公司部门文件、文档管理办法.doc

部文件管理办法（暂行）为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。第一章 部人员电子文档管理第一条 部文件根据不同的工作内容分为：1. 行政文档：包括上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料、会议记录、工作计划等。2. 项目文档：包括涉及日常生产经营活动的，需要上报和下发的各类文件、资料、表格、工作计划、工作总结等。第二条 部个人文件整理规范：1. 个人电子文档的管理归类须按照以下办法进行整理，如图所示： 1.上报文件日常工作中上报公司的各文件、表格、计划、总结、工作量等 上级各处室要求落实的各文件、反馈、表格、报告、计划、总结等各类突发和紧急情况的文件上报 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 按年份排列 2.下发文件 2010年 上级各处室下发的涉及生产作业的红头文件、要求落实的重要指示文件生产类 2011年 公司下发的红头文件、要求落实的各项指示文件 2012年 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 3.测算依据文件 各作业部门每周、月份、季度、年度上报的各项工作量、测算基础数据，以及各部门汇总的各项生产计划、完成量、工作报告、总结、计划，生产检查的各类制度、标准、文件等 （住：各文件要按照作业部门名头进行分类） 1.上报文件 日常工作中上报公司的各类安全检查报告、计划、总结、自查表等 上级各处室要求落实的各类安全生产、安全检查的反馈、总结、计划、表格等 按年份排列 各类突发和紧急情况的文件上报 2010年 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类）安全类 2011年 2.下发文件 2012年 上级各处室下发的涉及安全生产、检查的各红头文件和重要指示文件 公司下发的红头文件、要求落实的各项指示文件 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 3.安全基础文件 各作业部门上报的阶段性安全隐患文件、报告、总结、自查表，各类安全信息、简讯、测算量，以及安全生产的各类制度、标准、文件等 （注：各文件要按照作业部门名头进行分类）第三条 各文件的文件名要按照先日期后名头的格式，如：0625环卫工人基本情况调查表第四条 建议各人员桌面建立常用工作文件夹，便于近期生成的资料、文件、表格的查找、使用以及整理，并每周进行分类归档。每月将个人所有工作文档按要求归类整理后，在部门指定硬盘内进行备份保存。第二章 部人员文件档案管理第一条 员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。第二条 文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。第三条 对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接