开票人员管理制度

1 / 6 开票人员管理制度 开票员工作是为实现销售的重要环节，同事肩负着公司对外联系的重要责任，是窗口部门。开票人员服务态度的好坏、工作责任心的强弱，都会直接影响到公司的利益及对外形象。开票人员的工作单一而繁琐、枯燥而乏味，因此，开票人员要提高工作激 整好心态。 为使开票工作明确化、规范化、程序化，达到工作职责分明，简单易行，特制定一下开票员管理办法。 一、 思想品德素质要求： 1、 思想道德品质好，遵纪守法，自觉维护公司利益，遵守公司的各项规章制度。 2、 为人正直 、诚实、工作责任心强，尽职尽责。 3、 待人和善，不拉帮结派、搬弄是非、造谣生事，影响公司团结与和睦。 4、 严守公司机密，不得做有损公司形象或利益的事。 5、 工作中与上下级之间，各部门间要积极配合，要善于沟通，尽量避免发生误会，如产生误会和矛盾，应积极消除误会和矛盾，努力创造一个和睦的、团结的工作环境。 二、 工作技能与业务素质要求： 1、 熟悉电脑操作，达到一定的汉字输入速度；懂得一些基础的电脑应用维护知识及故障排除技能；熟悉打印机的使用。 2 / 6 2、 能熟练使用财务开票系统软件进行开票、查询、建立客户档案资料、统计资料。 3、 熟悉公司各种品牌货物所在仓库。 4、 熟悉公司各种品牌货物的所有型号、配套产品。 5、 逐步熟悉公司各品牌货物的花色。 6、 熟悉各类货物的价格。 7、 熟悉各品牌的销售客户。 8、 熟悉个别客户的特殊价格。 9、 能熟练接听电话，并做好电话记录。 10、能按公司规定的要求及工作程序有始有终地完成工作。 三、 工作要求描述： 1、 对货物的熟悉方面：要求熟悉公司所有货物所在仓库，在客户报货物编号时就能第一时间知道是什么品牌，有没有该型号，如果是内墙砖，该型号的配套产品是什么，什么价格；要求逐步做到在客户不知道型号，报什么花色时，开票人员也能迅速知道是什么型号。 2、 对客户的熟悉方面：要求熟悉每个客户所在区域，每个客户所销售我司什么品牌，如果该客户没有销售该品牌，在未征得营销总监或市场总监同意的情况下，不得将未销售品牌样品或货物开票给该客户。 3、 熟悉客户的信用程度，对于信用度差的客户，协3 / 6 助分销业务员、出纳 员进行欠款控制。 4、 熟悉客户销售门店的电话号码，以及与我司主要联系人的声音，熟悉为客户提货的提货人或司机。 5、 能熟练地接听电话，进行电话记录，做好客户交代的事。设立 2 本记录本，将电话记录本与订货本分开，开票人员应有电话记录的习惯，如客户交代的事情需其他人员配合货完成的，应做好交代工作，保证客户交代的每一项事情都有人完成。 6、 对于大客户，一次性所要装货物较多，原则上我们要求客户以传真的形式报货，如不能用传真报货而用电话报货的，我们需在记录完毕后，重复报一遍给客户确认有 无错误，并将记录时间，记录人，什么时间提货都记录清楚。对于已开单提货的，要将记录勾掉，以免造成重复开单发货。 7、 对于客户晚上提货的，我们尽量要求客户在下班前将货物报过来，确认晚上会装货的，开好票据，注明是收现金还是欠款，并向仓管员做好交代。 8、 开票员实行轮班制，分两班即早晚两班开票，早班 8 点上班，下午 5 点半下班，晚班 8 点半上班，下午 6 点下班。晚班的一班为当天主要开票，另一班为接听电话，做电话记录，查询货物，并同时负责处理 处理临时事务等。 9、 交接 括开票人员之间的交接 上下班前与仓管员之间的交接，都应清楚，如因4 / 6 交接不清造成的差错及损失，将分清责任记入考核。 10、服务态度方面，接听电话应声音清楚，礼貌、不卑不亢，对客户和气生财，始终坚持客户就是上帝的宗旨，对于个别客户有时的不礼貌言行，我们要尽量以平和的态度去对待，对于太过分的客户，我们也要和他讲道理，不能对客户大喊大叫，或在电话里骂人；对于客户交代的事，要记清楚后才能挂电话，严禁对方电话未讲完就先挂电话。 11、对于 客户的抱怨与牢骚，如因我司配合或者其他原因而发生的问题，我们要耐心地解释，不能对客户发脾气；对于客户的投诉，我们要坚持 “ 有则改之无则加勉 ” 的态度；公司会本着实事求是的原则，了解事情的是非曲直去解决问题。 12、对于业务人员要求开票人员控制如货源、价格、欠款等，我们要清楚地记录，并协同配合控制。 13、对于客户退货，要求必须是仓管人员填写收货清单，然后才能退货，不能根据业务人员或客户直接口头报货开退单，如果业务人员结账写明退货清单，开票人员要与仓库核对，要求仓库人员写收货清单才能退，对于业 务人员写的清单与仓库人员写的清单不符，则以仓管人员的清单为准，以保证公司仓库准确；但如果业务人员已与客户结账，则按退货物或差价开单退款，与业务人员退给客户的金额一致。 5 / 6 14、开票人员应配合出纳人员，做好销售收款、欠款控制，做到单、款准确，开票人员不得私自答应客户欠款。 15、开票人员要配合出纳人员做好每日单据清理核对，保证所答应单据与电脑里单据一致，以便于公司会计核算账目。 16、开票人员涉及公司客户、价格、销售状况等一系列公司机密，开票人员应自觉遵守公司的机密，不可将公司机密 外泄，在开票时尽量不要让客户在电脑前面，尤其是零售时，另外不可将查询的销售情况在公众场合进行讨论，以免造成公司机密外泄。 17、对于陶艺轩产品提货，在确切知道厂方库存后，应先开销售单再开提货单，保证提货与销售相符，减少差错，开厂方提货单时应将编号前的字母填写清楚；如果要求调货的，注意采购与销售相符，以免造成公司损失。 18、对于新增客户的资料，应要求业务人员填写清楚客户资料，并要求开票人员在建档资料时将客户所属部门、地址、联系方式都填写进档案资料。 19、每月定期召开