归档文件整理实施细则x.docx

第一章 总 则第一条 为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）（以下简称规则）和安徽省档案管理条例的要求，结合我院实际，制定本实施细则。第二条 本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书保存的各种纸制文件材料。第三条 归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分其不同价值，便于保管和利用。第四条 根据规则规定，从2006年5月18日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。第二章 实施范围第五条 安徽中澳科技职业学院有关党群工作、行政管理等文件材料的整理工作。第六条 基建、实验器材与设备、教学、外事、出版、财会、科研、产品生产与科技开发等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。第三章 文件归档整理的组织工作第七条 根据上级有关规定：凡高等学校在教学科研、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、出版、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向学院综合档案室归档。第八条 整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，采取集中和分散相结合的形式，即平时由各职能部门整理（预立卷负责收集、分类、排序、编目、入盒），按规定时间归档后交综合档案室集中整理、统一保管。第九条 各单位必须认真执行学院制定的档案工作规范、档案归档范围和保管期限、不归档文件材料的范围及处理办法等，并将其作为有关人员（文书人员或兼职档案员）的岗位职责监督实施。第十条 承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。第十一条 档案人员应深入各部门，加强工作指导，定期进行检查，严把档案整理质量。检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合规则和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求等。第四章 归档文件的整理与装订第十二条 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：（一）正本与定稿作为一件；（二）法律法规、规章制度等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；（三）正文与补充文件，正文的文字与图表、数据等附件，原则上为一件，若附件页数多，也可各为一件；（四）具有保存价值的文件处理单与正文作为一件；（五）原件与复印件或手抄件，应作为一件；（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；（七）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，同一年度的作为一件，不同年度的可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明；（九）单一问题的多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等）作为一件。第十三条 归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作包括：对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。第十四条 对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠处应尽量位于字迹之外。第十五条 以“件”作为保管单位的各文本和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；不同文字的文本，无特殊规定的中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件的最前面。第十六条 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。第十七条 装订用品必须符合档案保护要求。为了简便装订方式，我院的装订材料采用以下三种：线装（三孔一线）；缝纫机扎边。以上两种装订材料视情况而定。第五章 归档文件的分类第十八条 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类办法、制定分类方案、文件归类等工作。第十九条 根据规则规定，年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方案。年度、保管期限为必选项目，问题为选择项目。根据高校档案的特点，考虑目前正在采用的高校档案实体分类法的连续性和稳定性，我院决定对档案实体采用“年度问题保管期限”的分类法。第二十条 年度分类法，是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类：（一）一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据此判定文件所属年度；（二）计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度；（三）跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时归入办结年度；（四）跨年度的请示与批复、报告与批示、问函与复函可以归入回复性文件所在年度，但要在“归档文件目录”备注栏内加以说明；（五）几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准；（六）没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据此按年度合理分类；（七）对在有专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度分类；（八）临时性机构，存在时间不长（两年以来），文件材料较少，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。第二十一条 问题分类法，是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类，或者是按照文件形成的领域范畴对归档文件分类，或者是按照文件形成的领域范畴对归档文件分类。高等学校在实际操作中，原则上应根据内部机构的职能性质来设置类别。结合我院实际将所有归档文件分为党群、行政、教学、教育科研、基本建设、仪器设备、外事及财会等8大类，同时，在八大门类下可设置二级、三级类目，具体分类仍然参照执行教委1993年11月颁发的高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范。比如，党群部门形成的文件归入党群类；教学部门形成的文件归入教学类；。学校召开的重要会议与开展的重大活动形成的文件材料不管是哪个部门形成的，都要作为一个整体归入相应类别，同一问题的文件不要分开。不允许按文种分类，也不设“材料类”、“文件类”、“电报类”等类目。文件、材料、电报都应按问题（职能类别）合并归档。同一全宗应该保持分类方案的稳定性和连续性。第二十二条 按保管期限分类，是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。按照国家档案局关于高校档案保管期限的规定执行：永久，就是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会建设与历史研究有长远（即30年以上）利用价值的文件材料定为永久保管；长期，凡是反映学校一般活动，在较长时间内（即30年左右）对学校工作有查考利用价值的文件材料，定为长期保管；短期，凡是在较短时间内（即10年以内）对学校有参考利用价值的文件材料，定为短期保管。第二十三条 各单位文件的归档范围及保管期限，按第九条执行。第六章 归档文件的排列第二十四条 归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程序等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文（针对本单位的来文）集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。第二十五条 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要性次序排列。第二十六条 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。第七章 归档文件的编号第二十七条 归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。其内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。第二十八条 件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种，考虑到我院目前档案室的规模主要采室编件号。室编件号是归档文件分类、排列后在其分类方案中最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“”开始标注。如采用“年度问题保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一问题的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。如“永久”保存的文件材料室编件号，图示如下：代码DQDQ11DQ12DQ13DQ14问题党群类党综务合纪监检察组党织校宣传件号1-2001-1501-3001-100馆编件号是该归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。第二十九条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。全宗号：是综合档案室给立档单位编制的代号（此处，院属各单位不要填写）。年度：是指文件材料形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2003”。保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”、“长期”、“短期”，或简称为“永”、“长”、“短”。件号：见第二十九条规定。问题：是指作为分类方案类目的问题名称或规范化的简称。第三十条 归档章的项目与格式见下图：（单位：mm）8（全宗号）（年度）保管期限8件号问题页数4516mm填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、彩色笔等不耐久的书写材料进行填写。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章重叠。第八章 归档文件的编目第三十一条 编目，是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。目录各项目的具体填写要求如下：件号：初指室编件号。档案移交时变动较大，则应另外编制件号，此为馆编件号。变动不大，也可沿室编件号。我院暂主要采用室编件号。责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本处”、“本学院”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。题名：即文件标题。文件没有题名或题名含义不清，不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“ ”号，重要的附件题名也应抄录，外加“（ ）”号，以防漏检。日期：指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度、月、日各用2位数；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。页数：填写一件文件的总页数。空白页不计数；来往文书、正本与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理，对永久、长期保存的档案，我校统一要求每件都编页号。备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“”号，将具体内容填入备考表。第三十二条 归档文件目录的格式，如图：归 档 文 件 目 录件号责任者文 号题 名日期页数备注110mm20mm20mm85mm15mm10mm20mm表格：凡归档的文件目录要用国际标准A4型（210mm297mm）纸，左侧装订（左边距20mm，右边距10mm）。第三十三条 填写归档文件目录项目时，应使用耐久的书写材料填写。已采用计算机管理档案的单位，可使用档案管理软件生成并打印出目录。目录要求一式三份（其中两份上交档案室，一份本单位留用）。第三十四条 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。封面式样如图：归 档 文 件 目 录全宗名称 年 度 保管期限 问 题 表格：凡归档的文件目录要用国际标准A4型（210mm297mm）纸，左侧装订（左边距20mm，右边距10mm）。全宗名称：填写立档单位的全称或规范的简称。年度：填写档案的形成年度。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。为便于保管和利用，全校统一规定，每盒内要放置一份归档文件目录。第九章 归档文件的装盒第三十五条 归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒，其工作内容包括填写备考表、档案盒封面及盒脊项目等。第三十六条 装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒。装盒时，应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损。第三十七条 档案盒是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。制作规格与式样按规则执行。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。第三十八条 档案盒的封面由全宗名称、年度、保管期限、机构构成。第三十九条 档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。包括全宗号、年度、保管期限、问题、起止件号、盒号。前四项的填写要求按第二十九条执行。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，馆编件号待档案移交进馆时再行编制；盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。规则要求在档案移交进馆时要求编制。为方便综合档案室管理，我院规定各单位统一用铅笔编制填写盒号。第四十条 为了整齐美观醒目，方便查询，可以在档案盒盒脊上填写档号：如2003XZ11-1（1-30）第四十一条 每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说