门店店长ERP操作手册[服装品牌鸿星尔克].doc

门店店长ERP实施手册一、系统登陆：服务器类型：数据库引擎用户名：收银员名字全拼的第一个字母密码：默认是123服务器类型：数据库引擎服务器名称：127.0.0.1按F2键 调节窗口的大小二、门店销售1销售：首先进入前台界面，将顾客购买的货品货号输入下图“货号输入处”可支持模糊查找。 直输入货号或用扫描枪扫描产品条形码 按回车键选择相应的颜色和尺码后双击：弹出下面界面 选定货号后表头显示此货品相关信息，然后输入购买数量、折扣、店员，按空格后生成一张收银单，输入实收金额，根据实际收银情况将金额填在对应栏，现金则在现金处输入，刷卡则在刷卡录入、收券就在收券处。回车后系统会自动算出找零金额；再次回车，系统将会进行单据确认，并且打印单据；再回车，系统会将当前单销售界面清空。注意：1.如有出现系统里没有货号的情况，先开手工单，不影响客户收银，然后将没有货号的产品反馈到公司督导处理。2.当系统里的零售价格和实物零售价格不一样或者系统没有价格的情况，这个时候不需要手工开单，直接在下图“实价”中输入实际收银的金额，后面的步骤还是一样。同样在第一时间将问题反馈是公司财务，报告错误价格的货号，并跟踪修正的情况。另：删行/清空/挂单/读取挂单当输错货号时可以删行，当要全部取消时点清空，当顾客要求暂时不付款，过一会再付点挂单，当顾客回来付款时再读取挂单。2库存查询：查询某一个货号的库存，点击右边的查库存。输入货号，点击打开。3查询价格：当某一产品标价模糊或无标价，可以在系统里进行查询。输入货号，点击打开。4销售报表查询： 点击右边的销售报表，输入相应的条件进行查找。如销售日期或结账日期。5营业员业绩查询：6顾客退换货：点击右边的退换货，；输入货品销售的日期或者是输入小票号，找到要退的货品，然后在是否退残上打沟。双击后出来退货界面。点出店员后按空格或点右边的收银此时收银的金额是负数，输入要退的金额（负数），点确定或按空格。 然后点击确定，打印机打出小票，退货操作完毕。注意：换货的操作是先进行退货，再正常销售！三、 门店交接班交接班是门店日常业务中非常重要的工作，是收银员款项、收入等重要信息交接的原始记录单，会出现也实际工作日不同步的情况，故ERP系统有两个日期类型来区别：A、 销售日期：即销售小票的凭证日期，是实际发生销售业务的时间B、 结帐日期：即交接班结帐的时间，通常会跨两天的时间NJ49NJ001 090209 0009网点编号 销售日期 当天销售第几笔备注：每天交接班记录是POS系统中最重要的工作之一，店长在交接班时必须严格的核准留备用金的金额与现金是否完全相符，如果有差异应立即核实差异原因，并且在交接班前修正错误。交接班确认后建议立即数据同步一次，公司与门店保持最新的数据。1、交接班通常在收银界面中的进行。在这里点击“交接班-结帐”。生成交接班单据，2、交接班单据执行后，生成一张交接班记录表如下图。系统自动把上一班交接的备用金，及实际收现的金额核算出来。收银员将当天存入银行的金额在“上交/存银行”输入。系统自动算出移交给下一班的备用金。交班人交班时必须保证钱柜金额与留备用金栏的数据一致。注：在上系统的当天，初始备用金等于钱柜现有的金额减去当日销售的金额。出现用户因为休假等原因导致前几日未做交接班单据的情况，那前几天的销售明细帐会在系统里自动汇总成最后一次交接班单据第2天的数据，结果与实际日期不符，因此，在本次交接班过后，再次打开“生成交接班单据”在节假日栏内选择：节假日上班，即可将销售日期调整为现在日期。3、当天销售为零时，晚上不要做交接班，第二天早上做节假日上班，把日期调到今天。4、如有发生挪用货款用于公司其他费用的，必须出示能证明货款用途的有效发票，（原则上不允许）这时候交接班，用途发票加上钱柜金额必须与“留备用金”栏的数据一致。 留备用金=接班备用金+本班销售现额-上缴银行金额。注意：交接班时间间隔是12小时交接班问题点举例：例一、3号晚上没做交接班，则：4号早上开单前做，交接班时间选3号的；例二、3号晚上没做交接班，4号上午也没做（并且已经开单），3号的收款已上交银行，则：4号下班时做，交接班时间选3号的；ERP系统里上交银行的金款填3号及4号两天的总共收款，并把4号的收款第二天上交银行，存款单传真给财务时做个备注。5号上班前再做交接班，日期选5号的，并选“节假日后上班”，目的把单据日期调到5号；倒三、3号晚上做交接班时电脑出现故障（不确定交接班是否成功），第二天开单时出现有“未确认的交接班记录单”提示，则：在5006里查看是否有3号的未确认的交接班记录单；并填好相应的信息后确认；四、 门店补货输入功能号：5113回车，如下图然后点击新单：点出相应的信息（蓝底都要点出来）注意：业务类型一般为：普通补货然后直接输入货号、对应尺码的数量（要输入多行时点击表头的增加）或者通过点击查找相应的货号，把要选的产品打沟，然后通过移至右边，把所有要选的全部选好后点击将数据返回，然后再在相应的货号上输入对应的数量。检查无误后点击保存-再确认，数据同步后到排单员可在5113查询门店补货信息。5113补货的业务类型有以下几种：l 普通补货-可以根据店面需求，直接录入货号、尺码和数量，提交到后台处理。l 根据销售补货-可以在表体货号单击后，弹出某日期的销售明细，并显示门店和总仓库存，由店长或后台督导决定是否补货，此方法可以快速按前一天销售直接产生补货申请单。 注：目前公司默认情况均为-普通补货五、 门店收货补货申请确认后，总仓得到门店的补货信息后安排货品出库，当货品到达门店时，确认外箱封箱是否完整，如有拆过可拒绝收货。外箱完好则查找外箱标识“内有文件”或特殊标记的箱子，找到仓库打印的出库单黄联，根据清单逐一点收货品，核实是否与单物一致。如有差异，应立即将差异反馈总仓，配合仓库及时处理差异。备注：一般情况下出现差异可用以下几种方式处理：n 货号、尺码与实物相符，数量错误（多发或少发）的情况： A多发数量退回仓库，ERP系统不必做任何单据处理，仓库收到退回实物即可。 B. 多发数量不退回仓库，通知排单人员补排多发部分的数量，转仓库打印出库单不出实物即可。 C. 少发数量仓库补发门店，ERP系统不必做任何单据处理，仓库将实物补发给门店即可。 D. 少发数量不补发给门店，仓库在1019功能办理少发部分数量的退货单并打印即可。n 货号或尺码与实物不符的情况： A错的实物不退回仓库，原单的还要补发，可通知排单人员补排错的实物货号发货单，仓库打印错的实物出库单再补发原发货单上正确实物给门店即可。 B错的实物退回仓库，原单的还要补发，实物退回和仓库交换正确的实物即可。 C错的实物实物不退回仓库，正确的也不补发，通知排单人员补排错的实物货号发货单，仓库打印错的实物出库单，然后在1019办理实物退货单，再把这两份单的黄联交门店即可。 D错的实物退回仓库，原单的不补发，通知仓库在1019办理原单的退货单，冲销原单出库帐务即可。六、 门店调拨首先通过电话查询就近的门店是否有所需货号的库存信息（并与公司商品部人员协商），经沟通可以调拨后，调出方在系统里5117功能号做调拨出库单如下图：蓝色单元格为必填条件，移出仓库是给货方仓库，移入仓库是要货方仓库。选定后将要货方需要的货号、尺码、数量。在此单完成。核对无误后保存、确认。并打印（POS机打印打印）调拨单2联，调出方与调入方店长都需要签字确认。红联随调拨单到要货门店，另一联调出方自留保存，要货门店依据调拨单货号、尺码、数量收货。完成调拨工作。调入方在系统中只要做数据同步，无须做其它操作，调出方确认后，调入方库存自动增加。备注：关于调拨业务因为门店是否上线有以下几种调拨方式：门店调拨都是由调出方做，没有上系统的调出业务在商品部做。调出没上系统而调入上系统的应该由商品在5128做，确认后上了系统的调入门店数据同步后将更新库存。调出和调入都没有上系统的调拨业务由商品在在5127做，区别是5127不下载到门店。 七、 门店退货门店在5226里做退货申请, 商品引用5226里的单子在1019里做退货，最后仓库确认!打开5226，如下图：在新单里填写凭证日期、仓库（门店）业务类型：退货申请，填完要退商品的货号及相应尺码的数量，在此单完成。核对无误后保存、确认！八、 门店备用金录入门店备用金是用于销售业务的找零使用，不允许当做货款使用，当班备用金必须与上班留备用金相等，门店第一次做备用金录入时，必须在系统5005功能号做准确的初始备用金录入（5174/5006查看现有备用金）。打开5005，如下图：注意：更改备用金时，要先查看原来的备用金是多少，可在5174里查看，备用金每次录入都是以追加的方式，比如原来是1500，现在要将变为1300，那么更改时点出的新单中的备用金填写：-200，这样冲掉200，数据同步后备用金就是1300元了。完成后点击保存-确认！九、 门店盘点业务为了规范门店的盘点工作，降低差错率，提高盘点处理效率，我们采用标准的盘点规则，主要流程： 目前公司门店的盘点均以门店后进入ERP系统后的正常盘点；1、生成盘点指令单：公司财务管理人员确定盘点日期，然后在财务在5130功能号号里做一张盘点指令单，点击“取得表体数据”，系统会自动将门店当前有库存的货号列在表体，如下表：业务类型：1）全盘：通常是仓库全部库存重盘时使用，如果选择此类型，仓库所有货物必须全盘，不能遗漏。2）分类盘：通常是对某一类产品的部分盘点使用，例如：只盘鞋、服或配件三种其中一种。如果选择此类型就必须把表头的“产品类别”选择相应的产品类编码，系统会自动更新该类所有货号库存。3）货号抽盘：通常是对一个货号或多个货号进行随机抽盘，如果选择此类型，在盘点时被盘点的货号库存必须全部重盘，不能只盘一个货位或其中的一部分。系统会自动更新被盘点货号的当前所有库存。门店类型：a. 有上系统：盘点指令单表体数据会在对应门店同步数据时自动下载成为5118盘点录入单，并且表体数据除了实盘数量能修改，其他一律不能修改或删除。如果有新货号一律增加在表体的最后。b. 没上系统：代表盘点指令单表体数据不会下载到门店，由财务人员负责录入实盘数量，完成盘点数据处理工作。2、店长安排盘点并在清单上填写结果，录入5118功能号单据接到盘点指令后店长即安排人员盘点，盘点时应注意的事项：A、 盘点前应将门店所有进出库业务全部处理完毕，特别是退回总仓的单据也要处理好。B、 盘点过程必须有初盘、复盘和抽盘记录，最后详细核对盘点结果，在“盘点录入单”C、 录入时如有出现此货号不存在的情况，就将此货号的完整资料（含货号、品名、 颜色、物料、类别、尺码类型、包装规格、配码录入方式、单位、数量、尺码）手工输入系统必须用回车键完成跳格的动作。操作如下：整理好手工盘点单后，数据同步,打开5118； 双击未确认的盘点单：选择业务类型、类别、仓库、公司代码等，然后录入盘点单（货号、相应尺码的数量）；注意：录的过程应细心，千万不能出现录错情况，录入时注意：每隔一小段时间保存一次，以免丢失录好的数据。全部录完检查无误后点击确认；5118确认后必须数据同步，系统会将此单据流转到5225盘点物料审核（如下图），审核是否有货号在ERP系统不存在，如果货号都存在可以直接在系统确认。有货号不存在的，系统会提示出错并将信息反馈到公司，公司信息部得到信息后将没有货号的货品维护到基础资料，再次数据同步才能确认。如果正常，没有不存在的货号则直接确认后，打开5119进行盘点单差异比较！3. 5119盘点单差异比较 5225功能确认后单据流转到5119盘点单差异比较表，对比实际库存与现在库存的差异。确认此单据后同步即可上传到总部，由总部财务人员审核差异，打印差异报告单后并总经理核准，财务确认5120即可更新门店库存数据。 数据同步后打开5119，如下图： 原有库存量 盘出库存量 差异数发现有差异后，找出差异原因，是录错的或盘错的，返回5118取消确认后修改过来，并写出错误的原因返回给财务。注：如盘点差异数量过多，可通过转为Excel表格，做数据透析，以便更方便的找出有差异的货号！（关于找差异的方法可咨询公司财务）十、门店数据上传与下载管理需要POS与总部服务器间的数据一致，必须在POS端做数据同步，一天同步3次以上，每次交接班过后和上下班都必须做，这样才能将门店的最新信息上传服务器，将服务器的信息下载到门店。1、点击菜单旁的三角按钮：（快捷键：CTRL+F12）2、点击数据同步打开后查看服务信息里（即红色框里，远程单位：鸿昨尔克 等信息）是否显示，没显示要先点击出来，然后在数据同步的执行界面点击执行，即可。数据同步完成后有“同步完成”提示。十一门店ERP系统密码修改 门店的用户名一般为收银员名字全拼的第一个字母，如收银员“张小娟”，则系统用户名为：ZXJ，密码默认是：123，第一次登陆后自行修改