关于合同、合同编号及下单管理规定.doc

大本营彩钢制品（北京）有限公司关于活动房事业部合同、合同编号及下单管理规定名称：关于活动房事业部合同、合同编号及下单管理规定 编号：HD07001生效：2007年 01月01日 修订：一、目的：、规范合同和下单管理，实现合同编号及下单的信息共享，理顺业务流程；、便于按区域、产品类型、业务类别的分类汇总，为业务的指导、领导的决策提供及时、可靠的信息；3、为会计核算和财务管理、分析提供基础资料。二、业务下单流程：1、业务主任签订合同、拟定好合同简要后交由办事处经理对其真实性、合法性进行审核；2、合同、合同简要审核后交由业务责任人下单；3、业务责任人下单后交由办事处文员编写合同号，并将（设计、生产、安装）任务通知单传真到活动房事业部营销中心主管文员处，由主管文员统一复印传递到活动房技术部、公司生产技术部、公司工程项目部、公司库管部、公司财务部、活动房事业部总经理各一份：活动房技术部：进行设计、下材料计划单；公司生产技术部：如有异型单待活动房技术部设计、材料计划单下好后组织、安排生产；公司工程项目部：组织进场前的准备；公司库管部：查实库存、申购异型单材料、安排车辆、组织装车前的准备；公司财务部：随时掌握合同的执行情况、生产、进场安装等信息，便于（设计、生产、安装）任务通知单上的合同编号与合同正本上的编号核对、有利于会计核算的真实、准确；活动房事业部总经理：随时掌握合同的执行情况、生产、进场安装等信息。三、合同传递流程：1、业务主任所签合同交由办事处财务文员统一编号后复印留底，并按规定建档、建立合同管理目录；2、每周一办事处财务文员将本办事处上周所签合同以特快专递的形式邮寄给活动房事业部营销中心主管文员收取；3、主管文员收到各办事处邮寄的合同后复印一份由活动房事业部营销中心留底存档，合同原件由主管文员传递到公司财务部保管、存档，并做好合同的交接、登记手续。四、合同编号规则：1、区域划分及代码： 目前暂时将业务区域划分为：（1）、北京B（2）、天津T（3）、山东S2、产品类别及代码：（1）、活动房 H（2）、厢式房X(3)、岗亭G（4）、其他Q3、业务类型及代码：（1）、销售S（2）、租赁Z（3）、拆装C（4）、回收H4、合同编号规则：区域代码+产品类别代码+业务类型代码+年份后两位阿拉伯小写数字+月份（两位）+序列号（四位）。（1）、如2007年1月5日北京办事处分别签订活动房销售、租赁、拆装、回收合同各一个，则合同编号分别为：BHS07010001、BHZ07010001、BHC07010001、 BHH07010001；（2）、如2007年1月5日北京办事处签订厢房销售合同一个，则合同编号为：BXS07010001；（3）、如2007年1月5日北京办事处签订岗亭销售合同一个，则合同编号为：BGS07010001；5、当一份合同对应一个单号时，合同编号与下单编号相同；当一份合同对应两个及两个以上单号时，合同编号与此合同第一个下单的合同编号相同，只是在合同号后缀加“-1、-2、-3”。五、（设计、生产、安装）任务通知书书写规范：1、在合同号项目中，销售、租赁、回购、其他业务只填合同号；销售拆装、租赁拆回需填现合同号、原合同号二项。2、单位名称应书写客户单位全称，与合同印鉴名称完全相符。3、安装地点应详细填写。4、其他各项应认真、如实填写，不得漏项。涉及项目在大。5、未尽事宜应在下单内容第9项中统一填写，以求规范。六、本规定自二00七年一月一日起实施。七、本规定解释权属活动房事业部。 大本营彩钢制品（北京）有限公二00七年一月一日分发：郭总、吴总、吕总、活动房事业部、财务部、综合部、物流管理部、生产技术部、工程项目部、活动房事业部各办事处大本营彩钢制品（北京）有限公司(设计、生产、安装)任务通知书单位全称： 安装地点： 合同号： 原合同号： 下单内容：1、 产品类别：活动房（K数坡顶K数平顶T数坡顶T数平顶）、厢房岗亭其他（盖瓦围墙加层销售材料）备注： 2、规格： ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M ；栋数： 栋； 面积： M 合计： 栋数： 栋； 面积： M4、进场时间： 年 月 日； 要求完工时间： 年 月 日 5、 进场条件： ； 5、甲方联系人： ；甲方联系电话： 6、 配套项目：土建基础：（有无）； 给排水 纱窗：（有无）； 吊顶：（有无）面积 M；地胶：（有无）面积 M；电路安装：（有无）面积 M；地坪：（有无）面积 M；7、下单时合同签订状况：正式合同