国立台南高级商业职业学校校务会议组织规程.doc

國立台南高級商業職業學校 校務會議組織規程一、本會議組織規程依據職業學校法、職業學校組織規程及部頒有關規定訂定之。二、本會議由校長召集，並以校長為主席，討論重要興革事項，每學期開會二次。三、本會議由全體教職員組成之。四、本會議之職責如下：（一）決定學校施政方針。（二）審議各種計劃及章則。（三）審議校務應興革事項。（四）審議校舍建築及擴充設備事項。（五）議定每學期校務中心工作。（六）促進協調合作，溝通意見，集思廣益以達成工作目標。（七）審議其他有關事項。五、本會議如有提案及報告事項，應於開會前三日送交主席核閱彙集編印成冊。六、本會議於每學期開始及學期終了時各開會一次，必要時得召開臨時會議。七、本會議開會須有全體教職員三分之二出席，並以出席人數過半數之通過為決議，可否同數時取決於主席，如出席不足法定人數，得改為座談會，但須將議決案，提交下次會議追認。八、本會議紀錄由文書組長擔任之，散會後由主席核閱簽名，並擇重要公佈之。九、本規程如有未盡事宜，得於本會議開會時提出修正之。國立台南高級商業職業學校 行政會報組織規程一、本行政會報依本校組織規程訂定之。二、本行政會報由校長、各處室主任、秘書、各處室組長及科主任以上人員組成之。三、本會報由校長召集，以校長為主席。四、本會報職責如下：（一）討論或議決學校行政事項。（二）討論或議決臨時發生事項。（三）提出於校務會議事項。（四）討論或議決其他關於校務上應改進事項。（五）協調合作，溝通意見，集思廣益，以達成工作目標。五、本會報紀錄由文書組長擔任之，散會後由主席核閱簽名，並列印書面資料，知會各處室積極辦理，秘書室列入追蹤管制。六、本會報每個月開會一次為原則，必要時得召開擴大行政會報，由全體行政同仁參加。七、本會報開會須有三分之二出席，並以出席人數過半數之通過為議決，可否同數時取決於主席。八、本會報決議案，呈校長核准後施行之。九、本規程如有未盡宜，得於本會報開會時提出修正之。國立台南高級商業職業學校 總務處會議組織規程一、本會議依據職業學校法訂定之。二、本會議由總務處全體人員參加。三、本會議由總務主任召集，並以總務主任為主席，文書組長負責紀錄。四、本會議之職責如下：（一）審定總務處應行推動計畫及其實施方案。（二）審定總務處各種規則之修訂。（三）規劃校舍及設備。（四）審定校舍、校具之保管及分配辦法。（五）規劃、美化、綠化環境及改進環境佈置事項。（六）有關各組工作事項之改進研究。（七）討論工友訓練及考勤獎懲事項。（八）討論校務會議暨校長交議事項。（九）其他有關總務一切事項。五、本會議開會須有三分之二出席，並於出席人數過半數之通過為議決，可否同數時取決於主席。六、本會議議決事項由總務處負責執行。七、本規程經校長核准後實施，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 總務處組織章程第一條：本章程依據本校分層負責明細表之規定訂定之。第二條：本處處理一切事務除法令另有規定外，得依本章程辦理。第三條：總務主任秉承校長意旨，綜理本校行政業務，其職掌如下：、本處各項章則辦法之訂定與修正。、各項法則修訂改進之建議。、追蹤待辦及自行管制案件與執行考核。、擬定本處經費預算。、調配本處職員工作並隨時監督考核。、負責本處之查勤工作及考核獎懲之擬議。、核購及核發各項物品。、籌劃全校員工之福利。、推行校務會議及其他各項會議有關事務之決議事項。10、與各處室之主任接洽相關之事務。11、召開總務有關會議。12、執行校長交辦事項。13、其他有關總務事宜。第四條：本處設文書、庶務、出納三組各置組長一人，辦理各該組業務其詳細職掌如下：一、 文書組（一）文書處理、文書處理辦法之擬定與修正。、文書處理查詢、稽催與考核及獎懲之擬議。、公文之收發、拆封、登記、編號、摘要、分辦等事項。、行事曆彙編印發。、公文之繕發校對及用印。、各處室交寄文件類別之審定。、親啟、密啟、校長函件原封編號、登記、轉呈。、急件及重要文件之提送。（二）公文查催、推行公文登記查詢制度作業之規劃。、有關公文登記查詢制度之改進建議。、逾期公文查催及分析。、每月公文總檢查報表之編製。、公文處理成績統計考核獎懲。（三）檔案管理、檔案分類之擬定與執行。、借調檔案之處理。、擬銷毀檔案卷清冊之編製。、檔案管理成果之編製。（四）計劃管制、年度計劃報部列管項目之選定。、年度計劃自行列管項目之選定。、列管作業計劃之建立與呈報。（五）印信典守、印信之保管。、判行文件之用印。、簽准用印之書件。、核定分層負責文件之用印。、印信申請製（換）發啟用拓模及撤銷等。（六）校史業務、校史資料蒐集與整理。、校史室管理。（七）其他有關文書事項。二、 庶務組（一）校舍營建、規劃校舍營建及分配事項。、辦理校舍發包及訂約事項。、監督校舍營建事項。、校舍驗收。（二）校舍管理、校舍管理辦法之訂定與修訂。、校舍之分配、保養與修繕。、校舍安全之檢查。、校舍水電之檢修。、定期檢查校舍使用情形。、校舍設備之供應檢修添置或改進等。（三）財產管理、財產購置、變賣、招標、訂約等事項。、財產增減之造報。、財產登記、保管與分配撥借等事項。、財產移撥清點與耐用年限之評定。、定期檢查財產使用損壞情形。、土地及建物產權管理手續之辦理。、財產分類編號及列冊、財產之保管與清理。、財產損壞報廢之處理。（四）物品管制、物品採購及報廢。、物品保管編號分發使用及登記。、物品之出借、收回登記。、消耗性與非消耗物品之釐定。、填報消耗品與非消耗品增減月報表。（五）安全管理、預防災害各項防護措施。、學校防災、防火、防護工作及器材設備與保管。、水電設備及飲用水安全管理。、門禁訂定及執行。、災害發生時之搶救與善後處理之擬訂。、各項安全管理辦法之擬定與修正。、學生腳踏車之管理。（六）集會場所管理 、集會場所管理辦法之擬定。、典禮之籌備。、集會場所之佈置與設備。、宴會、茶會、晚會之籌辦。、其他供應接待事項。（七）工友管理、擬定工友管理辦法與修正。、辦理工友之僱免、待遇、勞保、退撫等事宜。、工友名額及工作之分配。、工友管訓與工作考核獎懲。、工友給假及填發各項證明書。、編排工友值日、夜輪值表。、報請工友值日、夜及臨時加班費。（八）環境衛生管理、樹株修剪及雜草割除。、花卉更新、花圃及分花管理。、環境清掃及溝渠疏通。、垃圾清理及廁所維修。、環境衛生之管理及維護。、環境之美化、綠化。、辦理消除髒亂及定期檢查。（九）其他有關庶務事項。三、 出納組（一）現金收入、零用金收入及保管。、各校場地、設施與設備對外開放場地使用費收入及解繳公庫。、進修學校第二專長報名費收入繳庫。、建教合作班鐘點費支票收入及解繳公庫。（二）現金支出、根據支出傳票，簽發支票辦理付款。、旅費、加班費、值日費及未及壹萬元支出付款。（三）其他事項、代收代辦款項之收領與轉發。、保管現金有價證券、公庫銀行票據及有關出納之各種單據。、登記出納帳簿及填製各項出納憑證與報表。、編製與發放兼代課鐘點費。、發放各項學生獎學金及公費生公費。、發放各種加班津貼、旅費、學分補助費等。、發放員工生活津貼及各項補助費請領。、退休人員三節慰問金之發放。、公教住宅貸款之扣繳。10、各項公款之收支。11、員工所得稅之扣繳、扣繳憑單印發及申報國稅局。12、扣繳教職員公保費、全民健保費、退撫基金等繳納清單之編製及報繳。13、造具及發放員工不休假加班費清冊。14、造具及發放員工年終工作獎金清冊。15、造具員工薪津印領清冊暨發放。16、造具及發放員工考績獎金清冊。17、造具及發放子女教育補助費。18、代扣工友勞保費、全民健保費。19、扣繳教職員保險費及證明書之核發。20、學生註冊劃撥單列印及註冊費統計繳庫。21、國庫帳戶收支核對及造具差額解釋表。（四）其他有關出納事項。第五條：本處各組設幹事一人辦理各該組業務。第六條：本處職員應本主動、自發、敏捷經辦各組業務。第七條：本處職員，對於職務上之機密，絕對保守，不得洩漏。第八條：本處職員，對於學校之重要或緊急事項，應不分組別彼此通力合作。第九條：本處每學期召開處務會議一次，由主任為主席，全體職員均須參加討論本處工作興革事宜，如遇有關校務重要事項，則交校務會議研討決定之。第十條：本章程經校務會議通過簽請校長核准後實施，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 總務處相關工作要點壹、一般物品申購案方面一、請購流程承辦人員單位主管庶務組長總務主任會計室校長二、各流程相關人員應負之職責與注意事項1、承辦人員(1) 依實際需求及可用的預算提出請購。(2) 填寫請購單時，請註品名細規格、數量，如有樣品或型錄更佳(亦可以提供希望供貨廠商的聯絡資料供總務處參考)。(3) 如果可能，可註明希望動支之經費科目(請用鉛筆或以便條紙註記；如所動支經費為補助款或代辦經費請附經費概算表)，供單位主管及會計人員參考。(4) 一般可以預期之請購案，請儘早提出請購(最好是提早兩週)，如果可以先行大量採購者，請於開學前一次購足，或集合多次用量一次請購。如果是臨時性之緊急請購，請於請購單上註明希望交貨的時間。(5) 如為特殊必要自購者(經費必須在3,000元以內者)，請先取得庶務組之同意再行自購。2、單位主管(1) 審核請購的優先性及妥適性。(2) 審核請購案預定動支經費科目的妥適性。(3) 協助請購人員完成請購手續。3、庶務組長(1) 依據請購內容進行訪價或估價。(2) 待請購案完成請購手續後，依採購法相關規定辦理購買手續。4、總務主任(1) 審核請購案的必要性及規格的妥適性。(2) 審核請購案的購買方式的妥適性。5、會計室(1)編列動支經費科目及金額。(2)審核動支經費科目的妥適性及可動支的金額。6、校長綜合裁示請購案的必要性。貳、有關經費核銷方面一、經費核銷流程經手人財物登記保管領用驗收證明出納組長庶務組長總務主任會計室校長二、經費核銷流程相關人員之職責及注意事項1、經手人(1) 採購人員在完成採購案後，依廠商開出的發票或收據(收據上必須加蓋廠商店章及負責人私章，且店章上有免用統一發票的編號、地址、電話)於開立日期五天內完成經費核銷手續。(2) 採購人員如不是庶務組長，則由實際採購人員取得統一發票或收據，且發票或或收據開立日期應於完成請購手續之後。(3) 如果費用超過9,999元，請不要先行墊支費用(超過10,000元者，係以支票支付)。2、財物登記(1) 依行政院事務管理規則要求，相關請購案符合財產、物品管理要求者，應依規定進行登錄及管理。(2) 財產、物品的實際管理單位，應依規定於財產、物品增加單上蓋職銜章以示負責，並依規定每學期初、期末進行盤點，於職務異動時進行點交。(3) 如果請購項目非為物品時(如：鐘點費、加班費等)，本欄可以不必加蓋任何職銜章。3.保管領用(1) 採購物品交由請購人員後，應由請購人員核對物品的規格、數量、品質；如果無誤則由請購人員於保管領用欄加蓋職銜章。(2) 如果請購項目非為物品時(如：鐘點費、加班費等)，應由承辦活動之人員於驗收證明或保管單位欄加蓋職銜章。4、驗收證明本欄由請購單位主任、相關保管人員或驗收人員於確認本項請購項目已點交後加蓋職銜章。5、出納組長（1）請購項目為物品時，本欄不必加蓋出納組長的職銜章。（2）請購項目非為物品時，本欄應由出納組長加蓋職銜章，以確認出納組長己知本項請購，並依中華民國所得稅法規定辦理代扣稅款工作。6、庶務組長（1）請購項目非為物品時，本欄不必加蓋庶務組長之職銜章。（2）請購項目如為物品時，本欄應由庶務組長加蓋職銜章，以確認本項請購已依採購法規定完成採購點交手續。7、總務主任本於權責確認本項請購在此之前的流程皆已合法完成。8、會計室(1)核計請購案之項目、數量、金額及開立的發票、收據是否相符。(2)本於權責，確認本項請購案的經費動支、經費的核銷手續皆已依會計有關法規完成。9、校長綜合核定本項請購經費的核銷過程。參、有關文書作業方面一、公文簽辦流程(1)門房收文拆封文書組公文登記分文給各承辦人員承辦人員簽收公文承辦人員擬辦主管審核會辦相關人員呈校長核定(2)電子收文文書組公文登記分文給各承辦人員承辦人員簽收公文承辦人員擬辦主管審核會辦相關人員呈校長核定二、公文簽辦相關人員之職責與注意事項1、文書組(1) 收文當天完成登記分文。(2) 依文的性質由承辦人員簽收公文(如承辦人員請假，應由代理人簽收)，並於三聯單上註明預定完成日期。(3) 重要的公文，文書組應隨時提醒公文承辦人員於期限內完成，並呈報校長知悉。(4) 每月要求各承辦人員於公文處理登記簿登錄後交回文書組歸檔。(5) 公文如有需用校印者，於公文上會辦文書組，待校長批示後用印。(6) 如為傳真公文，應登錄於公文送文登記簿，儘早會知承辦人員簽收及辦理。(7) 如公文要求傳真回覆或網路登錄者，應於校長批示後，於期限內由承辦人自行傳真或上網登錄，再交回文書組歸檔存查。2、承辦人員(1) 依公文要求及本於職責與專業，擬定可行之方案。(2) 依實際需求簽會相關處室人員(有關採購及經費，必須會簽總務處及會計室；場地使用會管理單位；工友派遣會總務處；學生調用會學務處，課務問題會教務處等)。(3) 把握時效性，要求及早完成公文辦理；公文擬辦未有定論時，不宜擅自向師生、校外人士宣佈。(4) 如有緊急需求，應先用傳真方式回覆(請交由文書組代為傳真或由各處室自行傳真)。(5) 如需用校印，應簽會文書組並於校長批示後，交文書組用印。(6) 如需上網登錄及填報資料者，應於校長批示後由承辦人員自行上網填報。(7) 如需郵寄公文，應提早交由文書組辦理。如為掛號或限時郵寄請於下午二時前交由文書組辦理(如收信單位非為教育部或其所屬學校，請附收文者之詳細住址)。(8) 如需發文，請於校長批示後，提前一天交由文書組繕校行文。3、單位主管(1) 審核各承辦人員的擬辦內容是否妥適，辦法是否週延，是否符合處室政策及學校辦學方針。(2) 主動協調處室人員支援承辦人員，如有必要協助承辦人員與其他處室之間的溝通工作。(3) 隨時提醒承辦人員公文處理時效性。4、會辦人員(1) 依公文承辦人員之會簽意見提供建議、協助支援等。(2) 如無法同意承辦人員之意見或支援要求，應以建設性意見與承辦人員溝通。(3) 依校長批示內容協助承辦人員完成任務。肆、本要點經行政會報討論通過及校長核定後實施，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 文書處理辦法第一章 依 據一、本辦法依據行政院頒行之事務管理規則及文書處理手冊有關規定訂定之。第二章 收文處理二、收文(一)收到公文函件應即拆封、編號、登記、分文、送辦。(二)標明機密或書明校長親啟文件及函件分別用送件簿登記，隨收隨送，由校長或經校長指定人員點收處理。(三)查對附件，應對照來文逐件清點，其手續如下：、附件是否相符？並加整理附於原文之後。、附件如為現金、有價證券或貴重物品，應先送出納組或承辦單位簽收處理。、附件另郵未到而公文先到者，應速洽詢，公文如為急件，可先送承辦單位簽辦。(四)封面未標明機密字樣，拆封後如發現其內容有保密必要，應作機密文件處理。三、收文編號手續如下：(一)來文經分文後，應以號碼索引簿為編號簿，統一編列字號，每年從第一號開始順序編列。(二)來文正下方應蓋編號戳編號。四、經編列字號之收文，應按號碼順序登錄至號碼索引簿，繕打公文三聯單，送承辦人簽收。五、未經編號之收文，應送收發補辦編號登記，再行處理。六、下列性質之文件，應另登送件簿，逕送主辦單位辦理，不予編號：（一）無保存價值之各種定期或例行表報。（二）屬通報或知會性質之文件。（三）邀請參加記念性集會之文件。（四）校長私誼往來之交際文電。（五）贈送書刊或資料之文件。（六）地方機關轉發上級機關之重複文件。（七）其他屬臨時性，辦後即可銷燬之文件。第三章 辦理文稿七、辦理文稿：（一）承辦員收到分辦文件時，應在公文三聯單上承辦員簽名欄內簽名，同時在簽收日期欄內註明日期，後即將乙表退還文書組，甲、丙表附在來文右上角。（二）承辦員對收發之公文，未能於待辦日期前辦竣者，應在待辦日期未屆滿前，申請展期以二次為限，但情形特殊需經三次以上展期時，應簽請核准。（三）承辦員應將收辦文件登入公文處理登記簿。（四）承辦員對性質重要而無法令依據及依計劃或法令認為有重大變更或改進必要者，應先簽擬意見呈請核定後再行擬稿。（五）承辦員對文稿內容必須另為說明或依前款規定應行先簽後辦，但因有時間性而急應發出者，應先併呈。（六）除前兩項規定應先簽後辦或簽稿併呈外，其餘均應逕擬稿呈核。（七）承辦員經辦稿件仍未結案者，應在稿面右下方註明退稿續辦字樣由發文人員於發文後退稿。（八）經辦及審核文稿人員必需於文稿上蓋職名章並註明月、日、時，凡在簽稿上加蓋職名章而未簽註意見者，視為認可或同意並應負責。（九）公文須分函有關機關，應儘量利用副本免另辦文，但不得濫發抄送副本時，應於副本收受機關之下，註明含附件或O O附件（十）凡無簽復必要之公文，應予存查，凡未編列收文號之存查公文由主辦單位自行存查，不必送檔，但有關業務之箋函，應併件歸檔。第四章 繕校用印八、繕校及用印：（一）公文文書之繕寫校對以集中於文書組辦理為原則，但以各處室名義行文者得由各該單位自行辦理之。（二）凡經核判之稿一律交由繕寫人員點收，未經判行之文稿應拒絕繕校。（三）各處室承辦之表報冊籍，應由各該單位自行繕對。（四）公文未經校對核判者，不得蓋用關防。（五）公文及原稿用紙在兩頁以上者，應蓋騎縫章。（六）附件除規定蓋用關防者外，一律由校對人員蓋用附件之章。（七）凡送請用印文稿，原稿稿面免蓋用關防，於文稿上蓋用職名戳，並註明用印年、月、日。第五章 發文處理九、發文：（一）對未經用印暨漏蓋印章或附件不全之稿應退還補辦。（二）發文應將原來文送收發人員在案件承辦簿簽章發文。（三）發文附件，一律由主辦單位檢齊裝封，隨文交發。（四）各處室送發函件（包括發郵及差送），應以公事為限，由承辦人員至收發室登記送件簿編號摘要，交發文人員送發。（五）承辦人辦理之極機密公文應由承辦人員照原編收文號碼自行填註發文字號封固送發，如屬創稿之極機密公文，應由承辦發文人員向收發人員提號辦理。（六）創稿發文時由收發人員編列發文字號，稿面加蓋創字在承辦案件簿內簽章。（七）發文冠字除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字在發文紙日期字號欄內暨原稿上，並應分別加中華民國年月日及字號戳。（八）對外行文應由本校統一辦理編號登記封發歸檔手續。十、封發公文應依下列規定辦理：（一） 對同一收文機關之發文除最速件提前封發外，其餘在處理期限內得併封發出。（二） 機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記，但機密文件應另加外封套，以重保密。十一、發文附件應依下列規定辦理：（一）發文附件：除隨文繕發及可隨文裝訂之附件由文書組辦理封發；如為現金、票據、有價證券或貴重物品或各種證件應由承辦人檢齊封固，封面書明名稱、數量，並在封口加蓋經手人印章隨同文稿送交，發文人員辦理封發。（二）附件需另寄者，應在公文之附件欄加蓋附件另寄章戳，並應於附件封面書明某號之附件同時發郵。（三）人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發。十二、發文在未封口前應再抽出複檢後封固，其送達方式由文書組視公文性質及實際情形自行決定。第六章 封發登記十三、公文郵寄應依下列規定辦理：（一）同一受文機關之公文，除最速件應提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在封套上註明文號件數。（二）郵遞公文應依其性質分別填送郵遞清單付郵，郵資及收執應另備登記簿登記，以為郵費報銷之依據。十四、承辦人點收文件時，遇有必須退回文書組改分時，應檢齊各聯文件退回文書組改分。十五、文書組收到改分之件及附表後，應將新承辦人員姓名複寫於承辦員欄之次一行，並填註改分月、日再送與所改分之承辦人員。十六、文書組收發人員對創稿文件，應視同來文，按一般程序辦理登記，登記時以交辦或簽辦之日期為來文日期，交辦或簽辦人員得視同來文機關或於來文者欄逕寫受文者，並以辦理創稿月日時為公文登記表之時間。十七、文件判別後除自行繕寫外，送繕時登記員在甲乙表填明交繕月日時，乙表暫放收文盒，甲表隨文附送繕寫人員蓋章退回。十八、己發文尚未結案之文件，收發人員應將甲乙表暫放待辦盒並應繼續注意查詢。十九、交辦文件應用送件簿登記，送文書組編號分文。二十、文書之繕校應盡量集中於文書組辦理，其以各單位名義行文者，得由各單位自行辦理之。廿一、核決之文稿及附件，經繕校人員點收與原送公文登記簿所載相符，就原表（簿）蓋收日期戳後退還送件人。廿二、督繕人員應注意文稿緩急分配工作並登記繕校簿交繕。第七章 文書處理期限廿三、最速件應隨到隨辦。廿四、速件以不超過三日。廿五、普通件不超過六日。廿六、特別件，指案件有特殊情形，非短期內所能處理完竣者，依下列規定決定其期限。（一）各機關來文要求答覆，定有期限，而非最速件或速件處理期限內之案件，應依來文所定期限處理。（二）其他特殊案件包括計劃、研究、蒐集資料或季節性之彙辦公文，應由單位主管分別規定期限。廿七、公文處理期限應自總收文之次日起至發文之日止（包括會稿、會簽時間），所需天數扣除例假、紀念日及節日，為實際使用天數。廿八、本辦法簽請校長核可後施行，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 檔案管理辦法第一章 依 據一、本辦法依據行政院頒行之事務管理規則及文書處理手冊有關規定訂定之。第二章 通 則二、本規則所稱檔案管理，係指有關公務各種文書歸檔案件之點收分類，編案編製目錄，保管檢調、清理等程序及其工作。三、本校檔案採統一管理方法由文書組集中管理。四、本校檔案區分如下：（一）臨時性檔案：尚未結案，得續辦之案卷。（二）定期檔案：已結案，列有一定保管期限之檔案。（三）永久檔案：已結案，具有永久保存價值之案卷。第三章 歸 檔五、經文書組收發編列號碼之文件，除性質特殊陳經校長核准由承辦單位保存者外，均須歸檔。六、歸檔案件之點收，應注意下列事項：（一）檢查本文及附件是否齊全。（二）檢查文書處理是否完備。七、歸檔案件經點收後，應依下列各項整理：（一）以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。（二）按收文、簽辦、發文或存查日期依序裝訂。（三）附件以隨文整理為原則，其不便隨文者，得另行存放。（四）如有皺摺、破損等情形者，應先予整補。第四章 分類編案八、檔案按類、綱、目、節四級分類，由檔案主辦單位編列檔案名稱及分類表，陳奉校長核定實施，如非必要，應避免更改。九、檔案應冠案名，其區分如下：（一）以文書性質區分：以概括全案之名詞為案名，以立案先後為序。（二）依機關名稱區分：以機關名稱為案名，以隸屬機關為序。（三）依地域區分：以地域名稱為案名，以地域表之代號或地名首字之四角號碼為序。（四）依時間及姓名區分：以人名或企業單位為案名，以四角號碼或五筆檢字法代號為序。十、檔案號碼分下列三種：（一）年號：以中華民國年份編列。（二）類號：以代表類、綱、目、節之數字編列。（三）案號：以同一類號案件發生之先後順序編列。十一、歸檔案件無前案可併者，始得編立新案，其編號原則如下：（一）新案應就年份、類別及有關規定編為年號、類號及案號。（二）有前案之案件，無論跨越若干年度均應併入前案。（三）檔案自左而右編列於相關案件首頁左上角，外文則為右下角。十二、案涉及數筆者：應先確定其主要類分、編列檔案號碼填分存單或另以影（複）本分附於相關檔案由。第五章 登記與裝訂十三、檔案之登記與裝訂（一）檔案分類經目錄簿應以書本式活頁逐案登記循序裝訂之。（二）目次表經編入之文件，應循序逐件登記之，並於文件上標示次號。（三）檔案登卡應置於卷底檔袋內，登記本卷之動態，調出時抽存歸還後裝入。（四）檔案底封面凡新立或增加之案卷，均須裝封底面。（五）檔案索引簿應確實登記檔號。十四、檔案之裝訂應注意下列事項：（一）須確實檢查卷內文件，如有缺漏應請補齊。（二）每冊長寬應依標準公文紙為準，厚度以三公分為原則，簽條須粘固，金屬物品應予剔除。（三）件次須編序整理，彙齊裝訂成冊。（四）附件應隨文裝訂，其不能裝訂者，應抽出裝盒另存，其體積過大者得另予包裝典藏並標示之。前項第四款附件另存，應於文稿上加蓋附件另存戳記，並建立登記簿登記備查。第六章 典藏與保護十五、檔案裝訂成冊，以一年一次為原則，依序標明年號、檔號、案名及保存年限。十六、密檔應指定專人單獨保管，須另置櫥櫃分別典藏之，並依照國家機密保護辦法第三十一條之規定辦理。十七、經裝訂之檔案，每月抽查一次，以確保安全。十八、檔案如有遺失依下列規定處理：（一）密檔應即通知原承辦人設法補救。（二）普通檔案，應向原承辦人員查抄。（三）對無法查抄之案件，應由原承辦人員依據資料或記憶補錄。（四）檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明，並查明責任簽報。十九、檔案如有破損，應依左列規定處理：（一）破損之案卷，應保持原形予以適當之裱補。（二）破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄，印刷或照相等方法予以重製。重製案件須分別註明原因、日期及份數，陳經校長核定。第七章 檢調與清理二十、借調檔案依下列規定辦理：（一）調借檔案須填具借檔單，需經承辦人員或其直屬主管簽章後借調。（二）臨時查閱得在檔案室閱覽。（三）調閱非主管案件，應送會有關單位主管同意，或簽奉本機關權責長官核准，始可借用。（四）調閱機密案件，應陳奉校長核准。（五）調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之責，不得毀損或轉借，未經簽准不得影（複）印。（六）調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。廿一、他機關調案，應憑正式公函，並經陳奉核准。廿二、檔案管理單位應詳細登記調案情形。廿三、調閱檔案以十五天為限，但有特殊情形者得酌予展期一星期，逾期不還，應即查催，經兩次查催不還者，應簽報追還。廿四、檔案應於每年依下列規定辦理清理一次。（一）依據檔案分類目錄，逐案核對。（二）依照案卷之目次表，逐件清理。（三）對已屆保存年限之案件，應按照規定程序辦理銷燬。（四）合於移轉規定之永久檔案，應辦移轉。（五）永久檔案，應妥善編訂典藏。廿五、檔案之銷燬，應依照下列程序辦理：（一）擬銷燬檔案，應先以案卷目次表或列冊送請業務單位審查。（二）業務承辦單位，應按照案卷目次表或清冊遂件審查，對延長保存年限案件，應註具體之理由，並由單位主管蓋章。（三）經業務單位同意銷燬之檔案，應編造擬銷燬檔案清冊一式三份，簽經校長核定以一份送請國史館審定，一份送文獻單位選取資料一份存案。（四）經國史館及文獻單位審定核覆後應將其選取之檔案列冊檢卷移轉。（五）對移轉及銷燬之檔案，應逐案逐件分別於檔案分類總目錄簿及檔案索引簿加蓋戳記後將案卷目次表抽出訂冊永久保存。（六）會計帳簿及憑證之銷燬，應依照會計法之規定辦理。（七）銷燬檔案應會同政風單位派員監督辦理。（八）密檔之銷燬，應依照國家機密保護辦法之規定辦理。廿六、本辦法簽請校長核可後施行，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 公文查詢辦法一、本辦法依據行政院頒行之事務管理規則及文書處理手冊有關規定訂定之。二、本校公文視其性質規定處理時限，承辦人員依時辦竣。三、為使公文依限處理應實施公文查詢，其查詢範圍如下：（一）本校與其他機關間得相互查詢。（二）經辦人員間得相互查詢。四、左列各項文件不辦理查詢：（一）絕對機密、機密、密之案件。（二）本校內之便箋通知。（三）無須辦理之複製文書、公報、表報或其他印刷品。五、承辦人員辦理公文查詢，應逐日查封收發文表，遇有超過時限仍未處理者，即予催詢，催詢無效，應即簽報。六、承辦人員辦理公文查詢及其他有關工作，應依下列規定：（一）每日除整理與檢查待辦盒外，並將查詢情形，連同小待辦盒提陳主管檢視。（二）承辦人員不按規定填表，延不退還甲表或逾期不請求展期，應予查詢，逕請其改正或報請單位主管處理。（三）協助主辦研考業人員定期檢查及蒐集有關資料。（四）上月經檢查未結案之甲表，如已辦竣，應由待辦盒內檢出，暫置於結案盒分類卡之前，以備本月檢查。（五）每月終應查對號碼索引簿，除未辦結公文應查催外，對已辦結（發文或存查）公文未銷號者，應查明銷號。七、承辦人員對公文處理發生錯誤或積壓情事之人員，應按情節輕重依法議處。八、承辦人員對公文處理，應隨時抽查或定期檢查。九、承辦人員對經辦文件，自陳核（判）起至發文止，應負之件全程各階段查詢之責。十、單位主管，應依左列規定負責公文查詢及處理：（一）每日上班時應先檢查待辦盒內公文登記表，對屆期尚未辦出或新收文件所填預定結案日期過長，會辦文件未照規定時限處理者，應予糾正，並在記錄卡上簽章及註明糾正事項。（二）屬員差假時之公文處理，應依左列規定：1、職務代理人應實際代其處理公文，因特殊情形無法代為處理時，應責由主辦組長（或處室主管或指定人員）負責處理。2、職務代理人或主管組長，均因差假不能處理公文時，應由處室主管或其代理人，負全責作適當處理。3、屬員之差假，應嚴格審核，其承辦案件久未清結者，應責其清理後始得派遣公差。十一、主辦研考業務人員，每週應查詢登記桌一次，發現錯誤應指導改正，逾限未結案件者，應填報逾限未結案件檢查週報表，陳校長核辦，並各別稽催經二次稽催，承辦人仍延不辦理及答覆原因者，以故意積壓公文論簽報議處並限期清理，追蹤至結案為止。十二、公文檢查表及公文辦理日數紀錄表各單位均填寫二份，一份交登記桌提陳單位主管，一份由研考人員統計分析調製上月份公文處理成績月報表及申請案件辦理情形統計表按月提出行政會議（行政會報）報告，並於半年後陳報省政府教育廳核備。十三、每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷分析各階段處理時間，如有積壓情事者，填逾期公文延誤情形紀錄表，並將表之第二聯送積壓責任人申復理由，申復期間以三日為限，如有特殊情形，最遲不得超過七日，逾期以放棄申復論，積壓責任判明後，陳報校長核辦，並限期於次月二十日前彙造逾期公文處理情形月報表，陳報上級機關核備。十四、主辦研考人員應辦理事項如下：（一）調卷分析檢核內容發覺違反本辦法有關規定時應即簽辦。（二）抽查收發繕校監印及檔案管理作業情形，如發現未依照本辦法之規定辦理時，應作成抽查紀錄表依規定簽報。（三）存查案件應予抽查，如發現應辦而存案件除退回承辦人員查辦外，並按情節輕重簽處。十五、主辦研考業務人員每三個月應清理二個月以前總收文未簽復案件一次，並依久未批答案件清查表辦理之。十六、本辦法簽請核長核可後施行，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 業務管制考核方案第一、目的及依據一、為提高學校行政效率，加強業務管制考核，依據本校分層負責明細表之有關規定訂定之。第二、管考方針二、依照目標管理原理，運用科學方法，對重要工作計畫，實施管制考核，俾使個案計劃目標，能符合整體目標之要求，並有助於整體目標之達成。三、依照行政管理原則，發揮企業化精神，對重要工作計劃之策訂與執行，實施管制，工作成效實施考核，工作困難協力解決。第二、管考方針四、依照分層負責原理推行職責契約制，以高階層管制政策中間階層管制計畫，作業單位管制細部計劃與技術之原則，實施分層管制，逐級考核，並注意分工合作，避免重複與脫節。第三、管考範圍五、管制考核範圍：（一）計劃管制案，年度施政計劃或業務計劃中之列管事項。（二）特定管制案1、行政會議決議之重大措施。2、教育部撥款補助實施之重要措施。3、學校制定列管事項。第四、管考體系六、業務管制考核工作劃分：（一）辦理全校性業務管制考核工作之職責劃分如後：1、對一般行政方面之業務管制考核及關於管制考核之綜合性工作，以總務處為中心。2、對訓導方面之業務管制考核工作以訓導處為中心。3、對於教學方面之業務管制考核工作以教務處為中心。（二）研考員綜合一般行政，訓導工作，教學三方面之業務管制考核結果，彙辦年度考成。第五、管考職責七、研考員職責：（一）審查計劃目標，注意計劃之適應性、可行性與可受性。（二）協定管制考核基準，完成職責契約程序。（三）依約督導個案進度，進行連繫協調工作。（四）注視個案重點把握關鍵所在，發覺問題，提供意見。（五）建議對於個案或相關個案採改進行動，貫徹全程。（六）考核各案實施績效及對於達成整體目標之效益。八、各業務單位對其列管事項，負有發掘問題預籌對策，自行檢討改進，履行職責契約，貫徹計劃全程並依管考實施辦法，按時提供詳實資料之責。第六、管考基礎九、為使管考工作有精確依據，端賴健全之管考基礎，其要項如左：（一）計劃目標，必須具體明確。（二）計劃擬訂，必須完整周密。（三）工作標準必須預為訂定。（四）管考基準必須因應制宜。（五）職責契約，必須信實可靠。（六）工作紀錄必須經常連貫、完整、真實。十、管考著眼：（一）注意單位間容易脫節之處。（二）注意單位間立場觀點不同，協調不易之處。（三）注意單位間行動配合不夠之處。（四）注意單位間相互支援不力之處。（五）注意時空因素配合，未能適切之處。（六）注意法令與事實間未能適應之處。（七）注意權責之間不相對稱之處。（八）注意障礙所在，尚待籌謀對策排除之處。（九）注意工作方法與科學技術，未能適應實際情況之處。（十）注意上項經驗教訓，尚未檢討改進之處。十一、管考方式：（一）在基礎上：因應計劃性質，協定管考基準，推行目標管理，履行職責契約。（二）在程序上：有效運用管考體系執行分層管制逐級考核工作。（三）在深度上：採一面管制執行，一面檢討改進原則，貫徹計劃全程。（四）在幅度上：依據職責及實施重點管制考核。（五）在成效計算上：應用科學方法，根據管考基準驗證工作紀錄，核成工作成效。（六）在單位考成上：根據工作目標與職責契約，衡量主觀條件與客觀環境，注重整體發展之觀念，克難創新之能力，主動負責之精神，協調合作之程度等因素，實施綜合考評。十二、管考態度：（一）客觀印證主觀，理智重於情感。（二）建議代替挑剔，預防重於補救。（三）精深而不苛繁，周詳而不重複。十三、本校對列管計劃之實施及研考員對管考工作之執行應依據其成效功過，適時核予獎懲。第七、工作反映十四、為確實瞭解施政進度及其利弊與管考工作得失，應建立完整而靈活的工作反映系統，隨時蒐集整理研判實際情況，以供運用處理。十五、根據績效考評與工作反映，選擇例案，擴大其優點，改進其缺點，並與行政革新之研究發展工作相配合，以促進行政工作之整體發展。第八、其 他十六、本方案簽請校長核可後施行，修正時亦同。國立台南高級商業職業學校 財產管理辦法第一條：本辦法依據行政院所訂頒之事務管理規則財產管理訂定。第二條：本辦法所稱財產係遵照行政院所頒之財產標準分類為準，計分五大類：、土地、房屋建築及設備、機械及設備、交通及運輸設備、雜項設備第三條：凡移交、購置、捐贈、撥入、等而獲得之一切財產，均適用本辦法管理之。第四條：財產增加登記程序如下：、財產增購時，經財產管理員填製財產增加三聯單與付款憑證送請購人驗收，會計室監驗審核完竣後，將一聯送各有關財物之使用單位簽章保管，一聯作為財產管理員作財產分類帳之憑證，另一聯送會計室作財產統制帳。、每月終了時，總務處根據財產增減單填造財產增減表及國有財產增減結存表各十份、一份送財政部國有財產局、本校會計室八份，財產管理自留一份。、會計年度終了時，總務處編造國有財產總目錄，送交財政部國有財產局。第五條：財產減少登記程序如下：、各單位使用之財產因使用年限過久自然損壞或因不可抗拒之意外事故，以致毀損或失落而無法修復追尋者，始得由使用人填具財產報廢單，送至總務處依財物報損（廢）分報核定表層轉核准後，由財管單位填具減損三聯單，登入財產明細分類帳報銷，否則得視實際情形賠償之。第六條：財產保管分下列二種：、指定保管：專用公用財產如：資訊科電腦設備，觀光科餐飲設備，廣告科電腦、繪圖儀器設備，商經、會事科設備、材料等由專人負責。公用教學設備由教務處教學設備組負責請購並集中管理。書籍圖表由圖書館人員負責管理，各處室使用公用之財產由單位主管指定專人負責，其它專用無法指定保管人之財產則由請購人為財產保管負責人，並向總務處辦理使用單位借領手續。、集中保管：除指定保管外，一切財產均由總務處集中保管。第七條：保管人應視財產性質，注意光線、通風、溫度及防止鼠咬、蟲蝕以及一切其他損害，應隨時加以整理檢查勿使變質。第八條：財產存放處所應經常維持整齊清潔，絕對禁止吸煙生火，以防火災，其有危險性之爆發品不得混同儲存。第九條：財產應盡量遵照行政院頒發之財物標準分類編號粘貼標籤。第十條：保管財產人員移交時，應會同列冊呈報查核，必要時得由會計室總務處派員監交。第十一條：本校所有財產非經正式領借，填具借用單或由總務處同意，不得隨意移動或私自搬出校外。第十二條：財產之增減保管會計室應於年終檢查，必要時為不定期之檢查。第十三條：本辦法經行政會報通過，並簽請校長核准後公佈實施，其修正亦同。國立台南高級商業職業學校 財物登記程序甲、財產登記程序一、凡購置各項財產經驗收後，總務處應隨時填具財產登記卡，前項財產登記卡尚未設置時應根據發票收據或其他有關文件填具財產增加單，辦理財產增加之登記。二、收到捐贈之財產，應由總務處根據時價隨時辦理增加之登記。三、收到其他機關、團體轉移本校之財產，應由總務處就其原金額辦理增加之登記。四、財產損壞（或屬耐用年限）不堪修護使用者，總務處應根據財產報廢單辦理減損之登記。五、圖書增減時，應由圖書館隨時通知總務處集中登記。六、財產登記後，財產保管人員應在原始憑證上保管欄內蓋章。七、總務處應於每月終了時，將財產增減之情形填具財產增減表送會計室核對及年度終了時作財產統制帳之登記。乙、物品材料登記程序一、 凡購入各項物品，總務處應隨時根據發票、收據或其他有關文件辦理增加之登記。二、 總務處根據領物單，隨時辦理減少之登記。三、 增減登記後物品或材料管理人員應在原始憑證上保管欄簽章。四、 建築物材料之增加、領用及餘額繳還，應通知會計室，俾以查核、作帳及作帳務上之處理。五、 每月終了時填具物品增減表，年度終了時填具物品盤存表。國立台南高級商業職業學校 財物及勞務採購招標辦法壹、總 則一、 本校工程、財物及勞務等之採購招標，由總務處負責主辦，會計室及其他有關處室協辦。二、 本校工程、財物及勞務等之採購招標案件，均遵照政府採購法及其相關方法之規定辦理。貳、採購金額之認定依據政府採購法第十二條第三項、第十三條第三項及第四十七條第三項規定，訂定查核金額、公告金額及中央機關小額採購金額之級距如下：一、 查核金額：工程及財物採購為新臺幣五千萬元，勞務採購為新臺幣一千萬元。二、 公告金額：工程、財物及勞務採購為新臺幣一百萬元。三、 中央機關小額採購：為新臺幣十萬元以下之採購。參、中央機關未達公告金額採購招標辦法（摘錄）第一條：本辦法依政府採購法（以下簡稱本法）第二十三條規定訂定之。第二條：未達公告金額之採購，而逾公告金額十分之一者，得以下列方式之一辦理招標：一、 符合本法第二十二條第一項第一款至第十五款所定情形之一者，得採限制性招標。二、 符合本法第二十二條第一項第十六款所定情形，經需求、使用或承辦採購單位就個案敘明不採公告方式辦理及邀請指定廠商比價或議價之適當理由，簽報機關首長或其授權人員核准者，得採限制性招標，免報經主管機關認定。三、 依本法第四十九條之規定，將公開徵求廠商提供書面報價或企劃書之公告，公開於主管機關之資訊網路或刊登於政府採購公報，以取得三家以上廠商之書面報價或企劃書，擇符合需要者進行比價或議價。第三條：公告金額十分之一以下之採購，得不經公告程序，逕洽廠商採購，免提供報價或企劃書。第四條：機關不得意圖規避本辦法之適用，分批辦理未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購。第五條：本辦法自中華民國八十八年五月二十七日施行。肆、招標期限標準（摘錄）第一條、 本標準依政府採購法（以下簡稱本法）第二十八條第二項規定訂定之。第二條、 機關辦理公開招標，其公告自刊登政府採購公報日起至截止投標日止之等標期，應視案件性質與廠商準備及遞送投標文件所需時間合理訂定之。前項等標期，不得少於下列期限：一、 未達公告金額之採購：7日。二、 公告金額以上，未達查核金額之採購：14日。三、 查核金額以上未達巨額之採購：21日。四、 特殊或巨額之採購：28日。第一次開標，因未滿三家而流標者，第二次招標之等標期由機關依據政府採購法，應視案件性質與廠商準備及遞送資格文件所需時間合理訂定之。第三條、 機關依本法第四十九條之規定公開徵求廠