《办公室管理规定》doc版.doc

文件编号CSHZAHDS001文件版本AHD001文件名称办公室管理规定制定部门行政人资部生效日期序号修订修订内容摘要修订人版本日期1.0目的为加强公司管理，维护公司良好形象，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。特制定本制度。 2.0范围适用公司写字楼职员。3.0职责3.1行政部负责办公室制度推行和实施。4.0办公室的管理:4.1服务规范：4.1.1仪表：公司职员工应仪表整洁、大方； 4.1.2微笑服务：在接待公司内外人员的咨询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 4.1.3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗，“请”字开头，“谢”字结尾，错了应说“对不起”； 4.1.4现场接待：如遇客人单独进入办公区域理应礼貌劝阻或引荐到前台区域；上下班及休息时间，不得单独将客人留在办公室以怠慢客人。4.1.5客人到访，必须在保卫室填写访客单，由保安引领被访者或其由被访部门人员亲自引领客人去前台会客室。访客进入办公室，须接待部门负责人同意后方可进入。4.2办公秩序4.2.1电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话做好接听记录，遵守“长话短说”原则，原则上电话接听不得超过十分钟。4.2.2工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境氛围应张弛有度。 4.2.3职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话（邮件、手机短号）联系，如需在个人工作区域内进行谈话的（沟通），（尽量把握好时间）。 4.2.4职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4.2.5各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公共设施由行政人资部安排后勤清洁工进行定时保洁。 4.2.6发现办公设备（包括通讯、照明、影音等）损坏或发生故障时，职员应立即向行政人资部报修，电脑、传真、打印机等电子办公设备或网络出现故障由信息电脑负责维修。4.2.7 办公座位保持整齐、规范，严禁私自调换或擅自挪移办公屏风。4.2.8 办公桌面应整洁，办公用具、文件资料摆放整齐，桌面无灰尘，周围无杂物，无垃圾。办公桌面及屏风严禁乱涂、乱画、乱贴。4.2.9 办公室应保持清洁，废弃物放入垃圾桶。严禁随地吐痰.。4.2.10严禁擅带外来人员进入办公室参观、拍照。4.3办公设施维护4.3.1办公室各区域的灯、空调、饮水机、复印机等设备由就近位置工作职员负责在下班时及时关闭电源，最后离开办公室的职员要养成良好习惯，检查公共设备电源、水龙头、门窗是否关好。4.3.2职员下班时应主动关闭电脑主机及显示器电源。4.4办公室及各部门门匙管理 4.4.1办公室及各部门门钥匙由行政部统一保管，未经公司副总或行政部经理许可，职员不得私自配用非本部门钥匙；因业务需求，如部门人员需配钥匙须经部门负责人同意后，到行政部进行备案，方可配用，但员工离职时必须退回行政部。 4.4.2办公室内、外门钥匙由保安队和前台文员分别保管。4.5 会议室/贵宾室/会客室管理4.5.1 会议室管理4.5.1.1 会议室原则上供各部门主持召开会议之用。若有公司客商来访，经行政部门负责人确认后可安排在会议室接待。4.5.1.2会议室由行政部负责管理，使用时需先知会行政部安排或布置。4.5.1.3 会议室使用完需即时通知行政部，以便安排清洁。4.5.1.4会议室内的物品由行政部负责统一申购并管理，未经行政部同意，使用者不得擅自将会议室的物品挪作它用。4.5.1.5 使用会议室若有损坏内置物品，使用者需实时通知行政部，若人为造成损坏，将追究当事人之责任。4.5.1.6管理人员之培训、学习，经行政部安排可在会议室进行。4.6.2会客室管理4.6.2.1 会客室是公司职员接待来访的客户业务洽谈时使用。 4.6.2.2 会客室的桌/椅、茶水柜为接待专用，未经行政部同意不得擅挪用。4.6.2.3若有损坏内置物品，使用者需实时通知行政部，若人为造成损坏，将追究当事人之责任。4.7 办公设备管理4.7.1 电话机使用管理4.7.1.1公司各办公点所配置之电话，专为联络公务时使用，一切职员严禁拨打私人电话闲聊、煲电话粥等非公务用途；严禁使用公司电话作点歌、声讯等用途。4.7.1.2 职员因公务拨打长、短途电话时，应长话短说，自律控制通话时间。4.7.1.3公务需用长途电话，尽量使用网络通话。与香港公司、海外或集团及各分子公司联系，尽量使用E-mall、办公软件或传真。4.7.1.4若职员用公司电话打私人长途电话，所打之电话费由当事人负责，以电话费月结之款额为准，并按奖惩条例给予惩处。4.7.1.5 当电话设定点职员不在岗位但来电时，其岗位周边的职员员应即时接听，不应坐视不理。4.7.1.6当职员办公地点变动时，变动人应即时知会总台文员，以免误转电话和及时修改内部电话分布表。4.7.1.7各电话设定点的职员，需保持电话的日常清洁。不得丢、摔电话机，若有损坏，将追究当事人之经济责任。4.7.1.8电话线路的检修与维护，由行政部联络专业保修商定期进行。4.8 复印机/打印机/扫描机使用管理4.8.1公司复印机/打印机/扫描机专为公务之需使用，需复印/打印/扫描之资料必须是确有必要，禁止复印/打印/扫描任何私人资料。4.8.2复印/打印的纸张尽量两面使用，节约资源避免浪费。4.8.3打印机/扫描机使用人要爱惜和正确使用打印机/扫描机，下班时关闭打印机/扫描机电源，并定期清理打印机/扫描机，确保其功能正常。4.8.4行政部负责复印机外部的日常清洁工作。4.8.5 如打印机/扫描机发生故障，及时通知行政部联络专业保修商检修。如人为造成损坏，发生之相关维修费用，将由责任者全额承担。4.9 传真机使用管理4.9.1 公司传真机专为公务之需使用，严禁传真任何私人资料。4.9.2 公司根据业务需要配置传真机，传真资料应清晰，核对无误后传真。对收、发之传真件应妥善存放，并对经手之资料内容保密。4.9.3收到公司重要的传真资料时，需即时送交收件人亲收，以确保资料内容的保密。4.9.4 凡属公司商业机密（项目方案、工程图标、技朮配方、报价表等）资料的传真，需经部门负责人签名确认后，方可传真。4.9.5使用者要爱惜财物，传真机出现故障时应及时告知行政部联络专业维修商检修。如人为造成损坏，发生之相关维修费用，将由责任者全额承担。4.10电脑使用管理4.10.1公司电脑用于生产与业务工作之需要，由信息部统一安装并管理。4.10.2电脑使用人员应按照电脑操作规程操作，严格按公司三不准三禁止规定执行。4.10.3 三不准 1）不准在电脑私自安装个人软件。 2）不准在电脑存放与工作无关的电子文档及资料。 3）不准利用电脑从事与工作无关的操作。（如QQ、下载、电影、游戏等）4.10.4 三禁止1）禁止拷贝公司资料。 2）禁止私自拆开电脑机箱。 3）禁止未经许可使用互联网。4.10.5除以上基本规定之外，职员需遵守信息部电脑网络管理规定。4.11 报刊/信件/快递及内部往来文件资料的管理4.11.1 各部门需寄发的一般文件资料于当日上午9：10或下午14：00前交予前台文员，前台文员将收到的资料（物品）进行登记，填写“集团往来资料携带记录表”，由出差司机带往深圳各分公司。紧急文件可由部门填写快递单交予前台，由快递公司负责送递。4.11.2 外部报刊、信件和快递的收发。由大门保卫负责将当日收到的报刊、信件和快递及时送交前台文员签收。前台文员收件后及时通知相关收件人到前台领签。4.11.3 若收件人因公务出差，由收件人本部门其他人员代领签。4.11.4为确保各部门快递物品能准确到达目的地，快递资料由寄件部门填写，快递供应商和快递时间由寄件部门确定。快递物品可交于前台文员，由其代交给快递公司，快递费用按照最新的财务审批权限-授权额度来进行审批。4.12办公财产管理4.12.1 办公财产包括：办公桌/椅、会议桌/椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、扫描机、白板等。（复印机为租用，财产属供应商。）4.12.2 办公财产由行政部负责日常管理，部门依实际日常使用的低价办公需求提出申请，经行政部经理审核，交由采购部购买。其他需按照最新的财务审批权限-授权额度来进行审批，审批后交由行政部，由行政部联络采购部购买。4.12.3 购进之办公财产按类别由采购部、行政部及信息部联合验收合格后，通知申购部门领签。4.12.4 不堪使用的财产依废旧物品处理报废。（电脑、打印机、扫描机须经信息部确认后方可处理。）4.12.5 各项财产的使用说明书、保证书、保养卡等资料，统一由行政部保管，使用部门需用时，可向行政部借用。5.0附件5.1