[管理学]时间管理讲义.ppt

,有 效 时 间 管 理 北京瑞福迎宾宾馆 制作人：骆世军,2,时 间,当 我 们 开 始 之 前， 请 先 考 虑 这 个 问 题： 时 间 对 你 意 味 着 什 么？,3,课 程 目 标,本 课 结 束 后 您 将： 了 解 质 量 时 间 的 种 类； 知 道 时 间 管 理 的 含 义； 了 解 时 间 管 理 的 三 要 素； 掌 握 管 理 时 间 的 方 法； 掌 握 个 人 时 间 管 理 的 方 法；,4,有 质 量 的 时 间,思 考 的 时 间 家 庭 的 时 间 放 松 的 时 间 多 产 的 时 间 回 报 的 时 间,5,何 谓 时 间 管 理,在 您 思 考 这 一 问 题 之 前， 让 我 们 先 来 做 一 个 自 我 评 估， 看 看 我 们 是 怎 样 对 待 工 作 的。 “ 自 己 管 理 自 己 的 人 生、 行 动 和 安 排 每 天 的 时 间。”,6,时 间 管 理 三 要 素,管 理 时 间 管 理 个 人 管 理 团 队,7,管 理 时 间 的 三 大 任 务,设 立 目 标 制 定 计 划 区 分 轻 重 缓 急,8,任 务 之 一：目 标,没 有 目 标 你 就 不 知 道 你 要 去 哪 儿， 你 就 很 有 可 能 走 到 其 他 地 方 去 了。 只 有 当 你 的 梦 想 书 面 写 下 来 才 会 变 成 你 的 目 标。 好 记 性 不 如 烂 笔 头。,9,目 标 设 定 的 SMARTE 原 则,SPECIFIC 结 果 具 体 明 确 MEASURABLE 效 果 可 衡 量 ACHIEVABLE 目 标 可 达 到 的 RESULTSORIENTED 结 果 可 操 作 性 TIMEBOUNDED 时 间 约 束 EXCITING 计 划 令 你 激 动,10,一 些 好 的 目 标,生 产 力 和 质 量 目 标： 在1999 年 底 前 将 客 户 服 务 的 抱 怨 数 减 少 50。 客 户 关 系 目 标： 以 8500 美 元 的 代 价 在 三 季 度 末 之 前 进 行 对 外 部 客 户 的电 话 调 查， 以 期 知 道 客 户 服 务 改 进 的 具 体 要 求 和 领 域。 个 人 发 展 目 标： 到 8 月15 日 完 成 我 的 下 五 年 的 职 业 发 展 计 划， 并 在 以 后12 个 月 内 列 出 时 间 表 以 确 保 目 标 的 实 现。,11,Time for us 轮 到 我 们 了：,每 个 人 写 出 一 个 你 将 要 完 成 的 工 作 目 标， 注 意 运 用 SMARTE 原 则。,12,目 标 是 构 筑 成 功 的 基 石,目 标 使 我 们 产 生 动 力； 目 标 使 我 们 认 清 使 命； 目 标 有 助 于 我 们 安 排 轻 重 缓 急； 目 标 引 导 我 们 发 挥 潜 能； 目 标 使 我 们 把 握 现 在； 目 标 促 使 我 们 评 估 进 展； 目 标 使 我 们 将 工 作 重 点 从 工 作 本 身 转 移 到 工 作 成 果。,13,任 务 之 二： 制 定 计 划,计 划 你 的 一 天： 设 置“ 定 计 划 的 时 间”（ 早 上 或 晚 上） 给 你 的 时 间 一 定 的 弹 性 给 你 的 任 务 时 间 1020 的 缓 冲 每 天 从 做 一 项 主 要 工 作 开 始。 记 住： 大 多 数 的 压 力 和 疾 病 并 不 是 由 工 作 造 成 的， 而 是 由 于 担 心 你 未 能 做 好 这 项 工 作。,14,计 划 你 的 一 天,每 天 至 少 完 成 一 项 主 要 工 作; 每 个 时 间 段 里 做 一 件 事 情 并 把 它 做 好; 每 天 结 束 时 选 择 明 天 的 主 要 任 务 并 计 划 具 体 的 时 间 段; 每 个 时 间 段 以 两 小 时 或 更 少 为 宜。 “ 成 功 其 实 很 简 单， 做 正 确 的 事 情， 以 正 确 的 方 式， 在 正 确 的 时 间” ARNOLD GLASGOW,15,任 务 之 三： 区 分 轻 重 缓 急,任 务 有 轻 重 缓 急 之 分; 评 价 轻 重 缓 急 的 指 标 为 重 要 性 和 紧 急 性： 有 些 任 务 既 紧 急 也 重 要， 而 有 些 则 不 是； 有 些 任 务 极 端 重 要 但 不 紧 急； 有 些 任 务 极 端 紧 急 但 并 不 特 别 重 要 。,16,区 分 工 作 的 轻 重 缓 急,ABC 原 则 AVital 非 常 重 要， 一 定 要 当 天 完 成 BImportant 比 较 重 要，尽 量 当 天 完 成 C Optional 可 暂 缓， 可 在 当 天 完 成,17,优 先 权,考 虑 一 下 所 有 自 己 需 要 完 成 的 任 务， 问 问 自 己 它 们 有 多 重 要， 多 紧 急 ？ 根 据 两 方 面 的 得 分 可 得 出 它 们 在 坐 标 系 中 的 位 置， 根 据 位 置 不 同 就 可 得 到 相 应 的 优 先 权。,18,管 理 个 人,5As 时 间 管 理 模 型,了 解,分 析,消 除 窃 贼,分 配,安 排,Aware,Analyze,Attack,Assign,Arrange,19,个 人 时 间 管 理,练 习： 在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 上 半 部， 请 写 出 公 司 赋 予 你 当 前 工 作 的 主 要 职 责。 在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 下 半 部， 请 写 出 你 每 周 须 完 成 的 主 要 任 务（ 也 包 括 那 些 与 工 作 紧 密 联 系 的“ 非 工 作 任 务”。 在 第 II 栏 的 下 端， 请 填 写 你 一 周 的 实 际 时 数。,20,个 人 时 间 运 用 分 析 表,第（I） 栏 所 做 的 工 作 应 该 做 的 工 作 实 际 做 的 工 作,第（II） 栏 所 花 的 时 间 周 实 际 工 作 总 时 数_ 小 时,21,个 人 时 间 管 理,考 虑 下 列 问 题： 看 看 自 己 填 写 的“个 人 时 间 运 用 分 析 表”， 你 有 何 感 受？ 你 是 否 都 运 用 了“适 当” 的 时 间 去 干 “ 适 当” 的 工 作。 提 问： 哪 一 段 时 间 是 我 一 天 中 最 忙 的 时 候 哪 一 项 活 动 不 值 得 我 花 那 么 多 时 间 什 么 类 型 的 活 动 占 用 了 最 多 的 时 间,22,分 配（Assign ),表 格 的 应 用 本 身 是 无 足 轻 重 的， 重 要 的 是 通 过 这 种 方 法， 你 能 够 分 配 时 间 用 于 重 要 的 活 动 上。 控 制 / 参 与,23,控 制 和 参 与,如 果 某 项 活 动 处 于 高 控 制高 参 与 区 域，则 表 明 它 对 你 非 常 重 要，你 是 完 成 和 控 制 该 项 活 动 的 主 要 力 量。,24,安 排( Arrange),年 度 计 划 周 / 日 计 划（ 表 格）,25,实 战 练 习,运 用 我 们 学 到 的 方 法， 安 排 一 天 的 行 事 顺 序。,26,消 灭 时 间 窃 贼,拖 延,不 会 拒 绝,不 速 之 客,混 乱 的 办 公 室,太 多 文 字 工 作,27,许 多 事 情 占 用 了 人 们 宝 贵 的 时 间， 因 此 你 必 须 清 楚 地 意 识 到 隐 藏 在 生 活 中 的 时 间 窃 贼。 常 见 的 时 间 窃 贼 对 你 最 有 影 响 的 五 种 是： 编 号 事 实 描 述 对 时 间 的 影 响 对 策,时 间 窃 贼 问 卷,28,消 灭 窃 贼（1） 不 会 拒 绝,情 景 一： 当 同 事 匆 匆 进 来 问 我 是 否 可 以 停 一 分 钟 帮 助 他 们 时， 我 正 坐 在 桌 旁， 集 中 精 力 于 一 项 主 要 工 作， 我 想 我 应 该 帮 他 们 又 不 想 耽 误 他 们 的 工 作， 因 此 我 停 下 手 边 的 工 作 关 注 他 们， 麻 烦 的 是 这 实 际 上 耽 误 了 我 的 工 作。 情 景 二： 我 经 常 接 到 各 类 推 销 员 的 电 话， 大 多 数 人 推 销 的 东 西 我 都 不 喜 欢， 他 们 的 请 求 是 只 需 几 分 钟， 但 通 常 花 掉 我 半 个 小 时 甚 至 更 多 的 时 间。,29,消 灭 窃 贼（2） 煲 电 话 粥,问 卷： 谁 通 常 来 电？ 为 什 么？ 什 么 重 要 事？多 久？ 每 天 有 多 少 电 话？ 平 均 长 度 是 多 少？ 什 么 时 候 最 容 易 被 干 扰？,30,消 灭 窃 贼（3） 不 速 之 客,对 策： 将 不 速 之 客 拦 在 办 公 室 外； 保 持 站 立， 谈 话 不 会 持 续 多 久； 若 有 人 坚 持 将 头 探 进 来 问“ 有 时 间 吗？” 你 回 答“ 是 的， 但 不 是 现 在” 并 订 一 个 双 方 接 受 的 时 间 留 下 E-mail 或 BP 号， 以 减 少 互 相 的 干 扰。,31,消 灭 窃 贼（4） 混 乱 的 办 公 桌,杂 乱 无 章 办 公 室 的 杂 乱 无 章 会 引 起 麻 烦。 要 想 整 齐 有 序， 你 必 须 克 服 道 格 拉 斯 的 混 乱 法 则：“混 乱 总 是 想 填 满 任 何 让 其 存 在 的 空 间” 通 常 而 言， 办 公 桌 杂 乱 无 章 是 因 为 你 没 有 定 下 存 放 事 物 的 规 矩。 你 必 须 改 变 自 己 的 习 惯！,32,消 灭 窃 贼（4） 拖 延,列 出 所 有 需 要 完 成 的 任 务； 根 据 轻 重 缓 急 进 行 分 类； 将 任 务 分 解 成 几 个 步 骤； 确 立 每 个 步 骤 的 最 后 期 限； 每 天 安 排 10 分 钟 以 对 付 那 些 开 头 难 的 工 作； 留 出 10 分 钟 安 排 明 天 的 工 作。,33,消 灭 窃 贼（6） 太 多 的 文 字 工 作,管 理 文 件： 有 条 不 紊 一 旦 你 有 条 不 紊 地 处 理 文 件 后， 你 将 最 佳 使 用 你 所 有 的 时 间 不 要 将 文 件 堆 得 很 高， 否 则 你 会 重 复 看 同 一 份 文 件,34,如 何 有 效 地 统 筹 时 间,决 定 什 么 对 你 来 说 是 真 正 重 要 的, 并 把 它 写 下 来 对 你 的 行 为 方 式、 习 惯、 组 织 内 沟 通 方 法 等 有 所 了 解 知 道 工 作 中 你 需 要 负 责 哪 些 东 西， 而 哪 些 是 你 不 需 要 负 责 的 观 察 自 己 目 前 是 如 何 利 用 时 间 的,35,如 何