Office实用攻略：MicrosoftOfficeOutlook.docx

来自：/china/smb/local/reading/office/outlook2007/default.aspx/china/smb/local/products/office/default.aspx因为它，交流互动如此简单；因为它，信息传递如此快捷；又因为它，工作生活如此便利它是谁？它就是勤劳的办公信使Microsoft Outlook 2007。当您指尖的触动赋予信使崭新的生命后，映入眼帘的必是那梦幻般色彩的功能区，它是横跨窗口顶部的条带。这功能区的增加也是信使的最大转变之一，使得Outlook的外观焕然一新。但是当您慢慢熟悉时，您会看到变化不止这些，它可以帮助您更轻松、更快捷地完成任务。梦幻功能区位于窗口顶部。每次在Outlook中创建或编辑内容时，都能见到，尤其是当您创建或修改电子邮件、日历项目、联系人、任务或日记条目时。对广大用户进行大量的调查研究后，为使用户们使用时更加方便，信使将某些命令更醒目，并将一些常见命令组织起来，以便这些命令按照易于查找和使用的方式进行显示和分组。 由于Outlook 2007编辑器是基于Word 2007的，因此当您在Outlook中创建邮件时，可以使用Word中的许多命令和选项。 为了更好地帮助您了解如何使用功能区，在这里将介绍它的基本排列： 1. 选项卡：功能区由不同的选项卡组成。此处我们已经介绍了“邮件”选项卡。每个选项卡都与您在Outlook中完成的特定种类的工作有关。您之前使用的命令和按钮都在选项卡上。 2. 组：每个选项卡都有几个显示相关项目的组。“基本文本”是一个组。 3. 命令：“加粗”按钮和“字体”列表属于命令，“字体”列表显示宋体。命令是一个按钮、用于输入信息的框或菜单。最常用的命令，如“粘贴”命令，按钮尺寸最大。正如前面提到的，当您进行某些操作时，会遇到功能区，例如创建邮件、日历条目或联系人，在此仅列出其中几种您可能会在Outlook中执行的操作。但是，功能区上的选项卡会因您使用的Outlook区域而有所不同。在图片中显示了其中的一些差异： 1. 新邮件显示“邮件”和“选项”选项卡，这些选项卡包含您在撰写和发送邮件时将使用的组和命令。 2. 新约会显示“约会”选项卡，该选项卡包含处理日历条目时具体使用的组和命令。 3. 新联系人显示“联系人”选项卡，该选项卡包含有助于您使联系人信息保持最新的组和命令。 具有梦幻般色彩的功能区，在这里提供的信息多得超乎您的想象！功能区将更多的信息进行隐藏，组底部的小箭头 意味着可以查看更多内容。 信使Outlook 2007设立了许多工具便利店，方便您的操作需要。浮动工具栏、快速访问工具栏就是典型的小店。在需要格式命令时，可以使用浮动工具栏快速访问它们。在电子邮件正文中会用到格式命令。 1. 通过拖动鼠标选择文本，然后指向所选内容。 2. 浮动工具栏将以渐变样式显示。如果指向该工具栏，它将变为实体，这时您可以单击某个格式选项。快速访问工具栏是位于功能区上方的一个小工具栏。在这里很容易找到您所需的命令以及最常用的命令。快速访问工具栏包含哪些命令最合适？其上的内容取决于您。也就是说，只需单击右键即可向快速访问工具栏中添加您常用的命令。根据您使用的Outlook区域，您将看到并使用不同的快速访问工具栏。例如，对您发送的邮件的快速访问工具栏进行的自定义不会显示在联系人的快速访问工具栏上。 厌烦了支配鼠标的操作吗？赶快坐上键盘的快坐车吧！按Alt查看键盘快捷方式。按指示的键显示正确的选项卡，然后按字母访问所需的命令。如果您使用键盘快捷方式代替鼠标或其他指示设备，则会注意到某些快捷方式是相同的，但其他一些快捷方式则发生了变化。在引入了功能区后，命令的位置发生了变化，因此一些以Alt开头的快捷方式可能与早期版本中的快捷方式不同。是否看起来很眼熟？在Outlook中访问程序选项的方法没有发生变化。勤劳的信使提供了许多有助于您更改内容的外观和工作方式的选项。您设置Outlook所有选项的位置，如约会的标准提醒时间或保存已发送邮件的默认位置，没有发生变化。仍然从Outlook主窗口内单击“工具”菜单上的“选项”，然后使用“选项”对话框。但选项的某些内容已发生了改变。这就是我们接下来要讨论的内容。刚才我们讨论了“选项”对话框，但在Outlook 2007中，您可以从几个不同的位置设置选项。 撰写电子邮件选项如果要更改撰写电子邮件的设置，例如使拼写检查器停止忽略大写的单词，则可以从“编辑器选项”对话框执行此操作。您可以从创建一封新邮件开始，然后执行以下操作： 1. 单击“Office 按钮” 。 2. 单击“编辑器选项”。注意：某些设置在所有Office 2007程序中共享，例如在“编辑器选项”窗口的“个性化”区域中所设的那些设置即是如此。但是，在“编辑器选项”中进行的大多数更改将仅应用于Outlook。 发送电子邮件的选项当您发送电子邮件时，您可以对有关如何发送该邮件做出选择。例如，您可以选择待发邮件的格式是纯文本、HTML还是RTF。您还可以更改保存特定的已发送邮件副本的位置，或者可以指定是否保存该邮件的副本。您将从该邮件功能区上的选项卡设置这些类型的选项。待办事项窗口是Outlook 2007新的窗口，为Outlook增添了更多的光彩。它位于窗口的最右边，无论您在哪里使用Outlook，都会显示该栏，即您可以从邮件、日历、联系人等处看到它。待办事项栏可以帮助您跟踪近期任务和约会。您将有机会在练习中使用该待办事项栏。在图片中，我们已经标注了它的几个关键元素： 1. 日期选择区。 2. 近期日历约会。 3. 通过键入输入新任务的位置。 4. 您的任务列表。这位勤劳的信使希望当您看到Outlook 2007中日历的新设计时，会立即注意到查看内容更容易。同时前后移动也更容易。下面是一些示例： 较大的按钮更易于在日历、周历和月历视图之间快速切换。 使用“后退”和“前进”按钮，可以在日历中快速转到第二天、下周或下个月。 此外，还新增了“任务”区。可以使用此区域来跟踪完成的任务：此列表中已完成的项目显示为已划掉并“截至”到这一天；未标记为完成的任务将自动留到第二天，直到完成为止。单击“播放”可查看日历中不同视图的动画示例。“名片”视图中显示的联系人。信使为您提供的“电子名片”使联系人易于查看和共享。单击“联系人”切换到Outlook的该区域后，您会首先注意到联系人的新形象。您可以通过电子邮件发送电子名片。可能需要在电子邮件签名中包含您自己的电子名片。 提示：在此图片中，“导航窗格”进行了最小化，以显示“联系人”窗格的更多信息。通过单击“最小化导航窗格”按钮，您可以从Outlook的任何区域最小化“导航窗格”。勤劳的信使开始勤奋地工作啦！当您向它寻求帮助，撰写和发送您的第一封电子邮件，您需要了解哪些内容？ 在这里，某些内容没有变化，您并不需要了解任何新内容就可以开始。无论您喜欢使用“新建”按钮还是按Ctrl+N，都只需要执行您以前进行的操作。然而，在新邮件中，您需要了解功能区。您会看到顶部的“邮件”选项卡，它包含您每次创建和发送邮件时最可能使用的命令和按钮。如果您查找某个命令或按钮有困难，则可能需要使用其他选项卡。例如，要插入一个图片，以便它显示在邮件的文本行中，而不是作为单独的附件，需要切换到“插入”选项卡。注意：这不是全新的内容，但需要注意：仅当插入点位于电子邮件的正文中时，某些组和按钮才可用。例如，当插入点位于“收件人”字段或“主题”字段中时，“基本文本”选项卡上的格式命令将不可用；要使用这些命令，您需要将插入点移到邮件正文中。 您是否使用通讯簿向“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中添加姓名？在“邮件”选项卡上可以找到“通讯簿”命令。是否认为将收件人的姓名显示给每个人有些不礼貌？不必担心，身为贴身保镖的“密件抄送”，随时随处保护收件人的安全。使用“密件抄送”发送邮件而不会将收件人的姓名显示给其他每个人，这是尊重收件人隐私的一种方法。如果您希望直接在“收件人”和“抄送”框中键入电子邮件地址，则可能还需要了解如何显示“密件抄送”字段，以便在该字段中也能键入姓名。 我们已在图片中说明了“显示密件抄送”命令的位置。正如您看到的一样，您会发现它在“选项”选项卡上。同时，您还可通过向快速访问工具栏中添加“显示密件抄送”按钮根据需要显示或隐藏“密件抄送”字段。在Outlook的早期版本中，如果您在邮件末尾使用了个人电子邮件签名，在您升级到Outlook 2007时，您会很高兴地发现该签名仍然可用。签名看起来可能很复杂，或者您未能记住如何创建签名或在哪里能够找到签名，不论上述哪一种原因而使您没有使用过签名，您都会很惊奇地发现在Outlook 2007中使用签名是多么容易。您可以通过单击“签名”命令下的箭头来修改现有签名或创建新签名以及设置默认签名，如图片中所示： 1. 如果您以前创建了签名，则会看到它们在此处列出。 2. 要创建新签名、设置默认签名或者修改现有签名，请单击“签名”。 标志和提醒可以帮助您和其他人记住执行任务。要在创建邮件时添加标志或提醒或者添加两者，请您通过单击新电子邮件“选项”组中的“后续”开始。 1. 为自己添加后续标志假设您向同事发送一封邮件，说“明天我要去您那里”。为确保您记住做这件事，请通过单击“后续”，然后单击“明天”为您自己标记邮件。一旦发送该邮件，它就会移到“已发送邮件”文件夹中。该邮件被标记并且添加到“任务”列表中的“待办事项列表”。它还会在您自己的待办事项栏上显示为一个项目。 2. 为收件人添加后续标志您还可以通过使用“为收件人标记”命令为收件人附加后续标志。我们已在图片中突出显示了执行此操作的命令。发送邮件之前，需要您指定时间以提醒收件人与您会面。正如您在图片中看到的一样，收到的邮件将包含一个标志和响铃图标，表明邮件包含提醒。只要收件人将邮件保留在他/她的Outlook邮箱中，提醒就会在您指定的时间显示。请注意，该项不会被添加到收件人的待办事项栏中，创建待办事项列表实际上是一种个人选择。电子邮件不只是发送，它还包括接收和答复。当您从已打开的邮件进行答复时，将使用功能区的“邮件”选项卡上“响应”组中的按钮。您会注意到收到的邮件中功能区上的内容与新邮件中功能区上的内容不同。 假设您单击了“发送”，马上就意识到邮件中的关键细节有错误，例如，讨论上次董事会的结果时，可能将“board”写成了“bored”。怎么办？如何将邮件撤回，避免不必要的差错呢？如果您的电子邮件使用的是Microsoft Exchange Server，则可以撤回您刚才发送的邮件。如果您在收件人读取邮件之前执行此操作，则撤回邮件将允许您向该用户发送一封已更正的邮件，并且避免了可能的尴尬。您需要执行的操作有： 1. 在“导航窗格”中，单击“已发送邮件”切换到该文件夹。 2. 在“已发送邮件”文件夹中，双击要撤回的邮件将其打开。 3. 在已打开的邮件中，单击“操作”组中的“其他操作”，然后单击“撤回该邮件”。 注意：如果您没有看到“撤回该邮件”命令，则可能是因为您的电子邮件使用的不是Microsoft Exchange Server。我们勤劳的信使不只是能处理电子邮件。它还能在日历中组织您的时间，使您贴心的小当家。在日历中创建或打开某个项目时，您会看到功能区显示适于帮助您管理时间的组和命令。创建任何类型的日历条目时，都会自动设置提醒。要更改约会的提醒时间，执行以下操作： 1. 在“约会”选项卡上，单击箭头打开“提醒”列表，然后选择一个时间。 2. 进行更改后，单击功能区最左侧的“保存并关闭”。 注意：您为所有约会设置标准提醒时间的方法没有发生变化。仍然可以通过单击Outlook主窗口中“工具”菜单上的“选项”，然后在“首选参数”选项卡上的“日历”下设置默认时间来完成此操作。 身为经理的您，如何方便及时地通知下属及有关人员参加会议呢？如何向他们发送会议邀请呢？单击“邀请与会者”，便开始会议邀请啦！会议邀请涉及了其他人，而约会只是对于您自己而言。如果涉及其他人，请创建会议： 1. 在“约会”选项卡上，单击“邀请与会者”。 2. 将出现“收件人”按钮和框。直接在该框中键入姓名，或者单击“收件人”按钮通过从列表中进行选择来添加被邀请者。 3. 输入所有会议详细信息后，单击“发送”将邀请发送给其他会议参与者。 除会议邀请之外，您还一定少不了使用联系人。当您打开或编辑联系人时，您将使用“显示”组中的按钮来显示或隐藏有关联系人的详细信息。例如，如果要记录联系人的生日或纪念日，则可以通过单击“详细信息”按钮，然后选择“生日”或“纪念日”旁边的相应日期来完成此操作。要编辑联系人的电子名片，请单击“联系人”选项卡上的“编辑名片”按钮。让您的附件乘着诺亚的方舟顺利到达彼岸。在邮件中包含附件比以前更容易。正如以前那样，将从创建新邮件开始。然后将使用功能区上的“附加文件”命令。使用此命令可将文档或图片附加到邮件中。 在哪里可以找到“附加文件”？由于包含附件是一项如此常见的活动，因此从“邮件”选项卡和“插入”选项卡均可找到“附加文件”。在图片中，我们已经在“插入”选项卡上显示了它。 虽然信使添加附件的功能很强大，但是有些类型的文件附件还是会被阻止的。与早期版本相比，尽管此行为没有变化，但您可能很想了解以前被阻止的某些文件类型现在允许了，以及某些新类型已被添加到阻止列表中，要查看阻止文件类型的完整列表以及阅读有关如何避免附件被阻止的详细信息，请参阅文章Outlook中的阻止附件。 作为Outlook信使的老用户的您，一定了解到在Outlook中，通过电子邮件文本行发送图片而不是以单独附件的形式进行发送比较容易。要执行此操作，您需要： 1. 单击位于“插入”选项卡上的“图片”命令。 2. 当您按照此方法插入图片时，您会看到邮件文本行中的图片，如下所示。需要注意的是，当您将图片插入邮件时，您是将其作为嵌入对象添加到邮件中的。也就是说，它是邮件文本的一部分。要想看到图片，接收邮件的用户必须能够接收HTML或RTF邮件。既然我们在讨论插入图片，那么还需要告诉您有关功能区的另一方面：即仅当您执行特定任务时，某些选项卡是轻易不现身的，只有需要时才会出现。当您执行下列操作时： 1. 选择已插入到邮件中的某张图片，您将看到“图片工具”出现在功能区上。 2. “格式”选项卡包含可用于在发送该图片前对其进行编辑的命令。 单击该图片以外的位置时，“图片工具”将消失。如果在邮件中包含图表、绘图、图示或表格，则会看到类似的行为。现在，小信使可以带您直接从“阅读窗格”预览附件内容，让您先睹为快。假设某人以附件的形式向您发了两个Microsoft Office Visio图示，但您只关心显示大楼中新培训室的那个图示。您如何快速决定要将哪个文件打开或者保存到硬盘上？正如我们在图片中所示的那样，附件预览可能就是您的答案：要预览附件，请单击其图标。附件预览将显示在“阅读窗格”中。使用附件预览可以直接从Outlook“阅读窗格”中显示某些文件类型的预览。您可以不必打开附件而执行此操作。注意：为使您的计算机保持安全，预览时将禁用附件中的嵌入式代码。一旦确定某个附件就是您要