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工程档案管理第一章：工程档案管理实施细则1 目的和适用范围1.1 为了确保国网建设有限公司负责建设管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件材料完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，特制定本办法。1.2 本办法规定了工程(项目)文件材料归档与档案整理的要求和方法。适用于国网建设有限公司（以下简称建设公司）负责建设管理的工程。2 引用文件2.1 中华人民共和国档案法 2.2 中华人民共和国档案法实施办法2.3 DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范2.4 GB/T 50328建设工程文件归档整理规范2.5 GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求2.6 国家档案局2001年颁发建设项目竣工文件编制及档案整理规范2.7能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则3 术语和定义3.1项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.2项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.3项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.4项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.5项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.6项目监理文件 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.7项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.8项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.9项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.10项目档案移交 项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。4档案管理体系4.1建设公司工程档案管理按照统一领导、分级管理的原则，建立建设公司档案管理体系。4.2 建设公司和各工程建设部配备档案管理专职人员。建设公司办公室档案室负责工程前期、工程竣工预验收及竣工验收、启动调试、试运行等归档文件的管理；工程建设部档案室负责工程施工过程归档文件的管理。4.3建设公司 各处配备兼职档案人员，负责收集整理本部门产生的文件并及时向档案室办理归档。5各部门职责5.1建设公司档案室职责5.1.1贯彻执行档案法及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定建设公司工程档案管理的有关标准。 5.1.2负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。5.1.3 对工程建设部档案室实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。5.1.4建设项目立项后，按建设公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各处室完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。5.1.5负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行监督、指导、检查。 5.1.6参加建设公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作。5.1.7参加国家电网公司电网建设运行部主持的工程竣工验收工作。5.1.8负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理。5.1.9负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。5.2工程建设部档案室职责5.2.1贯彻落实国网建设有限公司工程档案管理实施细则。5.2.2对各参建单位在施工过程中产生的档案资料进行监督、指导、检查。协调解决工程档案管理中存在的问题。5.2.3参加单项工程档案资料协作组工作。5.2.4 参加工程初验和竣工预验收工作。5.2.5 负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图。对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交建设公司档案室。5.3 工程建设部工程处职责5.3.1工程建设部工程处牵头成立工程档案资料协作组，明确责任，统一要求。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件。5.3.2负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的完整、准确、系统。5.4建设公司各处室的职责5.4.1计划处负责下达工程项目名称和项目代号。5.4.2各处室负责做好各自职责范围（见附录）和合同规定的档案资料的整理和预立卷工作，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交。5.5设计、施工、制造、监理（监造）、调试单位的职责5.5.1根据本办法的要求，完成各自职责范围（见附录）和合同规定的竣工文件的编制和项目文件的整理归档工作。5.5.2按照建设公司工程档案管理的要求，完成档案资料录入工作。5.5.3负责向建设公司和生产运行单位移交竣工档案资料。6 归档范围、份数、时间6.1归档范围及责任单位（部门）归档范围及责任单位详见附录。6.2归档文件的份数归档文件的份数详见附录，特殊情况按合同规定执行。移交建设公司的一份档案必须为原件。6.3归档时间6.3.1合同、协议签订完毕后即归档。6.3.2 初步设计阶段形成的文件，设计完成后即归档。6.3.3 设计、监理、施工、设备等招标、投标、评标文件，在决标后即归档。6.3.4 各专业工作中形成的文件，工作告一段落后即归档。6.3.5竣工图及竣工资料在竣工验收后一个月内移交。7 项目文件的整理与归档7.1工程依据性文件7.1.1建设公司发文要求正本与定稿归档。凡对方主送或抄送本单位的收文，均应以红头文件归档。直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档，被转发文件可以复印件归档。7.1.2 归档文件的整理一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。7.1.3卷内文件一般文字在前，图纸在后；译文在前，原文在后；正文在前，定稿在后；正本在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。7.1.4征地文件：建设用地规划许可证、土地使用证等不装订，直接组卷。7.1.5工程评估材料、招、投标书、决标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。正本原件归档。7.1.6协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件以正本、原件归档。7.1.7建设公司委托代理或由国家电网公司签署的有关进口设备材料合同，合同副本归档。7.2工程设计文件：7.2.1按设计院提供的文件及图纸目录清点、收集、整理、归档。7.2.2国外设计文件及图纸，确保是最终版本。7.2.3工程设计变更单由设计院提供原件交施工单位组卷归档。7.3工程施工文件7.3.1工程施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由分包商负责其分包项目全部文件的收集整理，总承包商汇总；分别向几个单位发包的，由各承包商负责收集、整理其承包项目的全部文件。7.3.2施工承包商按施工质量检验及评定标准、施工验收规范进行分类、立卷、录入，并提交监理审查。7.3.3水泥、钢材等原材料试验报告，要求报告字迹清楚(不得使用复写纸、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色的书写材料)、内容规范、数据准确，原件归档，并做好跟踪记录。7.3.4隐蔽工程记录齐全、完整，数据准确。7.3.5施工质量事故处理报告，要求有复检报告（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。7.4启动调试文件7.4.1调试方案、调试（测试）报告等调试文件由调试承包商提交监理汇总并移交。7.4.2启动调度方案由编制单位提交监理汇总及移交。7.5工程监理（监造）文件7.5.1工程监理（监造）在监理过程中产生的文件和委托监理组卷的文件，由监理负责收集、整理、归档。必须以原件归档。7.6质量监督文件7.6.1质量监督文件由监理收集，并以原件归档。7.7竣工草图的编制:7.7.1 施工承包商编制竣工草图和竣工草图移交单7.7.1.1 竣工草图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。在修改处附近空白处加盖设计变更章，注明设计变更单号，并以箭头标志(见附图2)。7.7.1.2经修改的竣工草图加盖竣工草图章（见附图3），并编制竣工草图移交单(附图1)，按照卷册号、卷册名称、图纸张数登记，其中发生变更设计的图纸登记修改图号、张数及对应的设计变更单或工程联系单号。施工（制造）单位编制人、技术负责人签字。7.7.1.3施工（制造）单位将修改后竣工草图和移交清单，提交监理（监造）审核。监理（监造）审核并签字确认。7.7.1.4铁塔（构支架）制造单位在交付最后一批产品时，将修改的竣工草图、竣工草图移交单以及设计变更通知单一起随货同行，交监理汇总。 7.7.1.5竣工预验收时提交竣工草图。线路工程提交一套，由监理移交设计院；变电站或换流站提供两套，其中一套由监理交设计院，另一套(包括修改的竣工草图和不需要修改的施工图)交运行单位。7.7.2 设计院编制竣工图7.7.2.1 设计院按照设计变更单和工作联系单，将变更情况及时反映到图纸上，做好编制竣工图的准备工作。7.7.2.2设计院收到竣工草图，对有变更的竣工草图核对无误后，设总在竣工草图移交单上签字确认，共同对竣工草图的正确性负责。7.7.2.3 按照有变更的竣工草图对图纸进行修改，要求做到修改准确、到位，使竣工图反映竣工验收时的实际情况。7.7.2.4竣工图采用套用图、国家标准或其它文件时，应将套用图、国家标准或其它文件的内容直接反应到竣工图纸上，而不能出现只标识见套用图号或国标号的空白竣工图。7.7.2.5对竣工草图和未修改的施工图、套用图、国家标准等直接转为竣工图的图标一律按“国网建设有限公司档案管理实施细则”规定办理(图标见附图4)。要求做到四个统一，一个准确、一个一致，保证竣工图的质量和严肃性。四个统一如下：(1)统一工程名称：国网建设有限公司下达的工程名称。(2)统一设计阶段：竣工阶段。(3)统一制图日期：竣工图的编制日期。(4)统一图号：纳入本工程统一编号。一个准确：每张竣工图的图名编制应准确表达竣工图的内容。一个一致：竣工图目录各项内容填写应与竣工图图标一致。7.7.2.6编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图案卷目录，对每卷(册)修改的竣工图要编制卷(册)说明。内容包括：修改内容、修改原因、设计变更号、提供修改资料单位等。7.7.2.7不同幅面的工程竣工图应统一折叠成A4幅面（297mm 210mm),图标露在外面。7.7.2.8线路竣工图按照原施工标段编制。7.7.2.9设计院应在施工、制造单位提交竣工草图后二十天内出版正式竣工图7.7.3竣工图的移交7.7.3.1设计院应按规定向监理移交竣工图，同时移交竣工草图及竣工草图移交单。7.7.3.2由监理组织施工单位共同对竣工图的正确性予以确认。检查竣工图内容是否与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合，并在每张竣工图上加盖竣工图章(见附图5)，签字认可。竣工图、竣工草图及竣工草图移交单一并移交项目法人。7.7.3.3竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。7.7.3.4竣工图章应使用不褪色红印泥。7.7.3.5竣工图章中的各栏目填写齐全，签字人应亲笔签字，必须用碳素墨水书写，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色的书写材料书写或盖章。7.7.3.6竣工图移交份数为四套，即项目法人一套、运行单位两套，施工单位一套。如有特殊要求，应在合同中明确。设计院在竣工图正式出版前，应向监理确认所需套数。8工程文件的组卷8.1组卷的原则和方法8.1.1组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。8.1.2案卷内文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。8.1.3案卷内文件材料要齐全、完整。8.1.4组卷不宜过厚，一般不超过20mm，案卷内不应有重份文件,不同载体的文件应分别组卷。8.2案卷的编目8.2.1案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。8.2.2单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图纸页号编写在标题栏外。8.2.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。8.2.4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。外国文件的题名应译成中文。8.2.5立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门。8.2.6起止日期应填写卷内文件材料形成的起止日期。8.2.7保管期限分为永久、长期、短期三种，按附录中规定的保管期限填写。8.2.8档号由“工程项目代号类目号案卷顺序号”三部分组成。8.3卷内目录的编制8.3.1序号：用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件材料件数的顺序。8.3.2文件编号：填写工程文件材料的文号或图纸的图号。8.3.3责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。8.3.4文件材料题名：填写文件材料的全称。8.3.5日期：填写文件材料的形成日期。8.3.6页号：填写每件文件材料在卷内所排的起始页上标注的页号。最后一份文件填写起止页号。8.3.7卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。8.4卷内备考表的编制8.4.1说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。8.4.2立卷人应由责任立卷人签名。8.4.3立卷日期应填写完成立卷的日期。8.4.4检查人应由案卷质量审核者签名。8.4.5检查日期应填写审核的日期。8.4.6卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。8.5卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。8.6案卷的装订8.6.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸不装订；文字材料必须装订。8.6.2装订应采用线绳三孔左侧装订法（下边、右边取齐），要整齐、牢固，便于保管和利用。8.6.3案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型，图纸折叠时标题栏露在右下角。8.6.4案卷内不允许有金属物。8.6.5竣工图不用装订，按设计院出版的目录排序。8.6.6单份文件装订时，应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章。图样见附图6。8.7案卷封面及装具由建设公司档案室统一制定下发。9档案的移交9.1工程竣工验收后1个月内由监理组织施工单位向建设公司和生产运行部门移交档案，填写移交目录，办理移交手续(工程资料移交清册见附图7)。附图1：竣工草图移交单_工程竣工草图移交单编制单位： 年 月 日序号卷册号卷册名称图纸张数修改图号修改张数设计变更单或工程联系单号备注施工(加工)编制人： 监理(监造) 设计：技术负责人：注：一张图纸若有多处变更修改，需分别注明不同的变更单号。附图2：设计变更图章见 号设计变更 （箭头用笔画，引到变更处） 设计变更图章尺寸为：10mm X 50mm附图3：竣工草图章编制单位竣工草图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人竣工草图章尺寸为：60mm X 80mm附图4：设计图图标（院标）（设计单位名称）工程竣工图阶段批准年月日（图名）校核年月日设计年月日制图年月日比例图号附图5：竣工图章 竣 工 图施工单位名称技术负责人审核日期监理单位名称技术负责人审核日期 竣工图章尺寸为：60mm X 80mm附图6：档号章 档 号序号保管期限档号章尺寸为：55mm X 20mm附图7：工程竣工档案移交书_工程竣工档案移交书_公司按合同规定向国家电网公司电网建设分公司移交工程档案，共_套，共计_卷。其中文字材料_卷，图样材料_卷，其他材料_卷( )。 附：工程档案移交目录_页移交单位(章)： 接收单位(章)： 负责人： 档案室负责人经办人： 档案员：移交时间： 年 月 日 移交时间： 年 月 日_工程档案移交目录 第 页序号档 号案 卷 题 名数 量备注(原/复印件)文字(页)图样(张)电子版本(张)123456789101112131415附录2：交流变电站工程归档范围及责任单位类目号类目名称文件资料内容立卷单位（部门）保管单位（部门）保存期限份数工程前期文 件8400项 目建议书项目立项审查与批复国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室、国网运行公司永久28400往 来文 件1.工程项目来往文件及重要电传件国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室长期18400选所设计招、投标文件1.招标方案及批复2.招标公告或邀请函3.招标文件4.招标文件答疑5.投标文件6.评标报告7.决标意见8.中标通知国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室永久19.设计合同国网建设有限公司计划处8400监理招、投标文件1.招标方案及批复2.招标公告或邀请函3.招标文件4.招标文件答疑5.投标文件6.评标报告7.决标意见8.中标通知国网建设有限公司特高压工程建设处国网建设有限公司档案室永久19.监理合同国网建设有限公司计划处8400施工招、投标文件1.招标方案及批复2.招标公告或邀请函3.招标文件4.招标文件答疑5.投标文件6.评标报告7.决标意见8.中标通知国网建设有限公司特高压工程建设处国网建设有限公司档案室永久19.施工合同国网建设有限公司计划处8400物资招、投标文件1.招标方案及批复2.招标公告或邀请函3.招标文件4.招标文件答疑5.投标文件6.评标报告7.决标意见8.中标通知9.进口设备评估文件国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室永久11.供货合同、技术协议国网建设有限公司计划处8400大件运输招、投标文 件1.大件运输技术经济专题调研报告、大件运输方案2.招标方案及批复3.招标公告或邀请函4.招标文件5.招标文件答疑6.投标文件7.评标报告8.决标意见9.中标通知国网建设有限公司物资处国网建设有限公司档案室永久110.大件运输合同国网建设有限公司计划处8400运输路径改造、加 固1.设计、施工、监理委托协议2.与地方路政部门道路补偿协议3.与地方其他有关部门通行协议等等国网建设有限公司计划处国网建设有限公司档案室永久18400附属工程合 同1.站外电源2.设备监造3.水源4.通信线路5.质量监督等其它零星合同6.成套设备服务协议等 国网建设有限公司计划处国网建设有限公司档案室永久18400征地及补偿协议、凭 证1. 规划许可证2. 土地证3. 林地、树木砍伐证4. 工程建设许可证5. 红线图6. 征地协议7. 拆迁协议8、其它补偿协议国网建设有限公司工程建设部国网建设有限公司档案室运行公司档案室永久28400进口设备报关1.进口设备报关文件2.进口设备商检文件3.进口设备索赔文件4.设备缺陷处理记录国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室长期18401可行性研 究1.可行性研究报告及批复2.初可行性研究报告及批复国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室永久18401规 划选 站1.规划选站审查会议批复2.所址方案技术、经济比较3.投资估算4.规划选站报告国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室永久18401工 程选 站1.工程选站报告及批复2.岩石工程勘测报告3.土壤电阻率测量报告4.测量技术报告5.水文气象报告6.环境保护评价报告及批复7.水土保持报告及批复8.地震安全性、地质灾害等专题研究报告及批复国家电网公司建设运行部国网建设有限公司档案室永久18401接入系统设计1、委托函2、报价书3、接入系统一次部分4、接入系统二次部分国家电网公司建设运行部