商业公司证照及委托书制度（办公室）.doc

商业公司法人证照复印件及法人委托书管理办法第一条 为了进一步规范企业法人证照及法人委托书的管理，明确各相关部室管理责任和使用审核流程，规避企业经营管理风险，维护企业的利益。结合北京同仁堂商业公司经营管理实际，制定本管理办法。第二条 公司企业法人证照及法人委托书包括：营业执照、药品经营许可证、GSP证书、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、食品流通许可证、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人资格证、法人委托书、质量保证协议书等企业资质和对外文书。第三条 公司法人证照及法人委托书的管理及发放管理职责部门：一、办公室负责营业执照、药品经营许可证、GSP证书、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、食品流通许可证、组织机构代码证等证照原件的管理，包括：年检、变更、新办和撤销。法人委托书的管理。负责商业公司总部相关部室、子公司、门店必须提供的法人相关证照复印件使用领取的审核和发放。二、质量部负责商业公司有业务往来的供货、购货企业所须法人证照复印件的使用审核、领取发放及登记管理。证照资质文件包括：商业公司营业执照、药品经营许可证、GSP证书、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、食品流通许可证、法人委托书、质量保证协议书等。三、财务部负责税务登记证、一般纳税人资格证等原件管理，以及复印件的管理及发放。四、物流中心，根据物流批发业务需要，指定专人到上述部门领取相应资质复印件。物流中心专人管理，并做好业务人员使用发放登记。五、上述相关部室负责人对涉及到的事项负管理责任。第四条 所有证照及法人委托书应单页单面复印，分类管理，并由专人负责管理。第五条 所有证照及法人委托书需由上述相应部门负责统一编号管理，并按编号顺序进行登记、发放。一、编号格式，共10位阿拉伯数字。二、编号规则，前两位为证照及法人委托书发放年份，第三、四位为发放部门，第五、六位为证照及法人委托书类别，末四位为序列号。三、发放部门编码：办公室 01质量部 02财务部 03四、证照及法人委托书类别编码：营业执照01药品经营许可证02GSP证书03医疗器械经营企业许可证04卫生许可证05食品流通许可证06法人委托书07质量保证协议书 08组织机构代码证09税务登记证10一般纳税人资格证11（根据以上编码规则，举例：编码为1002030015，即2010年由质量部发放的第十五份GSP证书）第六条 所有证照在加盖公章时遵守办公室相关规定。同时必须加盖“仅供单位存档用，复印无效”字样的专用备案章。第七条 证照及法人委托书的领取。一、总部相关部室在领取证照及法人委托书前，领取人必须在相应的登记表中进行登记（登记表格式见附件一）。二、除物流中心外，证照中“仅供单位存档用，复印无效”及法人委托书中的空项内容由领取人员负责填写，有关部门专项负责人员进行审核把关，在确保填写内容真实有效及与登记表中登记的内容一致后才可准予登记签字并发放。第八条 关于物流中心证照及法人委托书的管理要求。一、为方便物流中心业务人员开展业务，允许物流中心专人负责一次性领取批量证照及法人委托书。二、物流中心在总部领取相关证照及法人委托书时可先在各相关部门的登记表中登记领取的总份数及编号，暂不登记其他内容的明细。三、物流中心相关证照和法人委托书由专人负责管理发放，各相关人员开展业务需领取时，到该负责人处领取。四、领取人员要认真在北京同仁堂商业投资发展有限责任公司物流中心资质领取登记表（见附件二）上进行登记，并确保将证照中“仅供单位存档用，复印无效”及法人委托书中的空项内容填写完整，严禁空项。五、物流中心负责资质管理的人员在审核“四”条款中规定的内容无误后，经物流中心负责人在登记表上签字认可，并经领取人签字后，才可将相关资质发放（严禁代领、代签）。六、物流中心证照及法人委托书发放完毕后，需将上次登记表明细返回相关部门核对无误后，方可继续领取新的资质材料。第九条 各相关部门及人员，要严格按照以上规定执行。如未按规定程序执行，将根据情节予以相应考核，情节严重者或造成影响，追究其相关责任人的责任，并企业保留追究其法律责任的权利