行政管理专业管理师论文初探企业秘书工作现状及其对策.doc

行政管理 专业管理师论文 论文题目：初探企业秘书工作现状及其对策初探企业秘书工作现状及其对策摘要：秘书作为领导的决策助手，协助领导全面处理事务工作，使得秘书工作成为办公室业务的核心，目前已发展成为世界上最为广泛的职业之一。作为钢铁企业的秘书，企业的不断发展对秘书工作提出了更高的要求，企业秘书工作现状、存在问题、改进建议是本篇论文主要阐述内容。关键词：秘书工作 工作做法 存在问题 改进建议正 文1.前言秘书，是一种社会职务名称，目前是世界上最广泛的职业之一。在长期的历史演变过程中，“秘书”真正作为一种社会职务而登上历史舞台的时期当属汉代，封建王朝设立的秘书监、秘书令、秘书郎等职，负责掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍，皇帝宣读命令的宣示以及宫禁的图书的工作。由此时期，“秘书”一词逐步发展为官署、官职。 在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。” 秘书的工作面较宽，随着社会的不断发展，秘书部门内部的分工也越来越细，现代我国的秘书从不同角度上可分为不同的类别：一是从从属和服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书，二是从承担的工作性质划分，有机要秘书、文字秘书、信访秘书、行政秘书、外事秘书、人事秘书、军事秘书、教学秘书、商务秘书、生活秘书等。 作为钢铁企业的秘书工作者，我将对如何做好企业秘书工作进行阐述。2.企业秘书的工作性质企业秘书工作是各级领导在进行管理工作过程中必不可少的一项工作，是从属、服务于领导的。它主要是在信息收集、制定决策、贯彻指令、起草文件、管理文书档案、组织会议、安排活动等方面对领导工作起辅助作用。秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。尽可能地为领导、机关创造各种便利条件，以提高其工作效率和工作质量。所以说，从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。3企业秘书应具备的素质秘书作为在领导身边协助工作的人员，这就要求秘书必须具有坚定正确的政治方向、较高尚的道德水准，广博的知识，良好的工作作风和多方面能力，遵守秘书职业道德。4企业秘书工作主要包含哪些内容随着企业管理机制的不断完善，管理不断引向更高、深、广的界面，根据企业文化建设的程度以及企业内部分工的不同，秘书工作的内容也有所不同，主要内容大致有以下几方面：处理文电、起草文件、办理会务、收集资料、开展调研、督办、处理来信来访、档案管理、印信管理、根据领导意图协调本部门的各种工作，安排领导接见、会谈、照相、剪彩、参观、宴请等活动，其它日常事务以及领导临时交办的工作任务。5秘书工作现状。5.1秘书岗位设置与人员配置行政管理处秘书员定岗2人，行政管理师1人，共计3人，目前实际在岗1人。考虑到工作任务重、强度大，对工作职责做出了一定的调整，其中：印信管理和档案管理由专职档案员负责，后勤接待工作由总务室专职人员管理，外事协调由专职人员负责。5.2我在秘书岗位上做了哪些工作5.2.1处理外来文件即负责外来文件、信函、请柬等的收发、分类、登记、传阅、备份和存档。在我到企业实习期间，发现对外来文件、信函、请柬的处理方法非常简单，只是将文件转交给相应的部门，没有登记、传阅、结果落实的环节。存在文件传送不及时、漏传、不传，传送后部门与部门之间推托责任，不愿牵头，工作不能及时落实，外来文件存档率低，后期查阅难度大的现象。针对这些问题，利用电子表格制表简便的特点，制成外来文收发一览表，明确注明收文时间、发文单位、文件标题、页数、转发单位、接收人、接收时间、存档时间等内容，提醒自己，哪个文件该及时传阅给哪位领导，按照领导的批示意见，现在文件传阅到谁的手里，归档时交付给哪位负责人，避免因时间关系遗忘信息、迟送误事。对于特别重要的文件，为防止接收人将原件遗失，使用扫描仪进行备份，并将电子文件以公文形式发送接收人以备日后查询。最后对外来文件进行筛选，对有存档价值的文件分类，填写档案移交清单，与档案员核对后存档，做到整个文件的流转有序，有件可查。5.2.2起草、管理公司文件主要是秉承公司高层领导和本部门领导的意图，草拟各类公文、工作计划、工作总结、本部门规章制度等，在撰写过程中，首先要了解事情本末，需要主动与各部、处、厂主管或责任人沟通，掌握最真实的信息。其次了解领导的意图，明晰自己所写材料的目的是什么，对接哪个部门，公司希望通过材料达成什么样的效果或目的。对于重要的数据，一定要经过部门和公司领导确认后上报，报送口径要一致，切不可因为错报、混报给公司形象和生产经营带来不必要的损失。对公文实行统一管理，即凡是公司文件，必须由撰稿人在公文系统中，我们称作主办，经逐层主管审核，最后由公司高层领导审阅同意后统一排版、编号、公布、存档。5.2.3办理会务即承担会议通知、议程安排、会场布置、签到、会议记录、会场服务、会议宣传、会议纪要的整理与撰写，以及会议交办事项的催办、督办。办理会务是一项对准确性和及时性有相当严格要求的工作，作为文秘人员，首先接到一个会务任务，先要明确通过这样一个会议要达到什么样的目的或效果，确定参加人员、会议时间和地点。一般性的会议需要做好以下几项工作：会议议题的确定。通知相关单位，征集议题，整理汇总。通知参会人员按时参会。通知内容包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员应做何准备等注意事项。会议资料准备。将参会资料收集整理完毕后于会前三天发给参会人员，并将会议议程发放给参会者。视实际情况，如有需要，准备礼品。会议室的布置。首先根据会议需要预定大小适中的会议室；其次，制作桌牌；第三，对温度、电源、照明、通风、饮水、水果、文化用品、电脑、投影、视频等进行逐项关注和落实。会议接待和会场服务。接待服务，保管好参会人员的物品，为参加会议人员的提出的要求提供必要的服务；必要的时候，同时准备热茶、咖啡、矿泉水或根据客人口味准备饮品，给客人以亲切感和受重视感，增进双方的沟通。会议签到及记录。准备好会议签到簿，指导参会人员填写。对重要会议以及重要领导来访等，需要在记录的同时进行录音，摄像、录像人员配合共同完成，特别重要的会议纪要要得到与会人员签名认可。会议期间如遇到特殊或紧急情况，以便条通知相关人员或请示领导。会议善后工作。通知待命车辆按照预定安排送客人到指定地点用餐，整理会议资料，归档，会议当天出会议纪要。5.2.4收集资料，信息传报即收集党中央、国务院、上级主管部门和控股公司发出的有关方针、政策、决定、指示等，了解并综合本级和下级单位的工作进展情况以及本专业业务有关的其它情况。信息是领导进行科学决策不可缺少的重要参考依据，在承德建龙秘书工作中，这是个薄弱点，目前人员少，无暇顾及信息的收集，工作开展不到位，只是从报刊、各协会邮寄的文件上了解信息，做了一些简单的工作。我将在存在问题和建议中具体说明。 5.2.5开展调研，为领导决策提供依据即研究政策或就某些问题深入基层进行系统调查，在科学分析的基础上，提出可行的方案或倾向性意见，供领导决策时参考。行政管理处从今年3月份开始组织调研工作，今年，主要进行了4项调研，分别是职工购买建龙园区住房意象调研、职工生活情况调研、职工思想情况调研和大学生购买建龙园区住宅楼的调研。其中，职工生活状况调研和职工思想情况调研是围绕今年公司在企业文化建设，员工工作、生活质量和精神风貌提高方面展开的。前期展开的一搬员工购买建龙园区住宅调研，是公司计划在兴隆县西关村建设建龙生活区，提高职工生活质量的基础上，本着结构、室内设计、建筑面积最大化符合员工购买意愿的原则，向员工广泛调查，发出问卷600余份，计算统计后把情况反映给公司领导层，最终选定现行的设计方案。在售楼期间，我们发现购买楼房的大学生和关键岗位管理人员才较少，又展开了新一轮的调查，不购买的原因主要有几方面，一是认为面积大，二是工作时间短，没有相应资金支持。我们将收集的意见整理汇总，在办公会上提出，经班子成员研究决定为方便大学生需求，将原定于110平米的三室两厅结构改建80-90平米的两室一厅结构，并为大学生和关键岗位人员提供了借款。5.2.6、督办工作即督促检查领导批办、交办工作的落实、工作计划的完成进度等。今年以来，督办工作有了新的起色，在督办范围上，原来只对周例会决定事项进行督办，6月份以来，开始增加对总经理办公会、专业例会的督办。在督办形式上，由原来的直接找落实部门领导询问转为下基层实际去看，找工作人员了解，收集资料统一反馈给领导并通报。在督办反馈上，改换了原督办制表，改用目标更加明确，节点、完成效果更加清晰的制表，取得了一些进步。5.2.7安排领导会谈、剪彩、宴请、照相、参观、接见、等活动。一般大型的剪彩、会议、宴请等活动，举办方都回提前半个月左右时间通知办公室。针对社会上有些以组织、中心、协会冠名的社会团体以邀请参加各种会议为名义，实为赚取高额参会费的现象，首先要明确是否有参加的必要性，其次请示领导，根据领导决定通知指定人员参加。高层领导出席重大活动，要相应做进一步的了解，为领导准备讲话、贺词等文字材料以及礼品，安排用车、住宿等。5.2.8公文批办效率统计与考核建龙erp系统推广以来，承德建龙一直对公文批办时间进行观测和考评，一般性的公文，要求中层管理人员办公时间不超过8小时，每周一对上一周的效率进行统计与评估。5.2.9领导临时交办的工作任务和事务工作。 临时性工作暂不列举，事务性工作主要是报刊、信件的报送和处理，办公用品的配备，劳保用品的领取。6.存在的问题和改进意见根据自身积累的经验，结合秘书工作实际，下面就目前存在的主要问题谈些粗浅的认识。6.1信息管理职能弱化。领导的决策需要秘书提供大量的信息，随着电视、网络等传媒设施的普及，领导获知信息的渠道在不断增多，行政管理处作为向领导提供信息的职能部门，应该充分利用公司配备的电脑、订阅的报纸等搜集信息。从目前来看，行政管理处信息传报的参谋助手作用正不断弱化，甚至出现了本级领导掌握的信息比行政管理处多，上级领导了解的信息经行政管理处报送的少的现象。出现这种状况的根本在于人员问题。可以简单了解一下，公司高层领导（经理级别）有5位，秘书有1人，兼任总经理秘书，同时要处理好其它4位经理的基本事务，没有太多精力放在信息收集上。在改进工作上，建议一是在政务室选定几名员工兼任信息工作员，明确信息工作人员的责任义务，改变以往人员难落实，信息难搜集的状况。二是，建立信息联络网，同时指导各基层单位建立起信息工作制度，真正做到上下呼应、内外互动，增加信息源。三是，对信息管理实行统分结合，为避免出现重大紧急信息报送重复，给领导查阅带来不便，规定信息必须统一先报政务室，经审核后统一报送。四是关注国家产业政策，增加与冶金协会、发改委、中小企业局等的联络次数，借助订阅的世界金属导报、中国冶金报、承德日报、工人日报等，以及登陆国家发改委、钢铁企业网等增强信息耳目。6.2公文评估统计方法有待改善。2005年6月建龙erp系统在承德建龙试行，于10月正式使用，在整套系统中，公文系统作为实现无纸化办公，提高工作效率的载体被广泛提倡并得以使用。行政管理处分批次对高层管理者和一般管理人员进行了培训，绝大多数员工能够掌握使用方法，熟练使用公文系统办文。在前期，为督促各环节办公效率，杜绝公文在某一环节停留时间过长，对中层领导公文批办用时进行统计，计算平均批文时间，每周一通报考核。今年10月份，我们发现对公文的统计不应该局限在批文时间上，发现存在几处问题：一文多办，即同一公文内容在公文系统中多次流转，领导多次批办；公文无附件，无具体内容，实为无效公文；由于误操作，作废公文多；需要领导会知的信息，本可电话通知的，却使用公文，无形中增加了领导公文批办量，影响到公文的有效率和时效性。针对这些问题，对公文统计有几点初步想法：1、进一步明确统计范围：对公文进行分类，关于请假、会知内容的不计入统计范围，2、根据公文类别，批办时间有所调整，如制度等内容较多，需要部门研究、协调、反馈意见的公文可放宽时间限制，不要拘泥于形式。3、对新入企和没有接受过培训的员工组织学习。6.3督办工作亟待加强公司一再强调做好督办工作的重要性，今年1-10月份，形成公司级别会议纪要137个，督办落实项目602项，落实了575项，完成率达到95%，说明绝大多数重要工作得到了落实。但是，出现了如督办人员在工作时难度大，存在一些较突出的问题，需要引起足够的重视。机构体系不健全，03年三级督办体建立，行政管理处的督办员即一级督办，生产厂、各中层单位主管为二级督办，厂、处办公室的综合管理员为三级督办。虽说开展督办室经过领导授权的，但客观上，督办是一项长期、量大的工作，而督办的对象是中层干部，向我们反馈信息的也是中层干部或是本部门的员工，总体上关系不顺，加上对督办工作认识不够，难以深入操作，致使督办网络处于断链状态。队伍力量薄弱，督办职能最初属行政管理处，设有专人进行督办，后划归企划处有专人督办，11月，督办重新划归行政管理处，人员没有相应配备，为兼职，其次是督办人员没有参加过督办业务培训，这些都影响督办工作的开展。加强和改进督办工作的一些可行建议：加强学习，学习唐山建龙督办工作开展方式，创新工作方法，变督办人员一人的“个人项目”为“团体项目”。加强队伍建设，做好督办工作主要在人，岗位、人员相应落实到位，组织督办人员培训，把真正热爱督办工作，素质好，能干好工作的人选拔到督办岗位上。针对督办体系存在的问题，加强体系建设，首先修订督办制度，完善机构重组。其次定期开展培训和联络会议，使督办工作规范化，再次建立考评机制，通过年度考核，促进学习、交流，实现整体水平的提高。6.4秘书素质培养和队伍建设应该引起重视。企业管理者往往总是强调秘书的服务性，忽略它的管理性，现代企业的秘书应该是辅助管理人才，这就需要领导从思想上转变观念，注重秘书素质的培养和队伍建设。从秘书工作的现状来看，存在的问题有：工作任务重而人员不到位，往往造成秘书为完成全部工作而去跟时间赛跑，在保证量的同时，质无暇兼顾。严重缺乏智力支撑，没有专业书籍，学习、考察机会少，能力提高困难。主要体现在知识面窄，对专业知识掌握不全面，在起草文稿时，主要是一般性的讲话稿、总结稿没有新观点，或有新观点却没有阐述到位，有好的选题也无深度发掘。缺失队伍建设，秘书人员找不到“组织”。做好企业领导层的助手不是秘书1人能够做到的。在企业文化和宣传管理队伍建设上，各生产厂、处室有设有记者、编辑、干事等，行政管理处统一组织培训，定期组织宣传报道员会，总结成绩，查找不足，表彰先进。秘书工作也应该有这样一支队伍，互相配合、探讨工作