采购部管理手册（修订版）.doc

计划物流部工作手册中粮金帝食品（深圳）有限公司采购部管理手册一、指导思想坚持以“专业化、规范化、效率化、人性化”为指导思想，时刻关注和促进业务流程的合理、业务水平的进步、业务效率的提高，建成一支高水平的团队。在业务上有四个方面的突破。二、工作准则1. 对公司的利益，我们坚持以公司的利益高于个人的利益为原则，时刻关注和照顾公司的利益，以维护公司利益的至高无上；2. 对采购的行为，以专业的水准全面控制采购成本，做到核价准确、采购及时、跟单有力、供货及时、质量稳定，最大限度满足生产的需要；3. 对公司产品有影响的行为，在保护公司荣誉的前提下，优先考虑市场的影响、再考虑销售的影响、再考虑生产的影响，做出可以接受的让步，并将可接收的程度降低到最低点。如以上影响都不存在，我们就不会做出让步；4. 对供应商有影响的行为，我们会充分照顾供应商的利益，特别是对长期合作愉快的供应商，但不会做出有损公司形象和利益的决定；5. 对集体的行为，我们充分认识到团队的力量是无坚不摧的，我们会在每个工作环节，全面展示团队的力量，认真执行公司的目标、上级的要求、同事的要求和支援等，共同前进。三、工作职责（一）、采购1. 规划采购整体工作，全面控制采购成本，做到标准核价、高质低价；2. 合理规划每年的工作，涉及到人员、费用、设施等，控制好预算的执行；3. 全面提高采购人员的业务水平，做到核价准确、采购及时、跟单有力、供货及时、质量稳定、管理有效；4. 做好供应商培养、开发、使用、监督管理工作，确保与供应商合作稳健；提高生产物资满足能力，及时有效的保障生产；5. 做好大宗材料的分析、评价工作，为公司实行战略采购提高（供）准确信息；6. 做好采购资料（供应商、设计光盘、版辊等）的统一管理，防止公司资源流失；7. 进口货物要做好货物的进度跟进和相关手续办理的监督工作，便于顺利通关。8. 部门日常运行管理。（二）、报关1. 充分掌握政府关于海关的最新资讯，运用准确的信息资料；2. 合理规划每年的工作，涉及到人员、费用、设施等，控制好预算的执行；3. 做好年度报关手册的填报工作；4. 按照公司要求，办好每批货物的进出口报关手续，使得货物顺利通关，履行节约。四、人员管理（一）、入职任何新加入本部门的员工都是我们所期望的，他的能力提高对我们工作开展有积极的意义。各部门经理尽可能担任或委托能胜任的同事担任新员工的指导，帮助其业务能力的迅速提升。（二）、出勤部门员工要严格按照公司规定进行考勤，按时到岗，养成良好的工作习惯。任何请人代打卡和代人打卡都是公司和部门不能接受的。因私临时外出，要向分部经理或以上请假，超过半天要请事假。超过一天的出差要填写出差单，报分部经理和部门经理批准。（三）、请假在公司规定的范围内，正式员工的请假须提前办理书面请假手续，请假单除获得直接经理的批准外，还须获得部门经理的批准。特殊情况还须主管副总经理的批准。协作工请假在三天内的假期，除获得直接仓管员的同意外，还须获得分部主任的批准，三天以上的假期需要获得部门经理的批准，最长的假期原则上不超过七天。（四）、离职正式员工离职，要提前一个月提出书面申请，被批准后，方可在批准的时间到期后办理离职手续。协作工离职，要提前一周提出书面申请，被批准后，方可在批准的时间到期后办理离职手续。（五）、加班仓储部部分员工的加班要按照先获得批准的形式才能加班，对加班的多余部分，要尽量安排休假，以便员工保持合理的休息。写字楼人员加班需要向部门经理申请，由部门经理临时发给写字楼出入证，便于出入写字楼加班。（六）、通讯费通讯费是为了便于工作和提高工作效率而由公司承担的费用。该费用意味着用于公司工作联系之需。对需要加入全球通的用户，要尽可能参加预存话费送话费活动，以减少费用的发生。每位员工要养成节约费用的习惯，减少不必要的通话。（七）、交通费员工因工外出尽量乘出租车，在时间紧急时可以乘出租车，费用要及时报销。（八）、招待费因业务的需要需招待客人时，需事先添写申请单报分部经理、部门经理、主管副总批准后才能进行。（九）、奖惩公司员工奖惩条例是我们执行内部奖惩的基础，我们鼓励大家多参与工作，也接受可以理解的错误。对工作表现好的员工我们会及时给予口头或书面的鼓励，任何鼓励对员工在公司的发展都有积极的意义。同样，对工作上过失、蓄意有着不同的处理方式。重复被处理，会对个人在公司的前途有硬性影响。原则上，对员工的奖励和处罚会报请人力资源部执行，部门也会在可能的范围内给予适当的奖励和处罚。五、平衡计分卡管理平衡计分卡管理平衡计分卡是在围绕公司的经营目标结合部门指标展开的，各分部要制定部门和个人指标和具体可行的项目和分值。涉及到个人的考核会以定性和定量考核的形式进行。定性考核是对每个员工进行特质的考核，考核细则每年会更新一次，以确定每位员工的发展重点的期望。定量考核是对每个员工进行重要工作量化的考核，考核细则每年会更新一次，以确定每位员工的工作重点的实施。平衡计分卡具体内容每年一月前要更新一次，以100分计算。每季度进行一次评分，由分部经理评后，由部门经理确认报人力资源部/考核小组汇总。平衡计分卡完成的好坏，直接影响个人发展和当年年度奖金分配。六、安全管理（一）、人身安全人身安全是我们始终不渝的追求，任何时候我们都要牢记安全第一，做到安全运行。非专业维修人员不得擅自打开电器配电箱，擅自维修电器，在电器、电路有问题的时候要尽快寻找工程装备部维修人员的帮助。登高超过二米作业，必须有一名人员协同作业。在有需要使用劳动防护用品作业的区域要使用劳动保护用品进行作业。严禁在任何工作场所和库区吸烟，或进行未被批准的明火作业。（二）、劳动安全安全作业要按照公司安全手册进行。（三）、财产安全财产是公司赖以发展的基础，我们有责任维护公司财产的安全，对部门固定财产要进行登记分类管理。涉及到材料安全具体参照公司安全手册作业。七、环境管理注重环境管理是我们社会责任的具体体现，我们的任何行为要严格符合公司ISO14001环境管理体系的要求。珍惜用水、电、纸张，履行节约，废弃物分类存放。化学物品需要准备MSDS资料备查。化学品的管理要按照化学危险品管理程序进行。八、物质管理（一）、办公用品管理按照公司规定，公司为每位员工配备必要的办公用品，包括：电脑、电话、桌椅、文具、工衣等。电脑由IT部配发或更换，具体参照公司电脑及周边设备管理制度；桌椅、文具由人力资源部配发，文具可以每周统一补充领用一次。工衣由仓储分部配发。员工如因个人原因遗失要个人赔偿，离职时，要如数退回配发的办公用品。九、采购管理采购工作是我们节约和控制成本的核心，我们要严格遵守生产物质采购管理制度、大宗材料采购管理制度、生产物质数量管理制度、生产设备采购管理制度、低值易耗品采购管理制度、采购控制程序、包装材料供应商评审流程、包装材料供应商考核细则、原材料供应商评审流程、原材料供应商考核细则、广告品采购流程、材料核价准则、供应商管理程序等制度的规定。每年要对所有材料（一次性采购的广告品和零备件、低值易耗品除外）核价一次，每年对供应商全面评审一次，确保有效性的连续。每月要按照物料需求制定采购计划，对于超计划的最小起订量采购要计划经理加签。采购员要对每批物料采购的名称、品种、规格、数量、到货负全部责任。任何没有加入合格供应商名册和经过价格审批的订单都不能发生。实验用品和单次供应的广告品不受此合格供应商名册限制。原则上签订公司格式合同，对于需签订菲格式合同需报企业管理部审核，对生产物质还同时签订采购订单；采购订单必须在采购需求提出转换成采购计划后生成，订单必须经过规定的人员签批生效后才能供应商。订单要及时发出，不得出现没有订单却有到货的情形。做好供应商管理，对于原材料、包装材料、重复供货的广告品 (不含实验用品和单次供应的广告品)的供应商要签订年度合同，以保护双方利益。供应商的评审由专人统一负责。零备件的采购统一由专职采购员执行，劳保用品的采购各部门可以自行采购和报采购部按月统一执行。采购员每天要跟进材料到货进度，如由异常要及时与计划沟通。到货不合格的材料要在一周内办理碗退货手续，不能超期滞留。样品库的产品必须每月盘点一次，对呆滞产品同样进行预警管理，控制不良品的发生。任何时候，领取样品库都必须凭计划物流部经理同意的样品单如数发放，特殊时候可以借用，但借条获得部门经理口头同意、仓库主任的书面批准。事后要立即补办手续，借条不能跨月。退回供应商的不合格品最晚次月要退回完毕，特殊情况下的暂存要得到部门经理批准。免税进口的货物和制造出的成品要建立专人、专帐、专区管理，每月要盘点一次货物的实际状况，确保货物不被挪用、丢失。十、报关管理报关工作事关我们货物是否能够顺利进出口，我们要严格按照报关管理制度的规定开展报关工作。做好报关准备、开始、进行、结束的各项工作。十一、文件管理我们的文件是种类繁多的，有的文件可以精简。部门文件管理员由计划统筹员兼任。书面文件在计划统筹员处归档，部门电子文件夹由计划统筹员统一照顾管理。计划统筹员要对文件建立目录，及时整理，确保部门文件的有效性。各分部的部门文件同样要分类别、时间在各分部归类管理，特别是牵涉到物料、质量、成本等方面的文件更要落实专人负责。部门文件，要存放在部门公共文件夹上一份。每位员工的个人文件，由个人自行负责；按照相关要求，一般文件要保留三年以上。对电子文档要做好储存报管工作，不能因为电脑损耗而导致文件丢失。对按照规定要移交档案室归档的文件，要在次月末前归档完毕。保密文件按照公司保密文件管理制度进行管理，不得泄密。目前，涉及部门的保密文件有生产计划、采购需求/计划、价格、供应商、仓储能力、标准、公司和部门的规章制度。十二、报告任何情况下，即使是多余的报告也好过不报告。报告的形式接受多样化，当然，我们更加乐意见到及时、完整的书面报告。每个人要书面报告每周和每月的工作计划和总结，便于提高工作水平。在生产没有按时完成、采购材料不能及时到位、仓库的货物没有及时提供生产或销售时，需提前24小时报告给分部门经理。8小时后还不能解决，要同时报告给部门经理。工作中发生的任何问题，在向分部经理连续两次报告没有处理后，或8小时内不能处理涉及生产停产的问题，要同时报告给部门经理直至公司管理层。十三、学习/例会任何情况下，即使是多余的报告也好过不报告。报告的形式接受多样化，当然，我们更加乐意见到及时、完整的书面报告。每个人要书面报告每周和每月的工作计划和总结，便于提高工作水平。在生产没有按时完成、采购材料不能及时到位、仓库的货物没有及