零售业务事业部-实施调研报告.doc

中钞国鼎实施调研报告零售业务事业部部门意见：主任签字：确认日期：1.1. 零售业务事业部1.1.1. 组织结构及职能l 事业部职能1. 承担公司产品的直营店、经销商、大客户及其他渠道业务领域内的产品研发、生产、宣传、营销、客服等各项工作，并对结果负全面责任；2. 根据公司的战略部署及下达的年度经营目标，组织制定并实施事业部年度经营计划，事业部主任拥有对部门经营目标的建议权；3. 负责市场营销过程中人、财、物等资源的合理调配，事业部主任拥有事业部日常经营自主权；4. 负责本事业部各项工作的制度化、规范化，进行本部门制度体系的建设及发展规划的制定；5. 负责及时对市场进行调研，建立完善的市场信息反馈及分析网络，为公司决策提供相关数据及信息；6. 负责组建事业部内客户服务体系，建立完善的退换货、客情维护服务网络，做好客户及消费者维护工作；7. 零售业务事业部的预算由公司财务部审核，并由上级批准签字，在每次花费时需向财务管理部备案。在预算外开支时，需要公司财务部主任和上级领导签字才可执行。事业部主任拥有事业部预算内费用额度的建议权；8. 在涉及到与其他事业部协同事件时，事业部之间建立内部结算机制，进行产品、人力、技术、渠道、关系等方面的交易，公司建立指导价格，涉及到重大事项或者突发事件由公司领导决策；9. 负责建设高效的组织团队，对部门员工的业务技能和素质进行管理提升，并进行考核评价，事业部主任拥有事业部内人力资源调配的提议权；10. 积极主动响应其他事业部的要求，以及公司决策层安排的其他工作。l 主营产品1. 收藏类金条（题材金条）2. 贵金属章类产品备注：主营产品分类主要有国鼎自有产品、国鼎外购产品、合作方自营产品、合作产品、委托定制产品。l 面向客户1. 经销商（部分代销）2. 直营店（代销、经销）：单店、店中店3. VIP客户（个人、单位、会员、促销品）4. 其他渠道l 业务模式1. 项目研发（项目审批、打样、封样）2. 价格申请（供货价、零售价）3. 项目征订4. 项目生产生产需求（原材料采购、成品采购、附属品生产）、生产通知、成品入库5. 店中店调拨业务（调拨、店间调拨、反向调拨）6. 销售业务（经销商、VIP客户、直营店、其他渠道）7. 代销业务（直营店、部分经销商）8. 代销结算9. 成品采购业务（包括促销品、合作项目、外购产品等）10. 销售退换货业务11. 代销退换货业务12. 保值业务（提供期间销售量）13. 回购业务（目前没有，以后会有）14. 财务结算与发票1.1.2. 业务流程及说明承担贵金属现货直营店、经销商以及VIP客户渠道内的产品研发、生产、宣传、营销、客户服务等各项工作。l 项目研发业务流程及说明1、 项目研发从项目创意开始，由研发岗形成项目创意审批单，经部门主任及主管领导审核；2、 审核通过后，形成项目审批单，经部门主任、主管领导和董事长审核；3、 审核通过后，形成样品生产通知单，进行样品生产；同时进行价格报批流程；4、 样品生产完工后，如样品需改进录入样品修改意见单，经经手人、部门主任、主管领导审核；5、 如样品无需改进，样品质量、工艺符合要求，形成样品确认单，经项目负责人、质检人员、事业部主任、主管领导及董事长审核；6、 封样及价格批准后，即可开始项目征订。l 宣传业务流程建议增加选出部分模块：1、 宣传品管理：A、向各渠道征询需求数量B、宣传品库存情况C、各店到店情况2、 宣传信息管理3、 CRMl 项目征订业务流程及说明1、 根据产品封样后，营销人员向客户进行产品发布；2、 客户首先录入各产品的征订数量，形成产品征订单，客户方确认无误后，对该征订单进行提交；3、 营销人员根据征订单的数量进行统计，并进行确认（单），然后移交给生产岗，作为生产计划参考意见，但不作为最终的生产计划数量。l 项目生产业务流程及说明1、 根据征订统计表和样品封样单确认生产需求单的产品、产品数量和原材料的数量（产品征订单数量不作为实际生产计划的数量，只作参考）；2、 在金融事业部主任审批过程中，生产需求单转交金融部交易岗，进行原材料价格确认。3、 生产需求单上交零售业部主任、金融部主任审核、风险控制负责人、转交财务管理部、零售事业部分管领导、总经理、董事长进行审核；4、 审核通过后，可以和生产厂商签订生产合同，生产岗同时向财务部申请借款，金融部交易岗即可安排原材料采购或租赁。5、 生产合同需要部门主任、部门主管领导、财务部门主任、财务主管领导、综合部主任、综合部主管领导、公司领导审批后才能签订。6、 最终的生产合同确认后，形成生产通知单，交给生产厂商，进行生产；7、 生产完工后，进行多级审核，进行产成品生产入库；8、 目前生产管理缺失原料领用出库管理；领料之后，在系统重进行确认。9、 原材料采购流程见金融事业部原材料采购流程或原材料租赁流程。l 价格申请说明1、 价格申请采用价格申请表的方式，经过相关领导审批后确定。申请内容主要包括确定商品供货价和零售价。2、 申请价格确定后，作为目前零售事业部的价格体系组成。3、 商品供货价与零售价的定价方式主要由两部分组成：商品的固定价或浮动定价。4、 商品的供货价主要指中钞国鼎对经销商、VIP大客户、直营店等的供货价格； 5、 商品的经销模式（经销商和大客户）供货价当产品为浮动价格时：确认当日中钞国鼎9点黄金基准金价+升水。6、 商品的直营模式供货价当产品为浮动价格时：1）销售当月上交所加权平均金价+升水， 2）确认当日中钞国鼎9点黄金基准价+升水。7、 店中店由合作方进行管理，零售价由中钞国鼎进行指导定价。合作方可依据市场情况进行调节。调节后价格报备国鼎方。产品标签价格不能低于国鼎指导价。8、 与商场店中店结算时采用零售价减去商场扣点形成结算价格。9、 委托代理手续费=结算价格-供货价格 （不包括合作方自营产品）l 销售业务流程及说明1、 该销售业务流程主要面向于经销商、VIP客户和经销单店。2、 目前客户以传真或电话方式向国鼎下销售订单，国鼎营销人员收到订单后，根据库存状况等相关信息确认订单数量，提交部门主任审批（不加入到款发货流程）。3、 客户方对确认并盖章后的订单进行盖章确认，形成双方最终的销售订单，然后回执给国鼎，并准备付款；4、 订单提交事业部领导审核确认并盖章后，传回客户方；5、 国鼎收到确认的订单回执后，与财务部门出纳确认是否到款；6、 货款到后形成最终的销售确认单，并安排安保物流部门进行发货；7、 该销售订单在双方盖章确认前，如有异议可进行多次修改或终止；8、 安保物流实际发货，如遇到存货不足，不收单，作废原单，按库存分解原单。注：不加入到款发货流程l 代销结算开票流程及说明1、 该代销结算流程适用于商场的店中店、代销单店、部分经销商与中钞国鼎的销售结算业务；2、 由合作方填写直营店销售结算单，部门结算岗进行审核；3、 审核通过后，财务部门开增值税专用发票；部门结算岗寄回零售终端；4、 零售终端确认发票无误后，给国鼎进行货款支付，财务部进行收款确认。l 返还代理手续费1、 合作方引用直营店销售结算单生成直营店返还代理手续费，上报部门结算岗进行审核；2、 审核通过后，合作方开具服务发票；3、 部门结算岗确认发票无误后，填写付款申请单，经财务、部门主任、部门主管领导、董事长审核（该步骤不走系统，仅纸面签字流转）；4、 审核通过后，财务根据付款申请单和发票进行付款结算。l 调拨业务流程及说明1、 铺货业务首先由合作方提出产品调拨申请；2、 部门业务岗对调拨数据进行汇总形成零售事业部直营店调拨汇总申请表，表中的可调拨数量数据来源于：1）本次合作方调拨申请单数量；2）产品征订数量；3）老品库存可分配数量、新品可分配数量；4）以往的进销存情况；3、 部门业务岗填制直营店调拨预算金额汇总表，提交相关领导（逐级审批到董事长）进行审批；4、 审批通过后在现有供应链系统中录入直营店产品调拨单，业务岗其他人员审核，财务盖未付款章，安排安保物流部进行调拨出库。业务岗将各店调拨发货明细发给各直营店，进行预到货通知。5、 直营店验货后，在随货收到的直营店产品调拨单上签字、盖章确认，将原件或传真件随后快递给业务岗。6、 业务岗制作直营店产品调拨单目录。l 店间调货业务流程及说明1、 申请调入方提出调货申请，业务管理岗确定调出方，填写店间调货申请表，然后发给调入方，调入方签字盖章，确认后传给国鼎部门业务岗要进行审核；2、 经业务岗、部门主任确认审核后，业务管理岗邮件安排调货指令，附店间调货申请表进行调货。3、 调入方收货后，在店间调货申请单签字确认；传真给业务管理岗；4、 业务管理岗再传真给调出方； 5、 同一个合作方之间的调货，需要填写店间调货申请单（盖章），经国鼎进行审核，审核通过后，具体调拨由合作方自己执行。l 代销转经销流程及说明1、 合作方申请代销产品转经销，填写申请单。2、 合作方将申请单汇至公司。3、 确认经销产品余额到款后，业务人员、部门主任审核申请单。l 反向调拨流程及说明1、 零售业务事业部或各直营店提出反向调拨申请，并由各合作方填写直营店反向调拨申请单给零售业务事业部。2、 直营店业务主管将直营店反向调拨申请单上报零售业务事业部主任审批。3、 反向调拨审批通过后，直营店业务主管撰写并发布直营店反向调拨通知给各合作方，各合作方安排自己的物流公司反向调拨产品到公司指定地点。4、 原则上各直营店必须指派人员到我公司指定地点与公司指定收货人员、质检人员当面审核退库产品质量、数量、品种、包装、证书等。5、 根据实际验收合格的产品数量，直营店业务主管在OA系统中开具直营店库存调拨单，并打印纸质直营店库存调拨单（五联单），在纸质调拨单上签字后, 流转给直营店营销主管审核。6、 审核人对纸质直营店库存调拨单单据核准后签字，上报给零售业务事业部主任。7、 零售业务事业部主任对纸质直营店库存调拨单进行审核签字。8、 直营店业务主管将纸质直营店库存调拨单递交质检人员签字后递交安保物流部。安保物流部验收入库后，在OA系统中审核直营店库存调拨单，并在纸质直营店库存调拨单上签字和加盖入库专用章，安保物流部账务人员留存“第三联”，进行账务处理（将反向调拨数量调入公司库房）。“存根联”和“第四联”返给直营店业务管理主管, 留存备查。9、 直营店业务管理主管将签字确认的直营店库存调拨单“客户联”发给各直营店确认并留存备查，有问题及时沟通解决。l 直营店入库和出库流程及说明1、 各直营店验收无误收货后，要及时在OA系统中进行入库并审核。2、 各直营店销售后及时在OA系统中正确录入销售清单并审核。3、 做好店间调货或反调拨回公司的产品记录，妥善保留直营店店间调货申请表和直营店库存调拨单等往来单据。l 成品采购业务流程及说明1、 此业务针对合作项目和外购产品的采购；对于事业部的自有产品做产成品入库业务；2、 营销岗人员录入采购订单，经相关领导逐级审批；3、 审批通过后，财务部安排付款或付款计划；4、 当营销岗接到外购产品入库通知后，安保物流部进行外购产品质检并入库。l 销售退货业务流程及说明1、 目前零售事业部的销售退货业务，主要分两个阶段进行：第一阶段是手工的退货申请审批阶段；第二阶段是软件系统中将退货业务完成，并办理退货入库；2、 办理退货经办人提出退货申请，由相关领导进行退货审批；3、 审批完成后进入实际退货操作阶段，即第二阶段；4、 在软件系统中录入产品退货单，在退货单中勾选是否开票、是否付款，由相关领导进行审批后转入安保物流质检岗进行质检；5、 质检完成后，库管办理退货产品入库。质检如果不通过，可以终止此次退货流程。6、 入库完成后财务部门对是否开票、是否付款进行相关处理。对已收款的部分可以进行退款或冲抵下次订单货款。l 代销退货业务说明1、 代销退货主要发生于最终消费者在代销单店、经销商代销门店的退货业务，店中店此业务为反向调拨。2、 最终客户退货后，由零售终端为客户办理退款业务。3、 代销结算时，此笔代销退货金额从代销结算金额中扣除。l 保值业务说明1、 保值业务主要为规划发展部和金融业务事业部提供期间保值黄金的销售总重量数据。2、 当日销售的产品，以金条类产品为主，于9：30和17：30之前以项目为单位报金融事业部当日销售重量及销售基础金价，金融事业部和规划发展部作保值，事业部掌握结果。 3、 当日销售的重量在设置的时间点上自动汇总。4、 具体流程或方式由规划发展部拟定，事业部了解各项目保值的结果。l 回购业务说明零售业务事业部暂时没有开展回购业务，计划未来开展相关业务。l 财务结算与发票1、 目前财务部门的营销结算工作，主要以事业部营销岗的销售确认单、销售退货单、采购入库单、采购退货单、代销结算单为依据，直接进行收付款工作；2、 对于营销业务，财务的结算目前主要包括：销售收款、销售退款、代销结算收/付款、采购付款、采购退款；3、 发票业务主要包括：销售红、蓝字发票，采购红、蓝字发票；1.1.3. 业务单据及说明l 项目研发业务说明：1、审批单后附项目图稿说明：1、通知单后附项目各图：产品效果图、工艺说明图、尺寸图、其它图.l 项目征订业务表中：产品类型改为规格材质。l 项目生产业务l 销售业务l 代销业务l 代销结算业务l 调拨业务l 成品采购业务l 销售退货业务1.1.4. 业务报表及说明1.1.5. 业务需求1、 系统中能够实现产品的统计功能，其中包括产品按规格的销售统计，销量按日、周、月的走势统计分析，销量按渠道统计等功能。2、 系统能够实现新产品的在线发布给予征订功能。同时能够实现新产品的预定量的统计分析，其中包括按规格、材质、渠道等方面的统计分析。3、 能够实现项目的在线审批功能，以加快项目的审批速度。4、 金条类产品销售开单时自动关联当日金价及加价。浮动价格5、 增强服务器性能及网络布局，加强外部链接速率、降低终端电脑资源占用。6、 加强数据的可改性功能，例如：已审核的单据可收回、修改、重新审核。如果要收回和修改的话要按照审批逐级回退。7、 建议把财务部的统计数据关联到信息系统中，如：部门费用、成本统计、汇款到账情况。8、 直营店、渠道商数据同步。9、 希望在系统中体现出各项目原材料采购费用（包括总额和单克），同时体现出加工费、包装费、其他附属品费用，以形成产品的生产费用，便于直接体现出单个产品项目的利润。单克单价 和正常单价10、 将直营店作为分库房，可体现各直营店的库存情况及总库存情况的表格。11、 将生产厂家作为库房，只作为生产入库库房使用。12、 查询产品可通过多种方式，例如：产品生产年份、产品题材、产品名称等手段。可以任意组合查询数据，并可导出Excel表，进行计算。13、 统计报表（勾选项）能使用图表的形式生成。14、 直营店调拨申请可通过系统完成，申请人上报申请表，审核后作调拨指令。15、 能设置库存量预警功能，若出现滞销，库存量大的项目产品可作出预警报告，有助于销售人员及时掌握分析此类信息。每个单店、单品都要有预警功能。16、 订购系统的建立，经销商、直营店可直接通过系统订货，并通过系统查询、汇款及发货物流等情况。17、 因销售系统在全国各直营店都设有登陆端口，登陆使用的速度是最担心的，建议将销售系统做成独立的系统，与公司发布信息的系统区分开，以减少系统的冗肿，调高使用的速度。18、 目前系统无法区分零售与机构两个部门的会员销售订单，建议在新的系统中统一口径。19、 建议销售订单的作废流程仅由开单人执行。20、 希望可以建立公司品牌宣传，资源共享模块，这样可以避免不必要的重复渠道宣传，以节省公司费用开支。产品资料的下载。21、 直营店调拨汇总申请表自动生成调拨单。22、 直营店代销业务下各功能全部增加合作方筛选条件，已有筛选条件的除外。23、 直营店代销业务下各功能全部增加金、银、铜等重量合计统计。24、 除项目产品外，增加以及设置，以解决“合作产品”的无法按项目查询进销存的情况。25、 调拨单执行统计表，库存统计表中增加属性功能，比如：生肖、世博、亚运、奥运，便于调拨发货和库存分类统计。26、 能进行不同渠道销售数据同一项目不同时期销售量（数量、重量）对比，同一连续项目的销售比较，并能生成图表表示。27、 增加筛选条件，公司项目，部门自有项目，合作项目，合作方自营产品、外购产品、代加工产品分别统计和合计。28、 系统中每天自动显示并更新每日早九点金价，并能自动生成当月均价（国鼎）并能查询历史记录。29、 在进行店间调货和退库时，系统能依据先进先出原则，自动生成不同批次的产品供货价格并能修改。30、 系统中应包括每日金价，各规格产品的供货价格、零售价格，并可在确认产品数量后自动生成销售总金额（并可提供手工填写功能，便于处理特殊情况）。31、 系统在产生销售订单时可配合库存报表自动实现实物库存的递减，并支持实时库存信息显示。32、 “直营店调拨汇总申请表”自动生