办公文秘学习报告.doc

学习报告时间：2012年11月20日到2012年11月21日地点：临沂授课内容：全省住房城乡建设系统文秘会务工作研讨会 学习人：曹露文2012年11月20日到21日省住房城乡建设厅组织了全省住房城乡建设系统文秘会务工作研讨会，省住房城乡建设厅办公室调研员张国强主持了此次研讨会。现将学习内容总结如下;一、公文处理及公文写作。公文是指党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织，在公务活动中行使职权、实施管理、处理事务所经常使用文体。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的文体。主要包括：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15 种。 行文方向分为上行文、平行文、下行文和通行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函。通行文主要包括意见、纪要等。公文的作用:领导和指导的作用；规范和约束的作用；宣传教育的作用；联系和知照作用；依据和凭证的作用。二、关于会议组织及筹备工作（一）会议工作的组织、筹备、流程1、制定方案。为顺利完成下面各项工作打好坚实基础，其主要包括：会议的时间、地点、议题（指导思想）及参会人员。2、拟发会议通知。将详细的方案及时通知到参会人员，一般提前3天以上发出通知，参会人员可以预先安排时间，提前准备参会材料。3、组织会议报名。落实主要领导及各单位人员到会情况，报名结束后，拟定参会人员名单，要求名单全面、准确。4、会场布置及检查。根据参会人员总数确定会场，通过人员名单制定出座次表，要求坐次表中姓名一定要准确，两个字的姓名中间要隔开。会场布置主要包括：悬挂会标、会场席签、话筒数量、绿色植物摆放及灯光照射情况、播音桌及话筒数量、指示牌、桌布颜色、卫生情况、是否需要准备图影仪等。5、会中服务及会后工作。（二）会场中的组织服务工作 ：1、会前检查会场.如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决2、签到,参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。3、引导就座。 4、分发文件。 5、维持会场秩序。 6、内外联系，传递信息。 7、处理临时交办事项。 8、做好会议记录。 9、收集会议资料。 10、编写会议简报。 11、其他服务工作。 （三）会后工作：1、会后检查会场。会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌,带回剩余材料、席签等。 2、离会工作。做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。3、整理、编写会议文件。对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。4、立卷归档。会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议和纪要，有关文件、简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。一般要留3套材料存档，一套送交档案室，一套附在文件、会议纪要、抄告单后面，一套办会处室留存备查。5、费用结算。会务人员负责会议结算。 6、会务总结。会后，秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。7、检查催办。任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。三、政务信息编报（一）编报政务工作的重要性所谓政务信息，就是与党务信息相对应的、在政务活动中产生的信息，是指反映政务工作进展情况、遇到的有关问题及可能影响政务决策的信息。其主要任务是反映政府工作及社会、经济发展中的重要情况，为政府把握全局、科学决策和具体实施提供及时、准确、全面的信息服务。从工作的角度看，政务信息就是沟通情况、反映问题、交流经验，为领导科学决策、指导工作、推动工作服务的文字材料。其表现形式是县级以上政府的政务信息刊物上的文章、部门单位的简报和为领导决策服务的各类汇报材料。简单说，政务信息写作就是围绕“领导需要了解”和“需要领导了解”的信息进行编报。其服务对象是上级领导，能够充分反应部门工作的窗口。（二）范围从报送角度看，政务信息内容主要包括以下几个方面，一是反映取得的成绩；二是反映重要工作、重点工程建设进度；三是反映工作中的新举措；四是反映社会经济生活中出现的新现象；五是反映上级重要会议、上级领导重要批示、指示精神贯彻落实情况以及政策执行情况；六是反映工作中出现的新情况、新问题；七是反映社情民意；八是反映紧急突发性的事件以及续报事件进展情况、原因、后果和对事件的处理情况。（三）基本要求基本要求：可以用六个字来概括：新、实、准、快、精、深。新，是指在时间上是最近发生的事情，要有新鲜感。实，是指信息内容要真实；事件发生的程度，在语言表达上必须实事求是，不能有虚构和夸大或缩小的情况发生。准，是指准确无误地收集、整理信息，不道听途说、不捕风捉影。快，是指生成信息快、传递信息快。紧急信息随时发生随时报送，确保信息的时效性。精，是指文字简炼、文风朴实、开门见山，用最短的语言把事情说清楚。深，在内容上要有一定深度，力求通过一个具体的事情反映某种现象，透过这种现象反映事物的本质。（四）写作及收集方法写作方法包括以下几点：1、准确提炼主题，做到主题鲜明、凝练。信息的主题是信息的内核和中心。主题应该正确、集中、鲜明、深刻。一条信息只体现一个主题，而主题通常在标题上体现；主题确定后，信息的内容就要紧紧围绕这个主题展开。如：临沂市城镇化战略实施情况 2、精心制作标题，做到标题新颖、醒目。标题能起到画龙点睛的作用，表现出高度的概括性。要把握三点原则：题文一致，一语破的，准确简洁明快。一般来说信息标题的制作有四种类型：(1)数字型。数字最具说服力，在题目制作中找出全篇信息具有关键性、代表性的数字，来表明信息的主题或基本含义。如：镇原县新农村建设投资过2亿,这类标题直观明白，一目了然，不看信息内容就知道信息的中心议题。此类信息标题一般在反映工程进度、工作成绩等信息中比较常见。(2)词汇型。此种类型的信息标题充分体现简明扼要的特点，常用来说明事情的发展过程。在制作此类标题中忌凭空产生，要通过对信息材料的分析、整理，找出内在规律，得出正确结论，用有代表性的词汇来代替。如：庆阳市实施“三个引领”着力提高环境整治水平，这些标题可以直接看出整篇信息的基本框架、结构、中心内容，通过对信息标题的阅读就可以知道所要说明的目的。此类标题一般在经验介绍、工作措施等推介性类型的信息中较为常见。(3)杂合型。此种类型的信息标题是词句和数字并用，在表述上更全面准确，通过标题就能知道事情发展的过程和结果。如：镇原生源地信用助学贷款帮助2000多名家庭困难学生上大学，这些标题能够充分反映出信息的概况，达到不留悬念的效果。此类信息标题一般在综合性、突发性、动态性信息中比较常见。3、巧妙设计结构，做到结构严谨、层次清晰。信息结构的基本要求：一是简短、灵活。二是清晰、严谨。信息结构的设计就是政务信息素材的组合。常用的方法有：一是以时间先后为顺序，这种结构多用于反映事件类信息。二是以逻辑为顺序，按照大与小、重与轻、主与次等原则，对内容进行布局。三是时间顺序与逻辑顺序交叉运用。4、写好主体部分，做到文字简炼准确，有闪光点。这是最重要的，要做到条理层次清晰。5、反复推敲字句，做到语言凝练、庄重精确。推敲的同时还要把好文稿审核关。收集方法主要包括：（1）综合法。就是将肤浅、零碎的信息材料进行分析、提炼，然后归纳总结出带有规律性的东西。用综合法收集整理的信息可以达到由偏到全、由零到整、由粗到精的效果。综合法常常能反映出某一情况和问题的普遍性。采用这种方法编写的信息，便于领导掌握面上的情况和带有规律性、普遍性的东西。（2）追踪法。即以事件发生、发展的全过程或工作落实的各个阶段为线索，追踪收集不同时期、不同阶段的情况。如上级作出重大决策以后，及时收集反馈传达贯彻的作法、步骤、落实的措施，遇到的困难和问题等，进行连续反映。编报此类信息要注意通过客观上报国家大政方针在基层贯彻落实中出现的困难和问题，如实反映基层的新要求、新建议，为基层和群众争取政策调整，帮助领导完善决策，而不是反映本级政府工作不到位、造成的一些工作失误。（3）调研法。这种收集材料的方法有较强的目的性，一是按照上级或领导要求，确定专题开展调查研究，目的在于发现典型、总结典型经验，指导推动工作。二是针对倾向性、苗头性问题开展调查研究，目的在于找出问题的根源和症结，为领导决策提供依据。（4）逆向思维法。就是当某项活动处在高潮时，或某个问题被大多数人肯定或否定时，如果一名信息工作人员能够冷静下来，让思维不受从众效应的影响，从问题的另一方面进行思考，分析一下有无偏差，或存在一种倾向掩盖另一种倾向的问题，往往会产生意想不到的效果。（5）会议收集法。每次会议都包含大量的信息，通过参加各种会议及阅读会议文件材料，可以从中发现有价值的信息线索。（五）建议1.保证数量是基础。2.提高质量是根本。3.加强协调是保障。4.增加分量是关键（有分量、有影响的信息）。5.发挥能量是目的（发挥作用）。在具体工作中坚持做到：宏观问题抓广度，围绕领导需求报重点；微观问题抓深度，围绕决策落实报亮点；突发问题抓速度，围绕工作部署报难点；同样问题抓角度，围绕阶段性工作报热点。四、综合文稿起草首先，文稿起草是机关最重要的工作之一。其次，文稿起草是机关最具有创造性的工作。第三，文稿起草是最能锻炼人、最能提高人的工作。对于文稿起草工作，必须有“四个心”： 一是，要有事业心；二是，要有自信心；三是，要有进取心；四是，要有静心。（一)领导讲话稿 领导讲话稿类别： 代表大会的报告； 工作会议讲话稿； 会议开幕词；闭幕词或会议总结讲话稿；演讲或动员会议讲话稿； 庆功会、表彰会讲话稿；现场会、经验交流会讲话稿；签约仪式上的讲话稿、致词。领导讲话具有四个特点： 权威性；思想性；鼓动性；指导性。领导讲话稿的效用：宣传真理； 部署工作； 提高认识； 解放思想； 鼓舞士气； 申明观点； 褒扬正气； 抨击歪风。（二）情况报告报告的作用：报告是最常用的文书之一，经常把本单位各项工作的进展情况通过报告向上级反映，有利于密切上下级关系，便于上级指导下级工作，同时对于本单位来说可以达到及时总结经验和教训，找出前进方向的目的。报告的分类：报告按使用目的的不同，可分为五大类：工作报告、情况报告、调查报告、答复报告、报送报告等。报告的特点：单向性；陈述性；事后性。（三）什么样的文稿才是好文稿要做到六个结合：1、理论与实践的有机结合。2、上情与下情的有机结合。3、共性与个性的有机结合。4、指导性与操作性的有机结合。5、总结成绩经验与明确前进方向的有机结合。6、形式美与内容好的有机结合。 （四）材料的准备准备材料首先要是国家的方针政策，其次是本系统的材料，系统所在地区、重点涉及领域的情况，第三点是其他省市、部门有关本系统工作情况的材料。如何收集材料？至少有五条途径：一是要善于调研。二是要善于自己积累。三是要善于利用相关的理论文章。四是要善于利用网络收集材料。五是要善于借鉴其他省、其他市同行的材料。 如何消化材料？要做到“三动”：一是要动眼，二是要动手，三是要动脑。 （五）如何利用材料？一是要选取重要的材料，二是选取的材料要能够支持观点，三是要尽量把材料变成自己的语言来表述，（六）写好提纲就完成文稿的一半提纲的写法，一般是先列大标题，再列一级标题、二级标题、三级标题。提纲的写作要靠多写、多改、多磨练。文稿写作的注意事项：一是把好政治关。二是把好法律关。三是把好政策关。四是把好文字关。五是把好格式关。（七）工作报告的拟写1、报告的标题。报告的标题，有两种写法，一是发文机关主要内容文种的写法；二是主要内容文种的写法。 2、报告的主送机关。行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。3、报告的正文 （1）报告导语 导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型： 背景式导语、根据式导语、目的式导语。（2）报告主体 工作报告的正文，通常由四部分组成：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算。总结式写法：这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，是最常用的结构方式。“情况原因教训措施”四步写法：这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。指导式写法：这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施