KBCQ.CX-740采购控制程序.doc

建滔天然气化工（重庆）有限公司采购控制程序编号：KBCQCX-740页码： 7/5程序文件版本A修订次数0修订人修订日期1 目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资能符合适时、适量、适价、适质的要求。2 范围适用于本公司所需所有物资、外协件的采购以及相应供方的选择、评定和控制。3 职责3.1 采购部负责对供方的选择、评价和物资采购，以及归口管理本程序。3.2 化验室负责采购物资入库前的验收。3.3 采购部经理负责采购信息、采购合同的审核，总经理负责批准。4 程序4.1 物资分类采购部应根据所采购的物资对随后的生产过程或最终产品的影响程度对物资进行分类，编制物资分类明细表，物资分类的类别有：A类（重要物资）：构成生产过程中主要部分或关键材料或服务，直接影响甲醇质量的物资。B类（一般物资）：与甲醇质量无直接影响的少量物资或服务。C类（特殊物资）：构成公司生产产品的特殊关键物资或服务，如：水、电等基础能源、国家法定机构提供的服务等。D类：与公司环境管理和职业健康安全管理有关的供方在业务往来中涉及的环境因素和危险控制，具体可按相关方管理制度执行，本程序以下内容仅针对质量管理体系中的供方。4.2 供方调查、评价4.2.1 供方调查4.2.1.1 调查方式：现场调查、电话调查、历史合作情况调查、行业介绍或其他调查方法。4.2.1.2 采购部应负责了解供方的相关基本情况，尽量收集供方提供的各类资料，如营业执照、生产许可证、质量管理体系认证证书、产品认证、检测报告等合法性证据；以及相关的报价单、公司简介等基本情况资料；经营能力、经销能力等必要性资料。 4.2.1.3 采购部负责对供方的能力进行调查后，由调查人员填写供方能力调查评价表相关栏目，将收集到的供方的各种合法性、资质性材料作为附件，并报采购部经理审批后，确认拟选择的供方具备基本的条件，方可实施后续的评价工作。4.2.2 供方的评价方法 根据采购物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：a) 内部评价经调查人或采购部经理现场介绍所掌握的供方的实际情况，如：供方情况等，经参加评价人员的讨论，评价是否能长期稳定的提供我公司所需的产品。 b) 历史合作情况评价 对供方以往提供物资的质量状况与信誉，供货是否及时等进行评价。 c) 对比其他同行使用者的使用经验了解其他同行使用的经验，评价该供方的产品质量。 d) 资质性评价对调查所收集的供方的相关合法性和符合性证据，如通过体系认证证书、产品认证证书、营业执照、行业许可证等进行评价。根据公司的实际需要时，部分A类物资也可通过招标进行评价。4.2.3 A、D类（重要）物资的供方必须使用a、b、c、d四种方法中的二种或二种以上方法进行评价；B类物资和C类物资的供方不进行调查、评价，可直接列入合格供方名录。4.2.4 A类（重要）物资的供方的评价由采购部组织相关部门进行。4.3 合格供方的选择与审批4.3.1 采购部依据4.2.2的评价方法，对各供方进行综合分析、比较，评价公司拟选择的供方的可行性、经济性，选择出合格的供方，并填写供方能力调查评价表的相关栏目，经评价、批准后列入合格供方名录，同一种物资可选择多个合格供方。4.3.2 合格供方名录应经公司总经理或其授权的人员批准。4.4 供方的控制与重新评价4.4.1 对列入合格供方名录的所有供方，采取以下方法进行控制：合格供方的有效期限为1年，应在间隔12个月后的次年对应月份内，由采购部组织相关部门人员对在册的合格供方进行全面评价一次，并填写供方能力评价表的相关栏目，评价时主要依据：l A类供方列入合格供方名单后一年内的供货质量、交货期统计结果应达到合格率大于90%以上。l B、C类供方可不进行统计，根据以后供货质量决定是否继续列入合格供方，每次供货质量应达到50以上的合格率。l 垄断型和国家法定机构的C类供方可免检、免评。4.4.2 对考核中认为达不到规定要求的供方，取消合格供方资格，从合格供方名录中剔除。对此类供方1年内不得重新使用或采用其他方法进行控制（包括应付款方面）。4.4.3 由采购部负责建立并保存合格供方档案，其中包括合格供方名录、供方能力调查评价表及有关的证实材料和以及每年重新评价的相关证实统计材料等。4.5 采购信息4.5.1各部门有申购权限的人员，根据实际需求量及现有库存，并考虑到安全库存量的前提下，汇总申购物料清单后填写申购单，申请人填写申购单后依次找部门经理、仓库主管、采购部经理、总经理审批签字，待总经理审批后转交采购部。申购单填写要求： a) 物资类别、型号、分类等级； b) 必要时，提出物资的质量要求；c) 数量、到货时间等。4.5.2 采购部所采购的物资原则上应在合格供方名录中的供方实施采购，若出现因客观原因未在合格供方采购时，采购部应在采购的同时对该供方进行调查、评价（仅针对A类供方），并及时保持相关调查、评价记录。4.5.3 采购部应组织各使用部门负责确定采购要求。在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分与适宜的。4.5.4 若出现总经理安排其他人员或部门实施部分物资的采购工作时，则按总经理的要求进行办理，但相应的供方应属于合格供方名录中的供方，否则，仍应执行4.5.2条款的规定。4.6 采购的执行4.6.1采购部经理将已审批后的申购单按照申购物资种类分配到相关采购员，并督促采购员尽快完成采购工作。采购员按照采购物资申购要求及合格供方名录有意向的选择此次询价供应商（采购员必需选择三个或以上的供应商进行询价，且所选供应商需经过采购部经理同意认可）。4.6.2采购员开立采购进度表，并将供方报价及洽谈过程中价格的变化准确记录其中（內容包括每个供应商的价格、供货时间及付款方式），采购进度表后应附合格供方名录、申购单、各供应商的书面报价及产品技术附件等相关资料。4.6.3采购进度表完成后，采购员需按照以下规格提交给采购部经理，采购部经理需对以上资料进行审核，确认资料的准确性。4.6.4采购部经理向总经理及董事汇报有关工作，并按总经理及董事的意见进行商务谈判，并将其谈判结果汇报总经理及董事，总经理及董事同意商务谈判结果後，于采购进度表上签名确认价格、付款方式，采购员依此起草合同。4.6.5采购员将合同草犒交采购部经理审核，审核无误后开始签署，签署人及顺序为采购部经理、总经理及董事。4.6.6如采购的物资为每月消耗品，采购员可按照上月采购单价并结合市场的现状，及时订货，无需再找三家或三家以上供应商询价比价，但订货前需经采购部经理确认。4.7 采购物资的催交 货物催货是采购员日常中最重要的工作，凡经手之合同皆需经常地与供应商进行沟通，确保采购物资能于合同指定时间內到货，并尽量提前到货。采购员如发现供应商供货有任何困难或有可能延迟发货，必需立即通知采购部经理及有关工程师，采购部经理需与有关工程师讨论解决辦法，尽量减低有关损失。采购员需随时清楚采购物资到货时间，到货前采购员尽可能提供发货清单给仓库主管，方便仓库接货。4.8 采购物资的验证 4.8.1 由本公司或顾客拟在供方货源处对所采购的物资进行验证时，应在与供方签订的采购合同中加以说明，规定验证的安排和产品放行的方法。4.8.2 采购物资到场后属原料和包装材料的由仓管员验收，由化验室按产品监视测量管理程序进行检验；辅助物资由生产各厂组织检验验收；属广告宣传印刷品的以供方提供的平面设计人员确认的彩色样品为准，由需求部门检验验收；非生产性物资由需求部门自行组织检验验收。4.8.3 验收人员应及时通知采购人员到货的数量和质量情况，采购人员也应主动了解到货与采购物质物资是否相符。4.8.4检验不合格的物资，按不合格品控制程序处理的同时，要求退货的物资必须填写采购物品退货单，且采购物品退货单须经总经理审批方可退货。4.8.3 验证合格的物资方能办理进仓单。4.9采购订单（P.O）4.9.1 采购员依据申购单、进仓单打印订购单（P.O），订购单一式四联，第一联主档联，由采购部存档；第二联采购联，第三联财务联、第四联仓库联。订购单由采购员编制，经采购部确认签字后依次呈总经理、董事审核及签署。4.9.2 已签署好的订购单（P.O）由指定的采购员负责存檔及提交财务部准备安排付款。4.9.3 已存檔的订购单（P.O）由指定的采购员负责更新电脑文檔采购综合表。4.10付款4.10.1采购部根据近日固定资产的采购量预算付款金额，做出购买固定资产申请表，交于采购部经理，总经理，驻厂董事及董事局主席签字确认，集团回复的传真件由采购部存档。4.10.2采购部根据购买固定资产申请表和非固定资产物品的订购单或订购合同做出采购部的付款申请表，再将签字已齐全（采购员，采购部经理及总经理三方签字）的付款申请表交与财务部，财务部将根据此文件做财务部的付款申请表交于集团确认并开票（付款申请表由指定采购员编制）。4.10.3财务部依据五单一票（申购单，订购单，送货单，对账单，进仓单和发票）按照集团已签字确认的付款申请表上的付款要求付款。4.7.5月结类物品的请款付款由财务部完成，采购部仅负责提供订购单（P.O）。5 相关文件KBCQCX824 产品的监视和测量控制程序KBCQGZ74001