应付工作流程与标准.docVIP

FINANCIAL DEPARTMENTWORK PROCEDURES&STANDARD财务部部工作流程与标准FINANCIAL DEPARTMENTSUBJECT RET CODE项 目：财务部应付 编 号：FIN-2043 STEPS步 骤WORK PROCEDUS工 作 流 程STANDARD质量标准POSITIONRESPONSIBLE执行职位 一、二、工作时间早8：30AM17:30PM工作流程1、提前10分钟到岗，着装整齐，戴好工号牌，检查自己仪容仪表。2、按供应商名称和各仓库进行整理、分类、汇总收货单；白联记账，红联归档；登记、打印凭证，粘贴收货单。3、查询111家供应商07年5月至今的账务（建设期：38家，经营期：73家）。4、若与供应商核对清楚账务后，本司协商其在酒店消费抵货款的，做应收冲应付，则与应收会计做好V9卡的冲销工作。5、每月初整理、装订上个月的凭证。6、每月10-20号，与约24家经营期的供应商核对上个月的账目。核对清楚后令其开发票并在收货单黄联上盖上“对账”章。7、核算、审核“付款审批表”和各种应付账款、其他应付款，审核各项记录；审核采购部转交的发票及单据。8、每月20号至月底，支付16家签订合同的经营期供应商的前欠款。先做凭证，领导审批后，再交予出纳付款。9、月底整理、打印本月的“应付账款余额表”。10、如果每月打印出有借方余额的应付账款，并通知、询问采购部。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，要向财务经理和总经理作书面汇报。11、对未挂账的前期供应商，根据提供的合同、发票、验收证明审核无误后，写报告给财务经理和总经理，批准后，补挂账。12、应付账款入账程序。处理有票应付款，应对合同、供应商发票、验收证明进行审核。而后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。13、认真做好领导安排的工作。1、保证收货单中供应商和仓库的汇总、挂账金额准确无误。 2、查询、整理建设期和经营期的供应商的账务，避免手续不齐全、记账混乱，进而准确支付账款。3、其他工作。 财务部应付REVIEWED BY审 核 人APPROVED BY审 批 人备注：请各部门根据本部门的实际运营情况，制定本部门的人员编制。并根据部门人员编制岗位，详细写明所有岗位的工作流程与标准（上附样例仅供参考）应付账款管理制度 财务管理制度-应付账款管理1、 目的为规范财务操作，加强对应付账款的管理，保证应付账款的准确性和有序支付，特制定本制度。2、 范围本制度适用于公司有合同约束的长期或短期配套户，零时配套户的应付账款管理参照“财务管理制度-采购控制管理”3、 职责部门配套科负责合同的签订、配套户的分类以及采购发票的签收，配套库负责配套户的结算，财务处负责配套户发票的挂账、付款计划的编制和货款的支付。4、 程序配套科在签订合同时需要明确标明付款时间与付款方式，并且根据配套户的实际情况对配套户进行分类，主要可分为A、B和C三类，A类和B类各限定六户，其余全部划归C类管理，配套科收到配套户所开发票后，需由科室指定专人签字后及时交财务处。配套库每月根据本公司客户的出账数为配套户结算，填开入库单并标明所属月份及时交财务处。财务处必须严格按照合同的规定对应付账款进行管理，配套户的发票必须在每月最后一天前送达本公司财务才可挂账，财务处接收发票时需仔细核对采购合同和入库单，价格或数量不符时，财务人员有权拒收；每月10日前（节假日顺延）财务处根据配套户发票的挂账情况以及采购合同和入库单编制当月付款计划，经总经理审批后，财务处据此付款，财务处在付款时需统筹兼顾，在任何情况下必须保留本公司自身的日常开支，在资金紧张的情况下，财务处根据配套科对配套户的分类顺序安排资金，资金充足的情况下集中时间统一办理。5、 维护为保证应付账款的准确性，财务处需定期（至少一个季度）查询公司技术质量处的质量扣款情况，并与配套户进行对账。6、 执行本程序自公司总经理签发之日起执行。企业采购及应付账款管理制度 一、目的 1规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。 2规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求，规范应付账款管理工作，防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。 二、适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。 三、 定义 1、 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。 2、 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 3、 货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。 4、无票应付款：采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时，应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款 四、 物资采购报销流程 1 物资采购前要由用料申请人先填写采购计划，“采购计划表”经部门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购定单”并进行采购。 2 凡购进物料、工具用具，尤其是定制品，采购者应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。 3 物资采购返回单位，须经物资使用部门（库房管理人员）核实、验收签字，出具“入库单”。 4 物资采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销。 5 物资采购前，预借物资款，必须经财务主管领导签字批准方可借款，执行借款流程；物资采购完毕，需及时报销。 6 物资采购报销须填写报销单，执行费用报销流程 7 凡不按上述规定采购者，财务部以及各业务部门的财务人员，应一律拒绝支付。 五、应付账款入账程序 （一）、有票应付款 1财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。 2 三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。 3 财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。 4 有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。 （二） 无票应付款 1 仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。 2 财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。 3 对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。 （三） 应付账款 1 供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。 2 财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。 3 对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。 4 生产部门应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。 5 任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。 6 更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。 六 应付账款账龄分析 1 财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。 2 财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。 七 对账 1 财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同商务部采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。 2 财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。 一、应收账款审计所谓应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务而形成的债权。对应收账款可采用以下方法进行审计：其一，对应收账款进行核对。首先取得或编制应收账款明细表进行复核加总。然后将明细表数额与企业总账、明细账合计数进行核对，看是否相符。再将应收账款总账余额扣除已计提的坏账准备核对是否与会计报表上的余额相符，同时也要核对明细账余额扣除对应的坏账准备余额后的总额是否与会计报表的余额相符。其二，对应收账款进行账龄分析。编制应收账款账龄分析表，将重要的客户及其余额列示表中，对不重要的或余额较小的可以汇总列示。将账龄表中所列示的应收账款加总，并扣除相应的坏账准备，看是否与资产负债表中的应收账款余额相符。其三，请被审计单位协助，标示出至审计时已收回的应收账款。对已收回金额较大的款项进行常规检查。其四，将应收账款向债务人进行函证。证实应收账款账户余额的真实性、正确性，防止或发现被审计单位及其有关人员在销售业务中发生差错或弄虚作假、营私舞弊行为。需把握的关键环节：1.对函证的控制。审计人员应当直接控制询证函的发送和回收。2.对函证结果进行分析。函证结果要么有差异，要么没差异，审计人员都应进行认真分析。3.检查未函证应收账款。对没有函证的应收账款，审计人员应抽查有关销售合同、销售汀单、销售发票副本以及发运凭证等。从而验证这些未函证应收账款的真实性。4.检查坏账的确认、坏账准备的计提及账务处理的正确性。确认坏账时，应遵循财务报告的臼标和会计核算的基本原则，分析各项应收账款的特征、金额大小、信用期限、债务人信誉和当时的经营情况等因素。5.抽查有无不属于结算业务的债权。不属于结算业务的债权，不应该在应收账款中进行核算。6.检查应收账款是否用于融资，并根据融资合同判定属质押还是出售，其会计处理是否正确。7，检查外币应收账款的折算方法是否正确。8.检查应收账款在资产负债表上是否已恰当披露。二、应付账款的审计应付账款是企业在正常经营过程中，因购买材料、商品和接收劳务供应等而应付给供应单位的款项。对应付账款可采用以下方法进行审计：（一）对应付账款进行核对。获取或编制应付账款明细表，进行复核，并且与会计报表数、总账数，明细账的合汁数进行核对，达到账账、账表相符。（二）根据被审单位实际情况，对应付账款进行分析性复核。1、对本期期未应付账款余额与上期期末余额进行比较。2、分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位做出解释，判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润。3、应付账款对存货和流动负债的比率，并与以前期间对比分析，评价应付账款整体合理性。（三）函证应付账款。进行函证时，审计人员应选择较大金额的债权人以及那些在资产负债表日金额不大甚至为零，但为企业重要的供货人的债权人作为函证对象。同应收账款的函证一样，审计人员必须对函证的过程进行控制，要求债权人直接回函。对未回函的，应再次函证。经过多次函证仍存在未回函的重大项目，审计人员应采用替代审计程序。比如：可以检查决算日后应付账款明细账及现金和银行存款日记账，核实其是否已支付，同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。（四）查找未入账的应付款。为了防止企业低估负债，审计人员应检查被审计单位有无故意漏记应付账款行为，例如：结合存货的监盘，检查被审单位在资产负债表日是否存在“货到单未到”即有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务；检查资产负债表日后收到的购货发票，注意购货发票的日期，确认其入账时间是否正确；检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否正确。（五）检查应付账款是否存在借方余额，若有应查明原因，必要时建议被审计单位作重分类调整。（六）检查是否存在