档案管理实施细则.doc

物业公司工程部工作手册档案管理实施细则版 次01共9页第9页1 目的为了加强工程档案的科学管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、北京市档案管理条例和建设工程文件归档整理规范等档案管理的法律法规，结合本公司的实际情况，特制订本实施细则。2 范围本实施细则所指的档案是指工程部以及公司其他部门在工程施工管理和工程维护维修等及相关各项活动中直接形成或收集的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。3 职责3.1 公司设一名档案管理员，各项目公司指定一名兼职档案员（一般由资料员兼任），组成工程部档案管理网络。各专业人员、项目公司应将应归档的文件资料及时向档案管理员移交，任何人都不得据为己有。3.2 部门领导职责3.2.1宣传、贯彻执行档案法律法规及党和国家有关档案工作的方针、政策，对本部门的档案管理工作全面负责。3.2.2起草制订本单位档案工作的规划、计划和制度，把档案工作列入年度工作计划或目标管理中，做到制度健全，执行有效。3.2.3协助、检查各专业、项目公司文件资料的积累和归档工作，并对专（兼）职档案员进行业务指导和督促。3.2.4关心档案人员，有计划地安排业务培训，提高档案人员业务水平，确保档案人员的工作待遇。3.2.5对在档案管工作中做出贡献的人员，予以表扬和奖励。3.2.6督促档案部门实施目标或计划，提高本单位的档案管理水平。关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种困难和问题。3.3档案管理员职责3.3.1认真贯彻执行中华人民共和国档案法和北京市档案管理条例，严格遵守档案管理制度，刻苦学习专业知识，不断提高档案工作业务水平。3.3.2熟悉本公司各职能部门的业务范围，指导兼职档案员做好档案资料的积累、整理、立卷归档工作。3.3.3接收上级来文和各专业人员、各项目公司形成的档案资料，并进行收集、分类、整理、编目、登记、统计等基础业务工作并加以妥善保管。3.3.4编制必要的检索工具和参考资料，积极热情主动地开展利用服务工作。3.3.5按规定向城建档案馆移交有关档案。3.3.6遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄漏档案的保密内容，确保档案的安全。3.3.7对到期档案的鉴定、销毁工作。3.4兼职档案员职责3.4.1负责本项目公司档案管理工作，业务上受档案管理员的指导。3.4.2按照档案归档范围，认真做好本部门档案资料的收集、整理、立卷工作，及时向档案管理员移交。3.4.3督促本项目公司同志遵守工程部档案管理的有关制度，做好档案利用效果的收集工作。3.4.4认真学习档案管理知识，提高档案管理水平。3.4.5协助档案管理员做好各项突击性工作。4 工作程序4.1文件资料的归档4.1.1各专业人员、项目公司要按照归档范围及归档要求认真清理自身工作中形成的应归档资料，及时向档案管理员移交归档。4.1.2外出开会或技术考察等活动中形成的资料和收集到的上级来文要及时交档案管理员登记存档。4.1.3文件资料归档范围及档案保管期限表（见附件表一）4.1.4归档时间4.1.4.1工程部和各专业人员、项目公司在行政管理中形成的资料应在发放日起一周内归档。4.1.4.2工程施工的技术文件资料，待工程竣工验收后一个月内整理归档，如遇特殊情况，归档时间可酌情延长。4.1.4.3设备技术文件资料，待设备安装调试结束后一星期内归档。4.1.4.4上级来文在相关人员阅读后三天内移交档案管理员。4.1.4.5特殊载体档案应随时归档。4.1.5归档份数凡是归档的资料一般为一份，重要的和使用频繁的根据需要和可能应适当增加份数。4.1.6归档要求4.1.6.1归档的文件资料必须齐全、完整，能准确地反应各项活动真实面貌和历史过程。4.1.6.2归档的文件资料必须线条、字迹清楚，图样清晰、签署完备。4.1.6.3本单位形成的资料必须是原件，文件底稿必须用碳素或蓝黑墨水书写或为打印文件。4.1.6.4归档的文件资料应按照档案形成的特点和规律，加以系统整理。4.1.6.5所有的竣工图应加盖竣工图章，竣工图章上的内容应填写齐全。4.1.7归档手续归档的资料应编制移交目录，交接双方根据目录清点核对后签字，以备存查。4.2归档的管理4.2.1带软件的新购设备开箱时，负责开箱人员通知档案员参加开箱，以便清理核对登记随机软件。4.2.2工程项目竣工验收前，项目负责人员应通知档案人员对工程项目的归档资料进行检查验收，确保归档资料的完整、齐全、准确、与工程实际相符合。4.2.3档案的整理档案管理员应将接收到的档案资料进行科学的分类、整理、编目、登记。4.2.4档案的保管档案管理员要严格执行本实施细则，管好所藏档案，要定期检查档案保管情况，作好详细记录，发现问题及时向分管经理汇报，并及时采取措施，保护档案的安全。4.2.5档案的保密档案管理员要严格遵守档案保密制度，保护本公司档案机密，做到不失密不泄密。4.2.6档案的统计档案管理员要根据档案统计工作的要求建立档案工作统计台帐，及时准确地统计档案工作各项数据，并按照上级主管机关及档案行政管理部门的要求填报档案工作情况统计报表。4.2.7档案的利用4.2.7.1档案管理员应建立健全各类档案案卷目录，并根据档案利用的需要编写专题索引和汇编档案参考资料。4.2.7.2档案管理员要熟悉公司所藏档案，积极热情地接待利用者，迅速准确地调出所需案卷。4.2.7.3利用者和提供利用者都要严格执行档案利用的有关规定，确保档案的安全。4.2.8档案的移交4.2.8.1按规定应向上级档案馆移交的档案，档案管理员要按要求做好业务准备，并及时办理移交。4.2.8.2公司档案管理员人员调动工作时，要办理移交手续后方能离开岗位。4.2.9档案库房管理制度4.2.9.1非档案管理员未经许可不得进入库房。4.2.9.2档案管理员要做好库内温湿度测试记载，发现问题要采取措施，确保库内温湿度适宜。4.2.9.3库内严禁带入火种和易燃易爆物品。下班或休息期间要切断库内电源。4.2.9.4 库内保持整洁，不放杂物，严禁将虫蛀资料带入库房。4.2.9.5定期检查七防（防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和污染物）措施，如有问题及时处理，并报有关领导。4.2.9.6定期进行库藏档案检查、清理核对，做到帐物相符。4.2.9.7档案箱柜排放有序，案卷排列科学合理，层次清楚。4.2.9.8当不具备建立档案库房条件时，可简化管理要求。4.2.10档案保密制度4.2.10.1保守机密是关系到党和国家的一件大事，做好保密工作是每个公民的职责。4.2.10.2保密工作贯彻预防为主的原则，要提高警惕，杜绝各种泄密、窃密现象。4.2.10.3凡涉及到本单位各类计划（长远规划），各类需要保密的会议，有关经济问题的调查，重大事故的情况以及不宜公开的检举揭发信，职工处分资料等均属保密内容。4.2.10.4档案管理人员要严格执行保密条件，未经领导同意，不得擅自向外单位提供档案。4.2.10.5档案管理员工作人员不在公共场所谈论保密文件的内容。4.2.10.6对违反保密规定，泄漏秘密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。4.2.11档案利用制度4.2.11.1凡本单位人员因工作需要均可利用本单位档案，外单位人员须凭单位介绍信并经分管领导批准，然后限在档案管理员内查阅，不得外借。4.2.11.2凡利用档案须自觉办理登记手续，借阅时间不得超过一星期，如要继续借阅，须办续借手续。4.2.11.3复制档案须经档案员和部门领导同意。4.2.11.4利用者不得在卷内文件资料上涂改、划圈、污损、撕页或私自拆卷，一经发现视情节轻重给予处分。4.2.11.5各部门应将利用效益，及时填表报档案部门汇总。4.2.11.6档案管理员人员要热爱本职工作，钻研业务，熟悉档案，积极主动地开发、利用档案信息资源。4.2.12档案的鉴定、销毁制度4.2.12.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责。鉴定小组由分管领导、档案管理员和有关业务部门的人员共同组成。档案员对到期档案提出鉴定计划，首先由业务部门鉴定人员提出鉴定意见，由鉴定小组讨论决定。4.2.12.2档案鉴定采用直接鉴定法，即逐卷逐件进行鉴定。鉴定人员必须以辨证唯物主义为指导，从全面、历史、发展的观点来确定档案的价值，决定档案的存毁。4.2.12.3对经鉴定小组鉴定，确定已失去保存价值的档案，鉴定小组要造具清册，并写出销毁报告。4.2.12.4销毁工作由档案管理员负责，但必须与保密或保卫部门联系，由专人监销，监销人员必须在销毁清册上签字。销毁清册连同鉴定报告等一起存档备查。4.2.12.5经销毁或改变保管期限的案卷，档案人员要在案卷目录和相应的案卷上注明。4.3附则4.3.1本细则不完善之处可能照中华人民共和国档案法、北京市省档案管理条例和建设工程文件归档整理规范执行。4.3.2本细则与国家相关法律法规有冲突时，按国家相关法律法规执行。5 相关文件5.1中华人民共和国档案法5.2北京市档案管理条例5.3建设工程文件归档整理规范6 质量记录6.1 档案工作统计台帐编 制审 核批 准日 期日 期日 期附件一：文件资料归档范围及档案保管期限表序号归档文件保存单位和期限公司工程部项目公司施工文件1施工承包合同（协议、责任书）长期长期施工图长期施工预算书短期合同评审记录短期施工组织设计（施工方案）长期短期质量计划短期图纸会审永久长期技术交底短期长期工序卡短期进度计划短期设计变更永久长期工程洽商永久长期考勤表短期文件收发记录短期质量信息汇报单短期施工日志长期设备、产品质量合格证、质量保证书长期短期设备装箱单、商检证明、说明书、开箱报告长期短期设备安装记录长期长期设备运行记录长期长期设备明细表长期长期预检记录短期短期隐蔽工程检查记录长期长期管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、阀门等试验记录长期长期系统调试、试运行记录长期长期质量事故处理记录永久长期检验批质量验收记录长期长期分部（子分部）质量难收记录永久长期竣工图永久长期竣工决算书短期单项工程质量验收报告长期单位（子单位）工程质量竣工验收记录永久长期竣工验收证明书永久长期竣工验收报告永久长期工程质量保修书永久长期以上未注明的工程验收资料永久长期工程预算与实际成本对照表短期工程项目总结报告短期工程竣工决算审核意见书长期短期其它文件质量手册长期程序文件长期工程部工作手册部门其它管理制度长期部门编制的技术文件长期与工程有关的法律法规文件长期与工程有关的技术资料永久直属上级机关颁发的，属本部门主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本部门主管业务并要执行的重要文件资料永久直属上级机关颁发的，属本部门主管业务并要执行的一般文件资料 长期工程部例会记要短期报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像资料永久本部门年度和年度以上的、重要的专题报告和工作总结长期年度和年度以上的计划、规划永久季度的、月份的计划、规划短期季度、月份的统计报表短期培训记录长期本公司关于重大的生产、伤亡事故