公司行政部管理手册.doc

行 政 部 手 册目 录1、行政部组织构架图42、行政部各岗位职责52.1 行政部经理岗位职责（编制1人）52.2行政部经理助理岗位职责（编制1）52.3 行政主管岗位职责（编制1人）52.4行政部组员岗位职责（编制1 人）52.5总务部主管岗位职责（编制1 人）62.6总务科组员岗位职责（编制1 人）62.7 车队队长岗位职责（编制1人）62.8 司机岗位职责（编制视车辆数目及需求而定）63、程序73.1 物品申购程序73.2 物品领用程序83.3表单申请程序83.4车辆使用程序94.附表104.1物品领用申请单104.2物品申购单104.3新设（修改、废止）表单申请表114.4 派 车 单114.5公章使用申请单124.6车辆作业检查表124.7车辆使用记录表135.行政事务管理规范145.1档案管理145.2印鉴管理145.3公文打印管理145.4办公用品的管理155.5办公用品及耗材仓库管理155.6邮发管理165.7附则165.8公文管理规定165.9 车辆管理规定175.10司机管理准则181、行政部组织构架图公司文件的制定及发放 证照办理 部门间的协调和沟通协助经理处理日常事务，负责部门浊与部门内的沟通行政部(经理)经理助理行政部(主管)车队(队长)车辆的使用及保养 司机的调配耗材的采购及管理物品的领用总务部(主管)文件的制订、发放 证照办理司机仓库组(组长)采购组(组长)仓库的管理采购、领用出入库管理及账目车辆的使用及保养，安全。负责运送公司人员及物品，其它指派事务。办公用品及耗材的采购。2、行政部各岗位职责2.1 行政部经理岗位职责（编制1人）（1） 依据公司经营计划并配合公司总目标，拟定本部门目标及工作计划；（2） 根据本部门的工作计划，编制本部门的年度预算，并加以控制；（3） 分配下属人员的工作并监督其工作效率；（4） 对所购物品及各项零星费用的单价与用途加以审核，并实施控制；（5） 运用有效的领导方法，激励下属，提高工作效率，并且督导所属人员，依照工作标准或要求，有效执行其工作，确保本部门目标的达成。（6） 将本部门的工作按所属人员的能力予以合理分派，并促进各下属间工作的联系与配合。（7） 依员工考核、奖惩办法，审慎办理所属人员的考核、奖惩、升降等事项，并力求处理得公平合理。2.2行政部经理助理岗位职责（编制1）（1） 协助部门经理处理日常事务；（2） 负责部门间与部门内的沟通与协调，（3） 公司文书的收发、登记、编号、归档与保管，（4） 办公用品的申领、维护及保管，（5） 表格、文件、资料、章则的打印、复印、登记及整理，（6） 其它有关行政事项的办理2.3 行政部主管岗位职责（编制1人）（1） 公司管理制度的制定（2） 公司各项证照的办理（3） 公司各部门之间的协调和沟通（4） 筹备组织会议:主要包括传达政策会、对话会、建议会、茶话会、发布会等。（5） 组织员工集体娱乐:包括郊游、集体观看演出、体育比赛、舞会等。（6） 涉外事件及公共关系的处理；与新闻媒介、社区、政府保持良好的关系。（7） 负责公司印鉴的使用与管理。2.4行政部组员岗位职责（编制1 人）（1）公司文件、档案的拟定、发放、存档及管理。（2）公司表单的设计、管理与印制（3）负责公司的内部宣传：以展览陈列的方式向员工宣传公司历史、企业文化、经营状况、经营业绩、好人好事等情况。(4)表格、书刊、讲义、章则的印刷、登记及整理。（5）办公环境与设施的改善、整理、维护、安全等事项的处理。2.5总务部主管岗位职责（编制1 人）（1） 耗材、包装物的采购（2） 公司办公用品、办公设备，事务用品、生活器具的购置、管理、处分事项的采购与办理。（3） 负责根据公司的财务预算制订耗材的采购计划并加以控制，（4） 负责公司所用办公用品及耗材的跟踪与维护。（5） 工作服的制订2.6总务部组员岗位职责（编制1 人）（1） 负责办公用品的出入库登记与管理。（2） 负责公司员工物品及办公用品的领用办理（3） 负责办公用品及耗材仓库的整理与安全。（4） 负责员工工作服的发放及领用；2.7 车队队长岗位职责（编制1人）（1） 车辆的使用及保养及燃油、维修成本之控制（2） 负责公司车辆的调配（3） 司机的轮调安排（4） 公司车辆的定期保养及维护（5） 监督司机的运营状况并确保车队的安全效率，（6） 依据公司的考核标准，对属下进行考核、奖惩及升降。2.8 司机岗位职责（编制视车辆数目及需求而定）（1） 负责车辆的安全（2） 负责迎送本公司人员及客人（3） 运送公司货品（4） 其它指派事务3、程序3.1 物品申购程序3.1.1 物品需求部门填写请购单。列明所需物品名称、规格型号、数量、单价、用途，经部门主管、经理核准后，交由总务科采购。3.1.2 所需物品采购回来后，填写入库单，通知需求部门领用。需求人员填写物品申购单，注明所需物品用途、需求日期及其它事项，呈示部门主管审批。固定耗材、办公用品的申购由采购每月填写申购单列明预算，呈示主管。部门主管审批 N Y部门经理审批（限额内） N总经理审批（超过限额）N Y行政部经理审批 N Y交由耗材采购组采购人员根据要求在限定期限内购回。采购人员持所购物品至行政部仓库组填写入库单，物品入库，经仓库签收后凭购物发票及入库单一联至财务报账。总务通知需求部门物品购回，前来领用。日常耗材由各部门每周派专人领用。领用人员至行政部仓库组填写物品领用单申请领用。3.2 物品领用程序日常办公文具领用由需求部门指派专人每周填写物品领用申请单列明所领用物品的各项详细资料，呈报部门经理申核。其它物品领用由需求人员填单注明用途后报部门主管申批。部门主管、经理申核。 N Y需求部门至行政部门总务科领用物品，总务科详细列明所领用物品的各项详细资料及用途并入账。将所领用文具在部门内分派，并列明领用人员名单，以备查。3.3表单申请程序3.3.1表单之申请与受理1. 一般性表单之新设、修改或废止由申请部门填具新设（修改、废止）表单申请表如表二一式二联，附新旧表单及流程图各两份，呈主管核示后送表单管理部门。2表单管理部门接到申请后，由主办人员审查其格式内容并与有关部门协调，呈主管核准后，应于七日内办理完毕。3.3.2 表单之请购、印刷及保管1 请购部门应依新设表单申请表之内容，办理请购或印刷，请购部门应开立请购单送行政部采购科办理采购或打字油印事宜。3.4车辆使用程序申请用车部门填写派车申请单用车部门将派车申请单呈部门经理核准呈示车队队长有空车可使用，车队队长安排车辆、司机。呈送派车申请单于请行政部经理审批。无空车可调遣告知用车部门，如不急需，则可另行安排时间，轮候。行政部经理批准。司机填写车辆使用登记表，并及时向财务报销费用。车辆使用完毕，由用车部门人员与出车司机一并填写派车申请单上有关数据。车队出车。呈总经理审核批准。4.附表4.1物品领用申请单物品领用申请单领用部门： 日期： 年 月 日序号名 称规格申领数量实领数量备 注12345678910部门经理核准部门主管核准总务科签名领用人签名一式二联：领用人（红）总务部（黄）4.2物品申购单物品申购单申购部门： 日期： 年 月 日序号名 称型号数 量单价金额用途12345678910部门经理核准签名部门主管核准签名总务部签名申购人签名 一式三联：申购人（红）总务部（黄）财务部（蓝） 4.3新设（修改、废止）表单申请表新设（修改、废止）表单申请表申请部门 申请日期年 月 日 新设 修改 表单 名称规格编号月需量纸质表单保存期 限启用日期年 月 日 联数一式 联废止表单名称编 号说明附表单格式 份旧表库存 份部门经理部门主管申请人行政部一式两联：申请部门、行政部留存。 4.4 派 车 单 派 车 单编号： 日期： 年 月 日申请用车部门申请用车日期年 月 日出发地点目的地事由核准部门经理申请人行政部门保安签名 出发时间年 月 日 时 分返回时间年 月 日 时 分行车公里数 里司机签名用车人签名 一式二联：保安、行政部留存4.5公章使用申请单公章使用申请单部门申请日期年 月 日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存总经理核准部门经理核准申请人签名4.6车辆作业检查表车辆作业检查表第 周（ 年 月 日-年 月 日） 车牌号码：星期洗车加油记录车况记录修护记录备注汽油机油金额配件外观操控修护内容金额加油里程数换油里程数轮胎音响冷气星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日合计部门经理： 车队主管： 填表人： 4.7车辆使用记录表车辆使用记录表日期事由目的地时间里程（表数）使用部门核准起讫起讫合计部门经理： 车队主管： 填表人：5.行政事务管理规范5.1档案管理1 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等。2 档案管理由指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3 档案的借阅与索取31 总经理、副总经理、部门经理、部门主管借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；32 公司其他人员需借阅档案时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。33 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘抄和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政部主管批准方可摘录和复制。4 档案的销毁41 任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。42 若2 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经行政部主管批准后方可销毁。43 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。5.2印鉴管理1 公司印鉴由行政部行政科指定专人负责保管。2 公司印鉴的使用一律由副总经理签字许可后管理印鉴人员方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。3 公司所有需要盖印鉴的介绍信，说明以及对外开出的任何公文，应统一编号记录，以备查询、存档。4 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经副总经理签字后方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其介绍信的用途，末使用者必须交回。5 盖章后出现的意外情况由批准人负责。5.3公文打印管理6 公司公文的打印工作由行政部行政科负责。7 公司的文件，有打印必要时方予打印，内部传递的简单请示报告或其它不需要打印的文件，一般不予打印。8 公司发文，需由起稿人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方可打印。一般文件的打印、传真、复印，须经所在部门经理签字同意后才予办理，交行政科统一打印。9 行政科负责文印人员对收到的文件资料应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来取回，不得延误。10 负责文印人员应树立严格的保密观念，不刘随意将打印、复印或传真资料中有关的商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。11 文印室对于送来打印、复印、传真的文件资料，应作好登记，并在月终作统计核算。由各部门承担费用。12 各部门打印的公文或其它资料必须经本部门主管或经理签字， 13 公司各部门所打印公文、文件至少一式两份，交行政科留底存档。5.4办公用品的管理14 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种；15 消耗品：铅笔、胶水、大头针、笔记本、标签、信纸、便条纸、原子笔、订书钉。等。16 管理消耗品：签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、打印台、电池等。17 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥。等18 文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，“部门领用”系本部门共同使用用品。19 消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定管理领用基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。20 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧换新，但纯消耗品不在此限。21 管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。22 总务科可向文具批发商采购，其必须品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊文具总务科无法采购者，可以经行政部经理同意授权需求部门自行购买。23 部门指定专人制定每月办公用品领用计划及请购预算，经部门主管批准后交由总务科派发及采购，根据工作需要有计划的分发给各部门，由部门指定专人负责签字领回。24 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品须经部门经理批准后方可领用。25 公司新聘工作人员的办公用品，总务科根据部门提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。26 负责购发办公用品的人员要作到办公用品齐全，量足质优，库存合理，开支适当。27 总务科仓库组要建立帐薄，办好出入库手续，出库需由领用人签字。28 办公用品管理一定要作到文明、清洁。注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。5.5办公用品及耗材仓库管理5.5.1.库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。5.5.2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，验收时要当面点清数量，检查包装是否完好，如发现短少或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库数量、规格不符时，仓库保管人员应向交货人提出并通知有关负责人。5.5.3物资入库后，应当日填写帐卡。5.5.4严格执行出、入库手续，物资出库必须填写出库单，经部门主管及总务科负责人批准后方可出库。5.5.5库房物资一般不可外借，特殊情况由总经理或副总经理批准办理外借手续。5.5.6严格管理帐单资料，所有帐册，帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。5.5.7库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库房内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。5.6邮发管理公司行政科负责为各部门邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由专人登记、负责寄发。5.7附则5.7.1本规定如有末尽事宜或随公司发展，有不适应工作需要的各部门可提出修改意见，交行政科讨论并呈请总经理批示。5.7.2本规定解释权归行政部。5.7.3本规定从发布之日起生效。5.8公文管理规定5.8.1本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要文件。5.8.2本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要作到规范、准确、及时、安全。5.8.3各部门及有关人员，对公文中涉及到的公司应该保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。5.8.4公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其它为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。5.8.5公司发文的程序为：拟稿、审核（部门主管）、签发（部门经理）、打印（行政科）、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。5.8.6草拟公文要求（1） 反映情况要客观，实事求是。（2） 文字要准确、精炼、条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。（3） 人、物、地名、引文时间要具体、准确。5.8.7各级领导对送来的公文要及时批阅，急件的，当天批复，一般文件的三天内批复。5.8.8各级领导阅、批公文要仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得涂改。需要签署具体意见的，要明确、具体。5.8.9公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经部门主管签字）审核稿件连同文件正本二份送行政部存档。有领导批示的，还应附批复件。5.8.10收文由行政科统一负责。做好归类、记录，然后根据文件的内容，分送有关领导阅批，阅示完毕后，由行政科由回存档。5.8.11所有文件的发放、一定要登记、签收手续。5.8.12公司的发文，统一由行政科统一编号。5.8.13董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。5.8.14红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其它文件一般用普通样式印发。 5.9 车辆管理规定5.9.1为加强公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。5.9.2本办法所指车辆系指公司的客、货车辆。5.9.3本公司的车辆由行政部车队管理，并指派专人负责保养。5.9.4车辆应由专任司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。车辆保管人应负责每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。5.9.5车辆的有关证件及保险资料统一由行政部保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。5.9.6各部门需要使用车辆时，应先填写派车单一式两联，经部门主管核准后交行政部调派。无派车单者，门卫可禁止出车。5.9.8各部门用车，事先有计划的，应填写派车单，详细填写用车部门、用车事由、时间、目的地及出车、返回时间；交行政部车队统筹安排。凡事先末填写派车单，临时外出才要车的，用车不予保障。5.9.9业务用车需到市区以外或连续用车两天以内的，须由部门经理及行政部经理批准后方可用车，连续用车两天以上的，须报副总经理批准后才能派给。5.9.10车辆进出公司，应将派车单第一联交门卫签注时间，门卫于交班时将所有派车单转交行政部核查。5.9.11无派车单擅自出车，或不接受门卫检查，应予处罚。5.9.12车辆不得运载任何与公务无关的职员或物品。5.9.13车辆行前应特别注意安全检查。5.9.14车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶人员承担。5.9.15司机根据派车单的资料于每日填写车辆使用记录表呈主管审核并核对实际里程。5.9.16车辆使用记录表上所载里程数应与车辆里程表相符，如有不符，司机负责缴纳差数里程的汽油费。5.9.17休假日或上班时间以外的车辆使用应呈请行政部经理核准后始准调派。5.9.