《采购中心制度》doc版.docx

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采购中心制度一、 采购标准的作业程序：采购中心接收到“请购单”后，进行采购材料及辅材数量、规格等信息的核决，确认无误后，在合格供应商中择优选择，进行询价，议价结束后确认供应商，呈报生产计划。二、 请购部门的划分：1、 施工材料：营销中心2、 施工设备及工具：工程中心三、 询价、议价、比价：1、 采购中心接“请购单”后应依施工工期的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或者供应商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的合格供应商办理比价或者经分析后议价；2、 若供应商所报材料的规格与“请购单”上材料规格略有不同或属代用品，采购中心应负资料在“请购单”上予以说明，经过总经理签注意见后进行采购；3、 对于供应商的报价资料整理后，经过深入分析后，以电话等联络方式向供应商议价；4、 采购中心接到请购部门以电话联络的紧急施工的情况，采购中心应立即对本公司原有的合格供应商先进行询价、议价，待接到“请购单”后，按照正常采购程序优先办理；四、 请购单计划的开立、递送：1、 营销中心在确定施工单位及地点后，向工程中心下发“施工单”，“施工单”中要明确施工地点、施工所用材料名称、面积、吨数、所需辅材，技术参数等重要信息后与工程中心沟通确定准确的材料采购信息，并传递给采购中心；2、 采购中心接到工程中心下发的“请购单”后，应于3天内对所需的材料及辅材向供应商进行询价，并做生产计划的安排，以确保在施工规定日期前，提前准备好施工材料，保证施工的顺利进行；3、 采购中心询价完成后，应作出详细的询价或议价结果及拟定供应商、交货期限；4、 供应商需要提供， 3日之内发送样品共我方检测，本公司所订购施工材料的技术指标与检验指标，采购中心将根据“订购单”及工程中心的施工要求进行选定；5、 选定后由采购中心向供应商传送“生产计划单”，“生产计划单”上需表明材料名称、数量、规格、指标、生产日期、送货日期、货物到达地点等信息，加盖物采中心公章，传真给供应商；6、 供应商接收到“生产计划单”如没有异议后，加盖供方公章，回传至本公司；7、 回传后的“生产计划单”交由财务中心一份，作为付款凭证，以便对账，复印件由采购中心整理存档。五、 采购合同管理：1、 合同签订前对供应商的考察需要供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码，等企业资质文件，以供本公司进行订购前的考察。2、 合同内容： 合同为施工材料采购的需要明细，材料名称、数量、价格、规格、技术指标、检验报告、货物生产日期、交货日期及送达地点等主要的信息 合同为工程设备采购的需要明细，设备名称、价格、规格、供方资质、设备保修情况、设备的机械材质、运送方式情况等主要信息3、 合同的开立、递送： 在采购中心与供应商经过商讨后决定签订采购合同，合同采用采购中心制定的合同标准； 采购中心将采购合同拟定好后，核决无误后，加盖公司合同公章，以传真形式传送给供应商； 供应商收到合同后核决无误后，加盖供方公司公章，也传真的形式传回本公司； 采购合同传真件与原件同等有效，以双方公章同在时，合同生效； 合同原件交由财务中心，复印件由采购中心整理存档；六、 采购跟进：1、 采购中心发出“生产计划单”后，应对供应商交货内容进行跟踪，采购中心应在施工前2天，以电话形式询问供应商，货物生产的进度；2、 “生产计划单”中任何内容的变更，营销中心与工程中心应该及时通知采购中心，采购中心及时通知供应商，亦作相应的更改，并将修改后的“生产计划单”重新加盖本公司公章，重传供应商；3、 “生产计划单”的更改或取消需经营销中心、工程中心及总经理审批；4、 供应商在收到修正的“生产计划单”后，采购中心应及时跟进，并要求供应商对更改的内容及时回答，确保不延误施工。七、 采购流程：1、 营销中心向工程中心和采购中心传送“施工单”；2、 采购中心接到“施工单”后，营销中心及工程中心商讨，施工材料的种类、规格以及施工设备的型号、施工工具的数量，经过商讨后，填写采购申请单，签字确认，并保留复印件；3、 向供应商询价，并要求供应商在3天之内邮寄样品，并提供技术指标、检验报告等资料，以传真形式递送采购中心；4、 采购中心核决供应商所提供的各项指标资料后，签订采购合同，双方核决后确认无误合同生效；5、 采购中心下达“生产计划单”，标明生产时间，送货时间，材料名称、数量等内容，加盖公章递送供应商，待到供应商盖章回传“生产计划单”后采购事项结束。物流中心制度一、 物流程序：自接到采购中心货运通知及“出入库单“后，采用专人跟单的形式跟进处理，跟进人员需要于物流商联系，确定货运时间，提前到达货运地点随货运车队一起到达施工现场，（需要工程中心委派一名工程人员跟车）待货运车辆到达施工现场后，工程中心施工人员需要协助卸车，跟车人员填写详细的货物清单，以便物流中心与物流商核决货物，完成货运合同事宜，确保施工材料完整到达施工现场。二、 需要货运部门的划分：1、 施工材料：营销中心；2、 施工设备及工具：工程中心：三、 物流成本管理：1. 重点观察一段时间内，物流货运价格的变化情况，并做出详细的分析报告；2. 将老物流商近3个月内的货运价格做统计表；3. 整理原始记录，要求凭证完备，数字准确，计费合理；4. 在一段时间内的货运价格与市场价格相比较，上下浮动情况分析；四、 物流发货管理：1、 物流中心接到发货通知及“出入库单“后，应依材料规格、数量、设备型号、工具数量、发货时间及地点等信息，做好记录，内容不明确的留级反映到营销中心确认；2、 在交付货物之前，物流中心应通知工程中心，组织卸货并填写货物清单；3、 货运清单应及时发回物流中心，做好存档，以备施工结束后进行设备、工具及多余材料的清点回库工作；五、 物流货物搬运管理：1、 对不同的材料及设备采用不同的搬运方式；2、 材料的种类和标识，设备的型号和配件、工具的数量及种类都要做好记录，不能因搬运而混乱不清；3、 严格禁止包装破漏的材料装车，物流中心要严格做好把关工作；4、 化学性质、防护或者灭火方法相互抵触的化学危险物品，不得违反装配限制混合装运；六、 对物流商的选择：1. 物流商要有合法的经营资格，并有合法的运输证件和驾驶证件，身份证等证件的复印件，以备物流中心存档；2. 物流商所提出的费用能低于市场价格，并且合理，服务态度好，信誉高；3. 能够及时提供运输车辆以及关于货物在途运输情况；4. 货物在运输中丢失或者损坏，能及时按照合同中的相关条款处理，并处理有关索赔事项；七、 货运合同管理：1、 合同签订前对物流商的考察需要物流商提供公司资质，营业执照、营运证，驾驶证，身份证等文件，以供本公司进行货运前的考察。2、 合同内容： 合同为施工材料货运的需要明细，材料名称、数量、重量、价格、规格、货物运送时间、交货日期、送达地点、收货人、公里数等主要的信息； 合同为工程设备及工具货运的需要明细，设备名称、价格、规格、重量、工具的种类、名称、数量、重量、公里数等主要信息；3、 合同的开立、递送：1 在物流中心与物流商经过商讨后决定签订货运合同，合同采用物流中心制定的合同标准；2 物流中心将货运合同拟定好后，核决无误后，发给物流商，在物流商核决无异议后详细填写货运合同；3 物流中心代表与物流商对合同所填写信息，核决无异议后，双方签字生效；4 货运合同一式三分，本公司物流中心存档，物流商留存，以及鉴证单位一份；5 物流中心将货运合同原件交由本公司财务中心存档，作为付款凭证以备查账，复印件留底于物流中心存档，鉴证单位留存作为鉴证；八、 物流跟进：1、 物流中心与物流商签订合同后，应对物流商货运进程进行跟踪，物流中心应在合同约定交货时间前，以电话形式询问物流商，货物运送进度2、 物流在运送过程中出现了突发情况时，跟车人员应及时向物流中心反映，以便做好补发货物的决定，确保不延误施工工期；3、 货物送达施工现场后，跟车人员协调工程人员做好卸车准备，并立即填写货物清单，并清点车上货物是否完好无损；4、 清点完毕后，应该通知物流中心进行付款准备，同时向货运司机索要发票（注：如若没有发票的需索要加油票及过路费票）；九、 物流流程:1、 物流中心接到货运通知后，利用物流网或电话询价的方式确定三家物流商及货运车辆；2、 选择优秀的物流商及货运车辆，签订货运合同，要明确货运时间、货物数量、送达地点、收货人等重要信息；3、 调派跟车人员，跟随货运车辆进行货运行为；4、 货运车辆到达施工现场后，跟车人员及时填写详细的货运清单，报物流中心；5、 待核决无误后，本公司财务中心与货运商结算，货运行为结束。供应商管理流程一、 目的：通过对供应商的管理，使供应商提供符合质量要求、价格事宜的物料，保证施工的正常进行。对供应商进行评价管理，淘汰不合格的供应商。二、 使用范围：向公司提供施工用物料、辅料的供应商及代理商。三、 供应商管理评审的要求：供应商管理评审，主要针对新开发供应商的管理，及老供应商的管理，进行按季度、年度的评审，以评分的高低标准将供应商进行分级，保留级别优秀的，以此保证优胜劣汰的供应商管理链。1、 新开发的主要供方，向其传送“供应商调查表”，由供方填写完毕后，传送回本公司采购中心进行整理与管理；2、 采购中心对新开发供应商进行资质、供货能力、生产能力等的评估，评估结果填写于“供应商评审表”，呈总经理裁决；3、 评估60分以上的供应商，经总经理批准后，可成为本公司合格供应商，并由采购中心汇总成“合格供应商名录”；4、 原有的老供应商，在本公司采购中心材料供应商管理流程推行后，采购中心每月5号前将上月老供应商交货状况汇总，对前三个月交货品质异常情况进行评估，汇总于“供应商定期评估表”中，评定B级以上的供方为合格，由采购中心登入“合格供方名录”；5、 供应商的评估，应由采购中心负责通知供应商，提供该公司国家认可的相关的资格认证证书等相关资料，做好存档工作；6、 原则上供应商定期评估的时间间隔为三个月，可据实际情况而临时决定；四、 供应商的评估办法：1、 供应商的评估基准 品质得分+交期得分+品质体系的完整性得分=总得分（总分100分）； 品质总分为40分； 交期总分为30分； 品质体系完整性总分为30分；2、 供应商的评估方法 品质状况评估方法：根据本评估周期中的材料品质状况的得分； 本期间合格交货批数 100%品质总分=品质得分 本期间总交货数 交期状况评估方法：根据本评估周期的材料交期状况的得分； 本期间按期交货次数 100%交期总分=交期得分 本期间总交货数 品质体系完整性评估方法：使用“供应商评估表”取其总分的30%，为实得分；3、 供应商评估的分级标准 供应商评估得分为90分以上的，本公司把该供应商列入A级； 供应商评估得分为7590分的，本公司把该供应商列入B级； 供应商评估得分为6075分的，本公司把该供应商列入C级； 供应商评估得分为60分以下的，本公司把该供应商列入D级； 供应商评估为A级和B级的，采购中心应下达“订购单”进行优先选择；供应商评估为C级的，采购中心应减少定单并要求供应商提出改善方案；供应商为D级的，应主动把该供应商从“合格供应商名录”中将其剔除，并报总经理批准。供应商管理附表：表一：供应商调查表供应商调查表请贵公司认真如实地填写下表，加盖公章后尽早寄回本公司，谢谢！如为选择项目请在方框内打“”1. 企业名称： 2. 负责人或联系人姓名：3. 地址：4. 电话：5. 企业成立时间：6. 主要产品：7. 年产量/年产值（万元）：8. 生产能力：9. 主要生产设备： 齐全良好 基本齐全尚可 不齐全10. 工艺文件： 齐全 有一部分 没有 11. 使用或依据的质量标准： 12. 检验机构及检测设备：13. 新产品开发能力： 能自行开发新产品 只能开发简单产品 没有自行开发14. 是否经过产品或体系认证： 是（指出具体内容）： 否企业负责任签字：日期：盖章：表二：供方定期评估表供方定期评估表内审供方品质得分（40分）交期得分（30分）品质体系完整性得分（30分）总分等级备注表三：合格供方名录表合格供方名录表供方名称供应产品登录日期负责任电话传真等级备注表四：供应商评审表供应商评审表供应商： 评审日期： 年 月 日序号评审项目评审标准得分1供应商规模（注册资金、人员、场地）10分2企业资质文件的提供情况10分3自由检测设备的情况与可靠性10分4材料保存、保护条件及标识10分5基本加工设备与加工质量10分6供货能力是否达到本公司要求10分7技术指标与检验报告情况10分8品质宜昌矫正措施10分9不合格品管制情况10分10是否按时生产，按时发货10分合计：意见评审人： 主管：得分计算：每项十分，得分在六十分以上合格。物流商管理流程一、 目的:通过对物流商的管理，使物流商能够及时的配送货物到达指定地点，并且价格事宜，但鉴于市场油价的起落不定，本管理流程也应市场的价格有小幅度的波动，上下不得超过10%的标准。二、 使用范围：向公司提供施工用物料、辅料货运的车辆及物流商。五、 物流商管理评审的要求：物流商商管理评审，主要针对新开发物流商与货运车辆的管理，及老物流商与货运车辆的管理，进行按季度的评审，将价格低廉、运送保障高、能提供货物在途的信息的物流商作为本公司合格物流商。1. 物流中心将近期三个月内所承运的物流商及货运车辆进行统计；2. 统计的内容为货运里程、重量、以车计价、货物名称、单价等信息；3. 将统计的内容进行排序，将相同货运内容的物流商及货运车辆进行评审；4. 对新开发物流商及货运车辆进行物流商资质、运输能力等的评估，评估结果与老物流商及货运车辆等同进行统计审评；5. 物流商及货运车辆的评估，应由物流中心负责通知物流商及货运车辆，提供该公司及货运车辆国家认可的相关的资格认证证书，运营证等相关资料，做好存档工作；6. 原则上物流商及货运车辆定期评估的时间间隔为三个月，可据实际情况而临时决定；六、 物流商及货运车辆的评估：1. 相同里程、重量的货运，取其平均价格的最低价格；2. 以车计价的相同里程，取其平均价格的最低价格；3. 并且在货运的响应时间、货运途中保护、能否提供货物在途信息及到达目的地的完整性，都作为评估的基准。物流商与货运车辆管理附表：表一：重量评审统计表重量评审统计表货运名称货物名称里程重量单价货物在途信息（有否）备注表二：车计价评审统计表车计价评审统计表货运名称货物名称重量一车的价格货物在途信息（有否）备注表三：合格物流商及货运车辆名录合格供方名录表货运名称货物名称登录日期负责人电话传真基本价格备注采购中心附表：请购单：请购单材料名称面积重量辅材名称规格数量备注请购人签字： 主管签字： 总经理签字：生产计划单：衬里材料生产计划单材料名称体积密度抗折强度抗压强度化学成分数量备注需料方盖章： 供料方盖章：电弧丝材生产计划单材料名称工作温度结合强度N/mm2相对20G耐磨性化学成分数量备注需料方盖章： 供料方盖章：公司礼品采购及领用办法一、 目的为规范公司礼品的采购、订做、保管、领用及盘点程序，提高工作效率，控制采购成本，特制定本办法。二、 使用范围公司所有礼品的采购、保管及领用工作。三、 职责 采购中心指定专人负责各类礼品的采购、保管、发放和盘点等工作。四、 程序1. 常备礼品采购流程 每月底25日前统计各部门礼品使用计划（填写采购计划表）； 各部门将采购计划表统一交到采购中心； 采购中心根据采购计划表，制定好礼品采购预算表，交公司领导审批（填写采购预算表）； 得到公司领导批复结果后，采购中心指定专人进行采购； 采购中心要将采购回的礼品办理入库手续（填写入库单）； 入库单一式两份，一份交采购中心备档，一份交财务中心办理留存结算； 流程图： 每月底25日前统计各部门礼品使用计划采购计划表（月）制定礼品采购预算表交公司领导审批采购预算表（月）采购中心实施采购办理入库 入库单2. 临时礼品采购流程 由于突发原因需要申请礼品采购的部门和职员，需要填写采购申请单，要注明原因、预估金额、采购期限等内容； 将采购申请单依次提交部门经理、公司领导审批签字； 送到采购中心，有采购中心指定专人进行采购； 并办理入库、出库手续，填写入库单、领用单； 流程图：部门或职员填写采购申请单 注明原因、预估金额、采购期限依次由部门经理、公司领导审批签字采购中心实施采购办理入库、出库手续 入库单、领用单五、 礼品管理细则1. 专部门、专人负责：采购中心负责公司所有礼品的询价、采购、保管、入库及发放工作，公司其他人员应急情况下需要购买礼品的，需口头向部门主管及公司经理报批并通知采购中心后方准执行，事后须补办相关手续，否则不予报销；2. 礼品费用的预算：营销中心每月制定部门下月礼品使用计划，并由采购中心根据采购计划表统计出采购费用，交公司总经理审批。3. 定期盘点：礼品库存每月月底由采购中心采购人员定期盘点一次，财务部门陪同盘点，清点无误后制定礼品费用清单（月）一式三分，一份报总经理审阅，一份交由财务中心留底结算，一份采购中心自留存档；4. 供货商的比选：礼品采购原则为“货比三家，质优价廉”，对礼品供货商应定期比选，至少每年度比选一次；5. 礼品的入库：礼品有供货商送达后，采购中心应及时对礼品办理入库手续，并与财务部门及礼品领用部门在入库单上签字确认，入库单一式三份，采购中心、财务中心、礼品领用部门各一份；6. 礼品的分类：采购中心应对库存礼品价格核实无误，并根据价格及品种分类，以便于礼品领用人申领相应礼品；7. 礼品的发放：采购中心根据总经理或副总签批后的礼品申请单或礼品领用单办理礼品出库手续，特殊情况下申领人来不及办理申领手续的须向部门主管及总经理请示同意后找到采购中心领取礼品，事后须主动办理相关手续；8. 公司和收到的外单位礼品由采购中心登记后直接入库，纳入公司礼品管理；注：月度常用礼品采购的部门，请将礼品月度采购计划连同月度工作计划表编制才一起上交计划中心，以备做好费用预算。附表：采购计划表（月）月度采购计划表部门：日期： 申请人：采购物品：采购件数：采购限额：采购预算表（月）月度采购预算表采购物品：采购件数：采购限额：单价：合计：备注：采购中心： 申请单位： 总经理： 财务中心：采购申请单采购申请表申请部门：申请人：申请日期：出差地点：拜访单位（全称）拜访人：单位及职务手机号第几次拜访拜访原因是否是领导提议拜访提议人（领导或本人）批示采购物品：采购件数采购限额出差日期：陪同人：部门主管签字： 总经理签字： 采购中心签字： 物采中心 2011年2月28日 上午： 下午：对外付款通知单 年 月 日付款单位上次账是否清及欠账帐号开户行付款金额（大写）￥付款事由主管领导 财务 部门主管 出