如何做好会议部管理者

1 / 6 如何做好会议部管理者 作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，如何让每个人都能各抒己见、各得其所？我工作十年以上，开了数不清的各类会议，总结经验，归纳以下十点供大家参考。 1以积极的心态看待会议在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。 2要有明确的会议目的开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不 管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。 3精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。 4会前要有议程要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。 5会前要作准备参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会 提的问题并作准2 / 6 备。 6公开称赞、私下批评会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。 7开放心胸，容纳意见会中要采取民 开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。 8设定时间，准时 开始、准时结束要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 9认真做好会议记录一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。 10事后追踪要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整 ，确保各项会3 / 6 议 决议都能完成 部门经理会议规程 第一条目的 部门经理会议作为总裁的辅助机构，审议、决议公司内外重要或重大事项。 第二条 制定与废除 本规程的制定、修改与废除的决定权在总裁。 第三条 会议成员构成 部门经理会议成员由总裁、副总裁、总裁助理、董事会秘书、部门经理和室主任构成。在总裁认为有必要的情况下，可以要求部门经理以下级别人员参加，听取他们的意见。 第四条 会议召开 部门经理会议分两种，一是例会，二是临时会议。例会每周一上午 9 时在总裁办公室召开 ；如果例会日适逢节假日，或遇不测事件不能如期召开，则改定在适宜的日子召开。临时会议由总 裁认定必要的时候召开。 第五条 会议主持 会议由总裁召集并主持召开，总裁因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。 第六条 审议事项审议事项如下： 1 方针与计划事项(1)经营上重要的方针与计划。 (2)经营计划 与经营方针的实施方案要点和对策。 (3)总裁认为特别有必要审议的其他事4 / 6 项。 2 机构与制度事项 (1)业务组织机构与业务规定、规程的制定、修改与废除。 (2)与子公司的业务关系、财产关系和人事关系的决策事项。 (3)各部门在业务上重要的报告、请示与联络事项。(4)总裁认为特别必要的其他事项。 3 财务事项 (1)一项 10万元以上固定资产 (无形资产 )的获取、处理、租赁、借贷以及重要的改造 事项。 (2)一项金额在 100 万元以上的长期资金 (两年以上 )的借入以及债务保证事项。 (3)一项金额在 30万元以上的短期资金借入 以及债务保证事项。 (4)对一方进行 20 万元以上的投资事项。 (5)对一方进行 20 万元以上的贷款事项。 (6)融资与集资事项。 (7)重要的对外担保事项。(8)一项美元 1 万、日元 100 万外币买卖事项。 (9)不良债权的处置事项。 (10)总裁认为有特别必要审议的其他事项。 4 项目经营事项 (1)重要的项目经营机会与风险事项。 (2)项目决策事项。 (3)项目的实施与监控事项。 (4)大宗交易事项。(5)一项价值 30 万元人民币索赔事项。 (6)重要交易关系的建立与解除事项。 (7)营销渠道的选择事项。 (8)营销策略的选择事项。 (9)营销价格的决定、修改事项。 (10)总裁认为有特别必要审议的其他事项。 5 办公事务事项 (1)重要的人事任免、调动和赏罚事项。 (2)干部职工的晋升、提薪、奖金、津贴以及考核评价事项。 (3)人事招聘、录用事项。 (4)专家顾问的外聘事项。5 / 6 (5)一项金额 10 万元以上的赔偿事项。 (6)一项金额 5 万元以上的办公事务开支事项。 (7)一项金额 5 万元以上的聘金、会费、交际费开支事项。 (8)一项金额 3 万元以上的招待接待费、差旅费开支事项。 (9)重要的涉外、公关事项。 (10)契约与诉讼事项。 (11)总裁认为有必要审议的 其他事项。 6 本规定以外的事项，除总裁认为有必要提交部门经理审议，决策权限归总裁所有。 第七条 决议 部门经理会议审议与决议，完全在总裁的决策基础上进行。 第八条 决议执行 部门经理会议一经形成决议，由相关部门经理或室主任负责执行，及时贯彻落实决议内容与精神。总裁以下的全体职工必须按决议内容与精神执行。决议内容与精神的变更权在总裁。 第九条 会议事务 部门经理会议事务由董事会秘书全权负责。 1 会议议题的资料整理与准备 2 会议议程安排。3 会议记录与纪要整理。 4 会议议决草案起草 。 5 会议文件的保管。 6 对会议决议实施情况