日程、值班(突发)、印章.ppt

日程安排、值班、 突发事件处理,案例分析,冯秘书的苦恼,一天，双达公司经理办公室主任从外面出差回来，见办公室新来的冯秘书在办公桌前生闷气，便主动询问。原来刚才冯秘书被经理责骂了一通，心中很委屈。他向主任诉苦道：“经理每天都要交给我很多项工作，这项工作没完成，另一项工作又来了，搞得我不知如何是好，该先干哪项工作呢？结果，经理骂我无能。其实，我从早忙到晚，有时还加班加点，经理说我效率低下，瞎忙乎，主任，你说我该如何办？” 主任应该怎样给冯秘书一个满意的答复呢？,办事效率的要素：一是准确（质量），二是迅速（时间、数量）。合理安排时间： 把明天必须做的工作写下来，按重要、紧急程度编上序号，并规定完成每项工作的具体时间； 用精力最佳的时间干最重要的工作，把例行公事放在精力稍差的时间去做； 保持时间上的“弹性”。一是时间利用要有余地，以防突发事件发生，二是注意劳逸结合，适当调节才能使工作有持久性； 善于集中时间。集中时间以处理较重要、耗时最多的工作，切忌把时间分割或零散化； 使一般工作案例化，固定工作标准化。处理一般工作只要按上次处理的方法即可，固定工作要制订出标准，用规章制度约束进行。出现新问题、新工作时，就有足够时间去做了。,先请示，后救火,2000年11月，某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时，经过500名消防战士的力救，大火才被扑灭，成了该市触目惊心的大新闻。 那天凌晨0：45分，在离仓库不远的码头处值班的孔某最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉另一值班人员陆某，两人随后到仓库查看，发现确有火情，便向值班干部吴某报告。1：08分，孔某打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需要打119报警？科长表示要报警，同时吴某打电话给书记，汇报火情。宝贵的24分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。1：09分消防部门接到报警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。,问题： 三位值班人员在处理火情时错在哪里？ 面对紧急情况，秘书应如何应对？,商场发生火灾以后,某个周六下午，和平商场三楼首饰柜台突然发生了重大的火灾事故，作为该商场的值班秘书，你应做好哪些工作？处理此事故的基本要求和程序是怎样的？,接到事故报告要问清地点、火情和扑救情况，并及时报告领导； 如火势较大要通知消防部门立即援救； 组织保安和职工迅速做好人员的疏散和贵重物品的抢救工作，防止人员伤亡和坏人趁火打劫； 通知公安部门派人到现场维护秩序，调查起火原因； 通知电信部门保障通讯畅通； 赶赴现场协调处理； 妥善处理善后工作； 做好赴现场所需物品的保管和维护工作。,意外事故的处理,一家公司的员工在下班回家时遭遇车祸身亡，其家属纠集亲戚朋友冲进公司，硬要拉总经理去向死者磕头，总经理见势，赶紧回避了。其家属朋友不罢休，在公司里大吵大闹，弄得公司一片混乱。关键时刻秘书小仇挺身而出，冷静地向死者家属说：“我们公司的员工，自然是我们的亲人，他的不幸罹难，我们都很悲痛，我是总经理秘书，我一定代表总经理前来吊唁，并参加治丧。与这次交通肇事有关单位的交涉及处理善后工作，我会向总经理请示并与有关部门协调，尽快给你们答复。”一席话说得对方哑口无言，虽然还有人蛮不讲理地要求领导出来，但许多人已不再胡搅蛮缠，一场风波基本平息。 面对突发事件，秘书应如何应付？ 小仇的做法，有什么值得我们借鉴？,电话防诈，至关重要,1988年7月27日凌晨3时，唐山市委值班室突然接到市地震局办公室张某的电话：根据上级地震部门指示和各地震测报点报告情况，经局防震领导小组综合分析认定，今晨6时，我市将发生7级以上强烈地震，请市委、市政府本着对全市人民生命财产极端负责的精神，立即公开广播，组织疏散，采取紧急措施，严加防范。 在1976年7月28日唐山大地震12周年前夕，又值“气候异常”、“龙年多难”、“又要有大地震”的传言颇多，在许多人恐惧不安的情况下接到这样的电话，值班室觉得问题严重。值班人员应该怎么办？,值班人员立即查阅了“值班日志”、和“领导交办事项登记簿”，却毫无这方面的情况记载。但是，按电话通知，距发震时间只有3个小时了，稍有迟疑，便措手不及，铸成大罪。值班人员感到已来不及进一步核实，为防不测，便将情况报告了秘书长，接着请来了在家的市委书记、市长和有关领导。 “问题这样重大，消息却如此突然（近、远期毫无预报），这里边或许有什么问题。”领导们几乎提出了同样的疑问。为防万一，一方面紧张地研究可能采取的应急措施，同时，紧急招来了地震局及有关方面的领导和工作人员。果然不出所料，他们都一口否认发布过这样的消息，而且，本局办公室也根本没有张某其人。至此，一个骗局宣告破产，一场虚惊宣告结束，从而避免了一次可能酿成的重大政治和经济事件。,文书擅盖公章，政府赔了巨款（一）,某蛋鸡场会计小余拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还款计划”急急走进镇政府办公室，找镇政府文书姚某，他是受单位负责人老丁之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下这张“还款计划”，便毫不犹豫地打开抽屉，拿出一枚标有“某镇人民政府”字样的印章敲在了担保单位一栏上。据姚某到案后交代，他当时这样做是因为老丁是他的邻居，平时抬头不见低头见，不盖章情面上过不去。 翌年6月10日，蛋鸡场因经营不善，未能按“计划书”中的约定履行还款义务，粮油公司于是以蛋鸡场及某镇人民政府为被告向法院提起诉讼，,文书擅盖公章，政府赔了巨款（二）,请求判令被告支付货款并承担诉讼费。 10月10日上海市某区人民法院向某镇人民政府下达“执行通知书”，责令其在5日内按判决书规定的义务承担赔偿责任，赔偿52万元，逾期将依法强制执行。 问题： 造成镇政府承担赔偿52万元的主要责任人是谁？为什么？ 秘书应如何管理好印章和介绍信？,管好你公司的公章和空白合同书,上海某品牌服装公司（中外合资），2002年与天津某公司签订了一份销售代理协议，约定天津公司在天津代销上海某品牌服装，并约定了销售提成、广告宣传、其他有关费用等事项，有效期为一年。 到了2003年4月，上海公司为配合其公司51黄金周在天津劝业场举行的宣传活动，又与天津公司签订了一份销售代理协议，约定黄金周结束后一个月内，天津公司应将代理销售的货款付清，未售完服装如数还给上海公司，但在2004年黄金周结束后几个月时间内，天津公司未按协议付款，上海公司多次来津催办此事都无功而返，于是告上法庭，并于立案当天向法院申请诉讼财产保全。法院冻结了天津公司20多万元存款，查封了库存服装。,即将开庭时，上海公司接到法院送达的天津公司的反诉状，要求上海公司给付2003年度天津公司为其代销服装承诺给予的奖励款、装修费及广告费共计50万元。依据是2004年元月双方签订的协议：经天津公司一年的努力和宣传，上海公司的服装品牌在天津消费群体中的知名度、认同度显著提高，为表示感谢，上海公司以天津公司在2003年度销售其品牌服装的总销售额的8%作为奖励。 开庭时，上海公司对这份2004年元月的协议很诧异，说公司根本没有而且不可能签订这份有悖常理的协议，并对该协议的真假提出质疑。 后经司法鉴定，认定该协议上的公章确为上海公司的公章。,上海公司不但讨不回货款和服装，法院还判决倒付给天津公司20多万元报酬，而且还赔上了不少差旅、诉讼及代理费。 事后上海公司一直说没有跟天津公司签订这份奖励协议，一定是他们伪造的，但他们又提供不出证据，法院鉴定的确是上海公司的公章，判决无错误。 上海公司应加强内部管理。 法律规定：有公司公章的协议、合同、承诺