行政专业管理制度.doc

行政管理制度汇编一、公文处理实施办法一、总则1、企业公文是传导企业各种活动信息、保证企业各部门协调、正常运转的重要工具。为进一步细化公文处理，减少发文数量，提高办文质量，充公发挥文件在企业实际工作当中的指导作用，保证公文处理的规范化、制度化、程序化，特制定本办法。2、本实施办法，适用于公司各部门。各部门必须高度重视公文的处理工作，确定专人负责本部门的公文收发、分办、传递、用印、立卷和归档工作。3、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。4、公文的处理必须做到准确、及时、安全，各部门都应努力提高公文处理工作效率和质量。5、公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保不发生文件丢失和泄密。6、公司办公室负责全公司公文处理的指导、检查和监督工作。二、公文种类和形式（一）、凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、函、会议纪要和会议简报等，均属公司文件发文范围，具体如下：1、公司规章制度、企业标准；2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；3、公司组织机构、人事调整事项；4、公司性的重大生产、技术、经营管理等方面的决定；5、公司性奖惩决定的通报；6、其他有关公司的重大事项；公司上行文、外发文主要用于：1、对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定等；2、同兄弟子公司联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事项；（二）、凡各职能部门需要内部相关部门执行的规定或安排工作，一般不以公司文件下发，可用部门文件下发。各部门必须交办公室留存一份。凡各职能部门召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，为备查考，可以部门名义发专题会议纪要。三、公文的种类1、决定、决议：公司经理部对重大事项或重大行动做出安排用“决定”。经过会议讨论通过，并要求下级有关部门或人员贯彻执行的事项用“决议”。2、指示：对下级、人员布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。公布应当普遍周知的事项用“布告”，在一定范围内公布应遵守或周知的事项用“通告”。3、通知：发布公司规章制度、企业标准转发上级部门的公文，批转下级的公文，要求下级办理，需要周知或共同执行的事项用“通知”。表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。4、报告、请示：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”，“报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。向上级请求对某项事情指示或批准，用“请示”，一般应一文一事，不可一文数事。5、批复：答复请示事项，用“批复”。6、函：相互洽商工作、询问和答复问题，用“函”。7、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。四、公文格式1、公文格式包括版式和公文体式，一般由发文单位标识（文头）、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、附注、抄送抄报单位、印发单位、主题词和印发日期等部分组成。2、发文单位标识：一般由发文单位全称或规范化的简称加“文件”二字组成，对一些特定的公文，可只用发文单位全称或规范化的简称来标识。发文单位标识用大号字居中套红印在公文首页上端。3、公文标题：公文标题的拟定应准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，除发布法规性文件或转发上级文件加书名号外，一般不加标点符号。4、发文字号：由部门代字、年号和顺序号组成。几个部门联合发文的，则只标明主办部门的发文字号，年号应加括号；年号和顺序号一律使用阿拉伯数字，发文字号一般标注在发文机关标识之下，横线上方居中。5、主送单位应明确具体，标列在标题之下，正文开头。上行文只写一个主送单位，如需同时送达其它机关，应用抄报形式，标列于抄报栏。下行文的主送部门应视公文内容和发文范围而定。6、正文是公文的主体部分，用以表达公文的内容，内容应符合国家法律、法规和方针、政策；文字表达应力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严密。7、公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，注明附件名称和顺序，附件应在正件之后一起装订。公文结尾若出现空白页，应注明“此页无正文”。8、公文除会议纪要外一律加盖公章。用印位置在成立日期上，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合行文都要加盖印章，并将主办单位排列在前。9、文件的成文日期，以领导人签发的日期为准；几个部门联合发文，以最后签发的日期为准；会议通过的文件，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。10、公司级文件成文时，由文书部门在成文日期之后抄报、抄送栏上行加注主题词，主题词要规范统一，字体用黑体。11、抄报、抄送栏设于文件末页下端，印发部门之上。抄报、抄送分栏进行，抄报在前，抄送列后，抄报、抄送部门多的，应依级别和公文内容相关程度按序排列。12、所有公文的文字应一律从左至右横写、横排。公司文件及处室文件正文用三号仿宋体，标题用二号方正小标宋简体。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm）；布告、公告、通告用纸大小，根据实际需要确定。四、 行文规则1、公司对内部的重要行文应抄报上级主管部门。2、公司各部门可以联合行文。当有关问题涉及到几个部门，而部门之间未对问题协商一致时，一律不得各自向下行文。3、请示有关事项时不能越级，因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的部门。4、公司领导和各部门应努力提高公文的质量，严格控制发文数量，能不发文的公文尽量不发。五、公文的处理1、公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档销毁等程序。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。2、收文管理、签收凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由公司办公室收发人员登记签收（由上级或邮电部政机要通讯员直送的机要文件除外）后交公司办公室文字秘书拆封。在拆封时，应注意检查封口和邮戳。对拆口和邮票撕毁的函件应查出原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。、登记对上级来文拆封后应及时登记、编号，须由企业承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。公司外出人员开会带回的重要文件及资料，应及时送交办公室秘书进行登记，编号保管，不得个人保存。公司各部门收到上级机关直寄的、需要由公司经理部批办的重要文件，应事先交办公室秘书登记编号后送交有关公司领导指示。公司各部门上报公司经理部的请示报告，应事先交到办公室登记后，由秘书视其报告内容呈递给公司经理部分管领导，领导批示后再由文书通知相关部门办理或向递交部门反馈意见，原则上不得直送分管领导，更不得一文多递。六、发文管理（一）拟稿凡草拟以公司名义发文的文件稿必须使用“*公司文件会签审批笺”，篇幅不够的可附页。草拟时应注意：1、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合上级单位及公司的各项规章制度。2、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整。3、公文中的地名、人名、数字、时间、引文要准确。4、引用公文应注明时间、发文部门及标题和文号。5、用词要准确规范，在使用简称时，应选用全称并加以说明。6、公文中的数字除发文字号，各种数字表格、百分比、专用术语和其它必须使用阿拉伯字码外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字使用要前后一致。7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文草拟一律用钢笔或毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔等。由公司各专业职能部门起草的，预备以公司文件发文的文件稿，在送公司领导签发之前，一律由办公室审核后再送公司领导签发。办公室对文件的撰写、缮印的质量负全责，对文件稿的审核应当包括是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用格式、抄送抄报机关等内容。各级领导人审批公文要认真负责。文件主批人要签署自己的意见、姓名和审批时间。（二）审核与签发各部门需向上反映汇报重要情况和向下安排布置重要工作要发文，应将文件底稿分别交办公室审核，办公室视文件的内容征得公司经理部分管领导同意后，予以行文。发布部门文件时，文件内容涉及两个或两个以上部门时由相关部门会签后，由分管领导签发；分管领导意见不一致时由总经理签发。（三）登记、缮印文件签发后交由办公室登记、编号后，按份数打印。文件打印清样，应由拟搞人校对，校对人员应在文稿上签名。文件打印后，按数印刷。（四）传递秘密公文，应当采取相应的保密措施。（五）用印、分发公司文件由办公室盖章、装订、分发并检查落实情况。部门文件由各部门负责人签发、装订、分发并检查落实情况。七、公文立卷、归楼、销毁1、公文办理完毕，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文整理立卷。公司文件底稿一律由办公室存档。2、各部门应按照公司有关规定，定期将立好的案卷移交档案室。3、凡交公司各位领导和职能部门办理的公文，都应当在规定的时限内交还档案室。4、没有存档价值和存查必要的公文，经过认真审查和主管领导人的批准，可定期销毁。二、文件资料管理办法一、总则1、文件和资料是企业各项活动的依据和凭证，也是协调各项活动有序开展的重要条件，为实施有效控制和管理，特制定本办法。2、本办法适用于本公司文件和资料的管理，文件和资料可以是印刷品或电子媒介记录以及其他任何形式。3、定义、主管部门：文件所述事由的主要责任部门(指文件起草部门) 、使用部门：文件所述事由的实际执行部门、受控文件：是指需要跟踪控制的文件二、管理职责分工1、文件实行统一管理与分级负责的管理原则。2、公司办公室是文件管理的负责单位，负责外来文件和公司级文件的管理，主要职责是：、外来文件的登记、批复、传阅、归档或转化；、公司级文件的编号、登记、分发、上报、归档；、建立全公司文件的索引和控制状态档案，制定文件的现行修订状态清单；、对全公司各单位文件管理进行不定期检查，并及时回收失效或作废文件。3、标准化管理部门是文件管理的监督审查单位，其主要职责是：、做好文件的标准化工作，即对文件进行审查、编标准号；、协调好文件的接口，建立标准化体系，监督文件管理。4、文件的主管部门负责文件的编制、送审和更改控制，其主要职责是：、根据需要起草或修改文件时应提出相应说明，并将文件与说明送各有关部门会签和业务主管审查、修改、分管领导批准，交公司办公室归档；、对文件的有效使用进行跟踪，对文件的有效版本实施控制；、提出对作废受控文件的处理意见;、建立本部门所主管文件的索引和控制状态档案，制定识别文件的现行修订状态清单。5、文件的使用部门负责文件的使用管理、对本部门持有文件实施维护、管理和跟踪。、监督文件持有者按文件规定实施操作。、文件使用部门应建立本部门的文件控制与管理制度,指定专人（文件管理员）实施文件管理。三、文件编制1、文件由该文件所述事由的主管部门起草，所述事由涉及几个部门时，由一个部门起草，并与其它部门协调一致后提出草稿。文件稿应符合规定的格式，其中：企业标准必须符合本办法的规定；公文应符合公文处理实施办法的规定。2、文件起草部门在起草受控文件时，必须加注“编写说明”；3、标准化管理部门对文件稿审定、登记、编号后会签，当文件稿严重不规范时，标准化管理部门有权退回起草部门进行修改。五、文件的会签、审查和批准1、文件及“编写说明”草稿经起草部门领导签字后送文件涉及的有关管理部门和领导会签；2、由起草部门确定要会签的部门，并注明在文件会签审批表上。3、会签后的文件稿、编写说明、会签意见一并送业务分管领导审查，分管领导批准，审查人对文件负有技术业务责任，批准人对文件负有行政管理责任。4、各类企业标准由公司分管领导或管理者审查批准。5、质量体系程序文件由管理者代表审查批准。6、在下述情况下，文件草稿应送总经理审查并批准：、两个或两个以上分管领导会签意见不能协商一致时；、文件涉及公司方针、目标、经营发展战略规划等重大问题时；、由总经理分管的部门和工作；、分管领导认为必要时。六、文件发放1、经批准后，由公司办公室按主管部门的意见和本办法规定印发。受控文件要在文件上加盖印章并编“受控序号”，注明“受控文件”。2、正式文件印发后，公司办公室应保存下列材料，按规定时间归档：文件底稿、文件编写说明、文件会签、批准页、正式文本、发放签收清单、文件的发布3、由主管部门列出文件发放清单，发放清单上应注明发放部门、个人、数量、是否受控，并由公司分管领导审批后发放，文件签收人必须在清单上签字，文件发后将清单交回公司办公室归档，文件主管单位应留有一定数量的备用文件，签收保存。4、对外报出文件由公司办公室统一负责办理。5、使用人丢失、损坏文件影响使用时，应由使用人向单位写出书面陈述，由单位出具证明，说明情况和预防措施，向主管部门申请补发，并办理登记签收手续。6、要求公司外印刷或特殊装订时,由主管部门提出申请,分管领导批准落实费用后实施。七、文件的更改1、文件需要更改时，由文件主管部门提出修改内容和更改说明。2、文件更改的批准原则上由该文件原审批部门领导进行审批。如原审批部门职能发生转移，新审批部门必须获取有关背景材料后方可审批。3、受控文件的更改由文件主管部门负责通知文件使用人将原文件交回，并建立收回文件清单。4、主管部门需保留作为资料的作废文件应写上“保留资料”并加盖“作废”章，其它部门不得保留。八、文件版面1、公文的格式按公文处理实施办法执行。2、企业法规的格式，按国家规定的法规文件格式编写。3、二级单位文件格式：另行制定九、文件管理1、文件管理员：文件管理员是各单位从事本单位的文件登记、传送、监督保管工作的专职或兼职人员。、文件管理员在文件管理工作中的主要职责。、严格执行本办法和本单位文件管理制度；、负责本单位文件的使用、发放和管理；、负责与其它部门的联络，接受主管部门的指导和检查。、负责制定本部门文件现行修订状态清单。2、受控文件的管理、受控文件严禁私自复印、赠送、外借，如确因工作需要复印、外借等，必须由主管部门审核、经公司分管领导批准，并做标识和记录，更改或改版时，必须“以旧换新”。、文件主管部门不定期、不定点对受控文件进行检查。3、文件管理接口、外来文件与公司文件的接口、外来文件须在公司内贯彻执行时，应用转发的形式，转化为公司文件，转化过程按本办法第章有关规定。、外来作业规范性文件，如规范、规程、标准、测验方法等视为本公司作业指导书工作标准的业务性文件，由相关专业部门负责，公司标准化部门管理，纳入公司标准化体系分类编号。、集团文件视为外来文件，但其主管部门可根据实际需要直接发放到相关的本公司二级部门。其发放办法是由主管部门列出本公司二级部门的阅知范围清单，交公司办公室代发。公司办公室保存代发签收清单。4、主管部门与使用部门的接口、文件使用部门负有文件使用管理和证实文件有效性责任必须接受文件主管部门的指导和监督。、文件主管部门应协助文件使用部门，解决贯彻执行文件中的实际问题。、主管部门和公司领导的行政指令、会议纪要中出现与文件规定不一致或无文件规定时，所述事由主管部门应考虑修改或修订，如有必要，则修改或修订文件。 十、附则： 本办法由公司办公室归口管理，自发布之日起实施。三、印章管理暂行办法一 、目的与范围1、为了规范公司印章使用和管理工作，防范用印风险，特制定本办法。2、本办法适用公司法人公章、业务专用章（包括合同专用章、财务专用章）。二、印章释义公司法人公章是本公司对内、对外行使权力并承担责任的凭证和标志。在行使权力或用印时不得超越所授权的范围和违反授权规定。三、印章的刻制及启用1、为防范法律风险，不允许刻制部门印章，所有印章刻制，均需报公司经理部审批后刻制。2、印章刻制由办公室负责到公安机关指定的单位进行刻制，其样式和规格必须符合国家及公司的规格要求，不得随意更换。3、启用印章前须由办公室登记，并留下印模存档，同时下文通知各单位；使用印章的相关部门必须制定该印章的使用范围和管理规定，同时指定专人负责保管。四、印章的使用范围1、使用法人公章必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项，包括：、公司各种文件、对外函电、证明（申请）及介绍信；、各类会计、税务报表及其他报表；、物资采购和产品销售业务之外的合同、协议；、生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。2、业务专用章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。 五、印章的使用审批权限公司法人公章和业务专用章的使用均需遵照以下审批权限：1、与地方政府签订的有关协议、协定等，须由公司分管领导审核，总经理审批后用印，重大事项报公司董事长和上级单位批准后，方可用印；2、公司颁布的各类文件、函电，物资采购和产品销售业务范围以外的合同、协议，由经办部门在相关部门会签后，报公司总经理批准后用印；3、定期向政府和行业主管机关申报的会计、财务、税务报表及其他报表，可由总经理授权公司分管领导审批后用印，未经授权必须由总经理审批，授权书需详细载明授权范围、时效、被授权人等事项，授权书必须由办公室负责人确认后，交用印保管人存档一份，超越授权范围和授权时间的不得用印。4、对外证明（申请）、介绍信等，由申请人填写申请单，经所在部门分管公司领导审签，报总经理批准后用印；5、各类对外的文件、报表等相关需用印的报件，均需填写用印申请单后，经公司相关领导审批后，再递交总经理审批后，才能用印；6、印章保管人按上述具有审批权的人员（或其授权人员）意见决定是否加盖印章。因情况紧急，需在外的审批人审批时，可先以传真件审批后用印，如无传真可致电请示，经审批人同意或口头授权其他公司领导审批后可用印。审批人返回后经办人应及时补办审批手续。7、用印人用印后还需在印章管理部门履行用印登记手续，重要用印件必须在办公室留存相关原件；六、印章的日常管理1、公司的法人公章和合同专用章由办公室管理并指定专人保管；财务专用章由财务部门管理并指定专人保管。2、用印位置恰当，文字端正，凡落款处加盖印章都要“骑年盖月”，以保证用章质量。3、保管人盖章，应检查拟盖印章的公文材料是否被批准，同时做好盖印时间、部门、经办人、事由摘要等内容记录，原始盖印核准件由保管人妥善保存、备查。凡不具备批准手续而用印的，将视情节追究责任。4、保管人差假，印章管理部门应重新指定他人掌管，代理人应承担保管人差假期间盖章责任。5、申请使用印章的部门违反本规定或申请用印的内容有损公司形象或经济利益时，保管人（代理人）有权拒盖印章，并及时向分管领导或总经理报告。6、严禁在空白介绍信（白纸张）上加盖印章，特殊情况需加盖印章，经公司主要领导批准。7、盖章必须由保管人在办公室内进行，用后锁好，防止丢失。确因工作需要，法人公章携出公司以外使用，经总经理批准，在规定的范围内使用，并专人妥善保管，确保安全。七、用印报告制度1、用印保管人需对法人公章的用印登记情况进行定期整理，根据用印范围、种类，定期编制用印报告。2、用印报告须详细载明流水号、用印文档名称、主送单位（协议方）、用印日期、审批人、经办人、用印份数、文件办结情况（有效性）等事项。3、用印报告每季度编制一次，由保管人、办公室负责人签字确认，加盖办公室印章后，报总经理阅后存档。4、保管人、办公室负责人须对用印报告的真实性、完整性负责。5、业务专用印章保管人应参照法人公章用印报告，每季度编制部门用印报告，交部门及公司主要领导阅后存档。八、印章的更换及停用1、机构（部门）名称更换或撤销时，相关印章应立即停止使用，并发文通知相关单位，保管人应及时将印章交办公室登记、销毁。2、销毁印章必须报公司主要领导批准及上级单位批准后，并由印章所属部门和办公室派员监销。3、印章销毁前应留下印模存档，以便日后查考。九、附则1、本办法自下日起执行，由公司办公室起草并负责解释。2、附：用印审批单、公章用印登记表四、行政车辆管理暂行规定一、总 则1、为强化行政车辆管理，确保安全运行，保障合理使用，杜绝公车私用，降低费用开支，特制定本规定。2、公司办公室为行政车辆的直接管理部门，负责车辆的安全、维修、年检、缴费、事故处理及日常管理工作，由专人负责调派，其他任何部门和个人无权私自调度行政车辆。二、车辆调度1、车辆调度的原则是保障公司各项工作用车，其管理任务主要是合理调配、有效利用，减少不合理用车。2、车辆使用范围：公司对外接待、重大活动以及公司领导和部门主要负责人公务用车，因工程建设、生产经营工作所需的专项必须用车或紧急用车。3、原则上所有用车，用车部门均须提前半天向办公室申请，辖区范围以外100公里范围以内用车必须提前半天向办公室申请，100公里范围以外用车必须提前一天向办公室申请。办公室根据对外工作联系的实际需要，区别用车的轻重缓急、路程远近等具体情况，酌情合理安排车辆。4、短途用车可不填写用车申请单（附后），但须由用车部门负责人联系，口头向办公室申请用车，由办公室统筹安排用车。小车班负责建立短途用车出车台帐，督促用车申请人在每次出车前填写短途用车登记表（附后），出车后由乘车人签字确认。5、中长途用车车辆调度一律使用用车申请单。用车部门在用车申请单上填写申请部门、申请人、乘车人数、用车时间、地点、用车事由等。驾驶员在出车回来后须及时填写车型、驾驶员、公里数、实际出车时间、实际返回时间以及路桥费等栏内容，并由乘车人和办公室负责人签字确认，以此完善用车申请单，并及时交小车班班长归档。6、加强车辆管理，使用车辆必须履行行程确认手续,乘车人用车后应在驾驶员工作日志单（附后）上签字确认，办公室秘书和小车班负责人须做好月度的行程登记审核工作。车辆调度流程如下:用车部门申请人填写用车申请单部门负责人签字办公室领导签字办公室通知驾驶员做好准备(将乘车人要求信息告知驾驶员)驾驶员凭用车申请单发车或得到办公室口头许可后发车。重要的长途用车须经分管办公室工作的公司领导审批。7、多部门在同一时间段内申请用车至同一方向或目的地，车辆调度应本着节约的原则，尽量调节乘车人数，用最优化的方式、最少的车辆完成工作。8、紧急工作用车，用车部门须及时通过电话向办公室联系申请用车，得到同意后由办公室安排驾驶员出车。而驾驶员必须在得到确认后方可出车，否则视同驾驶员私自出车。所有紧急工作用车，用车部门事后必须在次日内补办手续。各种生产检修以及重大突发事件处理用车视具体情况而定。三、车辆管理1、车辆由专人驾驶，如需由他人驾驶的，由办公室安排并应妥善进行交接。未经办公室同意，不得将车辆私自交给他人驾驶，否则造成一切后果由驾驶员本人承担。2、部门用车时，驾驶员应在规定时间内返回公司，如需延长用车时间，必须办理相关手续，做到事先通知办公室。若因用车人员工作拖拉，延误返回时间，驾驶员有权按期空载返回公司。3、驾驶员应按规定行车路线行驶，乘车人员不得无故要求驾驶员绕道行驶。驾驶员应服从办公室的调度管理，严格执行办公室指定的出车任务，未经办公室同意，不得擅自出车或改变出车时间、路线、地点。上班时间内返回应及时告知办公室，以便工作安排。4、 驾驶员应做好车辆的维护与保养工作。坚持勤检查、勤保养，保持车容整洁、车内空气清新、无杂物灰尘，使车辆始终处于良好的状态。四、车辆维修 1、驾驶员要严格按车辆修理程序进行报批，坚持先申报、后维修的程序。车辆修理程序如下：2、故障检查。如发现车辆有故障，小车班要组织驾驶员要进行故障分析或到办公室申请指定维修厂家进行故障鉴定。3、维修询价。驾驶员对需更换的配件，选择两家以上维修厂家询价，并认真填写车辆维修申请表（附后）。4、车辆维修。维修申请经办公室审核，公司领导审批，按申请表项目进行维修。5、车辆验收。驾驶员本人负责填写维修验收单，驾驶员应将更换的零配件带回，并报办公室确认。保修期内出现问题，由驾使员负责索赔解决。五、车辆费用管理1、修理费用：车辆修理清单每月由驾驶员或修理厂家反馈到小车班，根据已审批的车辆维修申请表进行核对，然后由办公室进一步审核。经审核后通知修理厂开具增值税发票，填写申请汇款单，由办公室负责人签字，报公司领导审签后核付。办公室将车辆维修单复印后留存，并对各车辆维修项目进行建档备案。5000元以上的一次性大修费用须列入年度综合计划并报公司总经理审批。在修理过程中，不得购置与修车无关的配件、材料、清洁剂以及其他物品，否则不予报销或从责任人工资中扣除。2、油料费用：车辆一般应在公司指定加油站加油，加油站每月将加油单反馈到办公室进行统计确认，经办公室负责人审核和公司领导签批后，由财务部办理结算。外购油费用由驾驶员每月5日前将上月外购油发票签字后，小车班对发票进行统计、汇总、初审，然后由办公室审核登记，办公室负责人审签后到财务处报销。3、出车差旅费：驾驶员每次出长途车时，应保存好相关过路费、过桥费、住宿费、停车费等票据，住宿费应有正式商业发票，洗车费发票用其它发票代替必须在发票上注明。出车费用报销应根据出车情况认真填写，经办公室负责人审核后，方可报销。六、附则1、本暂行规定由办公室起草并归口管理，自下发之日起执行。 五、对外接待管理暂行办法为提升公司形象，规范接待管理，提高工作效率，特制定本办法。一、接待基本流程公司办公室作为对外窗口，全面负责公司内外接待活动，各部门应配合办公室做好接待工作。接待事务工作分为接待上级领导、政府人员、技术协助与工程安装人员、以及公司会务接待等。1、上级领导视察根据上级领导来公司视察的目的、性质，结合本公司实际情况，拟定接待方案。（1）上级领导来公司视察，办公室应提前与对方的联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。（2）拟定接待方案，提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。（3）确定接待规格、主陪人，办公室准备会谈时必要的茶水、毛巾和水果等。（4）视察结束后，通知相关部门做好送行工作，必要时由办公室安排食宿。2、政府人员（1）根据其来公司工作项目和内容，由相应的主要对口部门负责与对方联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。如需用车接送，应及时通知办公室安排车辆。（2）拟定接待方案，对口部门应提前准备检查时所需的资料、物品，通知公司领导或相关部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。（3）确定接待规格、主陪人，办公室或对口部门准备必要的茶水、毛巾及水果等。（4）会客结束后做好送行工作，必要时由办公室安排食宿。3、技术协助与工程安装人员的接待按有关协议或合同办理。4、进厂考察、参观或协助本公司工作的人员，由接待部门通知办公室领取安全帽，结束后送回。二、会务接待1、公司召开的大型会议活动，由办公室拟订详细的接待方案及费用计划，安排会务接待，各单位积极配合做好相关接待工作。2、公司各职能单位组织召开的各类专业性较强、涉及面不大的一般性会议、培训等，由各单位自行安排接待，办公室根据需要予以配合。如发生费用，事前必须申请，公司总经理批准后实施。三、就餐管理安排就餐应明确接待目的及对象，本着从减节约的原则，有效控制经费开支，非业务工作关系的一律不予安排就餐。1、各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行“工作餐”制度，即各部门在办公室领取就餐券（中餐），按月划账结算。2、凡因工作需要，确需在外进行业务招待的，由招待部门填写“来客招待申请单”（附件二）经公司领导批准后方可用餐。填写“来客招待申请单”时应注明招待事由，来客姓名、职务及陪客人员等。公司领导招待时由办公室申请招待手续。3、实行先填“来客招待申请单”后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续，无“来客招待申请单”的，办公室不予结算，费用由签单人自理。4、接待标准（1）来客确需宴请并有公司领导参加，原则上按以下标准：公司外就餐 100 元/人，公司内就餐 50 元/人。特殊情况超过标准须有公司主要领导签字审批。（2）公司各二级单位宴请标准：一律控制在 50 元/人以内。（3）对来公司联系工作的一般人员实行工作餐制，标准 20 元/人。（4）陪客人数：来客人数在10人以内陪客不得超过4人（司机除外）；来客超过10人，陪客人数酌情而定。四、附则1、本办法由办公室编制，并负责解释。2、本办法自下发之日六、办公用品、用具管理暂行规定为进一步强化办公用品、用具管理，做到合理采购、严格验收、妥善保管、定额发放，降低办公费用开支，实现效益的最大化，特制定本规定。一、范围 本规定所指的办公用品、用具是指除劳保用品、工器具之外的非生产用的易耗类办公用品、非易耗类办公用品、印刷品、办公设备耗材、办公用的家器具等。1、易耗类办公用品：即常用办公用具，包括铅笔、刀片、胶水、回形针、大头针、图针、直尺、笔记本、信纸、信封、标签纸、橡皮、钉书针、墨水、墨汁、印油、圆珠笔、圆珠笔芯、修正液、电池、复写纸、白板笔等；2、非易耗类办公用品：即相对价格较高，供有关人员专用或部门公用的办公用具，包括：钉书机、打孔机、计算器、剪刀、裁纸刀、笔筒、印台、文件夹、文件袋、茶杯、白板等。3、印刷品：即职能管理部门所需的各种管理表格单据以及生产管理统计台帐等。如办公室管理所需的请（调）休假单、考勤表等，如财务处所需的费用报销单据等。4、办公设备耗材：即打印机、传真机、复印机所需的墨盒、碳粉以及因维修所需更换的零部件等。5、办公用家器具：即办公桌、椅、文件柜、空调等家器具、电器。二、职责1、办公室全面负责办公用品、用具的计划、采购、验收、保管、发放等环节管理以及检查、考核，包括办公用品、用具费用计划的申报。2、印刷品的订制由办公室负责，保管及使用由各相关部门自行管理。三、计划编制办公用品用具的采购计划按照年度费用计划与月度采购计划相结合办法进行。1、年度计划、年度计划由各部门向办公室申报，申报的依据是核定的发放标准和财务部下达的成本计划。、办公室根据上年度执行情况及库存量，综合平衡后提交下一年度办公用品费用计划。、年度计划经批准后纳入公司年度综合计划，各部门据此分解，确保在计划范围内使用。2、月度采购计划、每月25日前，各部门指定专人填制办公用品用具申购单申报次月办公用品使用计划，经部门主要负责人签字后报办公室审核，办公室根据库存及各部门申报计划拟定公司月度采购计划，经公司领导批准后采购。、办公用家器具的采购计划由各部门报办公室，经办公室审核汇总经公司领导审核后报杭州代表处审批，办公室负责购置。、印刷品的印制采购计划由各部门于每月25日前报办公室，经办公室审核汇总并报公司领导批准后，由办公室办理。四、采购1、办公室根据批准月度采购计划实施采购。2、办公室应确定专人负责，并进行比质比价后选择定点采购。3、按照“谁采购、谁负责”的原则，采购人员必须对物品质量负责。五、验收、登帐与保管1、购进的各类办公用品、用具，必须由保管人员依照采购计划单和办公用品销货清单进行验收、清点入库。使用部门有权对申购用品的质量和数量进行查验，不符合质量、规格要求的，有权退回或拒领，办公室对退回的用品和用具要及时联系退货或更换。2、购进的各类办公用品、用具，必须及时登记办公用品分类明细帐（活页帐册），并保证帐实相符，切实做好物品发放登记。3、办公室要做好办公用品库房的管理以及办公用品的实物保管，做到防火、防盗、整齐、清洁，禁止非工作人员进入库房。财务处对办公用品的登记、发放、保管及办公家具等低值易耗品的使用保管等情况要进行不定期督查，并将督查结果列入考核。六、办公用品的配置1、日常办公消耗品如笔、墨、信笺（封）等，各部门可根据岗位设置和业务性质进行申报，由各部门根据批准采购计划领用。2、打孔机、订书机、文件夹、计算器等专用物品由办公室统一配置，供各部门统一管理使用。3、档案盒的配置，根据各类技术资料、文本、文件、财务档案等保管需要，按部门实际情况配置。七、办公用品、用具的领用和发放1、办公用品，按月定期发放，各部门在领用办公用品时，须认真填写办公用品、用具领用单，经部门主要负责人签字后于每月5日前交办公室审批、划价、核发。领用单一式两份，一份交办公室，一份留存领用部门备查。2、计算器、电话机、绘图仪（具）、订书机、打孔机等非易耗类专用办公用，办公室要实行台帐管理，领用时应交旧换新。3、各部门应建立内部明细的办公用品、用具发放登记表，确保部门领用的办公用品能真正发放到位，用到实处，杜绝各部门建立办公用品小库房。八、费用的分摊1、办公用品、用具费用，由办公室统一管理、控制，每年根据财务部下达的办公费用及各部门的实际工作情况，核定各部门费用定额考核标准。2、各部门申购的办公用品、印刷品和计算机、复印机、打印机与传真机的耗材、维护修理费用由各部门自行承担，并列入成本费用考核。九、使用、调整和更新1、为保证公司各类办公用品、用具的安全，各部门有责任加强对价值较大的办公桌椅、沙发、橱柜、电话、电扇等的保管和使用，要防止遗失、偷盗及不应有的毁损现象。对非正常性的短少丢失，该部门要照价赔偿。2、下列用品、用具必须满足以下的使用年限，才能予以更换：、计算器，规定使用期为2年以上（含2年）；、订书机，规定使用期为1年以上（含1年）；、打孔机，规定使用期为3年以上（含3年）；、绘图工仪（具），规定使用期为5年以上（含5年）。3、各部门未经办公室允许，不得擅自调剂本部门管辖范围的办公用品、用具，办公室调换各部门的办公用品、用具，应下达调剂通知单，并实时变更管理台帐，保证帐实相符。十、办公用品、用具的年终清查年末，办公室应组织公司各部门，对所属办公用品、用具进行清查，填报资产清单。对短少、丢失、毁损的情况，要查明原因，酌情处理，并提出书面处理报告，报公司领导审查，需补充更换的再按本规定办理购置手续。十一、附则1、本办法由办公室起草，并归口管理。2、本办法自 年 月起开始实施。附件1 办公用品、用具申购单附件2 办公用品、用具领用单（两联单）附件3 办公用品、用具发放单七、信息报告管理办法一、总则1、为健全、规范下属企业的信息记录、存档、报送等程序，建立信息畅通通道，便于上级单位及时掌握各企业生产运营、工程建设及突发性事件等情况，保证上下信息传递及时、信息资源共享，工作步调一致，特制订本办法。2、本办法将根据企业不同的发展阶段和管理需要，对本办法中的报告内容、报送对象等不时作出调整。二、适用范围：本规定适用于各部室及下属各子公司。三、常规信息报告1、综合性信息：月度工作总结及计划、办公会纪要、半年/年度工作总结、季度工作简报、公司年度大事记、公司各类文件、公司重大决议、地方重大协议等；2、专业管理信息：工程简报、销售、生产、质量日报/月报、月度生产经营分析报告、年度生产经营计划、人力资源月报表、月度财务报表、年度财务预算计划等等；3、各类信息的内容范围、编辑形式及报送时间等具体要求，根据各专业管理部室要求确定。四、重大事项信息报告1、安全事故对发生死亡、重伤以及2人以上轻伤事故，应立即电话报告生产运营部和行政部，事后以书面形式报告。2、群体性事件企业内外人员干扰生产、办公，造成窑、磨主生产线预计停产8小时以上，或单一工序（如矿山、码头）停产1天以上；企业内外人员影响正常办公、生活、厂区交通秩序等达8小时以上的；应立即电话报告行政部，事后以书面形式报告。3、重大来访、接待地方政府安排的副部级以上人员的政府领导参观、调研及与总部有密切关系的重要客人的参观、调研，在取得信息时应及时电话报告行政部，并及时获取来访日程安排，传真至行政部。4、重大设备事故熟料、水泥主生产线因突发性原因（设备故障、操作故障、自然灾害等）停机预计1天以上，应立即电话报告装备部，事后以书面形式报告。5、重大质量事故对影响较大的质量事故，要立即电话报告生产运营部，并以书面形式报告至经理部。6、其它重要报告事项、子公司的公司领导、二级部门正职等人员提出离职请求，应立即电话报告行政部。、法院、外单位提出法律诉求，应立即电话报告行政部。涉案金额较大的，应报告总部分管领导。、其它对公司生产经营造成较大影响的事件，引起公司财产损失，如盗窃、盘库亏库金额在10万元以上等情况，应电话报告行政部。、对外重大协议、合同签订及超越日常生产经营管理范围的事项应及时报告。五、报告流程及报告要求1、常规性信息：原则上按正常沟通渠道，按规定时间上报给相关的专业管理部室，由专业部室呈报公司领导，文字性的报告材料如办公会纪要、决议等，须编制统一的流水号，包括年度的期数、总期数，便于存档、查阅。2、重大事项信息报告：要求第一时间向地方相关部门、杭州本部相关专业部室、杭州本部分管领导汇报，并要求及时以书面形式专题向杭州本部报告。六、 附则1、除本规定中需上报的信息外，总部各专业管理部室要求上报的信息，仍按有关规定上报。2、各子公司应指定专门的部门负责定期报送有关信息、报告，年度结束时，须及时将上报材料进行整理，由公司统一归档。3、本规定自下发之日起实施。八、公司办公会管理暂行办法为进一步规范办公会管理，提高会议质量，建立重大事项民主集中制的议事机制，切实发挥办公会在公司生产经营和管理过程中的重要作用，特制定此办法。一、各单位主要负责人要高度重视公司办公会的定期召开。要自觉养成集体议事的习惯，凡是公司重大事项要一律提交公司办公会讨论决定。各子公司办公会原则上每月不少于一次，参会人员原则上为班子成员，也可视会议议题扩大到二级部门主要负责人。会议一般由公司主要负责人主持。二、办公室要认真做好会前准备工作。会议召开前，要充分征集办公会议题，经本公司主要负责人审定后，提前下发给参会人员。三、根据办公会议题安排，办公室负责人要督促相关部门做好汇报材料的准备，会议召开前收集整理好汇报材料并编号印发。四、参会人员会前要对照办公会议题，认真做好准备，必要时要做调查研究；会议发言时要力求观点明确，重点突出，言简意赅；主持人要根据与会人员意见，进行归纳综述，形成可操作性强的结论性意见。五、办公室负责人负责会议的签到和记录。会议记录要一律使用会议记录纸和钢笔或碳素笔，记录内容要全面、真实，严禁改变发言人的原意。六、会议结束后要尽快形成办公会纪要，会议纪要要力求做到文字精炼，内容简洁，重点突出。纪要由公司负责人审定后于会议结束后3日内下发，同时，将电子版及时报送行政管理部。七、办公室负责做好会议议定事项的跟踪督办工作，并于下次办公会前通报落实情况，形成管理闭环。八、办公室负责人要及时将会议签到表、会议议题、会议记录、所涉及的汇报材料、纪要签发稿等整理存档；第二年移交档案室保管。九、附则1、本办法由办公室起草，并归口管理。2、本办法自下发之日起开始实施。九、治安保卫管理暂行办法 为切实加强工厂治安保卫工作，打造一支威严的治安队伍，维护工厂正常的生产工作秩序，保障公司物资财产安全，特制订此暂行办法，具体如下：一、总则1、治安管理要遵循“群防群治，以防为主，打防结合”的管理方针，治安保卫由办公室归口管理，各部门负责部门内部安保工作。 2、治安管理坚持人治与技防相结合，各工厂要形成封闭式的厂区治安条件，要建立自己的治安保卫队伍，条件成熟时要建立视频监控系统，形成“人、物、技”多层次的治安防范网络。3、办公室要成立治安队，主要职责是门卫管理、治安管理、消防管理、厂内交通管理、案件管理及工厂秩序维护等。二、治安队建制 1、设立队长（治安主管）1名、副队长1名。2、治安队员：大门岗哨按4人配置，固定哨按2人配置，巡逻岗按2-3人/班次配置，具体根据实际情况确定。 3、保安人员基本条件、品行良好，忠诚于本企业，无社会不良记录；、热爱保卫工作，工作积极主动，无私无畏，工作责任心强；、身体素质过硬，成熟稳重，中技以上文化，年龄在20-35岁之间，身高1.70以上，退伍军人优先考虑。4、队伍管理、利用早班交接班之际，建立早操军训制度，提升队伍的精气神；、建立班组交接班例会、治安队周例会制度（办公室分管领导参加），通过会议统一思想，严肃纪律；、值班门卫、巡逻岗要定期予以岗位轮换，对不能胜任工作的要及时予以辞退或调离治安队伍。三、门卫管理1、值勤人员须认真履行岗位职责，阻止闲散人员进入生产区域和重要部位，防止窃密、偷盗等损害公司利益的行为发生。2、工作时间不得私自会客，确需接待的，须经过批准，禁止员工私自携带无关人员进入生产区域和工作岗位。3、对外来人员须礼貌询问清楚，并检查证件，同时与接待单位联系确认后，按规定进行登记，并要求客人在同一门岗登记进出。4、严格执行物资凭证出门制度，产品、物资出门必须开具出门证，值勤人员须认真查验，手续不全不得放行，对违规行为进行调查处理。5、外单位机动车辆因公进厂，须停放在指定位置；任何车辆出厂均要检查，如有可疑物体，不予放行。6、门卫值勤人员基本要求、保持周围环境干净、室内卫生整洁，物品摆放有序；、坐立姿势端正，警容严整，待人态度和蔼，文明用语（您好、请、对不起等），重要客人要予以立正敬礼；、认真履行职责，