巧用VISIO制作架构图.ppt

巧用Visio制作架构图,前 言,何时使用架构？ 1.制定招聘或增补计划时 2.招聘月报表 3.当团队负责人需要了解团队人员情况时 4.人事预算时等,一、各种组织新形状框的运用：,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,1.架构图的标题： 格式：任选框；字体为：黑色、默认字体、18号；边框无线条 2.项目负责人： 格式：选用“总经理”框型；字体为：黑色、默认字体、14号； 3.部门： 格式：选用“经理”框型；字体为：黑色、默认字体、10号； 4.下属职位： 格式：选用“职位”框型；字体为：黑色、默认字体、8号；,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,一、各种组织形状框的运用：,TIPS：,除了组织架构图的标题，所有组织框型均使用默认 大小，不要随意改动，保持所有框型大小一致。,一、一键调整所有组织框大小的方法： 1）在“视图工具表”中选“大小和位置窗口”，绘图左下角即出现相应浮动窗口； 2）按住CTRL+所有需要调节大小的组织框； 3）在“大小和位置窗口”浮动窗口的“高度”和“宽度”中输入数据。,巧用VISIO制作架构图,之技巧篇,巧用VISIO制作架构图,二、绘制组织架构图的线条：,之标准篇,误区：连接部门、职务的线条可以手动绘制，想怎么连接就怎么连接。,正确方法：线条会自动生成，除特殊情况外，线条不允许手动绘制。,巧用VISIO制作架构图,之技巧篇,二、正确使用绘制架构图的方法：,选中下属职位的上级的组织框,右键点击,排列下属形状,选择需要的布局,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,正确使用绘制架构图的方法： 1.项目负责人下属各个部门； 1）右击“项目负责人”组织框，选择“排列下属形状”水平的布局形状； 2）将4个部门依次拖曳至项目负责人的组织框中，线条即自动生成； 3）手动将4个部门组织框的位置调整整齐；,二、绘制组织架构图的线条：,巧用VISIO制作架构图,二、绘制组织架构图的线条：,之标准篇,正确使用绘制架构图的方法： 2.部门下属各个职位： 1）右击“部门”组织框，选择“排列下属形状”垂直左三的布局形状； 2）将相关下属职位依次拖曳至“部门”的组织框中，线条即自动生成； 3）手动将下属职位组织框的位置调整整齐；,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,选择“排列下属形状”时，注意垂直布局中保持同 一方向，不要面对面（图一），也不要背对背（图二）。,二、绘制组织架构图的线条：,TIPS：,图一,图二,三、特殊职位框的绘制方法；,巧用VISIO制作架构图,之技巧篇,1.“秘书”职位的绘制方法：,1）在“组织结构图形状”中选择“职位”拖曳至绘图区（秘书职位放在项目负责人右下方且高于下属4个部门）； 2）使用连线工具手动绘制连接线； 3）绘制完毕后调整回“指针工具”。,巧用VISIO制作架构图,之技巧篇,三、特殊职位框的绘制方法；,2.“工程部部门助理”职位的绘制方法：,1）在“组织结构图形状”中选择“职位”拖曳至绘图区（兼任的工程部部门助理职位放质检/设计/开发组的中间）； 2）使用连线工具手动绘制连接线； 3）绘制完毕后调整回“指针工具”。,四、组织框和连接线的粗细及颜色；,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,组织框和连接线的粗细及颜色标准， 详见架构图制作规范 ,TIPS:,除项目负责人及部门外，其他组织框全部选用“线条粗 细5”。（整体调整线条粗细的方法，详见技巧篇）,三、一键调整多选框线条粗细/颜色的方法：,巧用VISIO制作架构图,之技巧篇,1）CTRL+A全选整个组织架构图； 2）CTRL+无需修改线条粗细/颜色的地方（项目负责人+部门无需加粗线）； 3）在“线条粗细”快捷窗口中选择“线条粗细5”。 4）在”线形“快捷窗口中选择“线形2”来标识待聘的岗位。,五、在VISIO上绘制EXCEL人员情况汇总表：,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,TIPS：,平时更新的架构图上都有EXCEL汇总表，可以直接复制（选中EXCEL后CTRL+C）到架构图的右上角。,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,五、在VISIO上绘制EXCEL人员情况汇总表：,绘制EXCEL人员情况汇总表的方法： 1、在工具表上选“插入”对象EXCEL工作表； 2、调整EXCEL工作表的位置和大小，输入正确的数据即可。,制作架构图的其他注意点：,巧用VISIO制作架构图,之标准篇,1.必须是已经签批下来的招聘计划岗位才能绘制在架构中；,2.各个职位的汇报关系按照实际关系做。除非人员缺失，建议经理