庆阳石化公司建设项目文件整理与归档操作指南(终).doc

庆阳石化公司建设项目文件整理与归档操作指南目 次1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义24 职责35 项目文件的收集范围76 项目文件编制、整理、归档要求76.1 项目文件编制要求.76.1.1 项目文件质量要求76.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求86.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用96.1.4 项目监理文件编制要求146.2 项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件等整理要求146.3 项目竣工文件整理要求186.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求186.3.2 案卷编目要求236.3.2.1 卷内文件页号的编写236.3.2.2 案卷外封面的编制246.3.2.3 案卷内封面的编制286.3.2.4 卷内目录的编制306.3.2.5 卷内备考表的编制316.3.3 案卷/件装订要求326.4 项目文件归档要求336.4.1项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件的归档要求346.4.2 项目竣工文件的归档审查程序346.4.3 项目竣工文件的归档要求366.4.4 随机设备文件的整理、归档要求386.4.5 其他项目文件的整理、归档要求406.4.6 归档手续及归档目录的编制427 附录 4 28 附表 4 5 庆阳石化公司建设项目文件整理与归档操作指南1 范围本指南规定了庆阳石化公司（以下简称公司）建设项目文件整理与归档的要求和方法。本指南适用于公司所有新建、扩建、改建、技术改造等建设项目文件整理与归档工作。本指南适用于公司项目管理责任单位和参加公司项目建设的施工单位、工程总承包单位、监理单位及相关部门。2 规范性引用文件GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 22-2000 归档文件整理规则GB 50319-2000 建设工程监理规范GBT 11821-2002 照片档案管理规定gb/t 18894-2002 电子文件归档与管理规范中油办2010187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定石油办2010281号 中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定3 术语和定义下列术语和定义适用于本指南。3.1 建设项目建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2 单项工程建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3 单位工程具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4 项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.5 项目前期文件工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.6 项目竣工文件项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.7 项目施工文件项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.8 项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.9 项目监理文件监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.10 项目竣工验收文件项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.11 交工技术文件施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目竣工文件的重要组成部分。3.12 项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.13 项目档案经过鉴定、整理并归档的项目文件。4 职责4.1 公司总经理办公室负责档案工作日常管理，档案中心是公司建设项目档案工作归口管理部门，主要职责是：4.1.1 负责拟定建设项目档案工作管理办法，并组织实施；4.1.2 负责建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；4.1.3 负责建立健全项目档案管理工作网络体系，检查、指导各相关部门文件资料的整理、归档工作；4.1.4 负责项目设计文件和施工图接收、登记、分发；4.1.5 负责各参建单位项目竣工文件整理、归档的培训、检查和指导工作；4.1.6 负责建设项目档案验收、整理、编目、入库和保管；4.1.7 负责向上级主管部门报送档案工作总结和规划；4.1.8 负责建设项目档案自检和专项验收工作。4.2 公司相关单位（部门）档案管理职责：4.2.1 工程管理（技术）部门职责：负责协调项目设计文件和施工图主要领取单位和部门并通知档案管理部门；确定建设项目竣工文件的编制标准；检查、指导施工、工程总承包、监理等单位及时做好项目竣工文件的编制、收集、整理；审核、签署竣工文件；组织施工、工程总承包、监理等单位按档案管理制度向档案管理部门归档。4.2.2 各项目属地单位职责：负责本辖区装置或单项工程设计文件和施工图接收、登记、分发；对设计文件、施工图、设备资料整理、组卷和归档；督促和审核施工单位、监理单位编制竣工资料和监理资料。4.2.3 相关部门职责：负责本部门职责范围内的项目文件（项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件以及设备、工艺、涉外文件等）的收集、整理，并向档案管理部门归档。4.2.4 合同承办、管理部门职责：负责将项目文件的收集、整理和归档纳入到项目合同管理之中，在起草勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理等合同（协议）时，必须明确项目档案归档保证金和应提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任等条款，并在相应条款中明确约定归档单位应按照国家和集团公司相关法律、法规和规章制度归档，项目设计文件及施工图必须按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷，并至少保证向档案管理部门归档一式四份组卷完成的图纸；上述相关条款列入合同审查内容。4.2.5 物资采购部门职责：负责对随机设备资料和材质证明资料收集、整理、并定期移交归档。购置的设备、仪器到货后，物资采购部门、设备管理等有关部门应会同档案管理人员开箱验收随机文件材料并填写开箱验收单，由设备管理部门督促物资采购部门和相关单位及时归档。4.2.6 财务资产管理部门职责：依据公司项目管理部门和档案管理部门签字和盖章的证明，办理财务结算（工程尾款）手续。4.2.7 生产运行管理部门职责：负责收集、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件资料，并向档案管理部门归档。4.2.8 信息管理部门职责：负责档案管理系统的日常运行维护和技术服务工作。4.3 各参建单位档案管理职责：4.3.1 勘察、设计单位职责负责收集、整理勘察、设计文件等相关资料，并负责向公司档案管理部门归档。4.3.2 施工单位职责负责收集、整理、编制项目施工文件及竣工图，并按规定报送工程总承包单位、监理单位、项目管理部门审核后归档。4.3.3 工程总承包单位职责负责审查、汇编各分包单位的施工文件、竣工图，并统一将汇编整理好的案卷报送监理单位、项目管理部门审核后归档；负责总承包项目随机设备文件的收集、整理，并提交建设单位项目管理部门审核后归档。4.3.4 监理单位职责负责监理文件的整理、编制，并将编制的监理资料报送项目管理部门审核后归档；负责督促施工单位、EPC/PC工程总承包单位对施工文件、竣工图进行收集、整理、编制；负责审核、签署施工文件及竣工图，并向公司档案管理部门提交“建设项目施工文件及竣工图质量审核报告”。4.3.5 工程质量监督机构职责负责收集、整理、编制建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向公司档案管理部门提交工程质量监督报告。5 项目文件的收集范围执行中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 “建设项目文件归档范围和保管期限表”（见附录1）。6 项目文件编制、整理、归档要求6.1 项目文件编制要求6.1.1 项目文件质量要求6.1.1.1 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。6.1.1.2 项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。项目文件的完整是指按中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定“建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。6.1.1.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm297mm），图纸宜采用国家标准图幅。6.1.1.4 项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。6.1.1.5 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。6.1.1.6 项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。（竣工文件中签字必须以手写体签名，不能以名章或打印代替签名）。6.1.1.7 录音、录像文件应保证载体的有效性。6.1.1.8 电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求6.1.2.1 按照公司工程管理、质量监督部门和监理等单位确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。6.1.2.2 建设项目施工文件的编制，执行中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册（简称手册）。6.1.2.3 民用系统及部分公用系统工程等项目施工文件的编制，执行GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准及甘肃省建设工程施工质量技术管理记录表格和甘肃省建筑工程施工质量验收表格。6.1.2.4 电力、通信工程、水利等项目施工文件的编制，可按有关部门颁发的相关规定执行。6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用6.1.3.1 竣工图编制要求竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位/工程总承包单位在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（干净）的施工图进行编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。凡按施工图施工没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。凡施工中有部分变更的，可在原施工图上进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖 “竣工图核定章”，全图修改后加盖并签署“竣工图章”。凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工图阶段”加盖并签署“竣工图章”。变更由于设计原因造成的，由设计单位负责绘制；由于施工原因造成的，由承包单位负责绘制；由于其它原因造成的，由建设单位负责绘制或委托设计单位、施工单位代为绘制。院标、企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重复的国家、地方标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。6.1.3.2 竣工图的更改方法文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期、参见页号（指设计变更通知单所在的案卷的页号）。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。“竣工图核定章”样式（单位为毫米）：核定人：日期：10mmm竣工图核定章50mm10mmm15mmm根据 号变更通知单第 条修改标注“参见页号”的解释：例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx页”。例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即设计变更通知单所在的案卷题名）xx页”。 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期、参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单相互标注与参见。“已执行章”样式（单位为毫米）：40mm执行人:日期:已执行章10mm10mm标注“参见页号”的解释：例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx页”。例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即被修改的图纸的案卷题名）xx页”。说明：如下情形，则不涉及上述“竣工图的更改方法”。竣工图由设计单位按专业进行编制，并附详细编制说明和目录、在版次栏注明“竣工图”。设计单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖终版图章后发给施工单位，施工单位核对确认后加盖竣工图章。工程总承包单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖竣工图章。6.1.3.3 竣工图章的使用竣工图章内容、尺寸如图1所示（尺寸80mm60mm）：图1 竣工图章（单位为毫米）所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格的首页的背面（左下角，距左边2010mm，距下边2010mm）加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。“监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署；未实行工程总承包的项目，由施工单位签署。竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，也可在图章制作时直接标明。竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写工程中间交接或竣工交接日期。未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”（斜杠）填写，不允许空白。或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。竣工图标或角图章已标明“竣工图”的可不加盖竣工图章，按照有关规定，监理单位应检查、审核竣工图的编制情况，并应加盖监理单位审核章。监理审核章内容、尺寸如图2所示。331010802020竣工图审核章监理单位名称监理人日期图2 竣工图审核章（单位为毫米）6.1.4 项目监理文件编制要求监理文件的编制，执行建设工程监理规范（GB50319-2000）。6.2 项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件等整理要求6.2.1 按“件”整理的原则6.2.1.1 按照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定，项目前期文件（不包括勘察、设计文件，以下同）、项目管理文件、项目竣工验收文件等以“件”为整理单位，进行文件级整理。6.2.1.2 整理单位应为“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。6.2.1.3 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。6.2.1.4 将项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件的同类文件或同一问题的文件组合在一起，这就是为“一件”，实际上也视为“一件”（例如xx项目招标文件等）。6.2.2 按“件”整理的方法6.2.2.1 项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件等按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。“件”级文件题名应照实抄录实体文件题名。有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名。6.2.2.2 把零散的同类文件或同一问题的文件组合在一起为“一件”（区别于自然件），是指实体装订在一起，编目时也只体现为一个条目，作为一件文件，按“件”管理。例如，招标文件按“事由原则”排列，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。同一事由内文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件形成的自然逻辑关系排列；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。6.2.2.3 按“件”整理，具体执行归档文件整理规则（DA/T 222000）。参考样例：合同、招投标文件的整理例1、物资（材料或设备）采购合同及招投标文件题名文件题名应包括建设项目名称、单项工程装置、单元名称、材料或设备名称、文件名称。合同文件名称xx合同，xx技术协议，xx订单。也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。招标文件名称xx招标文件。招标文件排列顺序可参考附录2。合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：xx合同及招标文件。说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。投标文件名称xx技术投标书，xx商务投标书，xx投标要件。说明：在设备/材料名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。举例1：建设项目名称/单项工程装置、单元名称+材料或设备名称+投标单位名称（中标）+技术投标书。举例2：建设项目名称/单项工程装置、单元名称+材料或设备名称+投标单位名称+技术投标书。例2、施工合同、委托监理合同及招投标文件题名文件题名包括建设项目名称、单项工程装置、单元名称+施工或监理+文件名称。合同文件名称xx施工合同，xx监理合同。也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。招标文件名称xx施工招标文件，xx监理招标文件。合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：xx施工合同及招标文件，xx监理合同及招标文件。说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。投标文件名称xx施工技术投标书，xx施工商务投标书，xx施工投标要件；xx监理技术投标书，xx监理商务投标书，xx监理投标要件。说明：在工程项目名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。举例1：建设项目名称/单项工程装置、单元名称+投标单位名称（中标）+施工技术投标书举例2：建设项目名称/单项工程装置、单元名称+投标单位名称+施工技术投标书说明：上述单项工程装置、单元名称应包含装置/主项名称和子单项/单位名称，单项工程装置、单元名称后是否加“土建工程”、“安装工程”、“防腐工程”、“保温工程”等等，可根据实际情况及合同的具体名称而定。6.3 项目竣工文件整理要求6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求6.3.1.1 组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。6.3.1.2 施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。不同载体的文件一般应分别管理（这里的不同载体是指底图、照片、电子文件等）。6.3.1.3 施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为基本单元进行组卷；或按装置、阶段、结构、专业为基本单元进行组卷；若形成的文件较多，可按子单位工程、文件的内容等分别组成若干案卷。施工综合管理文件可按单项工程组卷。6.3.1.4 施工文件一般按照内容的单一性来组卷，不能把一个单位工程的所有资料组成一卷，要按“文种”类型（XXX隐蔽工程检查验收记录、XXX安装记录、XXX检查记录、XXX试验记录、XXX射线探伤报告、XXX联动试车记录等）分门别类组卷。6.3.1.5 合格证一般在通用交工技术文件中，数量较多的合格证可以单独组卷，组卷时按专业再按材质区分或按单位工程区分，数台同一型号的合格证只粘贴正反面一份。6.3.1.6 案卷中检测人员及焊工证书必须用扫描件而不能用复印件。6.3.1.7 建筑工程分部、分项检验批质量验收记录和质量验收记录按交工技术文件组卷，内容较多时可单独组卷。6.3.1.8 单位工程质量检验评定表和分部工程质量检验评定汇总表组在单位工程交工技术文件中；分项、分部工程质量检验评定表由施工单位保存。6.3.1.9 监理文件按单项工程并结合专业、文件内容组卷。6.3.1.10为了保证档案资料的完整和系统性，避免监理文件与施工文件重复归档，施工阶段中使用的监理工作基本表式A类、C类表（见附录3）必须与相应的施工文件（例如：施工组织设计、施工方案等）配套排序，由施工单位、工程总承包单位按相关要求组卷、归档，监理单位不再组卷、归档。其中“A4 报验申请表”在特殊情况下可按单项工程、单位工程单独组卷。也可按照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定建设项目文件归档范围和保管期限表中“监理文件”的归档范畴，纳入监理文件排序、组卷。6.3.1.11 施工文件及监理文件中的“结论或意见”栏目不允许空白；“签字”栏目也不允许空白，如无需签字时，必须用“/”（斜杠）来表示。6.3.1.12 施工文件（交工技术文件）的排列顺序建设项目施工文件的排列顺序，执行炼油化工建设项目竣工验收手册交工技术文件的排列顺序。公用系统工程及民用系统工程等项目施工文件的排列顺序，执行甘肃省建设工程质量标准。电力、通信工程、水利等项目施工文件的排列顺序，可按有关部颁发的相关规定执行6.3.1.13 竣工图的排列顺序竣工图按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。专业类别参考：工艺、建筑、结构、机械（设备）、给排水（给、排水）、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控）、消防等专业。竣工图按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷。不应把不同专业的图纸组成一个案卷；也不应把相同专业而不同设计（施工）图纸目录的图纸组成一个案卷，也就是说，要按照原设计（施工）图纸目录排序，一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷。某一专业图纸按原设计（施工）图纸目录排列较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾可书写为“（第分册/共册）”。（用阿拉伯数字标注）例如：60万吨/年催化重整装置工艺管道安装竣工图（第1分册/共5册）竣工图总目录放在第一分册，总目录的备注栏中应标明第二、第三等分册所在的位置（例如：“以下见第二分册”）；第二、第三等分册案卷中应补写分册竣工图目录。设计变更通知单在执行后应加盖“已执行章”，签署姓名、日期，并在其旁边标注出所修改的案卷页次，附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，也可单独组卷，做到原图与变更单相互标注参见。工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。如果“工程联络单、材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单”的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章”，签署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单”；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单明细表及变更单”。一份设计变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不在本卷时，可在此条目旁填写“此条（页）不涉及本卷内容”或在此设计变更单空白处填写“未加盖已执行章的设计变更不涉及本卷内容”。一份设计变更通知单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分别附在相关案卷中，排列在备考表之前，并在备考表中说明原件的出处。设计变更通知单原件应尽量集中排列在某一“正本”案卷中，其它案卷（包括另一“正本”）做说明。同一个单位工程分包给不同的两个或三个施工单位，如果有一卷图纸的不同图号（按原设计图纸目录排列）由不同单位施工并编制，或者有一卷图纸的同一图号由不同单位施工并编制，该项目竣工图需由监理单位或由总承包单位指定其中一家单位整理、编制，案卷外封面的“立卷单位”可填写一个主要单位（编制竣工图多的单位），并加“等”字，但是，必须在“卷内备考表”中说明xx图号由xx单位施工。按照竣工图章“谁施工谁签署”的原则，该图纸所有参建的施工单位均应分别加盖“竣工图章”并签署。 6.3.1.14 监理文件的排列顺序参照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定“建设项目文件归档范围及保管期限表”。参照建设工程监理规范（GB 503192000）“7施工阶段监理资料的管理”、“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”。6.3.2 案卷编目要求6.3.2.1 卷内文件页号的编写卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从001开始打印页码，打印油一律采用黑色印油。如果文件材料的材质为油面印刷，则采用黑色或蓝色圆珠笔手写页码。页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸一律在右下角（一般在图标题栏外右下角）。成套或印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号；没有页号的文件，从首页 “001”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位起接着连续编写（总页号=已有页号+连续编页号）。竣工图应编写页号。每卷独立编写页号（指各卷（册）页号都应从“001”开始编起），各卷（册）之间不连续编页号（指同一类案卷，分卷与分卷之间的页号不能连续编写或打印）。 案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；原有图纸（指竣工图案卷）目录编写页号。6.3.2.2 案卷外封面的编制案卷外封面应采用打印方式编制，格式见附表1。案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。归档外文资料的题名应译成中文。a、案卷题名中必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称或专业名称+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（例如：x万吨/年，x吨/时，x万方米/时）。例如：建设项目名称：庆阳石化公司20万吨/年3#喷气燃料生产及配套工程单项工程名称：20万吨/年航煤精制装置 b、建设项目只有一个单项工程，即建设项目名称就是单项工程名称，则案卷题名中的的单项工程名称可省略。建设项目名称包括单项工程名称，则案卷题名的单项工程名称也可省略。c、案卷题名中的“文件名称”参照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 “建设项目文件归档范围和保管期限表”，可书写为：施工文件，竣工图，监理文件，隐蔽工程检查验收记录等等。d、案卷外封面上的建设项目名称单列一行打印。e、同一个单项工程竣工文件案卷目录中不允许出现相同的案卷题名。f、案卷题名参考样例施工文件案卷题名结构：建设项目名称+施工文件（或交工技术文件）名称建设项目名称+单项工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称竣工图案卷题名结构建设项目名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”）建设项目名称+单项工程名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”）一般参照设计单位的原施工图（目录）名称，必要时可进行加工、补充、完善例如，可加图纸“专业”名称，xx建筑竣工图，xx电气竣工图，等等。专业名称参考：工艺、建筑、结构、机械（设备）、给排水（给水、排水）、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控）、消防等专业，要完整概括并准确描述图纸卷内文件的内容，便于检索利用。监理文件案卷题名结构建设项目名称+监理文件名称建设项目名称+单项工程名称+监理文件名称建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+监理文件名称设备档案（或随机设备文件）案卷题名结构建设项目名称+设备名称+设备位号+文件名称建设项目名称+单项工程名称+设备名称+设备位号+文件名称建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+设备名称+设备位号+文件名称说明：拟写案卷题名的要求。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。其结构应完整、文字宜简练，应避免因堆砌组合每份文件的题名而造成案卷题名繁琐冗长。同时，也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称，实行工程总承包的项目，填写工程总承包单位名称，未实行工程总承包的项目，填写施工单位名称；监理文件的立卷单位填写监理单位名称。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期（即案卷内文件形成的最早和最晚日期）；图纸卷可填写项目工程交接时间；结算资料卷填写结算资料首页上的编制日期。年、月、日之间用“-”相隔，例如“2010年10月12日”填写为“2010-10-12”。起止日期中间用“”相连，例如“2010-03-202010-10-09”。a、施工文件、监理文件案卷，一般应填写案卷内全部文件形成的起止日期，即一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，之间用“”相连。格式如：文字卷填写 2007-06-212008-09-14b、竣工图案卷，一般填写竣工图编制完成时间（即竣工图章中的“编制日期”），也可以填写工程竣工（中间交接或竣工交接）时间。格式如：图纸卷填写 2008-10-12 保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。填写保管期限时参照中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期表，以一卷内保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限（立卷单位填写）。密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级（需要时填写）。档号，依据项目档案分类编号方案填写（档案部门负责填写）；档案馆号，填写给定的代号（档案部门负责填写）。在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章式样如下（单位为毫米）：副本2010正本2010 案卷外封面宜采用150g/ m2牛皮纸，模板所有字体均为“宋体、2号、加粗”，其它内容字体一律采用“宋体”，字号根据情况自定。不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷外封面。6.3.2.3 案卷内封面的编制施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位和建设单位项目管理部门的责任人员审核、签名。施工文件（交工技术文件）案卷内封面格式见附表2； 竣工图案卷内封面参照施工文件案卷内封面的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”，格式见附表3；未实行监理的工程项目，应将施工文件及竣工图案卷内封面中的“监理单位、审查人、总监理工程师及年月日”栏目去掉；监理文件的内封面参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为“监理文件”，由监理单位组卷和填写，并将“监理单位及其审查人、总监理工程师、年月日”栏目去掉。格式见附表4。内封面填写说明a、（项目名称），填写建设项目名称。例如：中国石油庆阳石化公司300万吨/年搬迁改造集中加工项目内封面的“项目名称”必须与案卷外封面的一致。b、单项工程、单位工程名称，按照公司工程管理部门或监理单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。内封面的“单项工程名称”、“单位工程名称”必须与案卷外封面的一致。c、建设单位名称，填写建设单位名称，如“中国石油庆阳石化公司”。d、建设单位项目管理部门，加盖公司项目管理部门公章；审核人，由公司项目管理部门施工负责人签名；项目负责人，由公司项目管理部门负责人签名。e、监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师由监理单位相关责任人签名。f、组卷单位，施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位，实行工程总承包的项目，加盖工程总承包单位公章；未实行工程总承包的项目，加盖施工单位公章。编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。监理文件的“组卷单位”加盖监理单位公章；编制人、项目负责人，由监理单位相关责任人签名。g、建设单位项目管理部门的审核人、项目负责人，原则上不能填写同一个人；监理单位的审核人、总监理工程师，原则上不能填写同一个人；组卷单位的编制人、项目负责人，原则上不能填写同一个人。h、同一单项/单位工程的施工文件、竣工图案卷内封面，建设单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人；监理单位的总监理工程师的签名原则上应为同一个人；组卷单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人。案卷内封面由组卷单位采用打印方式编制，内容应打印齐全、清楚，其中单位栏必须加盖单位行政公章或经过业主备案的该项目经理部公章，签名必须是可辨识的签名本人手写体原笔迹，签名不得由他人代签或以个人印章代替或打印。6.3.2.4 卷内目录的编制卷内目录格式按照集团公司档案管理系统的模板执行，格式见附表5。建设项目文件资料（如交工技术文件、竣工图、监理文件、结算资料）的卷内目录均使用此表。卷内目录填写说明a、序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的排列顺序，一个文件一个号。b、文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。c、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。d、文件题名/名称，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。e、日期，填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2007-09-18，填写在题名占用的最后一行内。案卷内某些文件一页中有几个日期，一般填写最晚的日期。f、页号，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“”联结。页号填写在题名占用的最后一行内。卷内目录排列在卷内文件首页之前。成套或印刷成册的文件，凡是自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写卷内目录；但是，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。6.3.2.5 卷内备考表的编制卷内备考表格式按照集团公司档案管理系统的模板执行。卷内备考表中应标明案卷内文件的页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，排列在卷内文件尾页之后,格式见附表6。立卷人，由立卷责任者签名。立卷日期填写完成立卷的日期。检查人，由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。施工文件、竣工图的立卷人、检查人的填写：实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者、案卷质量审核者签名；未实行工程总承包的项目，由施工单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。监理文件的立卷人、检查人应分别由监理单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。6.3.3 “案卷/件”装订要求 6.3.3.1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸应装订。项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件采用单份文件装订，即每份文件单独装订；也可将零散的同类文件或同一问题的文件组成“件”，文件实体装订在一起（例如，招标文件）。施工文件、竣工图及监理文件分别组成案卷后，采用整卷装订形式。6.3.3.2 案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。6.3.3.3 表格文件装订时，其表格文头一律向上或向左。6.3.3.4 文字材料按A4（210mm297mm）折叠装订，其案卷厚度不超过20mm。6.3.3.5 竣工图应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3）要求统一折叠。图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留105mm，并在图纸左边留有25mm（与图框线或图幅线距离）的装订边（不装订的除外），其余裁掉，按A4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面（或斜角反折叠出），如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过30mm。6.3.3.6 案卷装订时，幅面规格小于A4或者大于等于B5时（指整卷），遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。按以少从多的原则，案卷内文件幅面规格全部为A3（指整卷）或者案卷内文件幅面规格2/3以上为A3时（例如，工艺专业里的管段图全部为A3幅面），可以不折叠为A4幅面而直接装订。例如：若案卷中A4规格的文件占多数时，应将小于A4规格的文件托裱成A4大小；若案卷中16K规格的文件占多数时，可将大于16K幅面的文件在留足文件内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。6.3.3.7凡装订的案卷应按案卷外封面案卷内封面卷内目录文字材料页图纸页卷内备考表的顺序排列。其装订方式参照图书出版装订法，先把案卷内封面至卷内备考表之间的文件材料用棉线绳（建议：按标有等距孔位的三孔一线或五孔一线）或者胶装的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷外封面。6.3.3.8 装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。6.3.3.9 成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。6.4 项目文件归档要求6.4.1 项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件的归档要求6.4.1.1 项目文件归档一般一式一份（其中项目竣工文件一般一式二份），声像文件一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求的除外。6.4.1.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等，由公司各相关单位、部门整理并归档。6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序6.4.2.1 施工文件及竣工图的归档审查程序施工单位/工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，应将其提交监理单位，由监理单位对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，并在装订成册的案卷“卷内备考表”中的“检查人”处签名确认；再提交公司项目（工程）所属单位、工程管理（技术）部门进行审核，由责任人员在“案卷内封面”处签名确认，并由以上单位在“庆阳石化公司建设项目（工程）竣工文件审核表”（见附表7）上签字盖章完备后，才可按档案管理规定向公司档案管理部门归档。其流程是：施工单位/工程总承包单位监理单位项目（工程）所属单位工程管理（技术）部门档案管理部门6.4.2.2 未实行监理的施工文件及竣工图的归档审查程序未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，应将其提交公司项目（工程）所属单位、工程管理（技术）部门进行审核，由责任人员在装订成册的案卷“卷内备考表”中的“检查人”处及“案卷内封面”上签名确认，并由以上单位在“庆阳石化公司建设项目（工程）竣工文件审核表”上签字盖章完备后，才可按档案管理规定向公司档案管理部门归档。其流程是：施工单位/工程总承包单位项目（工程）所属单位工程管理（技术）部门档案管理部门6.4.2.3 监理文件的归档审查程序监理单位完成监理文件的编制、收集、整理后，应将其提