关于公文格式的常见错误

1 / 4 关于公文格式的常见错误 作为文秘的你，是不是偶尔会范点小错误呢 ?下面小编将为你收集整理一些常见错误，希望对大家有所帮助 ! 一涉密公文不标份号或标注不当 份号是公文印制份数的顺序号，编号的目的是为了准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象，当文件需要收回保管或者销毁的时候，可以对照份号掌握是否有遗漏和丢失，发文机关可以根据份号掌握公文的去向。当前存在问题： 一是涉密公文不标注份号。以前行政机关公文秘密级可以不标，按新国家标准要求都必须标注。为了发放方便，也可对不带密级 的公文编制份号。 二是份号标注不正确。新标准要求一般用六位 3 号阿拉伯数字，编虚位补齐，比如“ 000369”。但有的机关仍不按规定位数标注。另外，在党内法规和规范性文件备案过程中，有的机关将涉密文件下发时编号，报备时却不予编号，这也是不符合规定的。 二发文机关标志使用不当 发文机关标志，是文件首页上红色的制发机关名称，可以说是公文的“脸面”。当前有以下使用错误： 一是发文机关标志大小失当。发文机关标志的字形大小应该恰当美观，不应过大或过小。 2 / 4 二是发文机关标志不 正确。正确的有两种：一种是由发文机关名称加“文件”二字组成，一种是单独使用发文机关名称。这个名称应该是全称或者规范化简称。当前，有的机关名称全称和简称并用，有的机关仍使用发文机关名称加文种“ ( )”的形式，均不规范。 三是联合行文时格式不当。有的“文件”二字没有“以联署发文机关名称为准上下居中排布”。 三发文字号标注不规范 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。当前使用错误的情况主要有三种： 一是符号错用情况突出。年份本应该用六角括号括起，比如，豫办 2016 3 号，但六角括号经常被错用为“ ”。 二是发文机关代字使用混乱。机关代字存在重复现象，如果地名的第一个字相同，其文件代字有可能也相同，比如，河南省新郑市委和武汉市新洲区委都在使用“新发、新办”。有的机关代字过长，甚至用了七八个字 ;有的代字容易造成误解，比如，“精神办”，等等。 三是发文顺序号编虚位。比如，有的标注为 201603 号。 四标题拟制和标注太随意 标题由发文机关名称、事由和文种组成。 标题当前存在的主要问题有： 3 / 4 一是排列形式错误。标题可以分一行或者多行居中排布，一定要做到语意完整、美观大方，多使用菱形和宝塔形排列。但实际工作中，多行标题仍有排列为方形和沙漏形的情况。 二是乱用标点符号。公文标题中目前仍有使用逗号等的情况，使用书名号也比较随意。 三是不简洁、不完整、不准确。有的标题过长，出现了四五行 ;有的转发时文种重复，出现一连串“的通知的通知的通知” ;有的多处重复一个地名和出现多个文件名，比如，省委办公厅、省人民政府办公厅关于印发省办法省办法省办法的通知。另外，标题中的发文机关名称一般使用全称，三个以上时使用规范化简称为宜。 四是文种使用错误。有的没有使用法定文种，比如，计划、讲话等不搭载通知直接行文 ;有的生造文种，比如，不用批复用批示 ;有的错用混用文种，比如，关于的请示报告、关于的报告的函。 五附件附注使用出现错误 有些同志不太注重这两个格式要素，认为不影响大局，使用起来要求也不严格。目前存在的主要问题有： 一是附件说明和附件不相符。由于审核不细致，出现附件说明和附件的标题不完全一致，或者附件数量前后不一4 / 4 的情况。 二是附件说明标注不当。有的附件顺序号使用汉字，汉字后面的标点用顿号，这是错误的，正确的是使用阿拉伯数字和圆点。有的正文中已经写明报送、批转、转发，却仍然使用附件，比如，办公室转发局关于的意见的通知，还标注附件“局关于的意见”。 三是附注使用不规范。公文如果有附注，应居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。目前仍有不用圆括号，或者位置错标的情况。 这里选取的只是一些使用错误比较突出的格式要素，其实正文中存在的问题更多更复杂，本文难以