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Word和Excel办公软件技巧(文图结合)2008-11-24 08:51:54|分类： 电脑知识 |标签： |字号大中小订阅 减肥文件中的图片使用Word XP打开一个Word文件，然后选中Word文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式”，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片”，在“更改分辨率”中选择“Web/屏幕”，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。通过以上操作，可以让Word文件变得更小。小提示此减肥法对Office XP中的其他软件都有效，如Excel XP、PowerPoint XP等。正文：*合并Word文件 我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击插入菜单下的文件命令，在弹出的窗口中选择Word文件，再找到同事的文件，点击插入钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！ *更改文件默认存盘格式 在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击文件另存为命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击保存钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击工具选项，打开设置窗口，点击保存标签，在将Word文件保存为下拉框中的Word文件（*.doc）改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。 *修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击文件打开，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择从任意文件中恢复文本项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！巧用快捷键 现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。轻松显示功能键的作用大家对于功能键最熟悉的莫过于（帮助）了，那么，若要查看的其它功能键，只要按如下操作即可清楚显示。方法是点击菜单栏上的“视图工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选 框，单击“确定”退出。其后，在文档视图下端就会看到的功能显示。 快捷键改文字的大小写选择想要更改文字的大小写，只要按下就可以了。每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。一次保存多个打开的文件如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。操作方法是：按住键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。关闭文档前将提示你保存你所做的改动。全部关闭命令在同样起作用。为常用的符号定义快捷键我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击菜单栏上的“插入符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，用鼠标击活“请按新快捷键”编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符”标签页中，会看到已事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。Microsoft Word 的一些小技巧1、 文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”“选项”“用户信息”中修改。2、 找回Word文档自动保存的临时文档：如果是Windows 98的电脑，自动恢复文件默认在：“WindowsApplication DataMicrosoftWord”下。如果是Windows 2000 或XP的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在“WindowsProfiles用户名Application DataMicrosoftWord”下。3、 给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”“另存为”右上角的“工具”“常规选项”。为PowerPoint文档插上音乐的翅膀Powerpoint 2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。 文件中的声音但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以PowerPoint 2003为例，其它版本请参照操作)。方法一:1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”(图1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”(图2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图3)。插入-影片和声音-文件中的声音自动2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标)，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”(图4)，在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”(图5)。自定义动画3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在(F):XX 张幻灯片之后”(中间XX为数字)，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图6)。播放声音数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图7)，这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。播放声音另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。播放声音4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。 方法二:1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”(图9)。幻灯片切换2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音.”(图10)。幻灯片切换3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮(图11)，再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选“循环播放，到下一声音开始时”选项(图12)。添加声音修改切换效果4.放映幻灯片，背景音乐功能实现。注:1.第一种方法支持较多类型的声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。2.第二种方法目前仅支持.wav类型的声音文件，因此会造成完成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。Office超强技巧连载图片和多媒体技巧(上)给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。这一期我们会和大家一块儿讨论Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！让图片如影如随用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。以后，该图片上方或下面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。图形固定技巧插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。快速还原图片文件有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，可以用Word打开这个文件，再选择“文件”“另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。快速导入图片文件经常要从网上下载一些HTML的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在.files文件夹下，使用拷贝起来不方便。可以单击“文件”“建立新文件”，打开“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的“转换向导”项目，再把这个HTML文件转换为Word文件， 你即会发现原来的图像文件已经内置到Word文件中了，可以给携带、打印带来很多的方便。在Word中调用系统图标如果在自己的教材中添加一些图标，可以让文件更加生动、活泼。在Word中，很容易做到这一点：选择“插入”“对象”，再在“对象”对话框中单击“新建”标签，再在其下“对象类型”中选择“对象包”，再单击“确定”按钮，并在打开的“对象包装程序”窗口。单击“插入图标”按钮，再打开其他的EXE或DLL文件，找到图标资源，再退回到“对象包装程序”窗口后，关闭“对象包装程序”，即可把图标插到当前文件中。避免图片变成大红叉有时在插入图片后，往往会发现插入的图片变成了一个大红叉，无法正常显示。这时，可以在复制图像后，选择“编辑”“选择性粘贴”，并且去除“浮于文字上方”复选框即可。快速选中多个图片对象在使用Word的绘图工具进行绘图时，可以将鼠标移到对象上，当光标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，再按下Shift键不松开，依次单击各个对象即可选中多个对象。再单击“绘图”工具栏提供的“组合”进行组合，这样就不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。轻松画直线选中Word工具栏上的“直线”按钮，再按下Shift键不松开，即可画出直线。另外，如果想画出极短的直线，还可以单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，再画出一个矩形，然后右击此矩形，选择“设置自选图形格式”，将“高度”设为0，宽度设为0.1即可。旋转图形选中要旋转的对象，单击工具栏的“自由旋转”，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其重心旋转。而按下Shift键不松开，则会以15为一角度单位来旋转对象。如何精确微移图形按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。使用艺术字Word中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文件提供了帮助。如果将“艺术字”功能与“三维 ”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。使用剪贴画Office XP在安装后会在电脑中安装剪贴画，你可以选择“插入”“图片”“剪贴画”，单击右边窗格中“剪辑管理器”，再从左边选择相应的剪贴画，按下Ctrl+C键复制一下，到Word中按下Ctrl+V键粘贴过来即可，用它来美化Word文件。而且剪贴画中的所有图片都是矢量的，可以随意放大、缩小这些图片，而且不会失真。快速插入图片选择“工具”“自定义”，打开“自定义”窗口，单击“命令”标签，在“类别”中选“插入”，然后在右侧“命令”中，用鼠标拖动上下滚动条，找到“来自文件”图标。用鼠标按住该图标不动，将其拖动到工具栏中，插入到工具栏中的任一位置，松开手，你就会发现图标已经位于工具栏中了。以后，只要用鼠标单击新加的“来自文件”按钮，就可以即时插入图片文件了，非常方便。“图形对象”的复制和粘贴首先选中“图形对象”，但如果是多个没有组合的对象，而要整体复制时，可先选中“绘图”工具栏上的“选择对象（空心左斜向上箭头）”，然后按下Shift键，逐个单击选中这些多个对象。单击“编辑 ”“复制”即可把它们复制到剪贴板中，最后单击“编辑”“粘贴”即可粘贴。图片的复制及粘贴有些人在Word中保存了图像，但通过Print Screen键复制Word文件窗口，然后再到“画图”中粘贴，会发现图片很模糊。其实，想得到Word中清晰的图片，可以通过下面的方法来解决：单击“文件”“另存为Web页”，Word会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后文件名再加上.files的文件夹下（如“图片文件.files”，与在IE中保存的网页一样）。这样，只要进入相应文件夹，就可以找到这些图片文件，而且质量很好。让文件有声音先把光标定位到要插入声音文件处，选择“插入”“对象”，在打开的“对象类型”中选择“波形声音”，单击“确定”按钮。此时在文件中将会插入一个喇叭状图标（声音文件图标），并同时出现“录音机”窗口，单击录音机“编辑”“插入文件”，选择一个需要的声音文件，单击“打开”按钮，再关闭录音机程序即完成了声音文件的插入，以后只要双击文件中的声音图标，就可以直接播放插入的声音文件了。插入MP3音乐默认情况下，Word中只能插入WAV和MIDI文件，其实你也可以在文件中插入MP3歌曲，选择“插入”“对象”，单击“由文件创建”标签，再单击“浏览”按钮，找到准备插入MP3文件，选中后单击“确定”按钮，等“浏览”对话框自动关闭后，点“由文件创建”标签中的“确定”按钮。稍等后在插入点就会出现MP3文件的图标，双击之即可播放。让文件演电影选择“插入”“对象”，在“对象类型”中选择“视频剪辑”，再单击“确定”按钮，然后单击“插入剪辑”菜单，单击“Video for Windows”项，再从打开文件对话框中选择一个电影文件，然后单击“确定”。这时电影文件的画面就出现在文件中了。以后，只要用鼠标双击这个电影画面就可以欣赏了。如果想暂停，在画面上单击鼠标即可；如果希望停止，只需在页面其他地方点一下鼠标。Word文档双面打印技巧两则我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。两种方法对比，后者较前者更为方便。利用Excel 2003 中共享工作簿功能总公司每个月的销售统计工作是办公室人员最头痛的事，通常都是由销售部把销售情况录入到Excel的工作表中，然后再传回公司由办公室，将这些工作表拷贝到一个工作簿中，最后进行集中处理。由于公司要求在每月的一号会议上拿出上月的销售统计表，而销售部却要在每月的最后一天的下午下班后才能把本月的销售情况上传，其实办公室只有一晚上的时间来进行汇总、统计。考虑到办公室人员在一晚上很难将统计表做好，公司宣布每个销售点的主管在月末那一天到总公司协助办公室进行统计。但是，统计汇总的表格只能一个人进行，人多了也是站着看。其实，我们可以利用Excel 2003的共享工作簿功能来协同办公。在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑” 选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、 “二分店”等。提示 这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具保护允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区域引用“=1:65536”进入输入框。在“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。如果同一工作表中的不同部分(如某些行或列)也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。单击“工具保护保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，在 “取消工作表保护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消或更改刚才已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。 各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护(依次选择“工具保护撤消工作表保护”菜单命令)，输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。 这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示”共享工作簿”对话框(“工具”菜单的“共享工作簿”命令)，“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新(可根据需要选择更新频率)。提示 只能看到用户已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。在工作簿共享之后，Excel中的某些设置就无法更改了。PowerPoint六个方便的键盘快捷方式通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。（点击查看更多软件使用技巧）如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。避免在Excel中输入重复数据的巧妙方法在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。Excel注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。谈Excel中含?号姓名的筛选方法Excel中含“?”号姓名的筛选方法有很多，但步骤都较为繁琐，其实使用Excel中的FIND函数可以较为简单地完成同样的操作。FIND函数用于查找包含在字符串内的子串，并返回其起始位置，如果没有找到则返回错误值“#VALUE!”。FIND函数中的查找不支持使用通配符，因此可以满足文中查找含“?”号的学生姓名的要求。 还是以该文为例，A列从A2单元格起是学生姓名，则在B2单元格中输入公式“=FIND(?,A2)”，然后把公式复制到B列其余单元格中。复制完毕后可以发现，所有B列中其值为“#VALUE!”的所对应的A列单元格中的学生姓名不含“?”号，其余不为“#VALUE!”值的所对应的则是含“?”号的补考学生姓名。此时既可以通过自动筛选，也可以通过排序很容易就能把所需的学生姓名筛选出来了。 值得注意的是，Excel中有另一个与FIND函数相类似的SEARCH函数，其功能也是在字符串中查找子串。但SEARCH函数查找时支持使用通配符，因此本例中不能使用此函数。让Excel实现文本倒置功能Excel的排版功能不及Word，有时为了排版的美观，可要花不少功夫啦。比如，我们想文本倒置时（在制作示意图时常常要用到），怎样做呢？ 其实很简单，我们只要在字体前加上一个“”（不包括引号）就可以了！A列是正常字体，B列是A列的倒置字体，即将原来的字体“宋体”改为“宋体”。 其中第一种效果是直接在单元格输入文字，第二、三种效果是使用插入文本框的方法（如果你没有见到插入文本框按钮，选中“视图/工具栏/绘图”即可），第二种效果是文本框的横排，第三种效果是文本框的竖排。在Word中批量转换文档手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于打开/另存为之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击文件建立新文件命令，打开新建文件对话框（注意不能单击快捷栏上的新建图标或直接按Ctrl+N快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开新建文件对话框），点击其它文档标签，并双击其中的转换向导项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。用Word突破网页无法复制限制我们在浏览网页时经常会遇到无法复制网页内容的情况。虽然我们可以通过查看源文件或是用SnagIt等软件提取文字或抓取为图片的方法来保存，但不是操作麻烦，就是无法直接编辑。其实遇到这种情况，我们还可以尝试用Word来解决。打开Word后，点击“文件/打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，在“文件名”框中输入无法复制网页内容的网址，例如0/html/smxrb/2005/8/12/200581291403.html（不含引号）这个网址，在浏览器中是无法直接用右键进行复制的。点击“打开”按钮后，稍候就可以在Word窗口中看到所有的网页内容了，此时就可以直接进行复制、删除和保存等编辑操作了。 提示：如果网页内容比较多，而且有大量的图片，那么Word打开网页的时候会提示“Word内存不足，修改之后无法撤销操作”的提示，这一点丝毫不影响我们复制网页内容。给Word文件减肥现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用文件菜单下的另存为命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要另存为太麻烦的话，可以打开Word，单击工具菜单中的选项命令，再单击保存选项卡，在设置窗口中取消选择快速保存选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现减肥操作一劳永逸。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中嵌入TrueType字体后，还应选中只嵌入所用字符复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同打包，使得文件增大。 用好Office Word模板文件 提高操作效率巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好? Word模板的分类及分布Word中的模板分为两类:一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。而Word的系统向导和模板默认安装在C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。 而用户自定义模板存放的位置会由于windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下。使用现有模板Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。安装外部模板模板以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下(Windows 2000/XP用户)或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。删除不必要的模板如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。把别人的文档用作模板如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用Word打开它，那么可选择“文件”“另存为”，然后再在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件”“新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。通过此法，就可以快速把DOC文件转换为Word的模板。快速转换模板如果你手头上有DOC文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”“新建”，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。通过此法，无需通过“另存法”来转换。其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。修改、改造已有模板Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。小提示现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。方便不浪费:Office文档缩放打印三招最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。 其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。让Excel按照纸张的宽度和高度打印1.启动Excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。2.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。3.在“纸张大小”框中，将原来的B4设置为A4，然后在“缩放”栏下，选中“调整为”，将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1”（图1）。4.单击“确定”按钮。现在，再打印这张Excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。让Word按纸张大小“缩放”打印小贾遇到的问题是Excel表格的“缩放”打印，如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下：1.启动Word，打开需要的文档。2.在“文件”菜单中，单击“打印”命令。3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中，选择“A4”纸型（图2）。4.单击“确定”按钮。当为了打印而“缩放”文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置，这一点与Excel不同，因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在“工具”菜单上单击“选项”，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型”项。让打印机自动按纸张大小打印或许，你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机（操作系统为Windows XP SP2）为例进行说明。1.单击“开始”，选择“设置”，单击“打印机和传真”。2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机，然后选择快捷菜单中的“属性”。3.在“常规”选项卡中单击“打印首选项”按钮。4.进入“版面”选项卡，勾选“缩放”项，同时选中“充满”，然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸型。5.依次单击“确定”按钮，关闭各个对话框。经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上，需要按上述操作取消对“缩放”项的选择，否则打印机将一直进行“缩放”打印。将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？输入法也惹麻烦巧妙解决简单的问题一早打开电脑上网聊天时却发现用微软拼音输入文字时全显示的是繁体字！这就奇怪了，笔者也没有进行任何设置，为什么会突然变成繁体字？回想了一下，就在前一天晚上笔者重装了一款使用繁体字的游戏，可能这就是问题所在。问题原因大概找到了，但还是感觉无从下手。找了半天终于找到了解决的办法，下面于大家分享：切换到“微软拼音输入法2003”状态，点击“功能菜单/输入选项”，在弹出的输入法输入选项对话框中“字符集”一项里有“简体中文”、“繁体中文”和“大字符集”三个选项，在这里我们可以选择“大字符集”即可(如图)。它是简体和繁体字符集之和，覆盖了GBK中的绝大多数汉字和符号。Excel 2003隐藏全攻略（进阶篇）上期我们给大家介绍了如何在Excel 2003中隐藏不希望被看到的内容，操作过程简单易懂。本期将从实际应用中的安全性入手，进一步介绍单元格内容、行列、工作表的隐藏方法。隐藏单元格内容选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。 再单击菜单“保护/保护工作表”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。值得大家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“”，再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。隐藏行列有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例：选中“C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会显示分级的1、2按钮（如图2）。重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。隐藏工作表单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHidden”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择“VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或修改了。用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。时光回溯:四招恢复损坏的Excel文件 打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑，而且还不能够进行打印。这是很多朋友在处理Excel文件时都可能会遇到的一个问题，面对这种情况时，我们应该怎么办呢？出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时你不妨尝试使用一下笔者为大家介绍的以下几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。招数一:将工作簿另存为SYLK格式如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK（符号连接）(*.slk)”选项（图1），然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。招数二:转换为较早的版本如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。招数三:打开并修复工作簿如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的“打开并修复”功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。在“文件”菜单中，单击“打开”命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”即可（图2）。招数四:用Excel查看程序打开工作簿在用尽各种方法仍不能解决问题的情况下，大家不妨考虑一下使用第三方软件开展恢复工作。Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003（下载地址：/download/5/8/0/5804a103-15c9-4d73-8635-59f4984a752b/xlviewer.exe/ ）。双击下载文件xlviewer.exe启动安装程序，然后按照说明完成安装。安装完毕，单击“开始”菜单中的“Microsoft Office Excel Viewer 2003”即可启动该软件（图3），尝试打开损坏的工作簿。大家可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过“控制面板”中的“添加/删除程序”进行删除。但愿以上方法能够帮助你恢复损坏的Excel文件。如果无法恢复损坏工作簿中的数据，那么就需要重新创建部分或整个文档了。Word中分节符的妙用在对Word文档进行