集团会议管理制度.docx

会议管理手册一、 总则1、为使集团的各项工作会议有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，特制订集团会议管理手册。2、 本手册适用于集团与外部公司或集团内部各类型的会议二、 会议通知1、 会议组织部门应在会议前发出会议通知，一项会议的召开必然涉及到其它部门或其它公司人员的相应工作安排和时间资源的占用，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；经上级领导批准后，在开会之前传达给所有与会人员。可使用电子邮件形式发出。会议通知应包含以下内容：1) 会议主题：明确说明举行此次会议要达到的效果；2) 会议时间：包括会议的开始时间和结束时间； 3) 会议地点：明确标出会议室名称；4) 参会人员：明确告知列席的部门人员姓名和职务；5) 会议议程：会议内容的概略安排，关于议题安排具体事项；2、 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。三、会前准备1、 议题议程的准备：主持人或发言人将要提供用到的文件，纸质或电子PPT以及有准备的发言稿都应提前准备。2、 会议召集者就议题准备充分的资料和信息，拟就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人。3、 会场布置：与行政部预定好会议室后，提前布置会场，根据不同会议的形式确定桌形的摆放。1) 回型式桌形：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，中间通常会放置较矮的绿色植物，如果有投影仪，用一个小桌子放置在最前端。适用于研讨会类型的会议，前方可设置主持人的位置，以方便不同位置的参会者发言。2) U字型桌形：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。此种桌形容纳人数较少，适用于小范围的培训会、研讨会、演讲。3) 剧院式桌形：在会议室面向讲台整齐摆放一排排座椅，中间留有较宽的走道。此种桌形容纳人数较多，适用于全体员工会议、演讲、培训会等。4) 课桌式桌形：会议室内将桌椅按照排整齐摆放，按教室式布置会议室，课桌式便于参会人员作记录，适用于研讨会、培训会等。5) 鱼骨型桌形：将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，在桌子的周围摆放座椅，组与组之间留出走路的间隔，使整体样式显现出一种鱼骨的形状。 适用于分组讨论的会议内容。 4、会场环境整洁干净，所需仪器设备提前到位并调试正常。摄影摄像、席卡、纸笔、茶水、鲜花等物品根据具体会议要求提前准备。5、大型会议的准备和布置可交由指定人员负责。四、会议议程1、 主持人或会议召集者事先安排好与会人员座次，将席卡摆放到位。2、 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。3、 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变。4、 会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。五、会议纪要1、 会议记录员要在会议进行期间认真进行，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。会议的议题、决定、决议等重要内容，记录必须准确全面。2、 会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，形成会议纪要，交由主持人或上级签字。3、 会议纪要由记录员送达抄送人员，转发到各与会部门/人员。4、 会议纪要应及时、规范，按分级管理要求分发、存档。六、会议考勤1、 与会人员必须严格遵守会议时间，不得无故迟到、早退或缺席。会议主持人必须严格按会议召开时间主持会议。2、 与会人员如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。3、 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。七、会场秩序与礼仪1、 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。2、 与会人员均应保持良好的会风，应坐姿（站姿）端正，注意言谈举止，发言力求言简意赅，认真聆听，禁止交头接耳开小会。3、 会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态，认真听取会议内容并做好记录。4、 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。八、会议结束1、 如集团外部与会人员来访会议，会后安排拍摄人员，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。2、 安排保洁人员对会场的后期整理和清洁工作。3、 如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店确定到场时间，并指定人员做好陪同和接待工作。九、保密事项1、 会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。2、 与会人员及记录