账面入库和出库的发生数，计算出每年度物资账面物资发生金额和余额；并与物资账面实际结存的余额进行核对。对2010年1月1日至2011年7月31日使用“远光”软件物资系统打印的单据进行重新录入后核对。对于2008年1月1日至2009年12月31日根据物资部门保存的单据重新录入，形成出、入库明细清理表。3、根据海南电网物质公司财务部2010年1月1日至2011年7月31日“原材料”和“工程物资”科目明细账和物资部的物资明细账，编制财务部和物资部物资分年度差异表，找出财务部与物资部账面物资的差异。4、根据财务部提供的“原材料”和“工程物资”明细账，分年度、分入库（借方）和出库（贷方）依据会计记账凭证后所附的物资验收入库单和出库单，按单号、开单时间和金额逐笔进行登记；登记完后与财务账面发生数进行核对。5、根据物资部提供的“海颐”软件物资台账，对各年度的物资余额结转进行分析并调整；同时，根据物资收发存汇总表或物资入、出库汇总表中的入库和出库数导出每年度物资的入库和出库明细账，并对相同的单号进行汇总。6、根据物资部提供的2010年1月1日至2011年7月31日的所有物资入库单和出库单，分年度、分单号和单号上记录的时间进行登记，编制物资清理明细表。7、对于2010年1月1日至2011年7月31日的物资，首先根据物资清理明细表和物资部的物资明细账，分入库和出库逐笔分别进行核对，找出形成的差异，并编制相关的明细表进行调整；然后，根据调整后的物资明细清单与财务部的物资明细账分入库和出库（不分年度，对于2010年1月1日至2011年7月31日的物资视同一个期间）进行核对，找出物资入库、出库的差异，并进行调整，编制未达物资调整明细表。8、对于2008年1月1日至2009年12月31日的物资，由于物资部的物资账不齐全，主要根据财务“原材料”和“工程物资”科目明细账及记账凭证后附单据进行核对，同时以出入库明细表为辅助核对方式，重点查对是否存在重复记账、原始料单汇总是否错误、调整账务依据是否充分、是否存在所附料单不全和缺少料单的情况，最后编制未达物资调整明细表。9、根据两个期间（2008年1月1日至2009年12月31日和2010年1月1日至2011年7月31日）的未达物资调整明细表，进行跨期间的核对，找出跨期间的物资差异，并进行调整，编制最终的未达物资调整明细表，计算出2011年7月31日的物资账面结存金额。 （四）账实核对根据2010年7月31日调整后的明细表与盘点物资明细表进行核对，计算盘盈或盘亏金额，并分析盘盈、盘亏原因。四、物资清理的结果1、物资清理的结果经过对*供电局财务部和物资部的物资账面数进行清理核对和计算，截止2011年7月31日，物资账面金额为 元；财务账面金额为 元，账账相差 元；实际库存物资盘点金额为，盘盈（盘亏） 元。具体明细详见未达物资调整明细表（1999年1月1日至2011年7月31日）。2、未达物资调整明细表中附表说明本次物资清理，在核对财务部和物资部的物资账面数时，针对物资入库和出库，出现不同的情况，编制不同的表格进行调整，作为未达物资调整明细表的附表，具体情况为：（1）附表1：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日物资部已有物资入库验收单或物资部的账面上已做物资入库，但财务上未发映物资的入库；金额为1,582,480.55元。（2）附表2：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日物资部已有物资入库验收单，但财务上未发映物资的入库；金额为3,927,767.58元。（3）附表3：反映的是2007年1月1日至2011年3月31财务账面已做物资入库或根据物资验收入库单已做入库，但物资账面上未发映物资的入库；金额为13,670,770.39元。（4）附表4-1：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日有物资入库或物资验收入库单，但物资账面上未发映物资的入库；金额为1,091,861.39元。（5）附表4-2：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日财务账面已做物资入库，但物资账面上未发映物资的入库；金额为9,478,523.02元。（6）附表5：反映的是有物资出库清单，但财务账面上未发映物资的出库；金额为3,564,210.83元。（7）附表6：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日有物资出库清单，但物资账面上未发映物资的出库；金额为627,880.43元。（8）附表7：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日物资部已有物资出库单或物资部的账面上已做物资出库，但财务上未发映物资的出库；金额为12,497,709.97元。（9）附表8：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日财务账面已做物资出库或根据物资出库单已做入库，但物资账面上未发映物资的出库；金额为34,001,758.28元。（10）附表9：反映的是物资部的账面物资重复入库，金额为23,972.92元。（11）附表10：反映的是财务账面物资重复出库，金额为213,649.57元。（12）附表11：反映的是物资部的账面物资重复出库，金额为14,042.71元。（13）附表12：反映的是有物资入库清单，财务部直接记入“生产成本”科目，物资部未做物资出库，金额为137,821.40元。（14）附表13：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日财务账面上已做物资出库，物资部未做物资出库，金额为14,608,266.43元。（15）附表14：反映的是财务账面上入账金额与实际后附的调拨单或发票金额不一致，金额为-25,812.94元。（16）附表15：反映的是财务部账面物资重复入库，金额为69,606.83元。（17）附表16：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日有物资出库清单，财务部直接记入“生产成本”或“在建工程”科目，物资部未做物资入库，金额为20,524.00元。（18）附表17：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日电力服务公司的物资出库清单，不属于本次物资清理的范围，但物资部已做出库，应调整冲回，金额为93,713.01元。（19）附表18：反映的是2011年1月1日至2011年7月31日，*供电局实际物和账面上已做入库的物资数（实物流转和账务处理一致），不包括物资实物已在2011年1月1日以前已经入库，而在2011年补单入库的数，金额为777,034.16元。（20）附表19：反映的是2011年1月1日至2011年7月31日，*供电局实际实物和账面上已做出库的物资数（实物流转和账务处理一致），不包括物资实物已在2011年1月1日以前已经出库，而在2011年补单出库的数，金额为1,033,113.74元。3、物资原账面数的调整情况说明根据*供电局物资部提供的物资台账，物资部共有三套物资台账，2004年以前，主要采用的手工账记录物资的入库和出库；2004年至2008年主要采用的是“用友”软件记录物资的入库和出库；2009年至2011年3月采用的是“用友”和“海颐”软件记录物资的入库和出库。由于2007年1月1日以前物资部的手工账和“用友”软件记录物资的入库和出库不完整，故本次物资清理，2007年1月1日以前的物资入库和出库主要以物资清单为主。由于物资部的“用友”软件记录物资结存余额不存在连续性和记录不准确等原因，本次进行物资清理时，经分析和询问有关人员后对其物资账进行了调整，具体调整情况如下：（1）在2006年度“用友”软件中的物资收发存汇总表中的入库数为51,224,806.08元，而入库单汇总表中的入库数为51,135,534.06元，相差89,272.02元（变压器）；经了解，此笔入库单实际未发生，本次清理已做调整。（2）2006年度一期农网物资的入库25,338,263.70元及出库18,473,522.41元，系一期农网物资全部在本年度录入“用友”软件中，但“用友”软件未进行结算，未结出相应的余额；2006年度一期农网物资入库、出库数字的来源主要是“用友”软件的入库单汇总表和出库单汇总表；而不是物资收发存汇总表。（3）2006年度二期农网物资的入库23,070,106.71元及出库22,647,466.67元，系二期农网物资全部在本年度录入用友软件中，但用友软件未进行结算，未结出相应的余额；2006年度一期农网物资入库、出数字的来源主要是“用友”软件的入库单汇总表和出库单汇总表；而不是物资收发存汇总表。（4）2006年度“用友”软件中“县城网物资”期末余额为1,520,966.87元，但在结转到2007年物资收发存汇总表的期初数时无此笔业务，为了平衡期末余额，在2007年入库中补做入库，形成2007年度物资收发存汇总表中的入库物资与入库单汇总表中的入库物资不一致；经了解，此笔入库单实际未发生，本次清理已做调整。（5）2007年度“用友”软件的物资账上反映购入一台变压器（S9-10），购入价为2,118,948.00元，经了解，实际无此笔业务，本次清理已做调整。（6）在2010年度“用友”软件中的物资收发存汇总表中的出库数比入库单汇总表中的出库数多2,122,556.87元；经了解，此笔入库单实际未发生，本次清理已做调整。（7）2010年度末“用友”软件中“县城网物资”期末余额为108,942.71元与2011年期初数为106,907.99元相差2,034.72元，本次清理已做调整。 五、差异产生原因分析通过本次对*供电局1999年1月1日至2011年7月31日的物资进行全面的清理核对，发现财务部与物资部的物资账面差异较大，经过对物资清单的登记和核对，发现产生差异的主要原因如下：1、财务部与物资部未定期对于物资账进行认真的核对，并编制差异调节表。2、财务部和物资部是供电局两个独立的部门，在物资入库、出库单的传递上缺少相关的交接手续和复核。3、对于物资中的增值税进项税问题，有时物资成本中包括增值税进项税，有时又不包括，财务部和物资部各自处理的方式不一样，缺少必要的沟通。4、物资部的入库、出库单保管未进行定期的装订成册，纳入档案的管理，形成入库、出库单的遗失。5、物资部的物资台账无论手工账还是电脑账均登记不及时、不齐全，没有一套完整的物资台账。6、物资部开具的入库验收单、出库单的依据不足，对于已开入库验收单、出库单的原始凭证未作相关的标记，造成财务部和物资部的物资账上存在重复入库和出库存的情况。7、财务部处理物资账务时，存在直接根据物资调拨单或物资采购发票做账，而不是依据物资部的验收入库单和出库单；同时，有时直接将调拨和采购的物资记入“生产成本”或“在建工程”，未通过“原材料”或“工程物资”科目核算。8、财务部处理物资账时，一般是根据物资部提供的物资入、出库单汇总表，而不是汇总表后附物资的入、出库单；而物资部提供的物资入、出库单汇总表的金额有时与所附的物资清单记录的金额并不一致，因而形成差额。9、财务部和物资部在对物资入库单和出库单进行账务处理时，发现入库单和出库已出现错误，直接进行修改，未同时通知对