《时间的管理》word版.doc

第八週時間的管理如何組織及利用時間，最終將決定我們一生的特質與品質。人生不過是學習如何主控時間的過程Robert Levine一、概述時間就是生命的過程，對於生命，時間不是主要的關鍵而是唯一的關鍵，因此認識時間，分析時間，管控時間才能夠讓生命的價值彰顯。時間所顯示的意義是：時間即是變動。時間帶來的能量，會使人、事、物都產生變化，當我們忽略時間所帶來的變化，就不能真確的理解一些人、事、物的真正狀況，因為時間是不會回顧的，因此，我們應該要先學習，為永恆加上時間，這樣有助於對當時狀況的瞭解。例如，一隻三個月的聖伯納犬和一隻三歲的聖伯納犬的行為就不會一樣。學習在這樣的永恆上加上時間，會容易調整用適當的方式去對待一些事物。其次，要學會思考時間的距離。現在決定的事情不一定是永遠、唯一、不可改變的，要嘗試將時間的鬧鈴調到一定的距離，讓自己的選擇不會壓力太大，例如，你選擇的第一份工作不會只有一個選擇和一次的機會；當大專聯考那一天你因為出現的意外沒有考好，並不代表你的未來就沒有希望，多一年的準備，可能讓你的未來機會更大，生活更加美好。然後，請考慮漣漪效果，學習思考時間所產生的過去現在與未來這三個名詞並不是獨立存在的，在時間的縱度上，他們是不可能被切割開的，因為生命是一個不斷在前進中的過程，應該要考慮到一個決定或者行動，不是只停留在一個點上，只對當時發生作用，不會造成後續的影響。最後，也請記住在不斷變遷的時間長流中，永遠都有不可預測的變化，要面對可能不符合期望的狀況發生，當可以有這樣的心理準備時，我們就可以對於時間，有良性的回應空間。 參考Victor Dishy著，孫崇元譯，紅燈停綠燈行掌握六種抉擇技巧Inner Fittness（台北縣，卓越文化出版，1991）,頁130151。二、時間管理的方法1、組織（1） 清除桌面上不需要的東西。釐清工作的重點，減少不斷尋找的時間浪費。（2） 只把將來要參考的重要文件存檔。正如搬家時的感受一樣，原本放置在家中佔據空間的一些認為可能會使用到的物品，其下場通常是當作垃圾被清除掉，一些可能會參考的文件，通常旗下場也是一樣的。（3） 定期查閱你的存檔，把不再需要的文件丟掉。（4） 每月一次清理你電腦裡的不需要文件。電腦可收納的空間雖然很大，但是更增加了搜尋資料及混淆資料存放時的困擾。（5） 把重要的參考材料與其他文件分開。永遠要在第一時間能夠找到真正重要的資料。（6） 如果可能，把你需帶的每件東西全都塞進一個小手提箱裡。這樣可以節省往返取物的時間，讓人的行動更自由，更靈便，更充裕。2、規劃（1） 瞭解自己腦力和體力的高峰時間和持久性。用以作為規劃時間分配的重要依據，讓時間的利用更有效率。（2） 預測工作用時，看看是否準確。隨時注意時間的使用長度，用以作為調整工作時間的參考。（3） 工作時間表的訂定不要太長。化長遠規劃為一周、一日的行動計劃。讓行動成為一種標地，而非一種壓迫。（4） 依據自己的習慣提前提醒需要完成的工作時間。每一個人對於時間的警覺性不同，在規劃時，必須有適當的提醒，不然，時間的規劃只是流於文字的記載，不能發揮館裡的效用。（5） 安排日程時，留點時間用於思考。貪多嚼不爛，安排時間，管理時間最重要的目的是在完成工作，使生命的品質增加，把時間排滿，只會增加對於工作執行的疲憊，無法增加生命的品質。3、紀錄（1） 挑選看起來美觀，用起來稱心的日誌。提高自己對於記錄簿的使用，才能夠真正的達到記錄的目的。（2） 日誌裡永遠放枝筆，隨時記錄信息和日期。工具的齊備是記錄得以進行的最佳保障，正如同一本稱心如意的日誌，會讓人樂於使用是一樣的。（3） 隨時對要處理的事情作日程記錄。不能隨時記錄，就不能真正的掌握需要控管的時間，也就不能作真正妥適的規劃，與有效率的執行。（4） 在你必須閱讀的報告上劃出關鍵的句子。隨時提醒自己需要記得的資料，就不需要浪費時間重複的尋找。4、分類（1） 將工作依重要性及急迫性分級。分類是一切學術的基礎，不將事件或工作妥適的分類，就會將有限的時間放在無限的工作之間，永遠有最要緊的工作等待及時的完成。（2） 分類的工作要做好，要能清楚標識出工作的重要性。分類是概念，也是實質，有分類的概念卻無法作有效的分類，和沒有分類其結果是一樣的。因此，分類就是要讓工作能夠有適切的對待，明確的分類，就有明確的指引。（3） 用彩色筆標示出任務的不同重要性。不只是用彩色分類，可以用更多更清楚的方式進行不同等級的分類。（4） 將較難歸類的文件統一放入一檔案夾中，貼上其他標籤。告訴自己，這類難歸類的文件，通常都是涵蓋性最大的一類文件，需要有更多的關懷。5、執行（1） 依據工作列表隨時依據新訊息調整工作的優先順序。世事難料，最先出現的工作要求，不一定是最緊要的工作，永遠要帶著調整的心，適時檢討時間的優先順序，以適應真正的需求。（2） 每天審視一下今天需要處裡的工作，急事需優先。每天檢討一下今天所要處裡的工作內容，隨著資訊的調整而調整，將目前最需要處理的工作挪至優先的排序。（3） 每天回顧一下工作的進度。每天檢討當天的工作進度，重新規劃明天工作的優先次序。釐清腦中對於工作的認知狀況，方便與其他人溝通工作時間的進度。（4） 適時授權，不要自己處理所有的工作。時間是有限的，不需要親自處理所有的事，適度與適時的授權，可以增加自己處理事務的機會與時間，也可以增進人際之間的溝通與培養替代性人選。（5） 討論應該簡短，避免沒有結論的提問。縱使是希望能夠集思廣益的腦力激盪，也是為了要有最終的共識，可以規劃出聊天、閒話的時間，但是對於正式的討論應該要有效率，才不會疲於奔命，花太多的時間在會議上。（6） 不要憑喜好決定事件的優先秩序。要以工作的急切性與重要性來決定優先秩序。（7） 在打電話時，把另一件工作放在手邊，以防你要久等。這是節省時間的小撇步，就如同盡可能將所有的物品帶在身上一樣，可以充分的利用時間的空隙，接上另一件工作的運作。（8） 對於很棘手的任務，先從一小部分入手，立即處理。重點在於部分開始、立即處理的概念，要等適當的時機、完整的時間才來作棘手的任務，其結果會因為時間的延宕而更棘手。時間的運用通常與習慣有關，而習慣通常已經是一種無意識的行為，不論習慣是好是壞，習慣都會讓有人即時的歡愉，但不良的習慣其所造成的後果，卻經常令人很難承受。對於時間的運用而言，由於，時間相當於不斷流逝的生命，其更需要注意的是時間的不可逆轉性，當時間的管理不當，最終決定我們一生的特質與品質也是不良好的，老大徒傷悲的感嘆總是人類最深的懊悔，如何對於時間