人事办公系统说明书.doc

人事办公自动化系统使用说明书您好！欢迎使用人事办公系统，您将会快速展开企业办公和管理自动化的神奇之旅-本系统是您提高企业办公自动化水平的好帮手，它能协助您高效、优质地建立起功能强大的企业综合办公平台。无论对初学者、熟悉计算机的人士、还是通晓OA系统的专家，本使用手册均适用。它包含了安装和有效使用人事办公系统的全部资料，详细讲述了包括基本概念、使用技巧、专家提示以及技术细节。有了本使用手册便可以轻松学会使用人事办公系统，并且真正的掌握如何使用本软件为企业信息化建设服务。l 第一部分：了解人事办公系统,向您介绍本软件的各项功能模块，使您能迅速了解人事办公系统的各模块可以实现的功能。l 第二部分：管理人事办公系统，软件提供了可视化、全功能、极为友好的管理系统，您可以通过权限设置进行安全维护，通过软件集成、软件升级增强已有系统的功能。用户在开始使用人事办公系统之前，掌握本书和其他人事办公系统资料中所使用的术语是很重要的。s 黑体字表明所需选择的项目名称。s 下划线表示新术语、引用手册标题。s 大写字母表示文件名、命令名或缩写。s 点击按动并释放左键。s 双击迅速连击鼠标左键两次。s 打开指向一个项并单击鼠标按钮。s 指向移动鼠标指针光标。s 选取将光标指向一个项目并单击鼠标左键。您将很快开始人事办公系统的梦幻旅程。这提供了一些简单的供用户选择的做法，这取决于您想作什么：1、若您是初次使用人事办公系统或是仅仅想了解该系统，请参阅第一部分。2、要管理人事办公系统系统，请参阅第二部分。一、人事办公自动化系统简介人事办公系统是一个先进的企业信息平台建立及维护软件。它的设计宗旨是功能强大、操作简便、界面友好，软件运行基于Browser/Server模式，符合当今技术发展的趋势；界面如同Windows的资源管理器，用户只要具备支持JavaScript和HTML3.2的浏览器（IE4.0 或 Netscape 4.0以上）即可，这保证了用户使用的方便性和习惯性，也使政府无需配备专门的技术人员来制作、维护和管理自己的信息平台，只需掌握电脑基本使用技能的普通人员即可轻松完成以上工作，为企业大幅度节省了搭建企业级办公平台的成本，为企业的信息化建设铺平了道路。由于使用先进且对用户透明的内嵌对象技术并通过专门的调试技术对整个软件进行了全面的测试和优化，所以在网络传输时的安全性、稳定性及传输速度比传统网络软件要强的多和快的多，软件的整体性能经多方测试，在同行业中居于绝对领先地位。选择人事办公系统您的企业将插上信息的翅膀。我们愿助你一臂之力！人事办公系统分为七大板块，即：公共信息管理模块，行政管理模块，个人办公模块，公文传阅模块，员工管理模块，考勤管理模块，系统管理模块；各大板块的功能及操作步骤将在以下做具体分析说明。二、技术特点1. 完全支持WWW操作人事办公自动化系统的所有模块都支持WWW操作，用户使用浏览器即可在Windows桌面环境下实现自动办公，符合当前的技术发展趋势。整个系统界面友好、美观、使用方便、大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于政府机关和各企事业单位的办公自动化和电子办公建设。另外，由于把所有的应用都统一到了WWW界面上，使得系统非常易于维护，当软件需要升级的时候，系统管理员只需要在软件中选择自动升级，无需安装额外的软件，极大的减少了系统维护的工作量。2. 采用关系数据库的信息管理模式在人事办公自动化系统中，既可以存储大量的结构化数据，方便信息的采集与保存，又可以使政府的办公平台与主流数据库系统兼容，满足不同环境的需要。关系数据库的这种特点可以覆盖企业办公平台的所有功能。3. 设计中考虑了多种安全技术通过采用加密、设置口令、设置权限、数据备份等手段，充分保证了系统中数据的完整性和安全性，防止各种非法的操作和意外的破坏。即可保证企业内部数据的正常流通，又为企业对外的信息交流提供了可以信赖的手段。办公自动化系统为每个模块提供了两个访问级别：读取和修改，管理员根据需要将用户分成组（部门），并为每个组（部门）设定访问各模块的权限。如果用户属于2个以上组（部门），且此用户对某模块的访问权限出现冲突时，以较高权限为准。三、 功能特点 湘浪网络可以为各类企业提供网络办公的软件平台，推动企业无纸办公，将办公自动化系统和Web应用有机地结合起来，在继承其优秀功能的同时，又增加了许多新的特性： 信息高度共享 湘浪完罗使您可以在世界上任何一个地方提供或获取信息，从而能够准确及时地为经营决策部门提供数据，最大限度地扩展了办公的时间和空间。 完全面向Web 充分发挥Web的强大优势，通过Web浏览器便可以进行所有办公操作，并利用系统强大的用户管理和信息安全管理能力保证信息的安全。 可移动性 无论您身处何地，都可以通过Web连接到服务器进行办公。随着现代企业分布式的发展和职员分散性、流动性的增强，这一特性将为企业运作带来极大便利。 使用更简单、更便捷 Web浏览器用户界面将操作变得非常简单，此外软件提供的信息管理、文档管理、日程管理等工具使您可以按您所喜欢的方式工作。 个性化设置 安装服务器后，可根据需要对企业标志、机构组织等进行设置，并进行人员的注册，为其设置口令、权限、角色等，使之具备本企业本单位的特色。 文档管理的统一化 对各类办公文档、公文等进行了全面统一的归档管理，并利用浏览器来提供统一的用户界面，极大地提高了工作的效率和质量。 通用性 人事在开发阶段对许多企事业单位和组织机构进行了详细的调研，提取了它们之间具有共性的东西，因此可适用于不同的企事业单位和组织机构使用。 可扩展，易维护 人事具有简易和方便的可扩展性能，易于用户进行后期的维护和扩展。模块详细说明四、登录管理系统4.1 登录人事办公自动化管理系统登录方式是连接网站的登录页面，在浏览器的地址栏中填入/oa/index.asp ，然后回车确定，连接此网址的登陆页面。显示登录页面 1、填入管理员帐号和密码 2、选取管理登录按钮。 3、打开管理系统页面4.2 管理系统界面简介人事办公自动化管理系统界面分为三个功能区：421 标题栏管理系统页面最上端为标题栏，显示软件名称: 人事办公自动化系统:和标识。422 系统导航栏管理系统页面标题栏左下方为系统导航栏：人事办公自动化管理系统的全部功能都在这里实现。423 显示栏管理系统页面右侧为显示栏，所有网站管理维护的页面显示均在此区域中。可以通过工具栏里面的前进、后退进行前后页面间的切换。五、电子文秘电子文秘是功能强大的办公及管理系统，它为用户提供基于网络的的公共服务，相当于强大的在线个人数字助理（PDA OnLine）。在这里用户可以方便的组织其本人信息和存放个人文件：条理分明的人事档案，最为方便快捷的内部公告，通讯录为您提供信息时代先进的通讯方式，日程管理为您统筹安排每天的工作，这一切不但减少您的开销，更会节省您大量的宝贵时间，免除这些琐事带来的烦恼。51部门动态1点击系统导航栏的部门动态，显示区出现部门动态界面，如果有多页显示，可以直接点击上一页，下一页查看。显示的内容为动态的标题，被浏览次数以及该动态发布的时间，其中标题为超级链接，点击后弹出窗口显示该条动态信息的详细内容。2发布动态，点击动态添加按钮，进入发布新动态界面，需要填写的内容包括动态主题，发表人，以及动态的正文，检查无误之后就可以点击提交发表按钮，发布动态。动态正文是一个简单的文本编辑器（如图1），可以实现以下功能：选择字体，选择文字颜色，选择文字背景颜色，选择字号大小，word按钮功能（例如：剪切，复制，粘贴，文本加粗、对齐等），加水平线效果，超级链接，上下标，删除文本格式（该功能可以取消所选文字的格式），插入栏目。图13重写动态，当你需要发布新的动态时就可以选择重新填写按钮，原来的内容将被自动清除。4内部通知，点击系统导航栏的内部通知，显示区出现内部通知界面，如果有多页显示，可以直接点击上一页，下一页查看。显示的内容为通知的标题，被浏览次数以及该通知发布的时间，其中标题为超级链接，点击后弹出窗口显示该条通知信息的详细内容。 5通知发布，点击系统导航栏的通知发布，显示区出现发布通知界面，需要填写的内容包括通知标题，发表人，以及通知的内容，检查无误之后就可以点击提交发表按钮，发布通知。通知内容是一个简单的文本编辑器（如图1），可以实现的功能和发布动态里的介绍一样。3重写通知，当你需要发布新的通知时就可以选择重新填写按钮，原来的内容将被自动清除。52 通讯录1常用电话及管理点击系统导航栏中的常用电话，显示栏为个人常用电话，可以点击首页，上一页，下一页，尾页帮助您查接查询；点击系统导航栏中的电话管理，显示栏为个人电话管理，在方框内输入有关信息后，点击添加电话按钮，就可以在常用电话中加入该记录。如下图：可以在上面的对话框中修改记录值，点击修改按钮后，则存储更改后的数据；如果点击删除，则删除该条记录。 2常用网址及管理点击系统导航栏中的常用网址，显示栏为个人常用网址，可以点击首页，上一页，下一页，尾页帮助您查接查询；点击系统导航栏中的网址管理，显示栏为常用网址管理，在方框内输入有关信息后，点击添加网址按钮，就可以在常用网址中加入该记录。可以在上面的对话框中修改记录值，点击修改按钮后，则存储更改后的数据；如果点击删除，则删除该条记录。 3个人通讯录 点击个人办公中的通讯录，显示栏为个人通讯录，可以点击首页，上一页，下一页，尾页帮助您查接查询；如需添加或修改通讯录记录，则可以点击红色加亮的（如下图）“添加号码/修改”，进入个人通讯录管理系统。通讯录管理中可以添加或删除记录，只需点击相应的按钮，方便快捷。53文件管理1学习文件a. 查看学习文件点击系统导航栏中学习文件进入，显示区出现学习文件界面，如果有多页显示，可以直接点击上一页，下一页查看。显示的内容为文件的标题，被浏览次数以及该文件发布的时间，其中标题为超级链接，点击后弹出窗口显示该条文件信息的详细内容。b. 添加学习文件此功能专为管理人员设计，点击系统导航栏中添加文件，显示区出现添加文件功能页面，填写文件标题，附件地址，文件简介，检查无误之后就可以点击提交添加按钮。其中附件地址可以自己填写，也可以通过附件上传的方式自动获得（如图2）；文件简介部分仍然是一个简单的文本编辑器，功能与上面叙述的一样，这里不在复述。下面介绍下附件上传的方法：图2 点击浏览按钮，出现对话框，选择您要上传的附件，点确定后在附件上传框中出现您上传的附件的本地地址；然后点击上传（如文件比较大可能需要的时间比较长），附件地址栏就会自动出现上传后的文件地址。c . 管理学习文件此功能专为管理人员设计，点击系统导航栏中文件管理，显示区出现文件管理功能页面，显示了文件名称、发布人、发布时间、等相关信息。如果文件比较多，有多页，可以通过点击上一页、下一页查看更多。文件名称是超级链接，点击后可以链接到显示文件详细内容的页面；还提供了删除文件的功能，首先选择所要删除的文件，然后点击这个按钮：，其中为方便用户提供了全选按钮，点击后，所有本页文件都会被选中，也可以同时删除。d .上报文件此功能专为基层干部或普通员工开放，点击系统导航栏中上报文件，显示区出现上报文件页面，需添内容为：文件标题、附件地址、公文简介。其中附件上传功能与上述添加文件中的附件上传功能相同。e .上报文件的审核点击系统导航栏行政管理中的管理，进入上报文件的审核管理。点击文件名称超级链接可以查看文件的详细内容，点击审核通过或驳回，可以对相应的文件行进操作。2公文传阅a .发送公文点击系统导航栏公文传阅中的发送公文，显示区出现发送公文页面，填写发送对象、公文名称、附件地址、公文简介等确认无误后点击提交发送按钮，就可以发送公文了。其中附件上传功能以及公文简介中的文本编辑器功能上面已有叙述，不在复述。点击重新填写按钮可以清空上面所填的内容进行重新填写。b .已发公文点击系统导航栏公文传阅中的已发公文可以查看已经发送过的公文，包括公文名称、附件下载、接收人帐号、查阅实况、发送人、发送时间等信息。其中公文名称是超级链接，点击可以链接到显示公文详细信息的页面；附件下载只需要点击就可以自动下载，用户可以自己选择保存的路径；还可以点击删除，则删除本条公文。c .已收公文点击系统导航栏公文传阅中的已收公文可以查看已经收到的公文，包括公文名称、附件下载、接收人帐号、查阅实况、发送人、发送时间等信息。其中公文名称是超级链接，点击可以链接到显示公文详细信息的页面；附件下载只需要点击就可以自动下载，用户可以自己选择保存的路径；还可以点击删除，则删除本条公文。d .公文管理点击系统导航栏公文传阅中的公文管理可以查看所有公文，包括公文名称、附件下载、接收人帐号、查阅实况、发送人、发送时间等信息。其中公文名称是超级链接，点击可以链接到显示公文详细信息的页面；附件下载只需要点击就可以自动下载，用户可以自己选择保存的路径；还可以点击删除，则删除本条公文。54 个人办公室1请假申请当员工有特殊原因需要请假时，可以点击系统导航栏中的请假申请，输入请假天数以及请假原因，点提交申请则提交了请假申请等待管理员审核；点击重新填写可以清空请假天数及原因进行重新填写。2审核管理此功能只有管理员才能使用，击系统导航栏中的审核管理，显示区显示管理请假条功能的页面。 显示的内容包括：请假天数，请假申请人，请假原因，申请时间。点击后面的审核按钮，可以进入对该条请假条的审核管理页面（如下图） 选择通过或者驳回，然后点击提交审批完成对改条请假申请的审批工作，点击返回按钮则返回原来审核管理的页面。3查看我的假条点击系统导航栏个人办公中我的假条，进入个人假条查看页面，包括的信息有：请假天数，请假人，请假原因，申请时间，是否被管理员审核通过， 还可以点击删除按钮删除本条信息。4个人档案点击系统导航栏个人办公中个人档案，此功能只能查看自己的档案，可以随时了解自己的档案。55 公共信息服务1手机及IP可以查询IP地址的地理位置以及手机号码对应的地理位置。2万年历显示万年历，当前时间，农历，节气，节日等信息。3邮编区号查询可查询和显示各国及全国各地的邮编和区号，查询功能十分强大，支持关键字搜索。六、员工管理 员工管理是系统安全的核心内容，适当的分配，准确的设定，及时的调整用户（组）的权限是每个系统管理员的基本职责，是系统安全性必要保证，是系统安全的门户。6.1用户点击导航栏员工管理，左侧导航出现员工管理功能列表，点击所有职工，显示区出现所有用户列表。6.1.1帐号添加点击帐号添加进入帐号添加页面，其中加”*”的栏目是必填项目，填写完所有信息后点击确认提交按钮，则增加了一个帐号（即：新用户）；点击返回上一页，则后退到您先前所在的页面。6.1.2管理用户在帐号添加的右边有个管理按钮，点击后进入用户帐号管理页面，如用户数较多，则可分页查看信息。在显示区上部显示：可以选择管理所有员工，普通员工，部门干部。下图为每条记录的数据显示：特别说明：站内短消息功能对所有用户开放，点击小喇叭图形可以给该用户发送短消息，用户收到短消息后，在管理导航栏的上部会出现提示，提示用户查看短消息（如下图）。还可以选择部分或全部用户，然后点击删除所选用户，删除用户。搜索功能：在用户管理区下面有个搜索功能，在输入框内输入用户名，然后点击开始查询，可以实现按用户名查找用户（如下图）。其中模糊查询选框支持不完整用户名查询，即：当您对用户名记忆得不是很清楚的时候可以使用模糊查询。例如：查询用户admin5，若您只记得min5，则可以使用模糊查询，查询结果如下：6.2.1下属添加点击下属添加进入下属添加页面，其中加”*”的栏目是必填项目，填写完所有信息后点击确认提交按钮，则增加了一个帐号（即：新下属）；点击返回上一页，则后退到您先前所在的页面。6.2.2下属管理 此功能与帐号管理系统中的管理功能相同，只是不再是帐号管理中的所有用户，而只能管理本部门的用户，因此此功能只对部门管理人员有效。6.3 奖惩情况 该功能只对管理员开放，点击员工管理中奖惩情况，右边显示区显示所有员工的奖惩情况，可分页查看。6.4 考核情况 该功能只对管理员开放，点击员工管理中考核情况，右边显示区显示所有员工的考核情况，可分页查看。6.5 职位变动该功能只对管理员开放，点击员工管理中职位变动，右边显示区显示所有员工的职位情况，可分页查看。通过下拉菜单的选择，然后点击修改，则可以修改员工的职位，实现对员工的职位变动，如下图：6.6工资档案 该功能只对管理员开放，点击员工管理中工资档案，右边显示区显示所有员工的工资档案，可分页查看。如下图，选择下拉菜单选择年月，再点击查看按钮，可以查看所选年月的员工工资记录。点击添加工资档案即进入添加工资页面（如下图），填写完数据后点击添加记录按钮，则新的员工工资档案被加入到记录中。注意每次都只能添加本月的工资档案，且若添加的员工已有工资档案，则不会再添加，需要到显示工资档案的页面点击修改，就可以修改该员工的工资记录（如下图）。需要修改某个数据就把该数据删除，填写新的数据，然后点击修改记录按钮完成该员工的工资档案的修改。6.7 所有职工该功能是对所有员工开放的，选择员工管理中的所有职工，显示区显示所有职工的档案资料，如用户数较多，则可分页查看信息。在显示区上部显示：可以选择管理所有员工，普通员工，部门干部。下图为每条记录的数据显示：特别说明：站内短消息功能对所有用户开放，点击小喇叭图形可以给该用户发送短消息，用户收到短消息后，在管理导航栏的上部会出现提示，提示用户查看短消息（如下图）。还可以选择部分或全部用户，然后点击删除所选用户，删除用户。搜索功能：在用户管理区下面有个搜索功能，在输入框内输入用户名，然后点击开始查询，可以实现按用户名查找用户（如下图）。其中模糊查询选框支持不完整用户名查询，即：当您对用户名记忆得不是很清楚的时候可以使用模糊查询。例如：查询用户admin5，若您只记得min5，则可以使用模糊查询，查询结果如下：6.8 所有同事该功能是对所有员工开放的，选择员工管理中的所有同事，显示区显示所有部门同事的档案资料，如用户数较多，则可分页查看信息。其中的站内短消息，搜索功能，模糊查询等功能同上，不在复述。6.9 职位管理该功能只对管理员开放，选择员工管理中的职位管理，显示区显示所有职位的信息，可以进行添加、修改、删除等操作。6.10 部门管理该功能只对管理员开放，选择员