安装工程公司信息化规划方案.doc

建筑安装公司信息化规划方案建筑安装工程公司信息化规划方案 目 录1规划背景与规划目标31.1规划背景31.2信息化现状31.3规划目标41.4设计原则41.5业务需求51.5.1公司业务说明51.5.2公司机构框架51.5.3公司机构职能51.5.4公司战略71.5.5支撑公司战略的业务需求概述71.6公司战略与信息化战略的关系91.7地产业基于项目运作过程的价值增值过程102信息化规划122.1信息化战略目标122.1.1以强化项目管理为目标122.1.2以运营管理为目标122.1.3以人才战略为目标132.1.4以信息系统整合为目标132.2信息化核心要求132.3系统应用结构图152.3.1系统应用结构总图152.3.2系统业务处理流程图162.3.3业务系统基本构造与说明172.3.4信息化建设步骤183业务系统功能203.1办公自动化203.2人力资源管理213.3财务管理213.4项目管理213.5物流管理223.6客户关系管理223.7基础档案管理223.8权限管理223.9综合查询224网络系统基本构造234.1网络管理与安全建议234.2整体规划总结245组织与实施计划255.1系统项目组织与管理255.2项目实施计划示例251 规划背景与规划目标1.1 规划背景建筑安装工程公司系国家房屋建筑工程一级资质总承包施工企业，同时具有市政公用工程施工总承包二级、建筑装修装饰工程专业承包二级、消防设施工程专业承包二级、机电设备安装工程专业承包二级资质及玻璃幕墙工程专业承包三级、地基与基础工程专业承包三级资质和经国家对外经济贸易合作部批准的国外承包工程劳务合作经营权。随着公司业务的迅速发展，总部对分支机构的管理、以及施工项目的有效管理变得越来越迫切，这些管理方面急待解决的内容可以归结为以下几点：n 加速资金回笼：由于项目分公司遍布各地，分公司对客户的合同信息和收款信息、对供应商的付款信息无法迅速归集到总部的财务部。同时财务部也无法动态、准确地了解每家客户、供应商的欠款和应付款情况，这为财务部对于资金的有效管理带来了非常大的难题，资金的使用效率不高导致财务费用的增加。n 合理调配物资：由于工地施工需要大量的物资，如何动态了解每种物资在全国各个地区的缺货情况，如何做到统一采购、统一配送以降低采购成本，如何提高物资质量、统一评估供应商资质等一系列情况带来了诸多困难。n 及时收益核算：由于工程项目周期长、投入大，以往的成本核算是事后的，无法做到事前计划、事中控制和事后反馈，不能够及时地了解成本和利润的状况，同时也不了解成本的具体构成，无法针对占成本比例较大的部分加强管理，这为及时掌握项目的盈亏情况提出了难题。n 掌握项目动态：各个地区项目的进展情况，如时间进度、安全、质量等信息，作为总部是非常需要掌握的基本数据，在传统手工方式的制约下，许多数据无法动态得到，必须要等到5天、10天甚至更长的时间后才能拿到，这种情况非常不利于总部的市场把握和项目相关信息的跟踪与监控。所以动态掌握项目情况是本规划最为重要的议题之一。n 实现有效管理：手工的管理方式无法实现对于项目公司的有效管理，同时更无法实现对于每个项目的精细化管理，而竞争的残酷性，使得企业必须不但要建立良好的仓储、良好的库存、更应该建立良好的控制手段，以加强资金的管理、人员的管理、客户的管理、费用的管理等多种不同方面。1.2 信息化现状 公司领导层所需要的综合管理信息没有实现整合。 未开展领导层所需信息内容的研究，导致了日常管理和运营信息、领导决策信息之间的分立与脱节。与此同时还未构建全面面向领导决策的支撑系统，无法形成有效和具有决定性的信息，为领导的决策提供支持。 由于子系统是基于部门需求建立起来的信息系统，由此导致各个子系统之间没有形成有效的流程关联，在许多业务流、事务流的流程的管理上形成了若干断点。 各个子系统之间面临数据同步、数据标准的不统一，导致不同子系统之间的数据表达存在问题与错误。这类错误有可能会影响领导层和管理层判断的错误。 没有形成事务流管理、业务流管理的完整平台，这是导致系统整体感缺乏的核心，也是无法支撑管理层和领导层决策的核心。1.3 规划目标公司经过几年的信息化发展，已经取得了一定的效果，希望通过信息化规划进一步支撑公司的战略目标，具体达到以下的目标： 希望通过管理信息系统将公司业务开展中涉及的主要业务部门有机的结合起来，形成一个完善的业务管理体系，避免各部门工作脱节的问题出现； 实现数据共享，减少部门之间的重复劳动，提高工作效率和质量； 实现资金集中、统一管理，有效规避资金缺口和资金闲置，降低财务费用和资金风险； 能有效控制分支机构的合同、项目进展状况，避免和减少违规、失控的行为的出现； 及时准确的了解各项目的实际成本，避免收支不平或预决算差异大的现象； 及时了解项目安全状况，针对安全隐患防微杜渐，降低项目风险； 及时准确的了解各分支机构的实际库存，避免因为缺少物资影响项目进度； 加强客户和供货商信誉度的管理，避免业务开展过程中出现坏帐、死帐； 财务部门能及时掌握销售状况、回款情况、费用支出情况； 加强物资供应商的管理能力，降低采购成本，提高物资质量。1.4 设计原则管理信息系统设计应遵守以下原则：1. 先进性采用成熟的先进技术与合理的体系结构，符合公司的实际状况。2. 稳定性系统在建设过程中将遵循稳定性原则，采取必要的手段提高网络系统的稳定、应用软件系统的稳定、数据库系统的稳定。3. 安全性系统在运行过程中要有较高的安全性，系统设计过程中严格地考虑了黑客防护、数据保密、访问控制、数据库安全、网页安全等一系列安全特征。4. 适用性（易用性）在系统设计过程中充分考虑用户的使用习惯和方便，在系统试运行期间将根据用户的实际应用反馈不断提高软件的易用性和实用性。5. 完备性系统应能满足各项业务工作的要求。6. 可扩展性、易维护性系统在出现新业务发展需要时要具有升级、扩展功能，另外系统要保留与其他软件的数据接口。1.5 业务需求1.5.1 公司业务说明公司下设建筑工程、设备安装、装饰装潢、砼和钢结构构件制作、建筑幕墙、地基与基础、机械化施工、市政工程、土石方、园林绿化、劳务分包、材料供应、建筑设计、房地产开发、建筑弱电智能、消防等单位。具有独立承建各种结构复杂的高层建筑、大跨度厂房、高级民用建筑和市政工程、室内外高级装饰装潢、桩基础施工、机械施工及消防水电、暖通、钢结构和设备安装能力，年可完成建安产值20多亿元，施工面积350多万平方米以上。1.5.2 公司机构框架公司在以土建为主业的前提下，开展了相关多元化的尝试，并组建了多个下属分子公司，总部各职能部门对下属单位实行归口管理。1.5.3 公司机构职能 市场经营部组织职能1. 收集公司经营内外部环境信息，对公司总体经营状况提供资料和建议分析；2. 做好对公司所属各分公司、子公司、事业部制单位经营状况研究分析；3. 做好对公司竞争力、市场份额的研究分析；4. 各类合同的收集、整理、编册、合同标的额汇总，合同实际应结算额汇总、内部承包额汇总、毛利率；5. 做好与各部门、各分、子公司相关工作协调，按规定向有关部门（包括直线决策指挥系统、决策支持系统）提供有关数据、信息；6. 做好本部门的档案管理、统计管理和信息管理。 人力资源部组织职能1. 劳动合同管理；2. 建立、管理企业人力资源信息库；3. 做好人事档案、员工档案管理、企业员工证书管理与使用；4. 考勤考核考绩与薪酬管理、员工激励管理；5. 企业劳动经济成本分析。 生产管理部组织职能1. 做好施工信息收集工作，组织好施工进度、施工质量、施工安全等生产活动情况；2. 逐步推进计算机辅助项目管理工作；3. 建立施工机械台帐，并进行动态管理；4. 负责采购物资（A类物资）供方评审；5. 建立计量设备台帐；6. 文件控制、批转、收集、发放、整理、归档；7. 做好与上级有关部门、公司各部门之间、各子、分公司之间相关工作的协调，按规定向有关部门、领导（包括直线决策系统和决策支持系统）提供有关数据信息。 财务资产部组织职能1. 公司系统内资金使用、调度、核算，公司系统内借款的发放、回收工作；2. 对系统内各单位资金使用安全性、效益性、流动性进行检查、分析；3. 及时收取工程款等业务资金，催讨拖欠款项；4. 财务与会计核算，成本核算，分类专项业务核算，编制填报各类财务报表，根据核算的各项信息数据编制财务状况及综合分析报告。5. 建立年度预算和财务开支分析制度，分析资金运用状况，提出和实施优化资金使用效益和效率的措施；6. 对公司各项费用、成本、资产、资金运行情况进行分析，提出实施改进措施；7. 配合、协调相关部门对各子分公司、财务经济状况分析，提出分析资料和报告。8. 对企业资产（现金资产、固定资产、长期投资、无形资产、周转材料、临时设施）情况进行动态管理和监控；9. 对土地、房屋、机械设备、周转材料的有效经营进行测评，下达资产运作的经济指标；1.5.4 公司战略公司的战略目标：三年内争取跨入省内知名品牌企业行列；五年内争取进入国内一流房屋建筑施工总承包企业行列。20042005年争取完成建筑业总产值22亿元；计划实现利税9000万元，其中利润1100万元。公司战略：着力提升企业知名度与美誉度，强化品牌效应，培育核心竞争力，逐年扩大经营规模和市场份额；着力加强内部管理，提升发展质量，增强企业创利盈利能力；着力优化资产质量，提高融资能力，增强企业经济实力和抗御风险能力；着力强化人才战略，提升人力资源管理与开发水平，为第二次创业提供保障。战略实施的基本措施： 扩大经营规模，提高经营水平，提升发展质量，走集团化经营之路。 抓好财务管理和资产管理，提高融资能力和资本运营能力，增强公司经济实力和抗御风险能力。 实施人才战略，加强人力资源的管理与开发。 围绕培育核心竞争力，开展理念创新、科技创新、管理创新和制度创新。 加强企业文化建设，推进公司可持续发展。1.5.5 支撑公司战略的业务需求概述公司管理信息系统必须是一个高效实用的网络应用系统，通过网络对系统资源进行统一、集中、有效的管理，同时实现数据和信息资源共享。此外系统应符合企业的业务流程、管理模式和组织结构，应能更好地服务于各业务部门。针对管理层、不同的职能部门、下属单位，系统应达到以下基本要求：l 公司领导层对于公司领导层系统要能将其他业务部门工作中得出的数据进行深度的分析和挖掘，最终得到领导决策所需数据格式。1. 通过管理系统公司领导层能随时掌握下属分支机构项目签约情况；2. 随时掌握各类物资、设备库存情况和使用情况；3. 随时掌握各类物资的采购和配送状况；4. 随时掌握各业务往来单位的应收/应付情况；5. 随时掌握项目的时间进度、安全质量和收支盈利情况；6. 随时掌握项目的市场情况；7. 公司领导层通过管理系统对员工、下属分支机构的业绩、客户信用等级和供货商信誉、供货能力评定提供真实有效的依据。l 生产管理部1. 编制下达施工计划；2. 随时随地了解设计方案、施工进展、施工质量、施工安全生产等情况；3. 随时提供供应商的资格评定；4. 随时掌握施工机械、施工设备的使用情况；5. 随时掌握施工配套资源（人、财、物、机械）的到位情况。l 财务部1. 能实时统计各分支机构销售额，以及客户的赊欠帐款明细；2. 能实时统计各分支机构、施工项目的成本、费用支出；3. 跟踪项目资金预算的使用情况；4. 及时核算项目的成本和利润情况；5. 应收/应付帐款明细与结算；6. 客户的发票开具与货款到帐情况查询与明细。l 市场经营部1. 掌握项目的招投标情况；2. 及时统计项目招投标结果；3. 合同的管理及核算；4. 及时掌握项目进展，收集市场所需项目资料。l 人力资源部1. 人力资源计划制定与执行跟踪；2. 及时掌握项目人员的分配与成本核算；3. 劳动合同、薪酬福利的管理；4. 跟踪人事变动；5. 根据项目需要制定及执行培训计划；6. 各级员工人事档案的管理。l 材料供应材料供应包括材料采购与配送。1. 各类商品的采购数预算；2. 供货商采购合同内容跟踪（例：交货时间安排、交货提醒、违约责任金补偿计算等）。3. 采购单据的录入，删除、作废处理，审核，追溯等；4. 采购退货管理；5. 按供货商、商品、采购员等各种采购查询与统计；6. 采购合同管理；7. 各种商品采购汇总与报表；8. 配送计划制定及执行跟踪；9. 总部、分支机构各类物资的全部实时库存量；10. 收货、发货通知财务；11. 各种物资的库存商品上下限预警，各类商品的库存查询与库存报表；12. 库存商品批次管理；13. 报废库存商品处理；14. 采购退货统计及供应商资质评估。l 项目分子公司1. 编辑项目计划执行情况、项目质量、安全报告；2. 项目费用支出管理；3. 项目人员安排及考勤记录；4. 物资入库、领用、盘点管理；5. 客户往来查询与催款；6. 设备、机械使用管理；7. 项目报表、库存报表、费用报表、资金报表等查询。l 基础信息维护物资、设备、项目、客户、人员、供货商的信息要能集中管理，方便录入、增删、修改、查找、分类和打印等。l 权限管理系统必须具有严格的权限管理体系，不同职位的操作人员在使用过程中必须具有不同操作权限和数据权限。1.6 公司战略与信息化战略的关系公司战略是企业制定信息化战略的最高行动纲领，是信息化战略的目标。而信息化应该是企业战略目标实现的技术支撑环境和基础设施；是企业战略制定、营销战略制定的有利保障；是企业目标市场选择、用户的需求的确定、产品研发方向选择的基础。没有信息化，集中管理就无法实现；精细管理就缺乏信息流的支撑；战略的制定也就会成为无水之源。因此，如上图所示信息化是通过网络技术、计算机技术、信息化方法，实现企业的管理战略、或实现企业现实的管理需求；信息化不是计算机技术，也不仅仅是数据的归集和整理，更不是为了提高信息的流动速率，它的核心是管理，是企业管理体系的计算机应用。公司信息化战略与公司战略脱节带来的问题： 系统建设只能围绕每个具体需求展开，围绕职能和部门展开，因而缺乏整体性的思考与规划。 系统建设过程中缺乏针对公司各类人员的信息系统需求的划分，由此形成领导层对信息化需求工作的建设滞后。 系统建设过程缺乏方向。这个信息系统是确保企业降低成本？是保证生产安全？是满足精细化管理需要？是提高业务处理效率的需要？ 系统建设过程中各类标准的不统一。这其中有：各类代码标准的统一，数据接口的统一，界面表现形式的统一，系统开发平台的统一，系统二次开发工具的统一，系统间数据流动的表达方式的统一，数据源的统一。缺乏这些统一，未来的系统建设还会面临更大的困难，信息系统能否满足公司管理层的快速决策支持，这是现有系统所面临的最大的挑战。 信息系统建设过程中，跨部门、跨职能、跨班组的流程与效率的改善效率的降低。信息化不单纯是信息技术对管理的仿真，更重要的是通过信息系统建设达到重新梳理现有流程，满足规范管理、提升效率、保障安全、实现科学决策，从而达到公司绩效的提升和公司资产的保值与增值。1.7 地产业基于项目运作过程的价值增值过程企业的最终目的是要创造价值，而最终实现价值可以分为三个层次，分别是发现潜在的价值、创造价值和实现价值。在不同的层次，需要进行决策、资源配置以及管理体系建设，通过提高企业的组织能力和市场竞争能力最终实现企业的战略目标。在第一个层次，企业需要决策做什么？不做什么？在哪个市场做？目标是什么？最终达到什么样的结果？而在第二个层次，则需要明确什么样的资源配置和管理体系可以支撑价值的实现？比如投资如何分配？成本如何控制？销售体系如何搭建？品牌如何建立等等？在最后一个层次，同样需要明确业务策略组合，如销售策略、市场策略、客户关系管理策略、资金管理策略、公司内部组织与流程等等。决策需要数据的支撑，管理体系的有效运行同样需要IT系统的支撑。2 信息化规划2.1 信息化战略目标以科学发展观为指导，以加快公司发展为目标，集中力量加快公司管理决策科学化建设，健全企业内部管理机制，加快信息化建设，实现公司工作效率和经济效益的全面提高。2.1.1 以强化项目管理为目标 以信息化的手段，建立项目管理体系，完善规章制度，严格执行规程。 以信息化的手段，加强项目配套资源统一调度与动态监控，合理安排资源调配计划，优化运行方式。2.1.2 以运营管理为目标 以信息化为手段，加强公司建设，实现先进管理方法在分子公司的落地。健全和完善公司的决策体系、执行体系和监督体系，尽快把公司总部建设成为全公司的战略决策中心、管理调控中心和资源调度中心。 以信息化为手段，加强资产和资金管理。优化资产结构，盘活资产存量，发挥财务资产管理部作用，加强资金统一管理，强化过程监督，减少资金闲置与缺口，提高运营效率。 以信息化为手段，加强成本管理。开展全面预算管理，加强对规划、设计、建设、运营过程中的成本管理，对主要成本指标进行跟踪分析和监控。 以信息化为手段，加强营销管理。加强市场分析，提高预测的科学性和准确性。加大营销信息化建设的投入。 以信息化为手段，加强采购配送管理。发挥公司材料供应的作用，通过集中采购与配送，降低成本和造价，保证物资质量。 以信息化为手段，加强投融资管理。实现用信息化为重大项目提供投融资方面的决策支持，降低融资成本。2.1.3 以人才战略为目标 以信息化为手段，建立有效的组织管理体系、教育培训体系和业绩考核体系。抓好人才培养、吸引和使用，重点提高员工队伍的学习能力、实践能力和创新能力，培养高水平的企业经营者队伍、管理人才队伍、技术人才队伍和技能人才队伍。 以信息化为手段，加强员工培训管理。倡导全员学习和终身学习，建立员工定期培训制度。制定分层次、分类别的综合培训计划，落实人员、时间和费用，保证培训质量和效果。2.1.4 以信息系统整合为目标 以公司管理战略为目标，建立公司人力资源、财务、营销、办公管理、项目管控、物流等信息系统的整合，实现数据共享、数据统一、信息流畅管理体系。 以公司管理战略为目标，构建公司总部、分公司、子公司的管理统一，将项目管理、财务管理、人力资源管理等标准化管理体系延伸到每个分支机构。 以公司管理战略为目标，构建公司标准化体系，实现设备设施代码标准化、数据标准化、流程标准化、接口标准化。为实现公司管理能力的提升，提供标准基础。 以公司管理战略为目标，构建不同层级的管理平台，实现领导决策与支撑管理、部门决策与管理的多重平台，提升信息化的管理针对性和不同层级管理人员的运营效率。 以公司管理战略为目标，构建经营分析与决策支撑平台，为公司精细化管理，提升效益、减少成本奠定基础。 提升数据的安全管理。构建公司的信息安全体系，预防病毒感染、黑客攻击、人为破坏等，确保数据安全。2.2 信息化核心要求建筑施工行业是一个充满竞争的领域，如何把握市场商机，如何应对同业竞争，如何面对WTO后的西方资本的卷入，如何强化市场细分条件下的竞争优势，如何强化销售渠道的畅通和市场信息反馈，如何规范企业规模发展后的分支机构业务，如何解决采购过程、配送过程、销售过程、施工过程的渠道畅通，如何解决资金的运用和收付问题，如何选择最有发展价值的承包商，如何鉴定最有资信的供货商，如何识别最有信用的客户，如何有效、及时地反馈各类信息到管理层并依据这些信息作出合理的决断等一系列问题，都是一建的管理层首先要考虑的。根据对于公司战略、业务和管理层的需求和未来企业发展状况的理解，总结出下面的几个要点。l 多元化运营信息的及时反馈公司下设多个不同项目类型的分支机构面向不同的细分市场，这种多元化的企业战略必将导致对于准确信息的依赖，在每个市场投入多少、产出多少、利润多少、竞争度如何、企业资源如何等等这些信息都将对于企业合理、有效运作产生深远影响。l 全面的项目管理体系建设建筑施工企业的收入和利润来源于每个项目，其生存宗旨是在全国各地的每个项目提高施工质量、控制施工工期、降低施工成本、缩短资金回笼周期。因此企业基础管理体系的建立应以项目管理为核心进行梳理，在体系建设、完善、运转的同时必须依托信息化建设的支撑，否则信息流的不畅通、不及时将直接带来管理的难题。l 全面的销售体系建设提高中标率、降低销售成本是施工项目成功的第一步，面对遍布在各地的项目公司的诸多销售线索，企业须加强客户关系管理，将销售线索变为项目合同，指导项目公司确定投标策略、制定方案、编制标书、准备资料，实现这一切的基础依赖于销售体系的建立，而信息的有效收集与及时反馈则对销售体系的良好运转产生直接影响。l 畅通的流通渠道为了保证施工的顺利开展，物资的准备与协调至关重要，这其中包括人员、资金、物资、设备的统筹安排，有的需要及时采购与配送，有的需要在公司内协调，要实现这一目标必须对项目过程中的各种要素实现全面的监控和管理，实现良好管理的最佳途径是总部与各个分公司的信息畅通和信息数据的准确。l 资金的回笼控制目前国内企业的信用体系并未建立起来，所以呆帐、坏帐比比皆是，如何杜绝和减少此类问题的发生，必须在企业上下游体系下建立信用管理，以保证资金的顺利回笼，要建立此类体系，必须要有基础的资金数据来源，根据数据来源和外围企业的回款情况不断调整外围企业的信用等级。同样如何保证企业自身的信用也是管理层应当考虑的问题。l 资金的有效运用信用体系的建立保证了资金的有效回笼，而资金的集中管理，则提高了资金的利用效率，避免了资金缺口和资金闲置的现象发生。同时资金的集中管理和收支两条线，也降低了资金的安全风险。l 业务处理的流畅和有序随着企业规模的不断扩大，必须建立有效的业务管理规则、业务处理规范，通过规则和规范将销售过程、配送过程、采购过程有机地结合成为一个整体，使公共信息资源在企业内部合理地流动，以减少不必要的差错、提高业务信息的运用效率、提高总部以及下属单位的管理的规范化，使企业运行效率成倍提高。l 人员管理的实现有效的人员管理既是一门艺术、又是一门科学，根据马斯洛的人生金字塔的表述，可以非常清楚地认识每个人员个体的核心需求，要实现对人员的有效管理，只能通过强化控制与业绩考核有效的相互结合，要实现这样一点必须要动态实现对于业绩信息的收取和查询。l 办公系统的有效运用公司目前大多数系统只是提高了本部门的工作效率，在企业内并未建立有效的网络体系，如何将现有的机器使用起来，建立起一整套有效的网络办公系统，将各类信息有效的运用并且为决策提供必要的信息支持，是领导层同样要考虑的核心问题。2.3 系统应用结构图2.3.1 系统应用结构总图在建筑公司建立一个面向总部及全国各分子公司的以项目集中管理为核心的管理信息系统。说 明：总部领导通过系统及时掌控各分子公司运营状况、项目进展情况，为决策提供支撑依据；总部职能部门通过系统跟踪、分析、控制项目进度、设计、资金、资产、人员、安全、质量等项目状况，灵活调配，及时发现问题；各分子公司项目部通过系统针对每个项目的时间进度、物资需求、人员需求、资金和资产的使用情况采用电子化手段管理，并与总部实时沟通，使总部及时处理人员、财务、物资方面的需求，降低成本，缩短工期。2.3.2 系统业务处理流程图下图为未来企业基于信息化系统支撑的业务处理流程的示例，从图中可以清晰地看到，总部的职能部门对分子公司实行归口管理，总部各部门之间通过系统协同办公。全公司的资金在财务部实现集中管理，物资在材料供应实现统一采购与配送，所有的项目在生产管理部实现全面监控，同时各级人员的协调、管理则由人力资源部完成。 在项目投标阶段，市场经营部跟踪管理、支撑分子公司竞标的相关工作，审议投标文件，如设计方案、合同等。针对中标合同继续跟踪合同的执行情况。 项目开工后，将涉及到施工所需的物资、人员安排、以及资金和成本，分别归为不同的职能部门进行管控。 分子公司需要物资、设备采购时，向材料供应提出申请，由材料供应统一集中采购和安排配送（内部配送或由供应商直接配送），供应商由生产管理部负责审查资质。 人力资源部掌握项目过程中的人员安排及人员的工作量，合理安排全公司的项目经理、技术人员、施工队伍。 财务资产部从收支两条线的角度管理项目的收入和成本，分子公司负责同甲方对帐、催款，财务资产部负责收款，同时根据审核后的工程预算下拨资金，按照实际发生的费用审核、核算，及时掌握项目收益，避免项目竣工决算的结果与投标预算相差甚远。 针对项目过程中使用的重要设备由财务资产部统一集中管理。 材料供应只负责物资的物流，与供应商的结算统一由财务资产部负责。 各分子公司应将项目的进度、安全报告、质量报告及时汇总到生产管理部，由生产管理部控制施工进度，避免重大问题出现。2.3.3 业务系统基本构造与说明从公司未来管理需要的角度出发，构建了以下业务系统基本架构。该系统结构以实现上述系统业务流程图为核心，同时以实现办公自动化为辅助手段。为了达到集中管理、协同工作的要求，应注意以下几点： 基础档案的集中统一：为了实现各业务子系统协同处理、汇总查询，首先应保证基础信息的一致性，因为只有基础信息保持一致，才能让业务处理在不同的系统间流动，才能保证汇总统计的口径一致，确保了结果的准确性。 在基础数据统一的基础上应做到权限集中分配，只有权限分配是集中的，才能保证查询结果的集中统计、分析，不同权限的人员查询到不同的统计结果。2.3.4 信息化建设步骤企业信息化建设必须紧紧围绕企业的核心业务展开，总体规划，分步实施。企业的信息化建设为什么要采用总体规划？首先，从公司领导制定的公司战略出发，未来信息系统应支撑公司的业务发展战略，及时提供公司运营状况，同时为领导决策高效提供数据依据。其次，从各级管理层的角度出发，应提供辅助支撑的信息，将管理体系固化在信息系统中，将绩效考核结果在系统中反应，将以往的人为控制改为信息系统的自动控制，将以往的手工报表统计改为信息系统的实时数据统计，将以往的事后控制改为事中甚至是事前控制。第三，全盘考虑公司业务处理与管理控制的各类信息化应用需求，避免出现部门之间基础信息不统一，业务数据不能共享的情况发生。因此统一信息化应用规划不仅仅是系统功能模块的统一规划，还应该是信息化应用流程与岗位职责的统一规划；系统应用需求的统一规划；基础数据资料的统一规划与整理。分步实施指的是在以下两方面分步实施： 应用模块的分步实施，从整合企业资源的角度来看，先实施支撑内部管理体系的应用系统，如项目管理、集团财务、人力资源系统；第二步实施支撑企业价值链上下游管理的应用系统，如客户关系管理、物流管理，作为支撑企业事务流管理的办公自动化系统，可以依据企业人员的计算机应用水平在此阶段实施；第三步在有了一定的数据积累、信息积累之后，实施信息门户、决策信息系统和投融资管理系统。 第二是先试点后推广实施，在实施一个应用系统时应首先在信息化基础较好的部门或项目公司展开，试点成功后再在其它部门或项目公司推广应用。这一点可参见第五章的实施计划。3 业务系统功能从公司全局的角度出发，可以将集中管理需求分为以下几个应用系统：物流管理（采购+配送+库存）、财务管理、人力资源管理、项目管理、客户关系管理。办公自动化应是贯穿总部各部门及各级分子公司的协同办公处理，目的是提高公文处理效率，资讯共享，提高公共资源（会议室、车辆等）的使用效率。财务管理应包含公司的日常会计核算、资金管理和资产管理，同时还应结合项目管理做好项目资金的管理以及项目收益的核算。人力资源管理应主要包括人员调配、考勤、薪资、劳动合同的管理。项目管理的最终应用应是对项目前期准备、项目中期运作以及项目后期核算的全过程管理，涉及项目合同、计划、设备、库存、资金、成本、结算等方面的内容。物流管理包括项目运作过程中的物资需求采购、物资配送管理和物资领用及库存管理。客户关系管理系统以客户资源、销售线索为主线，管理项目的招投标过程，客户关系维护等。为支撑各层领导决策提供数据依据，可在综合查询系统中汇总、分析各类数据，查询不同维度的报表。以上各系统地实现需要有基础数据管理和权限控制的支撑，只有在基本数据统一、权限设置集中的基础上，才能实现业务处理、管理的集中化。从系统扩展性角度来说，应在所有应用系统之下搭建基础插件平台，未来企业战略或管理需求需要其它应用系统支撑时，可以在基础插件平台增加新的应用组件。除了应用软件外，还需要搭建基础应用平台和数据平台，包括数据库系统、操作系统、网络系统和门户网站。3.1 办公自动化办公自动化主要包括个人工作平台、公共资讯、行政事务、费用处理。个人工作平台包括邮件处理、公文处理、事务处理几方面。邮件处理主要用于个人公司邮箱的日常邮件处理与存档、公共通讯录的使用、个人通讯录的管理及使用。公文处理包括起草、阅读、处理和发布通知、公司发文、简报，以及公司上下级之间的报告和请示。事务处理包括个人交办事务、待办事务和督办事务的提出、状态检查、处理结果和意见等。公共资讯主要包括公共新闻、业内动态、公司新闻等信息类内容的添加、编辑、查阅等。行政事务主要包括会议室管理、车辆管理、办公用品管理、印章管理、规章制度管理、荣誉档案管理、会议记录管理等内容。会议室管理主要用于会议室申请、批准、撤销、状态查询等。车辆管理主要用于车辆档案管理、车辆使用记录、车辆状态查询等。办公用品管理主要用于办公用品领用记录、办公用品出入库及库存管理等。印章管理主要用于印章档案管理、印章领用记录等。规章制度管理主要用于规章制度登记、发布、查询。荣誉档案管理主要用于公司荣誉、个人荣誉、工程创杯的记录和查询。会议记录管理主要用于会议纪要、关键发言、决议事项、待决事项的登记、发布、查询等。费用处理主要用于个人日常费用的填报申请处理。3.2 人力资源管理人力资源管理主要包括人员档案管理、劳动合同管理、人员考勤管理。人员档案主要用于人员基本信息管理、人员薪酬管理、人员绩效管理等。劳动合同管理主要用于人员合同登记、续签管理、查询等。人员考勤主要用于考勤记录、考勤统计、考勤与工资奖金计算等。3.3 财务管理财务管理主要包括财务核算、资金管理、资产管理、固定资产管理。财务核算主要用于日常帐务记录、核算、财务报表统计等。资金管理主要用于企业应收应付帐款管理、日常费用管理等。资产管理用于企业主要机械设备登记、使用记录、维护与保养记录等。固定资产管理用于企业一般固定资产登记、折旧与摊销、报废管理等。3.4 项目管理项目管理主要包括合同管理、计划管理、资金管理、收益核算。合同管理主要用于合同签约前的销售线索管理、合同签约过程中的审批处理、合同执行过程中的跟踪管理等。计划管理主要用于项目详细计划制定、计划完成情况跟进、执行计划所需人员管理、工资纠纷及解决情况管理等。以及质量、安全生产月报、季度计划进度报表、各工地质量、安全检查情况及整改执行情况、技术难关、新工艺推广、工程情况卡片、施工月报的编辑、报送、审阅等。资金管理主要用于项目应收应付款的管理以及项目日常费用的管理，使财务资金管理的分项目核算。收益核算主要用于根据项目收、付款及日常费用支出及人员工资等核算项目的收入、成本、利润等。3.5 物流管理物流管理主要包括采购管理、配送管理和库存管理。采购管理主要包括缺货统计、供货商管理、询价管理、采购合同管理等。配送管理主要包括配送计划、配送执行等。库存管理主要用于施工材料采购、入库检验与登记、领料、盘点等处理，以及重要设备的投入使用管理、日常养护管理等。3.6 客户关系管理客户关系管理主要包括客户资料的维护、销售线索的跟踪、销售漏斗的分析、投标过程的管理、客户关系的维护等。3.7 基础档案管理基础档案管理主要包括物资档案、客户档案、供应商档案、人员档案、科目档案、项目档案的管理。3.8 权限管理权限管理主要包括功能权限和数据权限，不同岗位的人使用不能的功能，不同职责的人查看不同范围的数据。公司领导层应该拥有最高的数据权限，可以统观公司全局的项目发展情况、财务情况、人员情况等。3.9 综合查询综合查询应针对不同岗位、不同级别的使用者提供各类报表。包括各类台帐、统计报表、分析报表、预警报表等。4 网络系统基本构造4.1 网络管理与安全建议为了保证业务系统及日常办公系统的正常运行，系统管理及安全越来越重要。只用通过日常正规高效的系统管理，及时的安全防范措施，才能保证系统正常可靠的运行。系统设计时要考虑相应的安全方案，购置安全设备，进行安全设置。系统运行时要周期性的检查系统日志，及时安装系统补丁，修改系统设置来隐藏安全漏洞。为了保证系统及网络的安全，可以在网络中采用以下设备： 使用防火墙，来保证服务器的安全,防火墙可以对服务器进行地址映射，对服务器进行端口过滤，使外部用户不能访问服务器的某些端口。同时，防火墙还可以抵御常见的系统攻击。 在局域网中使用交换机。使用交换机可以预防网络侦听，保证用户与服务器之间的数据交换不会被其它用户监听到。 对局域网中登录的用户采用智能卡或令牌卡方式，保证用户口令的安全性。 对外网站传输数据的安全，可以通过在web服务器上采用SSL加密方式传输或是用VPN方式，保证数据在互联网上传输的安全。除了系统采用的安全方案外，还要制订相应的系统管理办法，保证系统正常运行。 通过防火墙限制对WWW服务器的访问，只放开HTTP及HTTPS协议端口（80及443端口）。对WWW服务器的“应用程序映射”选项，只保留对.ASP的映射。 通过设置WIN2000系统的安全策略，加强系统的安全。设置包括口令锁定策略，口令长度限制，口令过期时间等来保证用户口令不被破解。通过设置文件及打印机审核策略，来纪录对敏感资源的访问。 对系统采取整体的防毒措施，保证服务器，邮件及PC机的安全。及时安装系统补丁及升级程序。按时察看系统日志，发现系统可能出现的隐患。 及时备份数据，保证系统的数据安全。4.2 整体规划总结 服务于总部、分支机构与各项目部的管理信息系统 面向项目管理全过程， 可实现责任追溯和业务监控 纯B/S结构，使用方无需安装专门客户端软件，使用简单，维护成本低 ，运行成本低 升级扩展方便，可实现平滑扩展，不需中断