印章管理规范(移动公司).doc

印章管理规范文件更新履历表版本文件名称文件编号管理归属部门文件管理岗位生效日期备注1.0印章管理规范SCMC-ZH-04A综合部印章管理2006.7.11.1印章管理规范SCMC-ZH-04A综合部印章、外事管理2011.11.011.2印章管理规范SCMC-ZH-04A综合部印章、外事管理2012.10.171.3印章管理规范SCMC-ZH-04A综合部印章、外事管理2014.02.251.0目的为规范公司的印章管理，保证印章使用的规范性、严肃性和可靠性、维护公司形象及合法利益，根据上级要求，并结合本公司实际，特制定本规范。2.0 范围适用于对省公司及各市州分公司印章的管理。3.0 职责3.1省公司综合部是省公司及各市、州分公司印章管理工作的管理部门，负责全省印章的刻制、发放和监督工作。3.2各市、州分公司综合部受省公司综合部指导和监督，在分公司范围内行使印章管理职能，负责各类印章的回收、保管和使用。4.0 管理规范4.1总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。4.2印章的管理范围和样式4.2.1印章的管理范围包括：A. 公司向主管机关登记的公司印章或业务专用的公司印章（含财务专用章、发票专用章）。B. 职章：刻有公司总经理职衔及签名的印章。C. 部门章：刻有公司部门名称的印章。4.2.2公司印章分为正圆形红色印章和椭圆形蓝色印章两种。领导人的签名章可为正方形或长方形。省公司机关的圆形公章直径为五厘米、椭圆形公章最大直径为五厘米、市、县分公司圆形公章直径为四点五厘米，椭圆形公章最大直径为四点五厘米。印章名称应为法定名称。刻制一律自左而右环行，使用国务院公布的简化字。4.2.3公司用蓝色印章，对外办理相关业务或手续视需要用章。4.3印章的刻制4.3.1印章的刻制是一项严肃的工作、省公司综合部统一管理省公司机关及市分公司行政章的刻制工作。凡公司机关及各单位、部门的公务印章一律不得私自刻制。4.3.2省公司机关内部印章必须持本公司的证明刻制；市、县级公司的公务印章由上级主管部门刻制颁发，或由上级主管理部门批准，持上级机关证明刻制。4.3.3印章必须到公安部门指定的持有特种行业营业执照的刻字单位刻制。4.4印章的保管4.4.1各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用情况，追究监印人责任。A. 总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员。B. 公司印章由总经理核定监印人员。C. 部门章由本部门经理指定监印人员。4.4.2印章的保管要安全可靠。监印人必须妥善保管，要存放在带锁的专柜中，随用、随取、随锁。钥匙应由监印人随身携带、不可委托他人代管。因公外出需委托代管的，要严格交接手续，在“印章交接记录”中登记。印章如有遗失，应当及时向领导报告。4.5印章的使用4.5.1凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等必须加盖公司印章后方可生效。但有特定版头的普发性文件，发文机关落款，不加盖印章。4.5.2使用印章，一律实行逐级审批制度。优先使用办公网“用章申请”专用模块履行用章审批程序；确实无法通过用章申请专用模块审批的，再通过快文或纸质用章申请单履行逐级审批程序。A. 对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题,以公司名义对政府、税务、金融等机构的行文，经公司领导审批后，交监印人用章。B. 公司文件需用印时，应经公司领导签发后，连同已签发的文件稿等交监印人用章。C. 公司机关上报各类例行报表、工作报告、申请经费等须使用省公司印章或公司领导名章，由主管工作的部门领导批准后，交监印人用章。D. 使用部门印章，由部门负责人批准。E. 其他需要使用省公司印章的，由用印单位填写“用章申请”，部门领导或分公司领导审批后，交省公司综合部监印人用章。F. 员工收入证明、工作证明需盖省公司印章的，用印人必须先到省公司人力资源部开具收入证明或工作证明，再提交用章申请。G. 因项目合作等原因，需对其他单位或相关人员出具授权委托书的，用印人必须先到法律事务部进行授权范围、授权权限审核，再提交用章申请。4.5.3用印人填写“用章申请”，用章申请上应注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期，并应提交需用印资料的电子文档作为附件。用印部门负责人进行审批后提交综合部监印人。综合部监印人对用印事项进行确认，符合用印规范的，按规定盖章；认为不符合用印规范的，将用章申请退回用印部门和用印人，并说明理由。用章申请获得最终审批后，用印人携带全部需盖章资料，到综合部监印人处用章。4.5.4使用印章时，监印人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，详细对照“用章申请”内容和用印文件名称、编号、日期、申请人、批准人、盖章人等事项，发现问题及时请示领导，妥善解决。严禁在空白信笺、介绍信、合同上用印。领导未批准或不符合用印需要的，监印人有权拒绝盖章。4.5.5公司各类证照的管理部门在提供复印件或打印件时，应要求用印人在复印件或打印件上注明用途，同时加盖“再次复印无效”鲜章。未注明用途或未加盖“再次复印无效”鲜章的证照复印件或打印件，综合部监印人有权拒绝盖章。4.5.6公文鉴印不应出现空白印章，印章下必须压盖文字、成文日期或发文单位名称。A. 盖章时务必使印章与正文同处一面，有些情况下应通过技术处理，避免鉴印的一页无正文现象，不得采取“此页无正文”的方法处理。B. 盖章的具体位置在纵向印章上沿距正文一行处。C. 用印应端正清晰。印发件与签发原件应加盖印章。D. 带有（存）根的公函或介绍信要盖两处印章：一处盖有正本和存根连接处的骑缝线上，一处盖在文末路款处。E. 加盖在落款处的印章要“骑年盖月”以示庄重、严肃，并防止作弊。4.5.7使用印模缮印公文，由使用单位安排两名监印人到现场监印，带有印章的废弃页，随时监督销毁。4.6印章的启用与停用4.6.1启用新印章，应在接到批准机关颁发启用通知文件后方能正式启用。旧印章同时作废或停用。启用时，应办理领用手续，并向有关单位发出正式启用通知，并附上印模。4.6.2当公司、部门名称变更、机构撤销、合并或其他原因需要更换印章时，原印章停止使用，并通知有关单位，宣布原章失效。通知中仍要附上印模，并写上停用日期。4.6.3公章停用后即为废章。废章要在停用后一周内送回。废章送交综合部封存或销毁。在封存或销毁废章前，要留存废章印模，并填写原印章的启用时间、废止日期、原因等，以备日后考查。4.6.4印信遗失时，除立即向上级综合部门报备外、并应依法公告作废。4.7合同专用章管理4.7.1公司合同专用章统一由法律事务部依职权负责刻制并指定专人保管。合同专用章保管人必须妥善保管，不得转借他人。4.7.2法律事务部建立合同专用章管理卡，记录领取和交接合同专用章情况。4.7.3合同专用章持有情况纳入员工离职时或变换工作岗位时移交工作的一部分，合同专用章保管人须办理归还合同专用章手续后方可办理相应工作移交或离职手续。4.7.4公司各部门和各分支机构需使用合同专用章须按合同管理程序相关规定完成合同审核程序后方可用印。4.7.5审核程序完成后，需使用合同专用章应将需用印合同交由合同专用章保管人盖章。4.7.6合同专用章保管人应对合同内容和合同审签表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。4.7.7合同专用章保管人如发现合同审签表中注明应修正事项未经修正的，应拒绝对该合同用印。4.7.8公司法定代表人对公司所有的合同专用章的使用拥有决定权，并根据实际工作需要可授权相关部门及员工使用合同专用章。4.7.9用印后该合同审签表应作为用印凭据由合同专用章保管人留存，定期整理后归档。4.7.10合同专用章原则上不许带出公司，确因工作需要将合同专用章带出使用的，应事先填写合同专用章使用单，载明事项，经法定代表人或其授权委托人批准后由两人以上共同携带使用。4.7.11合同专用章保管人必须妥善保管合同专用章，如有遗失，必须及时向省公司法律事务部与综合部报告。4.8责任公