《行政办管理实务》doc版.doc

第二章 行政办管理实务2.1 行政办组织结构和行政办简介2.1.1 行政办组织结构总经理1人总经办主任1人司 机3人总办文员1人电脑房主管1人电脑房技术员2人副总经理1人2.1.2 行政办简介 综合行政办公室主要是在总经理与副总经理直接领导下开展工作。基本职能是：协助酒店领导开展各项工作；协调酒店内外各项事务和关系；汇集各种意见和材料供酒店领导参考；管理酒店领导安排的相关事项；监察各部门工作的完成和执行情况，将出现的问题及时向酒店领导汇报。概括为：服务、协调、参谋、管理、监察。2.2 行政办岗位职责2.2.1 行政办主任岗位职责1、 安排总经理的日常行政事务，管理属下工作人员；2、 协助总经理协调好各部工作，以使总经理的决策得到贯彻和落实；3、 起草酒店的总结、报告、计划、决议以及对外公文；4、 安排行政会议和例行办公室会议，编写会议纪要和决议，跟查有关决议的贯彻执行情况，及时将信息反馈给总经理；5、 根据档案管理和保密制度，及时将使用完毕的材料、文件进行回收、整理、分类、立卷、登记、装订、归档；6、 接听电话和处理往来函电，对重要电话要做好记录，要将有关信息及时向总经理和有关方面通报；7、 根据总经理的指引编排好重要活动日程表，做好来访客人、重要会议、活动的预报，安排好各项接待活动；8、 培训、督导属下工作人员，提高属下人员的工作能力；9、 每天对各部门上报的请示、报告、通知等文件进行登记后及时呈送总经理审批，将总经理已经批示的文件分送有关部门，并督促跟办；10、完成总经理交办的其他工作。2.2.2 行政办秘书岗位职责1、 根据总经理、副总经理的指引，在行政办主任的指导下，完成各项工作任务；2、 将当天需要处理的文件、资料分类送总经理审批，并及时将总经理批出的文件在文件簿上登记后分发各有关部门（急件应即到即送）；3、 向总经理汇报当天有关活动内容及主要工作，并按预先安排的活动时间通知总经理参加有关活动；4、 对总经理交办的事项进行跟查、落实，并把结果向总经理汇报；根据总经理的要求，做好会议前文件的准备工作及相关安排；5、 负责整理、处理及回复信件；总经理的私人信件须交其本人拆阅；6、 接听电话，认真做好电话记录，并及时向总经理汇报相关事项；7、 负责接待来访者，按总经理的批示和酒店有关规定执行接待任务；8、 协助行政办主任进行各类文书的起草、分类整理和归档工作，收集有关酒店的消息报道，做好剪贴、资料保存工作；9、 做好有关部门的协调工作，并及时把有关情况向总经理汇报。2.2.3 行政办电脑房主管岗位职责1、 全面负责电脑房的管理工作；2、 负责督控技术人员执行电脑管理规定和操作程序的情况，保证电脑主机、各终端机、打印机的正常试用；3、 负责检查并完成电脑收款机的零配件储备工作；4、 负责督导技术人员对电脑收款机等设备的巡检和维修保养工作，遇有故障，及时排除；5、 负责企业应用软件的二次开发与项目实施、参与技术框架的设计改进及技术运用、协助管理层优化软件开发流程、按时完成指派的软件开发工作任务；6、 负责培训终端机操作人员，对本工作任务的质量和进度负责；7、 负责与有关电脑公司的业务联系和洽谈；8、 完成财务部经理安排有关电脑方面的其他工作。2.2.4 行政办电脑房员工岗位职责1、定期检查服务器运行情况，并做好登记工作；2、负责酒店各信息系统的前期调研、技术要求、系统分析等软件工程工作；3、负责收集酒店各信息系统在使用过程中的错误及不合理的设计，并定期向软件开发商提出整改工作；4、负责集团公司各信息系统数据库的备份、整理工作；5、负责集团公司内部所使用信息系统的培训工作；6、负责向软件使用部门提供技术、服务支持，并督促使用部门及时、准确的录入数据；7、信息系统使用过程中，运用自己所掌握的知识，做好维护工作；8、负责集团公司各信息系统的二次开发,并配合使用部门完善、提高各信息系统的实用性；9、负责并做好软件开发商与使用单位之间协调、沟通工作；10、负责集团公司各信息系统的二次开发,并配合使用部门完善、提高各信息系统的实用性。2.2.5 礼宾车驾驶员岗位职责1、 工作对行政办主任负责；2、 负责到机场接送客人，准时准点地接送客人到其要求的目的地。3、 遵守各项规章制度，认真积极地完成每项接待任务；4、 遵纪守法，爱护车辆，对车辆进行车况和车容卫生检查，定期对车辆进行卫生清洁及消毒工作；5、 对客人以礼相待，服务规范，主动帮客人搬行李；6、 遵守交通规则，确保安全行使；7、 懂得车辆简单维修；8、 积极参加部门组织的业务培训，积极提升自身水平；9、 与同事之间团结互助；10、服从上级领导安排，完成各项交派的任务。2.2.6 班车驾驶员岗位职责1、工作对行政办主任负责；2、 负责到酒店及宿舍接送员工上下班，准时准点地接送员工；3、 遵守各项规章制度，认真积极地完成每项接送任务；4、遵纪守法，爱护车辆，对车辆进行车况和车容卫生检查，定期对车辆进行卫生清洁及消毒工作；5、遵守交通规则，确保安全行使；6、 懂得车辆简单维修；7、 积极参加部门组织的业务培训，积极提升自身水平；8、与同事之间团结互助；9、服从上级领导安排，完成各项交派的任务。2.3行政办岗位工作操作流程2.3.1 行政办电脑房岗位工作操作流程1、检查服务器、交换器是否正常工作，是否有错误代码出现；2、巡视一次计算机系统各终端、打印机、收款机是否工作正常，是否有不正确的操作使用，是否有带故障工作的设备；3、巡视一次UPS备用电池的供电电压和充电电流等；4、需检查国际互联网服务器是否正常工作，公司的网页是否能正常访问；5、接到报修电话，应问清报修的部门、设备的名称、故障的现象，并做好记录；6、在没有处理主机或其它紧急故障的情况下，应首先处理报修，并要亲临报修现场，检查故障原因， 处理故障；7、如遇到不能单独处理或涉及其它部门的故障，应请他人协助共同安成；如遇到影响各主机系统的故障，应报告当班主管、经理；如遇到需请外单位处理或需外修的故障，应先向部门经理申报；8、各部门安装、移动电脑或其外部设备，应在接到审批手续后再做处理；其它部门要求修改对酒店业务有影响的数据时，如房间总数、系统代码等应有部门书面通知，必要时要有主管的审批签字；其它部门要求增加、修改、删除各系统密码时，应有部门书面通知；9、报修完成后，应记录故障处理时间，处理方法及维修人签字。2.3.2 行政办驾驶员工作操作流程1、 申请用车：酒店各部门用车应提前一天办理用车手续，填写用车单，经部门经理签字后交行政专员（凡出市区的长途用车应提前两天申请，以便行政办统一编制长途用车计划，提高车辆使用率）；行政专员根据需要和车辆调度情况做出用车安排，用车安排必须确保酒店领导用车；酒店各部门使用商务车等须经行政办主任审批，夜间用车由值班经理审批；车辆出境，须经酒店总经理批准；各部门遇有突发事件或业务急需用车，按应急用车处理；2、 出车准备：驾驶员接到用车单后要仔细阅读，尤其是对等候地点、出车时间、乘车人及去向要了解清楚；领取车钥匙、出车路单和有关通行证；提前做好车辆内外的清洁卫生，检查储油量和水电及其仪表运转情况，符合要求再出车；3、 出车：驾驶员提前开车到指定地点，见到乘客要主动上前与其打招呼，并为客人拿行李，打开车门；待乘客入座，放好行李后，关上车门，发动车辆；在形式过程中，驾驶员必须严格遵守交通规则，确保行车安全；遇特殊情况不能按时回队的，应及时上报行政办主任并说明原因；4、 收尾工作：驾驶员完成出车任务后，将车辆停放在车库指定位置，关闭电源，锁好车门；回酒店填写用车日报表，包括去向、出车时间、行驶公里等；将车钥匙交回酒店，向行政办主任简单汇报出车情况；保管好出车任务单，月末交行政办主任统一结算。2.4 行政办管理制度2.4.1 总经理值班制度目的：该政策的目的是为了确保酒店的经营运作、行政管理能由酒店高级管理层直接参与和维护并有权做出决定。值班安排： 1、 值班时间1） MOD每日晚上21：00至次日早上8：00，若次日为节假日，须与节假日值班经理进行交接班，确保酒店正常营运；2） 值班经理在值班期间代表总经理负责酒店的正常营运，每月25日由总经办排定次月排班表。值班经理职责：1、值班经理应遵循“公平、公正、严肃、认真”的工作原则代表酒店履行值班的责任，负责保障酒店正常营运。2、代表总经理接待VIP客人、处理客人投诉、处理突发事件。2、 巡查各营业场所（营业时或营业后情况），督导员工正常工作，保证工作质量。4、巡查各后勤场所，保障客人和员工的安全。值班经理工作内容：1、 VIP客人的服务1） 按照VIP客人等级接待标准检查各项设施、项目及服务的安排和准备情况，如酒店客房、餐厅安排等。2）随时与相关部门保持联系，协调好各相关部门工作，参与VIP客人的接待活动。2） 跟进VIP客人在酒店的活动，保障服务质量。2、 重大活动（接待或活动）1） 跟进当天的重大活动，及时与相关活动负责人共同协商、沟通、配合和督导活动的进行。2） 安排次日重大活动的前期准备工作。3、 巡查1） 不定时在营业时或营业后巡查酒店各营业点（包括客房、餐饮、娱乐等）了解工作情况、经营情况、服务质量及安全保卫工作，并如实填写相关记录。2） 巡查后勤场所（包括办公室、员工更衣室、员工餐厅、酒店内外各公共区域等），检查后勤部门工作情况、保安保卫工作、卫生情况和员工的仪容仪表，并如实填写相关记录。3） 客人投诉处理如接到部门通报的重大客人投诉，必须立即赶往事发现场，了解投诉经过，并代表酒店予以妥善解决，必要时，及时报告总经理及执行总经理处理。同时做好投诉记录。4） 突发事件处理在巡查过程中，发生重大突发事件，包括火灾、水灾、台风、安全事故、车祸、供水供电中断网络、电话中断等，必须马上赶赴现场，同时积极安排和指挥有关部门及人员参加解决问题，并立即报告总经理及执行总经理，事后如实填写相关记录。5） 治安事件处理在巡查过程中，如出现治安事件或安全隐患，必须马上报保安部，要求协助或提醒保安部加强防范：如事件严重，除要求保安部协助外，须立即报总经理及执行总经理，并报派出所请求支援协助，事后如实填写相关记录。值班经理工作程序：1、 通知总机并确认个人联系（通讯）工具，到总经办领取值班日志，开始值班。2、 巡查时，每到一个营业点或后勤场所，都必须记录巡查时间，并将巡查情况如实写入相关记录表格。3、值班经理到前台随机抽取三个VC房房号进行检查。值班当天，可入住酒店客房作为夜间工作间，进入房间后要将房间号通知总机，以便联络。此客房亦作为检查房，必须做好查房记录。4、 填写值班日志，并将日志于次日值班结束后交至总经办。其他值班要求：1、 值班经理要求在当值时着装整齐、佩戴工牌。2、 值班经理必须保证通讯工具正常运作。3、 值班表由总经办排定，如需调换必须由总经办协调。4、具体轮值人员如下表： 酒店轮值人员职务职务执行总经理人力资源总监总经理总经办主任副总经理前台部经理副总经理餐饮部经理市场营销总监工程部负责人房务总监客房部副经理餐饮总监保安部副经理财务总监注： 以上轮值人员如有调整将另行通知 授权制度： 在处理客人投诉时，值班经理可按以下授权处理：1、 值班期间全权代表总经理处理客人投诉或重大事件。2、在处理客人投诉时，应以舒缓客人情绪、平息投诉事端为首要，并在表达酒店歉意的同时以保障酒店利益为原则。在处理投诉过程中如需要给予折扣或免单，值班经理视具体情况，请示总经理或执行总经理后予以相关的折扣或免单。3、可以直接调用酒店车辆接送有需要之客人或员工。可以直接要求部门经理和员工协助解决问题。4、 在处理重大突发事件时，应立刻通知总经理及执行总经理，并调动各部门人员参加抢险救治工作，以保障客人、酒店及员工财产及人身安全。在行使上述授权后，值班经理必须如实填写事件经过，以及处理结果。2.4.2 行政办呈文管理制度1、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确；2、呈文专题专用、内容明确，开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，酒店领导酌定；3、呈文由本部门秘书或呈文者拟定，核稿由部门经理负责，由部门领导写出具体意见，态度明确、简明扼要，末尾签名并注明时间；4、呈文格式、文号、题目、主管领导批示、呈文内容书写等符合格式规范，文号不得重复；呈文题目简明扼要、高度概括；主管领导名称不得借用“店领导”的简称；在主管领导名称后，另起一行，书写请示报告的主要内容；末尾签置呈文部门及时间；5、各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任；6、各部门呈文，需严格办理收发手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。手续不全，总经办有权不负责递送。2.4.3 行政办行文管理制度行政办秘书根据上级领导要求进行文件的初步编写，上报行政办主任审核；编写时应符合公文写作要求；行政办秘书在编写文件过程中，涉及其他部门的问题时，应征得有关部门领导同意并签字；行政办主任对文稿进行审核，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应令行政办秘书重新拟稿；文稿审核通过后，行政办主任报总经理审批签发。2.4.4 行政办收发文管理制度收文：1、收文登记：行政办秘书收到文件，检查无误后外来文件需附上文件处理单；文件处理，按照来文机关或部门进行分类、整理，在收文本上登记，写明收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等；2、收文批阅：文件登记后，行政办秘书呈酒店总经理审批；急件或重要文件，须在第一时间送总经理批阅；密级文件须做好传阅记录；3、收文办理、传阅：文件返回后，行政办秘书按批示意见，将需要办理的文件分送有关部门或承办人员办理；对需要有关部门办理的重要文件，定期跟踪进行督促检查并做好督促记录；对于需要传阅的文件，行政专员按批办意见将需要传阅的文件传阅，应先送主要领导和分管领导传阅，各部门间安排主管部门先看；领导阅文后要签字、注时，如有阅批意见，行政办秘书要按领导意见做好补办工作；行政专员要随时掌握文件的去向，并在文件阅完后进行检查；4、文件办毕处理：行政办秘书将无批示的文件按类别归档；将办理完毕的文件按不同分类、部门、序号分别进行归档；上级主管部门要求收回的文件须在指定时间内交回并办理相应手续；对没有存档价值的文件以及其他资料，经鉴定、批准后，行政专员方可进行销毁 。发文：1、拟稿：行政专员根据上级领导要求进行文件的初步编写，上报行政办主任审核；编写时应符合公文写作要求；行政专员在编写文件过程中，设计其他部门的问题时，应征得有关部门领导同意并签字；2、核稿：行政办主任对文稿进行审核，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应令行政专员重新拟稿；文稿审核通过后，行政办主任报总经理审批签发；3、登记、复印：文件经总经理签发后，行政专员将发送的文件进行登记（发文时间、发往单位、内容提要及份数）、编发文号、印制数量和发出办法；在确定签发文件和登记后，行政专员安装印刷要求将文稿印制成正式文件；行政专员在制成的正式文件上加盖单位印章；4、发送、归档：行政专员将要发送的文件按照发文登记的范围进行分发；发出文件时，行政专员建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错；行政专员将制成的正式文件连同文稿按文书档案管理要求进行整理归档。2.4.5 行政办文件传阅制度对于需要传阅的文件，行政专员按批办意见将需要传阅的文件传阅，应先送主要领导和分管领导传阅，各部门间安排主管部门先看；领导阅文后要签字、注时，如有阅批意见，行政专员要按领导意见做好补办工作；行政专员要随时掌握文件的去向，并在文件阅完后进行检查；文件传阅完毕，行政专员对文件进行整理归档。2.4.6 行政办档案管理制度1、随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷，归档；2、 文件整理原则：（1）制定一套能充分解决宾馆文件记录保存问题的档案制度。无论档案方法是按字母顺序排列，按题目分类，还是按地区、时间等等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便。因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好。对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目；（2） 要每天进行归档，以免资料堆积；（3） 熟悉自己的档案，了解各部使用的归档制度；（4） 每年要清理一次档案，及时清除不必要保存的材料；（5） 准确地做好文件索引档案，以便于文件的查找；（6）归档要注意整洁。归档前要先把资料进行分类，可先把材料按类别分组装入一个呆板卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免无谓的查找；（7）立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起；卷内页号一律在右角，案卷要有目录；（8） 秘密文件必须存放在密码文件柜内。3、案卷厚度一般在1.5厘米或2厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有自己的材料，要用纸加衬边；纸面过小的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；卷宗标题要表明作者、问题、名称。文字咬简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹工整；4、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟写案卷标题、填写案卷封面等工作，确定保管期限、装订、案卷排列、编制案卷名录等的清晰。档案目录主要由封面、全宗说明、卷宗目录、卷内目录组合而成；5、案卷按年代、机构顺序排列，永久案卷与长期、短期案卷分开保管，每个箱要边上顺序号及著名存放案卷年号和卷号；6、注意做好保密工作，档案室的设备要按国家有关规定设置，落实防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施；7、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全；8、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记；9、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。2.4.7 行政办档案借阅管理制度1、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿上登记后方可借阅；“秘密”级以上的档案文件须经酒店领导批准方可借阅；2、案卷不准借出，只供在档案室阅读；未立卷的文件及资料可借出；3、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还。如需再借，应先行办理续借手续；4、借阅档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。未经总经理和行政办主任批准，任何人不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏档案。否则，按违反保密法追究当事人责任；5、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能借离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章。2.4.8 行政办保密制度1、行政办所有人员都要有强烈的保密意识，工作做到三不：不该问的事不问；不该看的不看；不该听的不听；2、行政办所有文件都保存在档案室，文件的借阅需要登记，各部门若要借阅档案，必须办理借阅手续；3、总经办的内务情况，不得传播，不得造谣生事，影响办公室人员之间的团结。4、对在职员工的私人档案应严格保密，不得借人隐私进行中伤、攻击及一切有害员工身心健康的活动。5、不得泄漏酒店机密（如房价、经营策略等）。违反保密制度之任何一条者按规定给予处分。2.4.9 办公室消防、安全管理制度1、在办公室不提倡吸烟，酒店管理人员及员工应自觉遵守严格限制吸烟的规定，允许吸烟的办公室应设有烟缸，吸剩的烟头、用过的火源必须熄灭后放入烟缸，不得随手乱扔。打火机应避免在阳光和高压下暴晒暴烤；2、 办公室内不得存放易燃易爆物品；3、 未经保安部批准，未做好安全可靠的防护措施，办公室内严禁明火作业；4、办公室内的供配电设施及用电设备，周围30厘米内不得存放磁带、书刊、纸张等可燃物品；照明灯具与可燃物品安全距离不得小于50厘米，室内严禁使用电热器具。室内电源插头及接线板严禁使用三无产品，不得乱拉临时电线，墙壁每个电源插头拖带负荷总量不得超过2000瓦，接线板不准串接、搭接使用；不准将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接；5、办公室的出入口及消防通道应保持畅通，不得堵塞；6、办公室内废弃的可燃物品、办公设备及办公家具应及时清理或退库处理，不得乱堆、乱放，用过的废纸应放在纸篓内，并及时清除、及时清理或销毁无用资料及文件；7、室内的消防探头、喷淋头严禁遮挡，严禁在消防管网和喷淋头上吊挂杂物等物品；8、 有报警探头、喷淋系统、排烟设施的室内装修隔断应事先报保安部；9、保安部审核，严禁因增建隔断或建房中破坏消防设施的保护格局；10、不得在办公室拉临时电源线。如需增加电源，必须提前报工程部审核后，做正式和固定的电源；11、档案室、财务部、人事部、计算机室等地严禁吸烟；12、办公室工作人员必须熟知各自办公室周围的疏散通道情况并保证其畅通，当发生不可控制的火情时，需迅速撤离，最大限度地减少人员伤亡，撤离应通过疏散楼梯，不得乘坐电梯；13、办公室工作人员应熟知本办公室附近所配置的消防器材和熟练掌握使用方法，发现火情需沉着、并迅速进行扑救，同时抢救出重要文件、器材，及时报警和保护好现场；14、每天下班前，各办公室必须进行一次防火检查，切断电源，关好门窗。2.4.10 行政办办公用品、电话费管理制度1、各部门保存只用过一面的纸张，供重复使用；2、酒店内部备忘录，报告尽可能使用二手纸；3、不得将酒店的保密文件或重要文件作为二手纸使用；4、酒店质检小组成立一分组，检查各部门用纸情况；5、各部门需严格按照用纸制度执行，对违反制度，造成资源浪费的员工将按店纪店规进行处理；6、为合理规范办公用品的使用，有效控制办公成本，故实施办公用品以旧换新；7、完善办公电话费用的有效控制,确保正常工作通讯需要,并更好地做好酒店开源节流工作：（1）部门电话机根据需要由酒店统一配置，并明确部门责任人、电话费额度；（2）办公电话为因工作需要而配备，不得随意拨打私人电话。电话费用采用基数包干、超支自付、剩余结转的原则。根据各岗位的工作性质，将电话费基数按月包干给各部门，话费超出限额部分由该部电话的责任人，在接到话费通知单的5个工作日内以现金形式支付给酒店财务。当月未用完的电话费，可以结转到次月使用；（3）电话费实行公示制度。每月电话费结算单由总机打印后在网讯通中公布并报总经办，以便监督；（4）为提高工作效率，减少不必要的话费支出，要求领班以上人员加入桐乡市府网，因酒店要求加入桐乡市府网的人员。2.4.11 行政办财产物资管理制度1、 对所有设备、设施等财产进行统一登记造册；2、 部门设备都需贴上设备卡；3、 部门办公用品领用需先经总经办主任签字；4、所有员工应爱护公共财产，注意维修保养，送修设备、用具需逐一做好记录；5、行政办内各部借用（出）物品需要填写借用（出）清单，要注明借用（出）部门、物品名称、规格、数量、预算归还时间、借用人等；6、借用人、发货人要用正楷签上自己的名字，不能写英文名或冒写别人的名字；7、归还物品时，由双方检查清楚物品的完好无损，检查物品后，双方在借据上签名确认。2.4.12 办公室人员考勤制度1、部门工作人员上、下班时，必须由本人打考勤，严禁代人或委托人代打考勤；2、穿好工作服后，应向行政办主任报到；3、上班时应坚守工作岗位，不脱岗，不串岗，不准做与工作无关的事，如会客，看书报，下棋、打私人电话等，不得带亲戚朋友到酒店公共场所玩耍、聊天、不得哼唱歌曲、小调；4、因病需要请假的员工应提前一日向行政办主任及总经理办理准假手续，并出示医院开出的有效证明、因不能提供相关手续或手续不符合规定者，按旷工或早退处理；5、需请事假的，必须提前一日办理事假手续，经行政办主任及总经理批准后方有效，未经批准的不得无故缺席或擅离岗位。电话请假一律无效；6、根据工作需要，需廷长工作时间的，经领导同意，可按加班或计时销假处理；7、婚假、产假、丧假按酒店员工手册的有关规定。2.4.13 预算管理制度1、行政办预算要与实际相符合，遵循现实性与先进性相结合的原则，预算的先进性是指预算要经过部门员工的努力才能完成；预算的现实性是指部门员工通过努力确实具有完善预算的可能性；2、总经办主任要把握好预算的管理，每一年的预算都要在去年基础上有所增减；3、预算管理要与年度财务预算相符合；4、由总经办主任负责预算的监督；5、行政办预算主要为管理费用的预算，管理费用的预算要根据下一年的工作计划和往年消耗情况来测算部门各项费用的支出；6、费用的消耗要分清物资消耗或资金耗用；7、申报预算时，要与各部门沟通好，避免费用申报重复；8、预算一旦形成不可随意更改。2.4.14 行政办公室工作沟通与协作制度1、行政办所有人员在工作上都要遵守沟通与协作；2、遇到不能解决的事情需要报告直接上级领导，在领导指示后方可执行工作；3、工作中需要责任分清、职责分明，但是也要遵守互助原则；4、在日常工作中，必须加强沟通，报告工作不可越级。2.4.15 车辆维修保养制度为加强车辆的维修保养管理，确保车辆正常行驶，做到有计划地安排车辆维修，减少费用，降低成本，提高效益，特制定本规定。1、酒店车辆需要保养维修时，必须提前向行政办主任申请，需要维修的具体内容，经同意后，驾驶员方可对车辆进行保养或维修；2、车辆维修需到酒店指定地点进行维修，驾驶员不得私自进行保养或维修；3、车辆保养或维修后，所换下的旧零部件必须交回酒店，并作车辆保养或维修记录；4、车辆保养或维修期间，他人不得以任何理由进行徇私舞弊，如发现严肃处理；5、实行定人、定车、定保养制度，对车辆做到勤检查、勤调整、勤保养，力争做到每天“三段查”，随时保持车辆有良好的技术性能；6、车辆必须保持清洁，平时视车辆情况自行清洗，每周星期二为车辆保养日，在不误工作的情况下，必须整车全面清洗，并进行例保；7、做到不超保、不脱保，车辆每行驶2500公里进行一次保养，行驶17500公里进行二级保养。2.4.16 行政用车管理制度2.4.16.1客用车辆使用管理办法车辆使用的申请：1、礼宾车使用：宾客租用必须有宾客签名确认，由礼宾部统一调派；特殊情况，可在用车后补用车单；2、预先合理安排礼宾车行车路线，行车以主干道为主，且可以安全停放车辆。3、礼宾车驾驶员在出车前必须检查方向盘、油、水、电、灯光、轮胎、气压、引擎运转、刹车等是否正常，排除安全隐患；4、每次出车前，检查车辆内外的卫生，保持车内气味清新无异味，车内脚垫等易脏物品须勤送洗，保持车容整洁；5、检查各项服务用品是否配备齐全（书报、毛巾、影碟、矿泉水等）；6、驾驶员应热爱本职工作，服从安排，听从调度。上岗时要保持良好的精神面貌，按规定着装，佩戴工作铭牌，仪表整洁，讲究文明礼貌，不卑不亢；7、上班期间没任务时，礼宾驾驶员不能随意离岗，有事必须离开时，需经当值经理同意；完成任务后，要马上回岗位报到；8、礼宾驾驶员必须携带驾驶执照及有关证件，因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销；9、礼宾驾驶员在当值期间，要随身带手机保持联系正常；10、定期检修和保养车辆，保持车况良好。车辆使用时：1、礼宾长车使用须有礼宾司随车服务，并备一定数量零钱随时使用；2、车辆必须在宾客使用车辆前15分钟到达约定的等候地点，客人到达前，礼宾司及驾驶员必须在车外迎接；客人到达时，主动为客人拿取行李物品摆放好，并为客人开启车门；3、车辆启动前，车门必须关好，车上人员应注意安全，车辆不得超员超载；4、恰当问候客人，尽量使用客人名字称呼客人；并征询客人：车内温度、音乐是否合适，向客人提供免费矿泉水 ；5、行车中，驾驶员应集中思想谨慎驾驶，不准用手机聊天，严禁酒后开车。注意礼貌耐心回应客人提出的问题，并主动提供帮助；6、驾驶员需严格按照安排好的行驶线路行驶，严格遵守交通规则，确保行车安全；7、驾驶员在途中严禁出现吸烟、打电话、双手离开方向盘等行为；8、驾驶员应坚持中速行驶，不开“英雄车”，做到礼貌行车，礼让三先，行经交叉路口，做到一慢、二看、三通过，宁停三分，不抢一秒；9、出车在外，车辆应停放在指定、安全可靠的地点，不能在不准停车的路段或危险地段停车。驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗；10、车辆回到酒店，必须停放在指定位置，夜间一律不准在外停放过夜，如确因工作需要，须经总经理批准同意；11、驾驶员如遇装卸宾客行李，须协助随车人员一起装卸；12、驾驶员一律不得将车交其他人员驾驶。凡因酒后开车或将车交其他人员驾驶及开私车造成事故的，一切经济损失及相关责任由本车驾驶员自负并给予相应处罚；13、如宾客在途中提出计划外要求，须